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    提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策研究

    2021-01-16 02:49:32王飛東阿縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心
    環(huán)球市場 2021年8期
    關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化

    王飛 東阿縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心

    一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的作用價(jià)值

    (一)提升檔案管理工作效率

    事業(yè)單位在開展檔案管理過程中,通過加強(qiáng)信息化建設(shè),將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料,統(tǒng)一錄入到計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件之中,最終形成一套完整的檔案信息管理系統(tǒng),針對(duì)一些存檔資料比較多的事業(yè)單位,通過推動(dòng)信息化建設(shè),能夠有效節(jié)約閱覽人員檔案查詢時(shí)間,同時(shí)也有利于管理人員對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理,提高檔案管理工作效率。

    (二)促使檔案管理更加規(guī)范

    事業(yè)單位的一些檔案材料很多都是由相關(guān)人員本人進(jìn)行填寫,受個(gè)體差異性影響,不同人員在填寫時(shí)字體、內(nèi)容乃至格式均不相同,這對(duì)檔案管理也帶來了一定影響。通過加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè),能夠有效賦予相應(yīng)檔案統(tǒng)一的數(shù)字化格式規(guī)范,從而更加便于進(jìn)行檔案資源的統(tǒng)一整理、共享,促使檔案管理更加的科學(xué)規(guī)范。

    (三)更有利于檔案安全存儲(chǔ)

    傳統(tǒng)檔案管理模式下,都是以紙質(zhì)檔案形式存在,隨著時(shí)間的推移,這些紙質(zhì)檔案經(jīng)過很多人的翻閱,不僅容易字跡模糊,還會(huì)出現(xiàn)破損問題,并在紙質(zhì)檔案受材質(zhì)所限,長時(shí)間的存儲(chǔ)會(huì)導(dǎo)致紙張本身也會(huì)變得薄而脆,經(jīng)受不住磨損,嚴(yán)重時(shí)還會(huì)導(dǎo)致一些寶貴的信息丟失。而通過加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè),使得檔案得以采用數(shù)字化形式保存,一般只要做好數(shù)字化檔案信息加密備份工作,能夠顯著提高檔案保存的持久性,并且數(shù)字化形式呈現(xiàn)的檔案無須占用較大空間,在節(jié)約檔案管理成本方面也有著顯著的優(yōu)勢(shì)。

    二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的相關(guān)措施

    (一)健全事業(yè)單位檔案建設(shè)的管理制度

    有一套完整的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度,才能對(duì)從業(yè)人員的行為進(jìn)行規(guī)范和統(tǒng)一,保障事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作有序進(jìn)行。對(duì)于事業(yè)單位而言,檔案管理的完善性標(biāo)準(zhǔn)化程度,直接關(guān)系著每個(gè)部門每個(gè)環(huán)節(jié)的工作效率,同樣也是需要各部門共同協(xié)調(diào)配合來完成的。事業(yè)單位應(yīng)該重視檔案管理的信息化建設(shè)工作,將檔案管理制度納入單位內(nèi)的必行規(guī)章制度中去,首先需要對(duì)各模塊工作進(jìn)行分析,明確在檔案管理過程中的責(zé)任和義務(wù),例如人事科需要提供比較精準(zhǔn)的實(shí)時(shí)更新的人事變動(dòng)情況,對(duì)人員入職、離職和調(diào)動(dòng)手續(xù)做好統(tǒng)計(jì)、整理和匯入檔案管理系統(tǒng),能夠?yàn)闄n案建設(shè)工作做好人事材料準(zhǔn)備。事業(yè)單位注重規(guī)范各崗位在檔案管理進(jìn)程中的操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),要求全員按照標(biāo)準(zhǔn)操作,對(duì)于信息篩查、統(tǒng)計(jì)等采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式,便于后期的信息整合分析。

