勘察設(shè)計(jì)企業(yè)合同管理常見(jiàn)問(wèn)題及內(nèi)部審計(jì)

陳岸

勘察設(shè)計(jì)企業(yè)合同管理常見(jiàn)問(wèn)題

（一）合同管理制度體系不健全。企業(yè)未建立與合同管理相關(guān)的規(guī)章制度，與合同相關(guān)的各項(xiàng)工作沒(méi)有制度的支撐和約束，工作隨意性較大，合同管理處于無(wú)序狀態(tài)。

（二）合同管理機(jī)構(gòu)缺失、職責(zé)不清晰。企業(yè)未設(shè)置合同管理機(jī)構(gòu)，未明確合同管理機(jī)構(gòu)和人員的崗位職責(zé)，導(dǎo)致員工推諉責(zé)任，合同管理工作無(wú)法落到實(shí)處。

（三）合同程序違規(guī)。主要表現(xiàn)為合同簽訂未履行審批、評(píng)審程序，或者先簽合同后審批、評(píng)審，未簽合同先開(kāi)工，簽訂合同前未按規(guī)定履行招投標(biāo)程序等。不合規(guī)的審批、評(píng)審程序違反了企業(yè)的內(nèi)部控制管理制度，無(wú)法保證合同的質(zhì)量，容易導(dǎo)致企業(yè)做出不經(jīng)濟(jì)的決策。未簽合同先開(kāi)工的行為使企業(yè)失去了合同的法律保護(hù)，產(chǎn)生潛虧風(fēng)險(xiǎn)。簽訂合同前未按規(guī)定履行招投標(biāo)程序的行為輕則違反企業(yè)規(guī)章制度，重則觸犯法律。

（四）合同要素缺失，條款不嚴(yán)謹(jǐn)。例如合同評(píng)審流于形式，作為合同重要內(nèi)容的簽訂方名稱、履約內(nèi)容、履約日期、履約地點(diǎn)、金額糾紛解決方式、保修條款、落款和簽訂日期等要素不齊全，條款缺失、前后矛盾、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐?wèn)題，容易導(dǎo)致合同履行過(guò)程中產(chǎn)生糾紛，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。又如簽訂合同缺少法定代表人授權(quán)委托書(shū)，影響合同效力，產(chǎn)生合同糾紛。

（五）履約過(guò)程中違反合同約定。例如未按合同約定的內(nèi)容、工期和質(zhì)量交付設(shè)計(jì)成果，遭到業(yè)主索賠。又如違反主合同約定簽訂分包合同。在建設(shè)工程領(lǐng)域，作為總包方的勘察設(shè)計(jì)企業(yè)將項(xiàng)目進(jìn)行分包的行為較為常見(jiàn)，勘察設(shè)計(jì)企業(yè)相關(guān)管理人員在與業(yè)主簽訂主合同時(shí)，法律意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有仔細(xì)研讀主合同關(guān)于分包的約定條款，或者明知故犯，簽訂了不符合主合同要求的分包合同，給企業(yè)造成了違約責(zé)任。

（六）對(duì)合同條款掌握深度不夠。例如不能熟練運(yùn)用合同條款處理履約過(guò)程中產(chǎn)生的糾紛，在遭到合同對(duì)方索賠或者向?qū)Ψ秸归_(kāi)索賠工作時(shí)較為被動(dòng)，難以有效維護(hù)企業(yè)利益。又如勘察設(shè)計(jì)企業(yè)與業(yè)主簽訂了固定總價(jià)的主合同，后就該工程簽訂單價(jià)形式的分包合同時(shí)，未審慎考慮分包合同價(jià)款超出主合同價(jià)款的可能性導(dǎo)致項(xiàng)目虧損。

（七）合同基礎(chǔ)資料管理不規(guī)范。例如企業(yè)管理粗放，未針對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類項(xiàng)目設(shè)置合同臺(tái)賬，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)涉及的時(shí)間、范圍、經(jīng)濟(jì)利益、相關(guān)方、權(quán)利和義務(wù)等關(guān)鍵要素缺少全局統(tǒng)計(jì)和精確分析，不利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和持續(xù)發(fā)展。又如企業(yè)未保存主營(yíng)業(yè)務(wù)合同，也不掌握相關(guān)合同信息?？辈煸O(shè)計(jì)企業(yè)大多數(shù)是集團(tuán)公司，常見(jiàn)業(yè)務(wù)模式是集團(tuán)公司承攬業(yè)務(wù)后分配給下屬企業(yè)實(shí)際執(zhí)行。集團(tuán)公司所承攬項(xiàng)目的合同簽訂完畢后，作為項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行方的下屬單位未主動(dòng)向上級(jí)企業(yè)索要合同文本;作為簽訂方的上級(jí)企業(yè)向下屬單位分配生產(chǎn)任務(wù)后也并未向下屬單位提供合同文本。這種信息不對(duì)稱、交流溝通不順暢的合同管理模式導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行方不掌握合同名稱、合同金額等重要信息，無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確了解合同雙方的權(quán)責(zé)利，極易與業(yè)主產(chǎn)生誤解和矛盾。

