靈活就業(yè)人員人事檔案管理面臨的問題及對策研究

文/ 黃毓暉

我國人事檔案經(jīng)歷了長期的發(fā)展，已經(jīng)由高速增長向高質(zhì)量發(fā)展轉(zhuǎn)變，并取得了一定的成就。隨著我國行業(yè)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，靈活就業(yè)群體規(guī)模不斷擴(kuò)大，但其人事檔案管理問題日益凸顯，如棄檔、多頭管理等，給靈活就業(yè)群體業(yè)務(wù)辦理帶來不便。只有準(zhǔn)確加強(qiáng)靈活就業(yè)人員人事檔案管理，及時(shí)收集、掌握其個(gè)人信息，才能精準(zhǔn)對接靈活就業(yè)人員 “穩(wěn)定就業(yè)”“創(chuàng)業(yè)扶持” 等方面的需求[1]，促進(jìn)靈活就業(yè)人員創(chuàng)業(yè)、就業(yè)。因此，做好靈活就業(yè)人員人事檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義?；诖?，本文深入研究靈活就業(yè)人員人事檔案現(xiàn)狀，并針對性提出建議措施，以期推動人事檔案管理覆蓋靈活就業(yè)人員，為就業(yè)政策制定與實(shí)施提供有效支撐。

一、靈活就業(yè)人員人事檔案管理的涵義及特點(diǎn)

（一）靈活就業(yè)人員人事檔案管理的涵義

根據(jù)2005 年發(fā)布的《中國靈活就業(yè)基本問題研究》，靈活就業(yè)人員是指 “除單位長期雇員以外的其他所有就業(yè)形式”[2]。隨著我國第三產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，企業(yè)、社會組織用工形式日趨靈活，且由于信息技術(shù)的發(fā)展，服務(wù)供給不再受空間距離的限制，如從事與互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)的技術(shù)服務(wù)類、創(chuàng)作類工作等。由于此類用工形式靈活、工作時(shí)間較為自由，日益受到就業(yè)群體的青睞，造成靈活就業(yè)群體規(guī)模不斷擴(kuò)大。當(dāng)前，根據(jù)就業(yè)服務(wù)主體，可將靈活就業(yè)人員分為自雇型就業(yè)人員、自由職業(yè)者、獨(dú)立服務(wù)型就業(yè)人員和小微企業(yè)雇員等。

（二）靈活就業(yè)人員人事檔案管理特點(diǎn)

靈活就業(yè)人員工作地點(diǎn)、工作形式靈活多變，給人事檔案管理帶來一定的困難，要求深入研究流動人員人事檔案管理特點(diǎn)，為流動人員人事檔案管理改善提供依據(jù)。

1. 人事檔案流轉(zhuǎn)速度快。靈活就業(yè)人員最重要的工作時(shí)間、工作地點(diǎn)的靈活性，其人事檔案保存主要以就業(yè)公共服務(wù)部門、人才公共服務(wù)部門等。由于其工作地點(diǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)生變化，或因繳納社保、出具證明等原因，造成其人事檔案流轉(zhuǎn)速度較快。

2. 人事檔案利用率高。由于公安部門取消了部分證明業(yè)務(wù)，而人事檔案作為個(gè)人教育、工作經(jīng)歷、技能培訓(xùn)等方面最為詳細(xì)的證明材料，是靈活就業(yè)人員辦理各類證明業(yè)務(wù)最為有效的證明材料之一。在此背景下，由于靈活就業(yè)人員在求職、就業(yè)、退休手續(xù)辦理等業(yè)務(wù)中需要人事檔案用于身份、技能核實(shí)，造成流動人員人事檔案利用率不斷提高。

3. 流動人員人事檔案管理難度大。由于該部分就業(yè)群體勞動關(guān)系松散，脫離社會組織的監(jiān)管，且靈活就業(yè)人員工作不固定、流動頻繁，人事檔案信息收集難度極大，容易出現(xiàn)丟失、損毀等問題，導(dǎo)致人事檔案管理難度加大。

二、靈活就業(yè)人員人事檔案管理現(xiàn)狀

靈活就業(yè)人員具有流動性強(qiáng)、就業(yè)形式多樣等特點(diǎn)，主要表現(xiàn)為經(jīng)常變換工作地點(diǎn)、就業(yè)渠道相對復(fù)雜，且由于人事檔案管理部門職能交叉，存在多頭管理的情況，一定程度上影響了人事檔案管理質(zhì)量。

