建立數(shù)字檔案館實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展

楊琴

摘要：推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，可使檔案管理形式更加多樣化，檔案管理及檔案資源使用效率不斷提升，并可對檔案資源加大保護(hù)力度。所以，本文主要結(jié)合數(shù)字檔案館的特征，探究建立數(shù)字檔案館實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的策略，為相關(guān)工作人員提供一定參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館;特征;現(xiàn)代化發(fā)展

一、前言

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展過程中，多項(xiàng)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案館建設(shè)中，有效推進(jìn)著數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程。不過目前我國很多檔案館在推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)期間還存在諸多不足，包括人才欠缺、技術(shù)體系支撐不足、制度不夠完善、網(wǎng)絡(luò)安全有待加強(qiáng)等。對此，需要檔案館建設(shè)人員充分認(rèn)識數(shù)字檔案館的內(nèi)涵及特征，積極采取有效策略不斷提升數(shù)字檔案館建設(shè)水平，促進(jìn)檔案工作的高質(zhì)量、高端化、現(xiàn)代化發(fā)展。

二、數(shù)字檔案館的特征

數(shù)字檔案館是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案信息，儲存于電子設(shè)備中，并通過網(wǎng)絡(luò)渠道共享數(shù)字化的檔案資源。相比傳統(tǒng)檔案館，數(shù)字檔案館主要有以下特征：①檔案資源內(nèi)容豐富。數(shù)字檔案館主要以圖片、音頻等方式對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，所呈現(xiàn)出的檔案內(nèi)容更加直觀、豐富，傳播途徑更廣泛，使檔案資源內(nèi)容更加多樣化;②檔案管理效率明顯提升。相比于傳統(tǒng)檔案館繁瑣、復(fù)雜的管理模式，數(shù)字檔案館借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，使檔案管理工作效率明顯提升，并有助于節(jié)約檔案管理相關(guān)人力、物力及財(cái)力;③儲存空間小，信息處理迅速。在信息技術(shù)應(yīng)用下，可大大節(jié)約信息儲存空間，通過網(wǎng)絡(luò)途徑傳播檔案信息，便于管理，提升工作效率;④保護(hù)實(shí)物檔案。數(shù)字檔案館可更有力的保護(hù)具有悠久歷史的檔案資源，并可通過掃描等形式永久保存檔案;⑤檔案利用率高。數(shù)字檔案館建設(shè)基礎(chǔ)上，用戶可直接通過網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)等途徑查詢所需信息，不受時空限制的獲取想要內(nèi)容，節(jié)約時間還提升應(yīng)用效率[1]。

三、建立數(shù)字檔案館實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的策略

1、建設(shè)專業(yè)的人才隊(duì)伍，增強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)動力

人才直接影響著數(shù)字檔案館建設(shè)成效，為推進(jìn)檔案館現(xiàn)代化發(fā)展，要積極組建一支既懂業(yè)務(wù)知識也懂科技知識的專業(yè)化人才隊(duì)伍，關(guān)注人才引進(jìn)和培養(yǎng)。目前很多檔案館嚴(yán)重缺乏計(jì)算機(jī)知識和檔案專業(yè)知識兼具的復(fù)合型人才，為有效推進(jìn)檔案館數(shù)字化建設(shè)，需要積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)知識儲備豐富的專業(yè)人才，在數(shù)字檔案館建設(shè)中負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫建設(shè)和運(yùn)行、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)字化加工等任務(wù)。同時，要對既有檔案工作人員加大培訓(xùn)力度，深挖其專業(yè)潛力。培訓(xùn)內(nèi)容不僅要涉及到檔案管理專業(yè)知識，還要不斷提升其信息技術(shù)素養(yǎng)，最終打造一批懂管理、善業(yè)務(wù)、精技術(shù)的專業(yè)化人才隊(duì)伍，高質(zhì)量、高效率地推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。

