基于供應(yīng)鏈管理的采購管理系統(tǒng)設(shè)計

程功 中國平煤神馬集團(tuán)聯(lián)合鹽化有限公司

在技術(shù)發(fā)展日新月異、市場競爭日漸激烈的背景之下，產(chǎn)品的生命周期不斷縮短，企業(yè)也面臨著諸如交貨期縮短、產(chǎn)品品質(zhì)提升、服務(wù)升級等方面的壓力，這些壓力使得企業(yè)的經(jīng)營管理面臨巨大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的管理模式之下，企業(yè)追求的“縱向一體化”的模式已經(jīng)無法滿足人們的需要。“橫向一體化”的供應(yīng)鏈管理模式受到越來越多企業(yè)的青睞，這種模式之下，企業(yè)能夠快速機(jī)動的應(yīng)對市場，提升了企業(yè)的競爭力，對于現(xiàn)代市場競爭而言，企業(yè)間的競爭，從某種意義上講，正是供應(yīng)鏈之間的競爭。對企業(yè)的發(fā)展而言，基于供應(yīng)鏈管理的采購管理系統(tǒng)設(shè)計具有重要意義。

一、供應(yīng)鏈的基本情況概述

（一）什么是供應(yīng)鏈

關(guān)于供應(yīng)鏈的內(nèi)涵和解釋很多，其中受到最多人認(rèn)可的觀點是：供應(yīng)鏈?zhǔn)瞧髽I(yè)通過控制信息流、實物流、資金流，從采購原材料開始，制成中間產(chǎn)品以及最終產(chǎn)品，并通過銷售網(wǎng)絡(luò)將產(chǎn)品送到消費者手中的過程。這個過程中將供應(yīng)商、制造商、分銷上、零售商以及用戶進(jìn)行了聯(lián)合，最終形成一個功能網(wǎng)鏈結(jié)構(gòu)[1]。

（二）供應(yīng)鏈的特點

供應(yīng)鏈的管理流程包括采購與供應(yīng)、生產(chǎn)與庫存、物流、客戶需求等領(lǐng)域，其中采購與供應(yīng)是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是整理計劃穩(wěn)定運營的前提和依據(jù)。供應(yīng)鏈的主要特點具體如下。第一，系統(tǒng)性，供應(yīng)鏈能夠?qū)⒐?yīng)商、制造商、分銷上、零售商以及用戶進(jìn)行有效的整合，不僅提升了運營的效率，而且使企業(yè)的單個管理的邊界得以拓展，體現(xiàn)出系統(tǒng)性。第二，經(jīng)濟(jì)性。企業(yè)通過對供應(yīng)鏈管理，對供應(yīng)、生產(chǎn)、運輸?shù)雀鱾€環(huán)節(jié)進(jìn)行了精準(zhǔn)科學(xué)的預(yù)測，減少了產(chǎn)品運輸、庫存、流轉(zhuǎn)的周期，有效的節(jié)省了開支。

（三）供應(yīng)鏈中容易出現(xiàn)的問題

在實際的運行過程中，供應(yīng)鏈系統(tǒng)的常見問題具體表現(xiàn)為，第一，管理模式選擇上不合理。由于企業(yè)的發(fā)展水平、所處行業(yè)、所處市場以及客戶需求的不同，企業(yè)在應(yīng)用供應(yīng)鏈管理時應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況進(jìn)行策劃，然而部分企業(yè)在策劃時，盲目發(fā)展，不結(jié)合實際，進(jìn)而造成了運營失誤。第二，主觀因素造成的失誤。員工的操作能力和業(yè)務(wù)能力直接關(guān)系到供應(yīng)鏈管理的效益，在企業(yè)的供應(yīng)鏈管理過程中，一些員工的人為性失誤也會為企業(yè)的供應(yīng)鏈管理造成不必要的失誤。

二、基于供應(yīng)鏈管理的采購管理與傳統(tǒng)模式相比的變化

（一）由庫存導(dǎo)向到訂單導(dǎo)向

在傳統(tǒng)的采購模式中，企業(yè)的采購活動是基于補充庫存的需要，采購部門與生產(chǎn)部門之間缺乏聯(lián)系，僅僅是為了補充庫存，這種采購模式使得企業(yè)的采購計劃難以與企業(yè)的實際需求相契合。在供應(yīng)鏈管理模式之下，企業(yè)的采購活動是受訂單、市場的驅(qū)動進(jìn)行的針對性采購。這種模式之下，企業(yè)能夠及時、準(zhǔn)確的響應(yīng)客戶的需求，加快了流通的速度，減少了庫存成本，提升了企業(yè)的整體效益。

（二）由采購管理轉(zhuǎn)向外部資源管理

供應(yīng)鏈管理采購模式之下，能夠?qū)嵤┯行У耐獠抠Y源管理，相較于之前的采購模式，這種供應(yīng)鏈管理能夠?qū)皶r、實時的對產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量控制，為精細(xì)化管理、零庫存生產(chǎn)奠定了重要的基礎(chǔ)。有利于實現(xiàn)生產(chǎn)過程的“零”化管理：零缺陷、零庫存、零交貨期、零肥料等，充分體現(xiàn)了供應(yīng)鏈管理的系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、集成性和同步性，使企業(yè)的發(fā)展得到進(jìn)一步的提升。

