物業(yè)檔案管理的重要性

竇建超 四平市鐵東區(qū)物業(yè)管理中心

基于新時代背景下，城鎮(zhèn)居民對物業(yè)服務(wù)水平提出了新要求與新目標。而檔案管理是物業(yè)服務(wù)中的一項主要工作內(nèi)容，與物業(yè)服務(wù)水平與質(zhì)量息息相關(guān)，所以為了能夠滿足城鎮(zhèn)居民的實際訴求，就必須高度重視物業(yè)檔案管理工作。

一、物業(yè)檔案管理的基本原則

（一）安全至上的基本原則。從物業(yè)檔案管理方面分析，必須高度重視安全問題。針對物業(yè)檔案管理場所而言，一定要滿足檔案管理各項基本要求，科學(xué)配置防盜、防火等有關(guān)設(shè)施，其中溫濕環(huán)境必須結(jié)合不同載體進行合理控制[1]。與此同時，物業(yè)檔案管理必須配置專業(yè)工作人員，制定切實可行的安全管理機制，編制緊急應(yīng)急預(yù)案，從而有效保證物業(yè)檔案的安全性。

（二）集中分散的基本原則?，F(xiàn)階段，我國大部分物業(yè)服務(wù)企業(yè)涉及的檔案管理內(nèi)容比較多，所以應(yīng)側(cè)重于集中和分散的兼顧。此種情況下，物業(yè)服務(wù)企業(yè)總部需要設(shè)置獨立的物業(yè)檔案管理部門，主要負責(zé)管理與指導(dǎo)下級物業(yè)檔案管理工作的開展。同時，建立統(tǒng)一、規(guī)范的物業(yè)檔案管理規(guī)章制度，對各部門資源進行有機整合，嚴格按照國家法律規(guī)定落實物業(yè)檔案管理工作。

（三）業(yè)務(wù)對應(yīng)的基本原則。隨著時代的不斷發(fā)展，物業(yè)管理工作已經(jīng)發(fā)生了新的變化，比如附加值。對此，物業(yè)檔案管理必須結(jié)合物業(yè)管理工作內(nèi)容變化進行合理調(diào)整，拓展檔案管理工作范圍。針對物業(yè)管理工作涉及的所有具備價值的資料都必須進行歸檔保存[2]。按照各種類型的業(yè)務(wù)選擇與之相適的檔案分類方式，從而達成物業(yè)檔案的有效管理

（四）評價指標的基本原則。從本質(zhì)上分析，檔案管理是物業(yè)服務(wù)管理工作的主要內(nèi)容，其直接決定著物業(yè)服務(wù)水平與質(zhì)量，所以物業(yè)管理工作需要將物業(yè)檔案管理作為一項關(guān)鍵指標。物業(yè)服務(wù)企業(yè)需要把物業(yè)檔案管理作為部門工作考核的一項重要內(nèi)容，并不斷地優(yōu)化評價機制，促進物業(yè)檔案管理工作的全面落實。此外，業(yè)主單位或者是業(yè)主委員會應(yīng)該在選擇物業(yè)服務(wù)企業(yè)的過程中重點考慮其檔案管理工作水平，做到擇優(yōu)選用。同時物業(yè)服務(wù)企業(yè)在落實具體工作的過程中也要著重考評檔案管理工作，嚴肅對待。

二、物業(yè)檔案管理面臨的主要問題

（一）物業(yè)檔案管理制度漏洞百出。目前，我國大多數(shù)物業(yè)服務(wù)企業(yè)建立的物業(yè)檔案管理制度普遍存在著問題，具體表現(xiàn)在下述幾個方面：①物業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作沒有制定統(tǒng)一、規(guī)范的標準，例如物業(yè)檔案資料的分類、保管期限等都沒有進行統(tǒng)一規(guī)定，而且物業(yè)檔案管理比較隨意化，從而導(dǎo)致檔案管理水平偏低；②物業(yè)檔案管理較為分散。一般情況下，物業(yè)服務(wù)企業(yè)主要是把檔案管理工作安排給各個部門，而忽略了集中統(tǒng)一管理，這樣很容易導(dǎo)致檔案資料丟失。

