降低企業(yè)辦公用品消耗，節(jié)約辦公成本

周泰虎 黔南州煙草公司獨(dú)山縣分公司

伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，企業(yè)在日常經(jīng)費(fèi)管理中的細(xì)化，辦公用品經(jīng)費(fèi)使用也已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)費(fèi)管理中的重要組成部分，但是根據(jù)筆者的觀察結(jié)果來(lái)看，很多企業(yè)在辦公用品使用上，存在有必要嚴(yán)重的浪費(fèi)現(xiàn)象，造成了辦公成本的不必要增加，因此，對(duì)于企業(yè)管理者來(lái)講，依托相關(guān)措施，控制企業(yè)辦公用品的消耗，對(duì)于提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，將會(huì)起到十分重要的作用。

一、企業(yè)降低辦公用品消耗的意義分析

實(shí)際上，在企業(yè)成本管理當(dāng)中，辦公用品消耗屬于企業(yè)行政管理和成本管理中的一項(xiàng)分支內(nèi)容。雖然這些辦公用品價(jià)值不高，但是類別眾多、用途多元，在管理過(guò)程中有一定的難度，而在現(xiàn)實(shí)當(dāng)中，在當(dāng)前時(shí)代背景下，企業(yè)也沒(méi)有針對(duì)辦公用品消耗進(jìn)行過(guò)多的管理，導(dǎo)致了企業(yè)在辦公用品使用方面存在有比較嚴(yán)重的鋪張浪費(fèi)現(xiàn)象，所以，對(duì)企業(yè)辦公用品消耗進(jìn)行控制，不僅能夠有效節(jié)約辦公成本，同時(shí)也能讓企業(yè)在對(duì)辦公用品的使用和管理上變得更為規(guī)范，這對(duì)于企業(yè)自身的規(guī)范化建設(shè)，將會(huì)帶來(lái)十分積極的影響。

二、減低企業(yè)辦公用品消耗，降低辦公成本的有效措施

（一）全面了解辦公用品的使用范圍和使用部門

第一，了解辦公用品使用范圍。對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，想要對(duì)辦公用品使用量進(jìn)行有效控制，避免不必要的浪費(fèi)。首先需要確定辦公用品的使用路徑和使用方式，了解本企業(yè)所使用的辦公用品類型。根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，辦公用品涉及有紙張、筆、桌椅、文件袋、訂書機(jī)、訂書針、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、電腦等工具。因此，相關(guān)管理人員需要對(duì)企業(yè)中所使用的辦公用品信息進(jìn)行收集和歸納，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)數(shù)據(jù)的對(duì)比分析，了解企業(yè)中相關(guān)部門科室對(duì)各類辦公用品的具體使用情況，并在之后設(shè)定適合該部門科室的辦公用品使用制度。

第二，確定企業(yè)中哪些工作人員將會(huì)在工作中消耗較多的辦公用品。對(duì)于企業(yè)來(lái)講，其日常工作中，對(duì)于辦公用品的使用，不單單涉及行政部門，還包含有財(cái)政管理部門、黨委部門、工會(huì)部門等，同時(shí)在生產(chǎn)車間等區(qū)域，也通常建立有辦公室等，同樣需要使用一定量的辦公用品，基于上述情況，管理者必須要在企業(yè)中針對(duì)辦公用品的使用進(jìn)行統(tǒng)籌管理，制定有針對(duì)性的各科室辦公用品經(jīng)費(fèi)預(yù)算，保障辦公用品的消耗，在合理范圍區(qū)間。

（二）建立嚴(yán)格健全的辦公用品使用管理制度

制度的建設(shè)，其目的是為了規(guī)范企業(yè)中各部門工作人員的行為方式，建立辦事標(biāo)準(zhǔn)，讓企業(yè)工作人員全方位了解辦公用品消耗程度，讓企業(yè)能夠在辦公經(jīng)費(fèi)上得到有效的控制，因此，筆者建議在以下方面進(jìn)行制度建設(shè)。

首先，是對(duì)傳統(tǒng)意義上的辦公用品種類進(jìn)行劃分。在實(shí)踐過(guò)程中可以將其劃分成消耗品（印刷紙張、膠水、書寫筆、便簽紙等）、管制消耗品（如電池、修正液、文件夾等）、耐用品（如剪刀、計(jì)算器、訂書機(jī)等）。對(duì)于消耗品來(lái)講，需要制定相關(guān)的使用標(biāo)準(zhǔn)，例如紙張的正反面使用比例，簽字筆的水墨含量等，只有在達(dá)到相關(guān)使用標(biāo)準(zhǔn)之后，才能進(jìn)行這些用品的更新；針對(duì)管制消耗品，施行定期更換策略，如遙控器中的電池，可以根據(jù)使用頻次，每間隔3-6 月進(jìn)行一次更壞；針對(duì)耐用品，辦公室當(dāng)中應(yīng)指派專業(yè)工作人員進(jìn)行管理，避免遺失。

