做好外事檔案管理工作的思考

鶴崗市綏濱縣人民政府外事辦公室 黑龍江 綏濱 156200

前言

外交檔案管理工作極其重要,無論外交什么級別,都不可能帶著糊涂帳從事社會保障工作。外交檔案工作的發(fā)展水平,取決于檔案管理工作的水平。事實(shí)上,檔案管理工作不僅需要專業(yè)知識和嚴(yán)格的職業(yè)道德,而且需要大量的經(jīng)費(fèi)投入。假如外交官的資金都無法周轉(zhuǎn),那么自然很難提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),也很難推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作。文章就外事檔案管理信息化中的有關(guān)問題作了簡要介紹,希望能對大家有所幫助。

1 外事檔案管理面臨的主要問題

1．1 制度不健全 從目前情況來看,許多地區(qū)外交部門沒有建立健全的檔案管理制度,或建立的檔案管理制度不夠完善。因此,外事檔案管理信息化建設(shè)一直存在著硬條件的不足,需要我們采取相應(yīng)措施加以解決。在現(xiàn)代社會,對檔案信息處理的效率和準(zhǔn)確性要求很高。當(dāng)前,我國外事資料檔案管理顯然還沒有達(dá)到這一要求。許多時(shí)候,我們的檔案管理工作還停留在非常落后的階段,根本沒有采取有效的措施來調(diào)配外事資料資源,這樣,我們的社會保障工作自然就難以做好,這對我國對外交流的發(fā)展極為不利。

1．2 缺乏人才 從事外事檔案管理工作的人員必須具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。實(shí)踐者應(yīng)該對社會保障的重要性有深刻的認(rèn)識,還需要對檔案管理的操作流程有一定的了解。外事檔案管理工作并非一帆風(fēng)順,在開展外事檔案信息化管理的過程中,存在著諸多管理難點(diǎn)。其中,對從業(yè)人員的管理實(shí)際上最為困難。外交界是由人主導(dǎo)的,每一次個(gè)人行為,都有可能引發(fā)檔案管理狀況的重大變化。若工作中出現(xiàn)失誤,極有可能引發(fā)嚴(yán)重的蝴蝶效應(yīng),影響整個(gè)保險(xiǎn)項(xiàng)目的正常檔案管理。所以,能不犯錯(cuò)誤地完成自己的任務(wù)的專業(yè)人員就比較少了。因此,我們認(rèn)為,“人才流失”問題是一個(gè)應(yīng)該重點(diǎn)解決的問題,應(yīng)該采取一切措施培養(yǎng)和引進(jìn)這類人才,以保證外事檔案管理工作順利開展。

1．3 資金不足 外交檔案管理是一項(xiàng)繁雜的工作,單靠人力用紙筆是很難做好這類工作的。因?yàn)榻?jīng)費(fèi)不足,許多負(fù)責(zé)對外交流工作的部門還在用紙筆記錄對外交流信息,這種方法是非常落后的。事實(shí)上,紙質(zhì)檔案很容易發(fā)生受潮、破損等現(xiàn)象,不利于檔案長期保存。同時(shí),也是我國信息化建設(shè)需要大量資金支持的重要原因之一。另外,資金還會影響到檔案更新的速度。檔案的更新速度對于國家外交事業(yè)的整體發(fā)展水平有著及其重要的作用。為了確保檔案庫中信息在任何時(shí)候都是準(zhǔn)確的,我們需要及時(shí)的對發(fā)生變化的信息進(jìn)行更新。當(dāng)然,這種更新需要一個(gè)做夠健壯的系統(tǒng)以及專職的工作人員,也就需要大量的資金。