（二）物業(yè)檔案管理工作人員綜合能力與素養(yǎng)偏低。縱觀我國物業(yè)檔案管理實際情況發(fā)現(xiàn)，其中專業(yè)人才的缺失尤為普遍。由于物業(yè)檔案管理是一項基層工作，本身就沒有什么吸引力，所以就造成物業(yè)檔案管理工作人員綜合能力與素養(yǎng)偏低[3]。此外，有的物業(yè)服務(wù)企業(yè)在物業(yè)檔案管理方面仍然選擇兼職的工作模式，尚未配置專業(yè)化人才，只是簡單的安排專業(yè)不相關(guān)的人員負責(zé)，此種情況下就造成了物業(yè)檔案管理水平不高。

三、物業(yè)檔案管理問題的有效解決措施

（一）提高管理層物業(yè)檔案管理意識。針對物業(yè)服務(wù)企業(yè)的管理層而言，其具備的物業(yè)檔案管理意識直接關(guān)系到物業(yè)檔案管理水平與質(zhì)量，所以必須切實提高管理層的物業(yè)檔案管理意識。物業(yè)服務(wù)企業(yè)的管理層需要順應(yīng)時代發(fā)展潮流，深刻認識到物業(yè)檔案管理的價值與重要性，并加大物業(yè)檔案管理宣傳與教育力度，從而全面提高物業(yè)服務(wù)企業(yè)各部門、各管理人員的物業(yè)檔案管理意識。

（二）完善與優(yōu)化物業(yè)檔案管理制度。物業(yè)檔案管理制度是物業(yè)檔案管理工作全面、有效落實的重要保障，所以必須不斷地優(yōu)化與完善物業(yè)檔案管理制度，這樣才能夠切實提高物業(yè)檔案管理水平與質(zhì)量。針對物業(yè)檔案管理制度的優(yōu)化與完善，需要從下述幾個方面展開：①制定科學(xué)、統(tǒng)一的物業(yè)檔案管理標準，實現(xiàn)檔案信息分類與資料保管期限等各項的詳細規(guī)定，尤其是重要檔案資料必須加強保密工作；②結(jié)合物業(yè)服務(wù)企業(yè)現(xiàn)實狀況，采用科學(xué)、可行的物業(yè)檔案管理工作模式。確定物業(yè)檔案管理各個工作崗位的具體職責(zé)，進行全面化管理，切實提升物業(yè)檔案管理水平與質(zhì)量。

（三）加強物業(yè)檔案管理工作人員的綜合能力與素養(yǎng)。從物業(yè)檔案管理方面進行分析，檔案管理工作人員的綜合能力與素養(yǎng)直接決定著物業(yè)檔案管理水平與質(zhì)量，所以必須高度重視物業(yè)檔案管理工作人員能力與素養(yǎng)的提高。第一，物業(yè)服務(wù)企業(yè)在進行檔案管理工作人員招聘時應(yīng)該選用專業(yè)人才，其不但要具備深厚的專業(yè)知識與技能，可以科學(xué)處理物業(yè)檔案管理問題，同時也要具備良好的素養(yǎng)，保證能夠有效完成物業(yè)檔案管理任務(wù)[4]。第二，物業(yè)檔案管理工作人員需要具備一定的信息技術(shù)能力，可以準確使用檔案管理軟件，促進物業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，這也是新時代物業(yè)檔案管理發(fā)展方向。第三，物業(yè)服務(wù)企業(yè)需要加大物業(yè)檔案管理工作人員培訓(xùn)與教育力度，定期組織檔案管理工作人員參與專業(yè)培訓(xùn)，不斷地提升專業(yè)技能與專業(yè)素養(yǎng)，從而滿足新時代下物業(yè)服務(wù)企業(yè)物業(yè)檔案管理要求。

總結(jié)：物業(yè)檔案管理在物業(yè)服務(wù)企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展中占據(jù)著重要地位，所以管理層必須提高物業(yè)檔案管理意識，不斷地優(yōu)化與完善物業(yè)檔案管理制度，加大物業(yè)檔案管理工作人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)的培訓(xùn)、教育力度，使之能夠適應(yīng)新時代下物業(yè)檔案管理要求，從而提高物業(yè)檔案管理水平與質(zhì)量。