2、優(yōu)化數(shù)字檔案館建設(shè)技術(shù)，提升整體建設(shè)效率

在數(shù)字檔案館建設(shè)期間，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)屬于關(guān)鍵性基礎(chǔ)，在相關(guān)技術(shù)支持下，可使檔案管理以及檔案資源利用更加現(xiàn)代化。首先，要注意應(yīng)用現(xiàn)代化電子計(jì)算機(jī)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，在技術(shù)支持下構(gòu)建全文查詢和目錄檢索系統(tǒng)，以網(wǎng)絡(luò)途徑傳遞和利用檔案信息資源，并在檔案工作當(dāng)中應(yīng)用聲像、復(fù)印等技術(shù)。在檔案工作開展過程中，要通過信息技術(shù)構(gòu)建檔案檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、編目、庫房管理等系統(tǒng)，并通過信息手段收集與登記檔案館各項(xiàng)檔案資料。同時，要在信息技術(shù)支持下不斷加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作，即在計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)利用下，加快對檔案館各項(xiàng)庫存檔案材料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，系統(tǒng)化地制作數(shù)字化副本，基于既有檔案信息網(wǎng)絡(luò)打造多級檔案館檔案資源查閱與利用平臺，將檔案館當(dāng)做基地，構(gòu)建各企事業(yè)單位、團(tuán)體、機(jī)關(guān)等連接于一體的電子文件中心，并設(shè)計(jì)電子文件自動歸檔和在線接收等功能，使數(shù)字檔案館成為多領(lǐng)域檔案數(shù)據(jù)信息流轉(zhuǎn)歸宿地，便于查閱和利用，切實(shí)提升工作效率，并使紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本突破“孤本”局限[2]。

另外，數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中還要標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)軟件設(shè)備，即要求全國檔案館的軟件操作應(yīng)具備通用性，規(guī)避檔案管理系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)、功能不匹配、軟件不兼容等問題，保證檔案數(shù)據(jù)和信息可以在多個部門、多個地區(qū)順利傳輸、交流與查閱。通過統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)與使用檔案管理系統(tǒng)，能使數(shù)字化檔案建設(shè)更具共享性、兼容性，實(shí)現(xiàn)國內(nèi)數(shù)字檔案館之間共促共進(jìn)，互通有無。

3、實(shí)施“雙套制”，逐步推進(jìn)檔案館現(xiàn)代化發(fā)展

因?yàn)閿?shù)字化技術(shù)目前在發(fā)展和應(yīng)用中還存在一定不足，電子檔案文件面臨著保密性不足現(xiàn)狀，文件資源易被篡改，因此在儲存電子檔案同時必須同步留有備份，尤其是一些關(guān)鍵文件，除了要有備份還要小心保存紙質(zhì)文件，避免因電子文件丟失造成不必要損失。在數(shù)字檔案館建設(shè)期間，有必要繼續(xù)實(shí)施雙套制，對紙質(zhì)文件和電子文件要同步儲存，在發(fā)揮傳統(tǒng)檔案館的資源儲存功能基礎(chǔ)上刺激數(shù)字檔案館進(jìn)一步建設(shè)與發(fā)展。數(shù)字檔案館建設(shè)過程中落實(shí)雙套制，要關(guān)注做好文件編號工作，便于資料尋找，同時電子檔案編號和紙質(zhì)檔案編號需保持一致，以便于一一對應(yīng)的尋找和利用。

4、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，保護(hù)數(shù)字化檔案資源

在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享、信息共享、資源共享，就要對檔案管理加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。一方面，數(shù)字檔案館要加大網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管力度，所建立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要具有較高抗風(fēng)險(xiǎn)能力，對檔案資料內(nèi)容、信息、數(shù)據(jù)等加強(qiáng)安全防護(hù)，杜絕風(fēng)險(xiǎn)漏洞，保證數(shù)字檔案館可以正常、有序的使用[3]。另一方面，要將數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)侵襲行為納入刑法犯罪內(nèi)容，通過立法加強(qiáng)數(shù)字檔案館的法律保護(hù)，促使數(shù)字檔案館有序、規(guī)范、安全的建設(shè)與運(yùn)行。

四、結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)檔案館已難以適應(yīng)新時期發(fā)展需求，所以需要積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)等建立數(shù)字檔案館，推進(jìn)檔案館的現(xiàn)代化發(fā)展。數(shù)字檔案館建設(shè)期間，要重點(diǎn)梳理目前各項(xiàng)工作面臨的難點(diǎn)、重點(diǎn)，積極采取有效策略優(yōu)化檔案館建設(shè)工作，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供人才、技術(shù)、制度、安全保障。

參考文獻(xiàn)：

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[3]冉靜.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化及其遠(yuǎn)程利用服務(wù)探究——以中山大學(xué)檔案館利用服務(wù)實(shí)踐為例[J].蘭臺內(nèi)外，2020（30）：53-54.15BC5CA9-0462-46C2-8376-94A67B3482BE