（三）由一般合作轉(zhuǎn)向戰(zhàn)略合作關(guān)系

戰(zhàn)略合作關(guān)系相較于之前的合作更加深入，具體體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，共享庫存信息，供應(yīng)鏈管理之下，雙方企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)庫存信息的共享，使得采購環(huán)節(jié)得以高效透明，有效避免了由于信息不對稱而造成的低效率。第二，有效的降低了風(fēng)險。在戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系中，雙方的合作能夠進(jìn)一步抵抗運輸風(fēng)險、信用風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險等。第三，降低成本，戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系更加的親密、利益的結(jié)合也更加密切，當(dāng)出現(xiàn)問題時，雙方基于共同利益的考量能夠更加順暢的展開合作，共同協(xié)商，能夠助力問題的解決，并且在合作的過程中避免了許多原本不必要的手續(xù)和談判過程，大大減少了不必要的開支，減少了雙方的經(jīng)營成本。

三、基于供應(yīng)鏈管理的采購管理系統(tǒng)設(shè)計

在基于供應(yīng)鏈管理的采購管理系統(tǒng)中主要包括6 個系統(tǒng)，涉及采購人員、管理人員、合同人員等各個部分，下面將進(jìn)行詳細(xì)的論述（見表1）。

（一）供應(yīng)商管理子系統(tǒng)

供應(yīng)商管理是整個系統(tǒng)的核心部分，在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計的過程中，將供應(yīng)商可以進(jìn)一步劃分為一般供應(yīng)商和定點供應(yīng)商，通過對供應(yīng)商的信息進(jìn)行及時的錄入和維護(hù)，并且對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估的主要依據(jù)是供應(yīng)商提供產(chǎn)品的質(zhì)量和價格以及供應(yīng)商自身的信譽等，通過有效的評估能夠使企業(yè)與信用良好的優(yōu)秀供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，并且能夠幫助企業(yè)提高工作效率，降低采購成本。

（二）采購計劃管理子系統(tǒng)

各個部門提出相應(yīng)的采購計劃，并經(jīng)過匯總后生成一份總的采購計劃，財務(wù)部門對這份采購總計劃進(jìn)行審查后將總計劃進(jìn)行分解，交付給相應(yīng)的采購負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人開展比質(zhì)比價的采購活動后再提升審批，整個采購計劃的制定和審批過程是統(tǒng)一的，置于同一個工作流程之內(nèi)的連續(xù)性工作，并且采購計劃的審批人能夠在相應(yīng)的平臺上了解采購的歷史情況、采購的流程進(jìn)展，并且及時掌握相應(yīng)的采購規(guī)模、采購價格等信息，提升了采購計劃的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

（三）采購合同管理子系統(tǒng)

這部分主要是對合同文檔的管理、歸檔以及相關(guān)事宜的備忘錄的列舉等。合同的制定、審批本身就是一個十分復(fù)雜的過程，通過這套系統(tǒng)能夠有效的提升采購合作的制定、審批的效率，并且整個管理過程都置于完整的系統(tǒng)中，提升了采購合同的科學(xué)性、嚴(yán)密性。

（四）采購價格管理子系統(tǒng)

在價格管理環(huán)節(jié)，主要包括兩個部分，一方面是內(nèi)部價格管理，另一部分是外部價格管理除此之外，在價格管理中還包括價格的維護(hù)、分析和查詢，價格維護(hù)主要是合同科的業(yè)務(wù)人員就物資的價格進(jìn)行及時的增加、刪減或者修改，方便了采購人員進(jìn)行相應(yīng)的查詢。價格的分析是將物資的歷史價格進(jìn)行制表，分析出其大概的趨勢，方面進(jìn)一步的預(yù)測和決策。

（五）采購招標(biāo)管理子系統(tǒng)

在采購招標(biāo)管理子系統(tǒng)中涉及招標(biāo)信息和招標(biāo)采購方式兩大主要方面。首先由采購部門根據(jù)相應(yīng)的采購計劃進(jìn)行招標(biāo)信息的分類匯總，生成相應(yīng)的招標(biāo)文檔，然后將招標(biāo)文檔進(jìn)行發(fā)布，供應(yīng)商對其進(jìn)行報價，系統(tǒng)再根據(jù)招標(biāo)的要求進(jìn)行初步的篩選，找出其中符合要求的信息，再進(jìn)行進(jìn)一步的評估，最終確定招標(biāo)公司。這種公開招標(biāo)的方式比較適用于大宗商品的采購，在招標(biāo)的過程中，可以在采取項目制的形式，一個項目中可以設(shè)置多個采購計劃。

表1

（六）系統(tǒng)管理子系統(tǒng)

系統(tǒng)管理的設(shè)置目標(biāo)在于提升整體的靈活性和方便性，具體包括人員維護(hù)和日志管理兩方面。在人員維護(hù)環(huán)節(jié)，是指由系統(tǒng)的管理人員進(jìn)行手動的信息維護(hù)，對用戶的信息進(jìn)行增加、刪減或修改。在日志管理環(huán)節(jié)，則是由系統(tǒng)自動地進(jìn)行相應(yīng)的用戶數(shù)據(jù)庫的管理，人工加自動的模式，提升了系統(tǒng)運行的效率。

四、小結(jié)

在企業(yè)的日常經(jīng)營中，采購是其中一個重要的環(huán)節(jié)，在信息化的時代背景之下，如何運用現(xiàn)代化的管理手段，提升企業(yè)采購活動的質(zhì)量和效率，使其更好的為企業(yè)的競爭力提升和綜合實力的增強(qiáng)服務(wù)，是企業(yè)需要考慮的重要問題?；诠?yīng)鏈管理的采購管理系統(tǒng)設(shè)計能夠有效地減少企業(yè)的運營成本，提升企業(yè)采購管理的效率，具有重要的應(yīng)用價值和應(yīng)用前景。