勘察設(shè)計(jì)企業(yè)合同內(nèi)部審計(jì)思路

（一）合同管理控制體系審計(jì)

1.審查是否建立合同評(píng)審會(huì)簽制度，重大合同是否經(jīng)過(guò)集體討論決定。

2.審査合同檔案、臺(tái)賬、報(bào)表等基礎(chǔ)工作，是否確定專（兼）職合同管理人員對(duì)合同文件資料進(jìn)行收集、分發(fā)、維護(hù)、更新、保存、借閱、保密管理，并按規(guī)定進(jìn)行檔案移交，合同專用章是否由專人保管，使用是否有相應(yīng)的授權(quán)審批。

3.審査合同承辦人員是否及時(shí)向合同管理人員通報(bào)合同在履行中發(fā)生的問(wèn)題，并提出解決問(wèn)題的意見(jiàn)和建議。

4.審查是否建立合同履行情況評(píng)估制度，至少于每年年末對(duì)合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進(jìn)行分析評(píng)估，對(duì)發(fā)現(xiàn)的不足，是否及時(shí)加以改進(jìn)。

（二）合同訂立審計(jì)

在合同訂立階段，對(duì)于劫察設(shè)計(jì)企業(yè)簽訂的主營(yíng)業(yè)務(wù)合同和分包合同，應(yīng)重點(diǎn)審查建設(shè)工程是否依照有關(guān)法律的規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo);國(guó)家重大工程建設(shè)合同是否按國(guó)家規(guī)定的程序和國(guó)家批準(zhǔn)的投資計(jì)劃、可行性研究報(bào)告書(shū)等文件訂立;有無(wú)將工程分包給不具備相應(yīng)資質(zhì)單位的合同;有無(wú)工程違法轉(zhuǎn)分包合同;有無(wú)低價(jià)承攬工程的施工合同;有無(wú)高額現(xiàn)金保證金施工合同。同時(shí)還可以從以下九個(gè)方面展開(kāi)對(duì)合同的一般性審計(jì)：

1.審查合同訂立前是否了解對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、資信情況、履約能力;大額合同招投標(biāo)程序的是否符合企業(yè)相關(guān)規(guī)定;對(duì)方資信不明的是否要求提供有效擔(dān)保;

2.審査合同簽訂前是否經(jīng)評(píng)審會(huì)簽和合法合規(guī)審核，是否通過(guò)必要的決策審批程序，簽訂的合同與決策是否一致;

3.審査涉及數(shù)額較大、履約期限較長(zhǎng)和不動(dòng)立以及法律規(guī)定需要鑒證或公證的合同是否設(shè)立了鑒證或公證條款;

4.審查以法人名義簽訂的合同是否有法定代表人授權(quán)委托書(shū);被委托人是否在被授權(quán)范圍和期限內(nèi)訂立合同;

5.審査單位公章、法定代表人簽字章、合同專用章、項(xiàng)目部公章的用印是否經(jīng)過(guò)審批。

6.審査合同訂立是否堅(jiān)持平等、自愿、公平和誠(chéng)實(shí)守信原則確定各方的權(quán)利和義務(wù);

7.審査合同訂立是否采用要約和承諾方式進(jìn)行，是否遵循合同的訂立程序;

8.審查合同訂立是否具備下列主要條款：如當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所，標(biāo)的，數(shù)量，質(zhì)量，價(jià)款或報(bào)酬以及支付方式，履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任，解決爭(zhēng)議的方法;

9.審查是否使用國(guó)家或企業(yè)統(tǒng)一規(guī)定的合同示范文本;審查合同條款的合法性、嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性，有無(wú)無(wú)效合同、損害企業(yè)利益合同及重大風(fēng)險(xiǎn)合同。

（三）合同履行審計(jì)

1.審査合同訂立的有關(guān)條款是否得到全面履行，有無(wú)因管理混亂而無(wú)意或故意超付合同價(jià)款和價(jià)項(xiàng)已付而貨物未到、數(shù)量不實(shí)或分包工程未完、質(zhì)量不符標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象。審査有無(wú)按照合同約定的金額、內(nèi)容、時(shí)間、稅率和類型開(kāi)具發(fā)票。

2.審査合同生效后，雙方就質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行地點(diǎn)等內(nèi)容沒(méi)有約定或約定不明確時(shí)，是否簽訂補(bǔ)充協(xié)議;不能達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的是否按合同有關(guān)條款或交易習(xí)慣確定。

3.審查合同生效后，雙方是否按《合同法》規(guī)定履行債權(quán)債務(wù)移轉(zhuǎn)、履行抗辯權(quán)以及債權(quán)人的代位權(quán)、撤銷權(quán)等權(quán)利。