其次，對(duì)各類辦公用品的申領(lǐng)程序進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定。通常情況下，辦公用品因?yàn)樽陨硎褂帽幌模赃M(jìn)行更換無(wú)法避免，而在申領(lǐng)環(huán)境，若沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的記錄管理，便有可能讓相關(guān)部門在申領(lǐng)之后，出現(xiàn)使用浪費(fèi)等情況，因此對(duì)于管理部門來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)通過(guò)制定申領(lǐng)流程，確定領(lǐng)用要求，對(duì)各部門辦公用品使用情況進(jìn)行統(tǒng)籌管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公用品消耗的有效控制。

（三）建立辦公用品使用規(guī)范

企業(yè)應(yīng)當(dāng)施行內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)管理制度，對(duì)其中的貴重辦公用品，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等施行統(tǒng)一管理，多部門使用模式?？茖W(xué)實(shí)用性現(xiàn)代化辦公技術(shù)，依靠互聯(lián)網(wǎng)，計(jì)算機(jī)等進(jìn)行文件的閱讀、批注以及記錄，針對(duì)計(jì)算機(jī)使用過(guò)程中的耗材使用（如鼠標(biāo)、硒鼓等），必須要經(jīng)過(guò)部門經(jīng)理審核，在批準(zhǔn)后才能使用，在申領(lǐng)后需要以舊換新。

（四）建立降耗方案

第一，強(qiáng)化照明用電管理，降低電力消耗。在企業(yè)中，針對(duì)辦公室、會(huì)議室等區(qū)域，使用節(jié)能照明技術(shù)，降低對(duì)電能的使用；第二，降低辦公用品使用的規(guī)章制度，施行定期檢查，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的辦公用品鋪張浪費(fèi)現(xiàn)象進(jìn)行及時(shí)通報(bào)。第三，制定獎(jiǎng)懲方案，制度還需要涉及獎(jiǎng)懲方面的內(nèi)容，獎(jiǎng)懲措施包括對(duì)個(gè)人和部門兩個(gè)層面，針對(duì)企業(yè)中嚴(yán)格遵循要求，對(duì)各類辦公用品的使用進(jìn)行嚴(yán)格管理控制的個(gè)人和部門進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以此來(lái)樹立典型，針對(duì)存在有嚴(yán)重違反規(guī)定要求，在辦公用品使用中存在有嚴(yán)重鋪張浪費(fèi)情況的個(gè)人或部門給予適當(dāng)?shù)膽土P，由此來(lái)讓企業(yè)中所有工作人員和部門建立節(jié)約意識(shí)。

（五）優(yōu)化采購(gòu)環(huán)節(jié)成本控制

在針對(duì)辦公用品消耗進(jìn)行控制的過(guò)程中，針對(duì)采購(gòu)源頭的成本控制同樣是工作的重點(diǎn)。在實(shí)踐過(guò)程中，采購(gòu)部門需要秉持能不買就不買的原則，盡量延長(zhǎng)辦公室中各類貴重辦公用品的使用壽命，另外，可以和銷售方建立良好的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)對(duì)貨物采購(gòu)價(jià)格的有效控制，并且讓采購(gòu)方支持辦公用品的送貨上門，最大限度節(jié)約運(yùn)輸?shù)确矫娴馁M(fèi)用成本。

整體來(lái)講，依托上述措施，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)辦公成本的有效控制，值得注意的是，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者需要在這一過(guò)程中發(fā)揮模范帶頭作用，依靠樹立榜樣，讓企業(yè)內(nèi)部人士到企業(yè)高層對(duì)控制辦公用品消耗的重視程度，從而讓各部門在今后的工作中能夠避免形式主義作風(fēng)，切實(shí)降低對(duì)辦公用品的使用消耗。

三、結(jié)束語(yǔ)

筆者認(rèn)為，在降低辦公用品消耗方面，需要企業(yè)進(jìn)行制度建設(shè)，并且強(qiáng)化對(duì)各項(xiàng)制度的執(zhí)行力度，建立成本控制思想，讓企業(yè)中的每一位工作人員都具有良好的責(zé)任意識(shí)，通過(guò)統(tǒng)籌管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公用品消耗的有效控制，降低辦公用品的成本。