2 外交檔案管理應(yīng)如何持續(xù)發(fā)展

2．1 制訂外事檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃并嚴(yán)格控制進(jìn)度 只要有一個(gè)嚴(yán)密的程序,我們就可以在檔案管理的過程中找到依據(jù),檔案管理過程就會更加順利。若不能提前做好規(guī)劃,嚴(yán)格按規(guī)劃實(shí)施,將給外事檔案管理信息化建設(shè)帶來一定的困難。事實(shí)上,規(guī)劃的重要性對每個(gè)行業(yè)來說都是非常重要的,除了外交檔案管理信息化建設(shè)這一事業(yè),規(guī)劃所能發(fā)揮的作用比一般行業(yè)更大。通過利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對系統(tǒng)施工進(jìn)度進(jìn)行控制,達(dá)到縮短施工進(jìn)度的目的。在系統(tǒng)開發(fā)現(xiàn)場,每天都有大量的人員或設(shè)備在進(jìn)行著工作,隨之而來的就是大量的人力、物力的消耗。當(dāng)施工計(jì)劃中出現(xiàn)一些失誤而導(dǎo)致工期延長時(shí),往往會嚴(yán)重影響多方利益。而且因特網(wǎng)工程的管理技術(shù),可以幫助我們很好地解決這個(gè)問題。通過因特網(wǎng)工程管理,可對施工計(jì)劃進(jìn)行標(biāo)定,指導(dǎo)施工過程,從而節(jié)省大量系統(tǒng)開發(fā)時(shí)間,使各單位內(nèi)部技術(shù)人員和設(shè)備都能高效地完成工作。這樣做,才能很好地保證檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)度能得到有效的控制,不因系統(tǒng)存在問題而使整個(gè)工作過程脫節(jié)。

2．2 專業(yè)人才培養(yǎng) 開展外事檔案管理信息化建設(shè),離不開信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù),離不開檔案數(shù)據(jù)的收集和處理,離不開對外交往的宣傳,離不開與客戶的深入交流。這些要求我們培養(yǎng)出大量的計(jì)算機(jī)人才,保險(xiǎn)推廣人才,客戶反饋信息收集人才。在這方面,我們需要加倍的努力才能做到更完美?，F(xiàn)在我們急需做的,就是培養(yǎng)專業(yè)人才。目前從事外事檔案管理工作的人員,往往不能很好地適應(yīng)信息化的檔案管理模式,因此,開展相關(guān)工作顯得效率很高,甚至還出現(xiàn)了一些低級失誤,導(dǎo)致整個(gè)外交部門虧損或客戶流失。要解決這方面的問題,就需要有一批高素質(zhì)的從業(yè)人員做好工作。擁有一支高素質(zhì)的員工隊(duì)伍,不僅能更有效地開展相關(guān)工作,還能更順暢地與用戶進(jìn)行溝通。

2．3 劃撥專項(xiàng)資金支持外事檔案管理 國家、社會需要更多關(guān)注這一問題,撥出專項(xiàng)資金用于對外交流信息化建設(shè)工作。在外交方面,雙方也應(yīng)該更加重視,并在這方面多做投入。歸根結(jié)底,對檔案管理系統(tǒng)的投資將全部轉(zhuǎn)化為巨大的效益。沒有資金,信息管理系統(tǒng)不僅難以建立和維護(hù),檔案工作人員的薪酬水平也難以提高。如不能確保信息管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行,以及工作人員待遇的優(yōu)厚,我國外事檔案管理的信息化建設(shè)工作將逐漸失去群眾支持,無法達(dá)到預(yù)期效果。防止這一現(xiàn)象的最好也是最簡單的辦法,就是調(diào)撥專項(xiàng)基金。在專項(xiàng)資金的推動(dòng)下,相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)將更加通暢,從業(yè)人員的工作熱情將得到前所未有的提升,外事檔案管理信息化建設(shè)將不再是一道難題。

結(jié)語

當(dāng)前,對外交往是我國外交建設(shè)的重要組成部分。但由于檔案管理問題,使得相關(guān)檔案往往無法直接利用。這一問題嚴(yán)重阻礙了我國對外交流與合作的進(jìn)一步發(fā)展。為此,必須加快外事檔案信息化管理的步伐。應(yīng)建立完善的工作機(jī)制,并在此基礎(chǔ)上加大對這方面的監(jiān)管力度和重視程度,保障國家利益不受損害。本文主要介紹了外事檔案管理過程中遇到的問題,并提出了幾個(gè)持續(xù)發(fā)展的有效的措施,希望可以對相關(guān)部門和人員起到一定的幫助作用。