淺論OA辦公環(huán)境下電子公文的寫作和處理

林妹靜 自然資源部第三海洋研究所

一、研究的意義和重要性

電子公文是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在處理公務(wù)和行政管理時的重要工具，是文書檔案重要的組成資料，也是檔案數(shù)字化的重要資源。黨政機(jī)關(guān)電子公文是以電子數(shù)字形式擬制、辦理、管理的黨政機(jī)關(guān)公文。目前該類公文均制定有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。如《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T 39362-2020），《黨政機(jī)關(guān)電子公文系列標(biāo)準(zhǔn)》《黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法》等。隨著信息化的發(fā)展和辦公自動化平臺的廣泛使用，電子公文大量出現(xiàn)，對OA辦公系統(tǒng)形成的電子公文進(jìn)行有效管理是當(dāng)前急需解決的問題。

因此，著眼于電子公文處理的客觀要求，立足于其管理現(xiàn)狀，參照黨政機(jī)關(guān)對電子公文的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合辦文實(shí)踐經(jīng)驗來探討電子公文的寫作和處理的規(guī)范性問題就顯得尤為重要。這也是促使提高電子公文寫作和處理質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理提升的有效途徑。

二、電子公文寫作與處理中常見問題例析

電子公文是與紙質(zhì)公文具有相同的法律效力和規(guī)范格式的公文。電子公文具有與紙質(zhì)公文相同的寫作要求等，但是依托計算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境形成的公文，具有自己的特征，呈現(xiàn)新的特點(diǎn)。電子公文與傳統(tǒng)紙質(zhì)公文在寫作方式、寫作載體、生效標(biāo)識、保存方式、時效性等方面都有明顯區(qū)別。電子公文的寫作、修改和傳輸都更加便捷，極大地提高了工作效率。同時隨意性、碎片化的網(wǎng)絡(luò)傳播方式也改變了公文寫作，導(dǎo)致電子公文不規(guī)范問題尤其突出。

在電子公文的辦理中，電子公文的流轉(zhuǎn)審批和分發(fā)都更加即時、便捷，分發(fā)范圍和對象更加廣泛，但是也存在線上簽批，無法當(dāng)面溝通，修改留痕稿多，出錯率高等情況。在實(shí)際工作過程中，由于公文管理工作比較繁雜，目前還存在數(shù)量眾多的紙質(zhì)資料，因此在整理方式上也存在不規(guī)范的現(xiàn)象。另外，很多企事業(yè)單位電子紅頭和電子公章技術(shù)問題沒有解決，電子公文最后環(huán)節(jié)生成的正式文件是脫離系統(tǒng)形成的紙質(zhì)掃描件，僅供查閱無法進(jìn)一步的利用，影響著使用與發(fā)展。

三、應(yīng)把握的幾個原則

根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》，元數(shù)據(jù)和歸檔信息包概念的提出對電子公文的管理有很多應(yīng)值得注意的地方。元數(shù)據(jù)，即描述電子公文或電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。每一份電子文件的元數(shù)據(jù)必須列入歸檔范圍之內(nèi)。因此，歸檔的材料除了公文文檔外，還增加了背景信息。為了保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，開展電子公文歸檔工作應(yīng)遵循保留形成原貌，保持有機(jī)聯(lián)系、保證長期可用的原則，在實(shí)踐中應(yīng)注意把握好以下方面。

（一）加強(qiáng)調(diào)研，實(shí)事求是

注重調(diào)研，公文內(nèi)容要確保真實(shí)，明確公文材料的真實(shí)性。背景信息，引用的材料要真實(shí)，特別是數(shù)據(jù)等，要加強(qiáng)核實(shí)，仔細(xì)推敲。同時在附件以及相關(guān)文件的上傳也要內(nèi)容真實(shí)，圖片清晰，確保可用，才能夠保障公文的真實(shí)有效力?；诨ヂ?lián)網(wǎng)的寫作，搜集材料更加便捷，復(fù)制黏貼雖然加快了寫作速度，但也存在沒有甑別帶來不真實(shí)的風(fēng)險。

（二）準(zhǔn)確規(guī)范，精簡高效

為確保公文的規(guī)范性，首先應(yīng)加強(qiáng)機(jī)關(guān)代字的編寫規(guī)范化，對本單位的發(fā)文分類，字號及適用范圍做出規(guī)定和統(tǒng)一，制定常用發(fā)文分類、字號及適用范圍，這有利于公文的傳達(dá)辦理和后期檔案的歸類利用等。在行文上，上行文要和相關(guān)上級部門溝通，避免行文后反復(fù)修改，影響工作效率。

（三）安全可靠，長期可用

隨著電子公文管理復(fù)雜程度的增加，計算機(jī)本身存在潛在安全隱患，人為操作不當(dāng)?shù)榷际闺娮游募狈Π踩谋４姝h(huán)境，應(yīng)做好備份等處理。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化傳遞，范圍廣，影響大，應(yīng)注意把關(guān)不嚴(yán)造成的影響。手機(jī)端的傳播方式更要注重內(nèi)部和保密的管理。附件格式多樣化應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一處理，做到長期保存格式的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化。

四、應(yīng)注意的問題

（一）電子公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性

公文材料的真實(shí)性是進(jìn)行政務(wù)管理工作首要完成的目標(biāo)，也是最重要的目標(biāo)，真實(shí)性和行政效力是公文的靈魂。公文應(yīng)該在起草階段就要進(jìn)行充分的溝通，注重內(nèi)容擬寫，在核稿階段就不能進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的修改。背景信息是電子公文的重要組成部分，所記載的電子公文元數(shù)據(jù)是影響電子文件真實(shí)性的關(guān)鍵性因素，系統(tǒng)要嵌入確保文件價值和證明真實(shí)的元數(shù)據(jù)。

（二）電子公文流程的合規(guī)性

在公文的申請階段，申請材料的提交和審核必須經(jīng)過各層級領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽名，加強(qiáng)對公文的審核把關(guān)；在公文寫作完成后還需要有關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行再次核實(shí)，并建立公文的監(jiān)督機(jī)制，只有建立起制度化的工作標(biāo)準(zhǔn)，才能夠讓公文管理走向規(guī)范化。此外，還要加強(qiáng)研究公文流程節(jié)點(diǎn)的合理性和可能存在的風(fēng)險點(diǎn)，保證公文流轉(zhuǎn)的時效性，加強(qiáng)督促、催辦簽批等流程。最后確保發(fā)文稿面紙和文件簽辦單要素齊全規(guī)范。

（三）電子公文格式的規(guī)范性

結(jié)合《黨政機(jī)關(guān)公文處理條例》“公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和符號標(biāo)點(diǎn)等，按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行”有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)電子公文的規(guī)范性。雖然有些單位使用公文格式模板，提高編排效率等，但是還是存在一些常見的格式錯誤問題。特別在標(biāo)點(diǎn)符號，文種選擇，標(biāo)題制作等，如在標(biāo)示發(fā)文年號時使用括號不規(guī)范，多個書名號或引號并列時使用頓號分隔，表示次序的阿拉伯?dāng)?shù)字使用點(diǎn)號不當(dāng)，附件說明格式不規(guī)范，請示和報告文種使用錯誤等。對于附件格式的規(guī)范問題，在歸檔時必須將其轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)化的保存格式，以便后期的檔案管理與深入編研等工作。

為使電子公文有序發(fā)展，加強(qiáng)電子公文的寫作和管理研究是當(dāng)前面臨的重要任務(wù)，制定符合現(xiàn)實(shí)狀況的一系列解決問題的措施，才能不斷推進(jìn)電子政務(wù)發(fā)展。