竇建超 四平市鐵東區(qū)物業(yè)管理中心
基于新時代背景下,城鎮(zhèn)居民對物業(yè)服務(wù)水平提出了新要求與新目標。而檔案管理是物業(yè)服務(wù)中的一項主要工作內(nèi)容,與物業(yè)服務(wù)水平與質(zhì)量息息相關(guān),所以為了能夠滿足城鎮(zhèn)居民的實際訴求,就必須高度重視物業(yè)檔案管理工作。
(一)安全至上的基本原則。從物業(yè)檔案管理方面分析,必須高度重視安全問題。針對物業(yè)檔案管理場所而言,一定要滿足檔案管理各項基本要求,科學(xué)配置防盜、防火等有關(guān)設(shè)施,其中溫濕環(huán)境必須結(jié)合不同載體進行合理控制[1]。與此同時,物業(yè)檔案管理必須配置專業(yè)工作人員,制定切實可行的安全管理機制,編制緊急應(yīng)急預(yù)案,從而有效保證物業(yè)檔案的安全性。
(二)集中分散的基本原則?,F(xiàn)階段,我國大部分物業(yè)服務(wù)企業(yè)涉及的檔案管理內(nèi)容比較多,所以應(yīng)側(cè)重于集中和分散的兼顧。此種情況下,物業(yè)服務(wù)企業(yè)總部需要設(shè)置獨立的物業(yè)檔案管理部門,主要負責(zé)管理與指導(dǎo)下級物業(yè)檔案管理工作的開展。同時,建立統(tǒng)一、規(guī)范的物業(yè)檔案管理規(guī)章制度,對各部門資源進行有機整合,嚴格按照國家法律規(guī)定落實物業(yè)檔案管理工作。
(三)業(yè)務(wù)對應(yīng)的基本原則。隨著時代的不斷發(fā)展,物業(yè)管理工作已經(jīng)發(fā)生了新的變化,比如附加值。對此,物業(yè)檔案管理必須結(jié)合物業(yè)管理工作內(nèi)容變化進行合理調(diào)整,拓展檔案管理工作范圍。針對物業(yè)管理工作涉及的所有具備價值的資料都必須進行歸檔保存[2]。按照各種類型的業(yè)務(wù)選擇與之相適的檔案分類方式,從而達成物業(yè)檔案的有效管理
(四)評價指標的基本原則。從本質(zhì)上分析,檔案管理是物業(yè)服務(wù)管理工作的主要內(nèi)容,其直接決定著物業(yè)服務(wù)水平與質(zhì)量,所以物業(yè)管理工作需要將物業(yè)檔案管理作為一項關(guān)鍵指標。物業(yè)服務(wù)企業(yè)需要把物業(yè)檔案管理作為部門工作考核的一項重要內(nèi)容,并不斷地優(yōu)化評價機制,促進物業(yè)檔案管理工作的全面落實。此外,業(yè)主單位或者是業(yè)主委員會應(yīng)該在選擇物業(yè)服務(wù)企業(yè)的過程中重點考慮其檔案管理工作水平,做到擇優(yōu)選用。同時物業(yè)服務(wù)企業(yè)在落實具體工作的過程中也要著重考評檔案管理工作,嚴肅對待。
(一)物業(yè)檔案管理制度漏洞百出。目前,我國大多數(shù)物業(yè)服務(wù)企業(yè)建立的物業(yè)檔案管理制度普遍存在著問題,具體表現(xiàn)在下述幾個方面:①物業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作沒有制定統(tǒng)一、規(guī)范的標準,例如物業(yè)檔案資料的分類、保管期限等都沒有進行統(tǒng)一規(guī)定,而且物業(yè)檔案管理比較隨意化,從而導(dǎo)致檔案管理水平偏低;②物業(yè)檔案管理較為分散。一般情況下,物業(yè)服務(wù)企業(yè)主要是把檔案管理工作安排給各個部門,而忽略了集中統(tǒng)一管理,這樣很容易導(dǎo)致檔案資料丟失。
