檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與發(fā)展策略

張黎黎 山西焦化股份有限公司檔案處

檔案管理對(duì)人才資源整合與再配置，具有十分重要指導(dǎo)與參考作用。無論任何形態(tài)、經(jīng)營范疇的組織，都必須通過高效的檔案管理，對(duì)人才的任用、選拔、培育與管理生成具體的條件、標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)。而最終形成的檔案管理模式、管理流程，需符合當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技發(fā)展要求與背景。否則，脫離現(xiàn)實(shí)背景的檔案管理，將很難達(dá)到預(yù)期的管理效果。因此，必須加大檔案信息化建設(shè)力度，生成一套具有現(xiàn)代性、前瞻性的檔案管理新體系。

一、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）人才培育缺乏現(xiàn)代性與系統(tǒng)性

人才是高效開展檔案信息化建設(shè)工作的重要保障，更是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化檔案管理目標(biāo)的關(guān)鍵要素。目前，檔案信息化建設(shè)因在人才培育上缺乏一定的現(xiàn)代性與系統(tǒng)性，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化管理意識(shí)、大數(shù)據(jù)思維，以及良好的信息素養(yǎng)。大部分檔案管理人員，仍延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理理念與模式，無法發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢與價(jià)值。不僅阻礙檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，還不利于有序、長期、連貫性的進(jìn)行檔案信息化管理。

（二）信息化工作場景需進(jìn)一步優(yōu)化

信息化工作場景，是落實(shí)與推進(jìn)信息化建設(shè)工作的載體。若不能構(gòu)建適合現(xiàn)實(shí)背景的檔案管理新環(huán)境，將很難增強(qiáng)管理人員信息化意識(shí)，更不利于提高他們的現(xiàn)代化操作能力與管理水平。相關(guān)人員需根據(jù)檔案管理的特征、意義與價(jià)值，合理的融入計(jì)算機(jī)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等。真正構(gòu)建一個(gè)現(xiàn)代化、信息化的工作場景，促使所有工作人員逐漸產(chǎn)生良好的信息素養(yǎng)，懂得利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理流程、提高管理質(zhì)量。

二、檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新發(fā)展的有效策略

（一）構(gòu)建一體化的人才培養(yǎng)與管理模式

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，針對(duì)檔案信息化建設(shè)與發(fā)展，管理人員需加強(qiáng)現(xiàn)代化人才的培育。利用科學(xué)的管理方式與方法，最大程度發(fā)揮人才的價(jià)值與作用。檔案信息化建設(shè)最終質(zhì)量與效果，受工作人員的思維定勢、業(yè)務(wù)能力、管理理念的直接影響。倘若參與建設(shè)工作的人員，不能夠科學(xué)的融入現(xiàn)代信息技術(shù)、管理理念與經(jīng)驗(yàn)，將無法構(gòu)建現(xiàn)代化的工作場景，更不利于可持續(xù)性的進(jìn)行現(xiàn)代化操作與管理。因此，必須加強(qiáng)人才培養(yǎng)與管理，構(gòu)建集理論-實(shí)踐-學(xué)術(shù)探討為一體的人才培養(yǎng)與管理模式。既要通過先進(jìn)理論知識(shí)的傳輸與講解，增強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)，令他們樹立與時(shí)俱進(jìn)的管理理念。且對(duì)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用理論、技巧、規(guī)則、方法等進(jìn)行全面了解，并掌握檔案信息化建設(shè)的最新模式與流程等。同時(shí)，管理人員應(yīng)能夠在實(shí)踐工作中滲透培訓(xùn)內(nèi)容，使檔案管理人員將理論與實(shí)踐進(jìn)行科學(xué)的融合。在此基礎(chǔ)上，通過在工作中不斷發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)問題、分析問題，逐漸形成具有前瞻性、科學(xué)性的檔案信息化管理理念與模式。此外，針對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，需對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用、檔案管理模式的創(chuàng)新，生成具有可討論性的課題。從不同的學(xué)術(shù)角度進(jìn)行研究與分析，最終能夠形成符合自身發(fā)展的新型檔案信息化管理模式。將檔案管理、學(xué)術(shù)探討進(jìn)行科學(xué)的融合，為日后的價(jià)值創(chuàng)新奠定有力的基礎(chǔ)。

（二）基于檔案管理構(gòu)建信息化、現(xiàn)代化操作平臺(tái)

檔案信息化建設(shè)，是生成規(guī)范化、精細(xì)化管理模式的過程與手段。管理人員應(yīng)結(jié)合目前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技發(fā)展水平，對(duì)檔案管理的硬件設(shè)施設(shè)備進(jìn)行更新與優(yōu)化，且能夠開發(fā)專門用于檔案管理的軟件與系統(tǒng)。在現(xiàn)代信息技術(shù)的大力支持下，構(gòu)建信息化、現(xiàn)代化的檔案管理操作平臺(tái)?；诰€上平臺(tái)，對(duì)檔案借閱、審核、催收等工作進(jìn)行高效、高質(zhì)量處理，在全面提高檔案管理效能的同時(shí)，不斷增加用戶的滿意度、認(rèn)可度。信息化檔案管理平臺(tái)，應(yīng)以智能審核、用戶反饋、信息更新、書籍目錄等幾個(gè)模塊為中心，具體開展信息化建設(shè)與檔案管理工作。盡量弱化人們對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的依賴性，從線下平臺(tái)逐漸轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)空間上，對(duì)檔案進(jìn)行管理。尤其，管理人員需對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料、館藏文獻(xiàn)等進(jìn)行電子化處理，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，便于在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)信息傳播與共享。將電子版本的書籍借閱給用戶，不僅可解決傳統(tǒng)書籍破損、丟失等問題，還可大大提高館藏資源的利用率。同時(shí)，管理人員在具體開展檔案信息化建設(shè)活動(dòng)過程中，必須根據(jù)用戶需求、閱讀習(xí)慣、資源配置等情況，靈活增設(shè)新的管理模塊。不拘泥在圖書、文本、文獻(xiàn)管理本身，應(yīng)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，極大拓展服務(wù)范疇。即利用電子文檔、網(wǎng)頁鏈接、音頻視頻、紙質(zhì)書籍等，滿足不同人群的個(gè)性化借閱需求。且根據(jù)軟件自動(dòng)集成的大數(shù)據(jù)，有針對(duì)性的對(duì)管理內(nèi)容、管理模式進(jìn)行擴(kuò)充與完善，并為管理層制定決策提供有價(jià)值的意見與參考信息。通過高效率的檔案信息化建設(shè)，全面提高服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率。

三、結(jié)語

總之，針對(duì)檔案信息化建設(shè)工作中在人才管理、工作環(huán)境等方面產(chǎn)生的問題與不足，相關(guān)人員能夠結(jié)合現(xiàn)實(shí)背景，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，創(chuàng)建現(xiàn)代化的工作場景。且能夠注重培養(yǎng)檔案管理人員的信息素養(yǎng)，令他們學(xué)會(huì)從大數(shù)據(jù)思維出發(fā)思考檔案管理問題。并能夠利用現(xiàn)代信息技術(shù)，解決復(fù)雜信息集成與處理的問題，從而全面提高檔案管理質(zhì)量。