（一）人事檔案管理多頭管理問題突出

當(dāng)前，靈活就業(yè)人員人事檔案管理可通過人才服務(wù)中心、職業(yè)介紹中心進(jìn)行檔案接收和管理，均為人社保障部門下屬單位，且兩家單位缺乏互動和溝通，可能面臨管理部門職能交叉、多頭管理的局面，甚至存在個(gè)人檔案同時(shí)保存于人才服務(wù)中心、職業(yè)介紹中心的情況，如人事檔案保存于人才服務(wù)中心，而就業(yè)經(jīng)歷保存于職業(yè)介紹中心，兩家機(jī)構(gòu)均隸屬于人社部門，但缺乏有效互動和溝通，容易產(chǎn)生人事檔案模糊地帶，給靈活就業(yè)人員人事檔案管理、出具證明業(yè)務(wù)辦理等造成較大困難。

（二）檔案管理轉(zhuǎn)寄不規(guī)范

人事檔案轉(zhuǎn)寄服務(wù)是指人事檔案在不同管理部門、地區(qū)之間的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等業(yè)務(wù)。由于靈活就業(yè)人員流動頻繁，工作時(shí)間長短不一，部分企業(yè)在招聘員工時(shí)不重視就業(yè)人員人事檔案材料，人事檔案查閱、補(bǔ)充完善積極性不高，造成靈活就業(yè)人員工作經(jīng)歷不完整問題突出。部分企業(yè)在員工離職、解除勞動關(guān)系時(shí)將員工人事檔案由員工自行管理，導(dǎo)致人事檔案轉(zhuǎn)寄工作不規(guī)范、轉(zhuǎn)寄不及時(shí)，甚至造成人事檔案缺失、丟失等問題，嚴(yán)重影響人事檔案管理和利用。如部分靈活就業(yè)人員在離開原工作單位后不重視人事檔案管理情況，原工作單位未能及時(shí)將人事檔案轉(zhuǎn)寄到人才市場等公共檔案管理部門，人事檔案管理材料缺失、丟失問題突出，造成人事檔案管理不規(guī)范、不完整。

（三）靈活就業(yè)人員人事檔案棄檔問題突出

靈活就業(yè)人員檔案管理意識淡薄，對人事檔案重視程度不足或根本不重視，部分人員認(rèn)為人事檔案缺失、丟失不影響自身就業(yè)或業(yè)務(wù)辦理，補(bǔ)充、完善人事檔案意愿薄弱，造成大量靈活就業(yè)人員人事檔案存放在自己手中或長期存放于人才服務(wù)機(jī)構(gòu)而未更新形成 “棄檔”。

三、完善靈活就業(yè)人員人事檔案管理建議措施

為推動人事檔案管理和利用質(zhì)量提升，應(yīng)從完善人事檔案管理體制、規(guī)范人事檔案轉(zhuǎn)寄流程、強(qiáng)化社會檔案管理意識、推動人事檔案信息化和智能化管理方面加大管理創(chuàng)新力度。

（一）完善人事檔案管理體制，打破多頭管理機(jī)制

在靈活就業(yè)人員人事檔案管理中，多頭管理容易造成人事檔案分部門收集、保存和管理，進(jìn)而影響人事檔案管理效能，影響人事檔案完整性。為保障靈活就業(yè)人事檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，應(yīng)從頂層設(shè)計(jì)層面明確人才服務(wù)機(jī)構(gòu)職能，依據(jù)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》要求，由人社部門授權(quán)委托的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)提供人事檔案接收、保管、轉(zhuǎn)寄、證明業(yè)務(wù)辦理等服務(wù)，可采用政府購買服務(wù)模式，由政府委托具備相關(guān)資質(zhì)的服務(wù)機(jī)構(gòu)提供檔案管理服務(wù)，開展靈活就業(yè)人員檔案管理、代繳社會保險(xiǎn)、職業(yè)對接、退休手續(xù)辦理等業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)靈活就業(yè)人員人事檔案集中化管理，解決人事檔案多頭管理、不同服務(wù)主體推諉責(zé)任的問題。