    (二)完善檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)劃

    為了使信息化檔案管理在實(shí)施過程中有明確的方向和依據(jù),就要在事業(yè)單位檔案管理過程中明確檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃。這樣檔案管理才能取得更好的效果,同時(shí)也能促進(jìn)事業(yè)單位的長期發(fā)展。首先要對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的特點(diǎn)和實(shí)際情況進(jìn)行仔細(xì)的研究和分析,然后規(guī)劃信息化發(fā)展的基本需求,之后再對(duì)檔案管理的工作進(jìn)行完善。同時(shí),檔案管理部門之間也要進(jìn)行及時(shí)溝通以及相互配合,使檔案管理的工作更加靈活,并擴(kuò)大檔案管理工作的范圍,進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。所以,為了提高事業(yè)單位管理工作的效率和質(zhì)量,就要在開展工作之前做好相關(guān)的規(guī)劃工作,使得檔案管理工作能夠有條不紊地進(jìn)行。

    (三)加強(qiáng)人才培養(yǎng),提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

    要實(shí)現(xiàn)高水平的檔案管理就需要聘請(qǐng)專業(yè)素養(yǎng)高的檔案管理人員進(jìn)行工作,同時(shí)也要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),提高其專業(yè)素養(yǎng)以及相關(guān)技能。此外,還要注意人文關(guān)懷,在日常的工作與學(xué)習(xí)中,要注意對(duì)檔案管理人員進(jìn)行鼓勵(lì),提高其學(xué)習(xí)的積極性,進(jìn)一步提升專業(yè)素養(yǎng)。為了引進(jìn)更多的專業(yè)人才,事業(yè)單位也要拓寬人才引進(jìn)的渠道,為事業(yè)單位注入更多的新鮮活力。

    (四)制定檔案信息化監(jiān)督機(jī)制,做好涉密管理工作

    為了持續(xù)推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè),還要建立健全完善的管理機(jī)制,監(jiān)督檔案管理人員的工作,保證信息的安全性和準(zhǔn)確性。在建立健全監(jiān)督機(jī)制的過程中,不僅要建立內(nèi)部監(jiān)督,還要建立外部監(jiān)督,這樣一來才能更好地發(fā)揮出監(jiān)督效果。檔案室也要定期開展檔案信息化設(shè)備和信息網(wǎng)站的檢查與維護(hù)工作,防止病毒攻擊網(wǎng)站,對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生不利的影響。此外,為了進(jìn)一步保證信息的安全性,要加大保密力度,防止檔案信息外露的現(xiàn)象出現(xiàn)。

    (五)樹立積極向前的思想工作觀念

    在新形勢(shì)下,事業(yè)單位的檔案管理工作除了要做好技術(shù)方面的創(chuàng)新外,還要對(duì)工作人員的意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)。增強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案管理意識(shí),不僅能有效推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展與進(jìn)步,還能切實(shí)保障檔案管理信息化建設(shè)工作的效率,推動(dòng)信息檔案電子化的發(fā)展進(jìn)程。通過這種方式促進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理手段發(fā)生巨大的改變,提升管理工作效果,在信息檢索和檔案資料的查詢中也提供了一定的便捷性。針對(duì)人員思想工作觀念的培養(yǎng)而言,事業(yè)單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要注重自身言行,結(jié)合檔案管理相關(guān)的制度和標(biāo)準(zhǔn),不得隨意翻看檔案資料,也不能任意調(diào)用各類檔案信息,有效保障信息安全。

    三、結(jié)束語

    在信息化背景下,許多事業(yè)單位已經(jīng)開始引入信息化系統(tǒng),這改善了檔案管理的工作模式,也提高了檔案管理的工作效率。為了促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展,使得信息化系統(tǒng)更合理地用于檔案管理工作中,同時(shí),針對(duì)目前存在的一些問題要積極進(jìn)行探索,對(duì)問題出現(xiàn)的原因進(jìn)行分析,及時(shí)找到解決問題的方法,盡量避免影響后續(xù)的工作。

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