(二)物業(yè)檔案管理工作人員綜合能力與素養(yǎng)偏低。縱觀我國物業(yè)檔案管理實際情況發(fā)現(xiàn),其中專業(yè)人才的缺失尤為普遍。由于物業(yè)檔案管理是一項基層工作,本身就沒有什么吸引力,所以就造成物業(yè)檔案管理工作人員綜合能力與素養(yǎng)偏低[3]。此外,有的物業(yè)服務(wù)企業(yè)在物業(yè)檔案管理方面仍然選擇兼職的工作模式,尚未配置專業(yè)化人才,只是簡單的安排專業(yè)不相關(guān)的人員負責(zé),此種情況下就造成了物業(yè)檔案管理水平不高。
(一)提高管理層物業(yè)檔案管理意識。針對物業(yè)服務(wù)企業(yè)的管理層而言,其具備的物業(yè)檔案管理意識直接關(guān)系到物業(yè)檔案管理水平與質(zhì)量,所以必須切實提高管理層的物業(yè)檔案管理意識。物業(yè)服務(wù)企業(yè)的管理層需要順應(yīng)時代發(fā)展潮流,深刻認識到物業(yè)檔案管理的價值與重要性,并加大物業(yè)檔案管理宣傳與教育力度,從而全面提高物業(yè)服務(wù)企業(yè)各部門、各管理人員的物業(yè)檔案管理意識。
(二)完善與優(yōu)化物業(yè)檔案管理制度。物業(yè)檔案管理制度是物業(yè)檔案管理工作全面、有效落實的重要保障,所以必須不斷地優(yōu)化與完善物業(yè)檔案管理制度,這樣才能夠切實提高物業(yè)檔案管理水平與質(zhì)量。針對物業(yè)檔案管理制度的優(yōu)化與完善,需要從下述幾個方面展開:①制定科學(xué)、統(tǒng)一的物業(yè)檔案管理標準,實現(xiàn)檔案信息分類與資料保管期限等各項的詳細規(guī)定,尤其是重要檔案資料必須加強保密工作;②結(jié)合物業(yè)服務(wù)企業(yè)現(xiàn)實狀況,采用科學(xué)、可行的物業(yè)檔案管理工作模式。確定物業(yè)檔案管理各個工作崗位的具體職責(zé),進行全面化管理,切實提升物業(yè)檔案管理水平與質(zhì)量。
(三)加強物業(yè)檔案管理工作人員的綜合能力與素養(yǎng)。從物業(yè)檔案管理方面進行分析,檔案管理工作人員的綜合能力與素養(yǎng)直接決定著物業(yè)檔案管理水平與質(zhì)量,所以必須高度重視物業(yè)檔案管理工作人員能力與素養(yǎng)的提高。第一,物業(yè)服務(wù)企業(yè)在進行檔案管理工作人員招聘時應(yīng)該選用專業(yè)人才,其不但要具備深厚的專業(yè)知識與技能,可以科學(xué)處理物業(yè)檔案管理問題,同時也要具備良好的素養(yǎng),保證能夠有效完成物業(yè)檔案管理任務(wù)[4]。第二,物業(yè)檔案管理工作人員需要具備一定的信息技術(shù)能力,可以準確使用檔案管理軟件,促進物業(yè)檔案管理信息化建設(shè),這也是新時代物業(yè)檔案管理發(fā)展方向。第三,物業(yè)服務(wù)企業(yè)需要加大物業(yè)檔案管理工作人員培訓(xùn)與教育力度,定期組織檔案管理工作人員參與專業(yè)培訓(xùn),不斷地提升專業(yè)技能與專業(yè)素養(yǎng),從而滿足新時代下物業(yè)服務(wù)企業(yè)物業(yè)檔案管理要求。
總結(jié):物業(yè)檔案管理在物業(yè)服務(wù)企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展中占據(jù)著重要地位,所以管理層必須提高物業(yè)檔案管理意識,不斷地優(yōu)化與完善物業(yè)檔案管理制度,加大物業(yè)檔案管理工作人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)的培訓(xùn)、教育力度,使之能夠適應(yīng)新時代下物業(yè)檔案管理要求,從而提高物業(yè)檔案管理水平與質(zhì)量。