（二）推動人事檔案無障礙轉(zhuǎn)寄

靈活就業(yè)人員工作變動頻繁，人事檔案轉(zhuǎn)寄服務(wù)頻次需求較高，要求人才服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)其工作單位變動情況及時(shí)將人事檔案轉(zhuǎn)寄至工作單位或工作單位所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn) “檔隨人走、人檔統(tǒng)一” 的檔案管理目標(biāo)，提高靈活就業(yè)人員群檔案管理服務(wù)全覆蓋，為區(qū)域性就業(yè)扶持政策落實(shí)、反饋提供有效依據(jù)。針對該要求，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)與企事業(yè)單位聯(lián)系，要求原企業(yè)單位在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將個(gè)人檔案移交至人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對檔案完整性、真實(shí)性審查，并根據(jù)靈活就業(yè)人員社會保險(xiǎn)接續(xù)情況通過專門渠道轉(zhuǎn)寄人事檔案，落實(shí)人員管理、檔案管理相統(tǒng)一原則，確保靈活就業(yè)群體檔案管理與人員流動不脫節(jié)。

（三）加強(qiáng)宣傳力度，提高靈活就業(yè)人員檔案意識

人事檔案是靈活就業(yè)人員證明業(yè)務(wù)辦理的重要途徑，與個(gè)人再就業(yè)、社會保險(xiǎn)、工齡連續(xù)、退休業(yè)務(wù)辦理等業(yè)務(wù)聯(lián)系緊密，然而，部分靈活就業(yè)人員檔案管理意識薄弱，人事檔案自工作單位轉(zhuǎn)出后由個(gè)人保存現(xiàn)象并不鮮見，由此造成的檔案破損、缺失、丟失問題突出，直接影響靈活就業(yè)人員人事檔案管理質(zhì)量。為促進(jìn)靈活就業(yè)人員將人事檔案交由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)規(guī)范化管理。應(yīng)在社會范圍內(nèi)加強(qiáng)檔案管理宣傳，通過社區(qū)、網(wǎng)絡(luò)宣傳等途徑擴(kuò)大人事檔案宣傳覆蓋范圍，管飯宣傳人事檔案接收范圍、管理程序等，并通過社區(qū)、互聯(lián)網(wǎng)等途徑提供零散材料收集歸檔工作。確保人事檔案材料及時(shí)收集、歸檔。

（四）基于信息技術(shù)，加強(qiáng)靈活就業(yè)人員檔案智能化分析與利用

加強(qiáng)靈活就業(yè)人員人事檔案智能化分析與利用，即利用人事檔案數(shù)字化管理、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，通過人事檔案語義分析和關(guān)聯(lián)，以人事檔案數(shù)據(jù)挖掘、立體數(shù)據(jù)倉庫為基礎(chǔ)，通過人事檔案 “深加工”，優(yōu)化靈活就業(yè)受教育經(jīng)歷、技能、能力評估等數(shù)據(jù)[3]，為人才服務(wù)機(jī)構(gòu)精準(zhǔn)化檢索、用人單位崗位需求和人才崗位推薦提供精準(zhǔn)化服務(wù)，以此舉辦面向靈活就業(yè)人員的職業(yè)介紹服務(wù)。同時(shí)，借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興技術(shù)，通過人社保障部門牽頭整合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，將靈活就業(yè)人員多源檔案整合為統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)網(wǎng)頁端人事檔案業(yè)務(wù)辦理、手機(jī)APP 端 “移動檔案中心” 等多渠道檔案管理服務(wù)，整合靈活就業(yè)人員社保、民政、公安等證明開具服務(wù)，提高人事檔案管理便民化、大眾化，有利于推動政府體質(zhì)機(jī)制改革，為政府服務(wù) “一站式辦理” 夯實(shí)基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

當(dāng)前，隨著我國就業(yè)形式不斷發(fā)展，靈活就業(yè)群體規(guī)模不斷擴(kuò)大，人事檔案管理面臨檔案收集、轉(zhuǎn)寄、多頭管理等問題，給檔案管理和利用造成不便。針對該問題，應(yīng)結(jié)合靈活就業(yè)人員人事檔案管理新變化、新特點(diǎn)、新需求，以人事檔案數(shù)字化、智能化為基礎(chǔ)，加強(qiáng)人事檔案管理機(jī)制頂層設(shè)計(jì)，明確靈活就業(yè)人員接收管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)人事檔案宣傳教育，規(guī)范靈活就業(yè)人員轉(zhuǎn)寄業(yè)務(wù)，并積極利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，評估靈活就業(yè)人員就業(yè)需求并精準(zhǔn)化對接企業(yè)崗位，保障、扶持靈活就業(yè)人員就業(yè)、創(chuàng)業(yè)，提高靈活就業(yè)人員人事檔案管理提升。