4.審查合同中止履行應(yīng)該先履行債務(wù)的一方是否有《合同法》規(guī)定的證據(jù)證明并通知對(duì)方;當(dāng)對(duì)方提供適當(dāng)擔(dān)保時(shí)是否恢復(fù)履行。

5.審查合同生效后，雙方有無(wú)因姓名、名稱的變更或者法定代表人、負(fù)責(zé)人、承辦人的變動(dòng)或者依據(jù)的變更為借口逃避合同義務(wù)的行為。

6.發(fā)現(xiàn)對(duì)方不履行或不完全履行合同時(shí)，被審計(jì)單位是否督促對(duì)方繼續(xù)履行。

（四）合同變更及終止審計(jì)

1.審査合同變更或解除是否以書(shū)面形式通知對(duì)方，說(shuō)明需變更或解除合同的原因和答復(fù)的期限;變更和終止合同是否履行法定程序，有無(wú)擅自變更和終止合同的行為;有無(wú)欺詐、脅迫、重大誤解、顯失公平的變更。

2.審査合同發(fā)生糾紛時(shí)，當(dāng)事人是否通過(guò)合法的程序和在有效時(shí)間內(nèi)采取措施加以解決;有無(wú)超越法定代表人授權(quán)范圍和不符合效益性原則變更和終止合同的行為。

3.審查合同轉(zhuǎn)讓是否按照《合同法》規(guī)定將自己享有的權(quán)利和義務(wù)全部或部分轉(zhuǎn)讓給第三人。

4.審査合同的權(quán)利和義務(wù)終止是否因合同全部履行而終止;對(duì)合同解除、抵消、提存、混同和免除導(dǎo)致合同終止，是否遵循誠(chéng)實(shí)守信原則和根據(jù)交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助和保密等義務(wù)。

（五）合同違約責(zé)任審計(jì)

1.審查因?qū)Ψ讲宦男泻贤x務(wù)或履行合同義務(wù)不符合約定時(shí)，是否追究其承擔(dān)繼續(xù)履行采取補(bǔ)救措施或者賠償損失等違約責(zé)任。

2.審査定金支付或提供擔(dān)保的合同是否嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的定金給付辦法和《擔(dān)保法》中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3.審查因不可抗力不能履行合同時(shí)是否及時(shí)通知對(duì)方，以減輕可能給對(duì)方造成的損失;是否在合理期限內(nèi)提供有效證明，作為不可抗力發(fā)生的證據(jù)。

4.審査因?qū)Ψ降倪`約行為侵害我方人身、財(cái)產(chǎn)權(quán)益時(shí)，是否依照《合同法》要求承擔(dān)違約責(zé)任或依照其他法律要求承擔(dān)侵權(quán)責(zé)任。

勘察設(shè)計(jì)企業(yè)合同內(nèi)部審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題整改要點(diǎn)

（一）提高合同管理重視程度，對(duì)合同實(shí)施歸口管理。充分認(rèn)識(shí)合同管理工作的重要性和必要性，對(duì)合同實(shí)施統(tǒng)一歸口管理，明確歸口管理部門(mén)，落實(shí)合同管理崗位職責(zé)，避免分散管理造成的制度不統(tǒng)一和管控標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，給企業(yè)帶來(lái)重大法律風(fēng)險(xiǎn)，造成經(jīng)濟(jì)損失。

（二）強(qiáng)化制度建設(shè)，完善合同管理流程。建立健全合同管理方面的規(guī)章制度，嚴(yán)格履行合同審批手續(xù)，強(qiáng)化合同評(píng)審工作;對(duì)于應(yīng)該招投標(biāo)的項(xiàng)目，在簽訂合同前應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度的要求履行招投標(biāo)程序;杜絕未簽合同先開(kāi)工的現(xiàn)象，對(duì)于已發(fā)生的情況，應(yīng)盡快補(bǔ)簽合同。

（三）提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，加大風(fēng)險(xiǎn)管控力度。充分預(yù)計(jì)履約過(guò)程中可能發(fā)生的各種情況，完善合同要素和合同條款，特別是與合同價(jià)款和違約責(zé)任相關(guān)的條款;及時(shí)根據(jù)實(shí)際履約情況補(bǔ)充修訂合同條款;端正履約態(tài)度，杜絕出現(xiàn)諸如違反主合同約定簽訂分包合同等隨意違約的現(xiàn)象;加強(qiáng)合同間的聯(lián)動(dòng)管理，關(guān)注對(duì)比主合同與分包合同在金額和計(jì)價(jià)方式等方面的差異，避免出現(xiàn)潛虧合同。

（四）加強(qiáng)合同基礎(chǔ)資料管理。編制并定期維護(hù)更新合同臺(tái)賬;及時(shí)收集并妥善保管合同文本、招投標(biāo)資料等與合同管理有關(guān)的各項(xiàng)基礎(chǔ)資料，進(jìn)一步加大對(duì)項(xiàng)目的管控力度。

（作者單位：中鐵第六勘察設(shè)計(jì)院集團(tuán)有限公司）