試論文山州機關(guān)事業(yè)單位流動人員人事檔案管理模式創(chuàng)新

王旭月 云南省文山州人力資源和社會保障局

當(dāng)前就業(yè)形勢嚴(yán)峻，流動人才數(shù)量不斷上升，文山州每年招聘、錄用人員共2000余人，機關(guān)事業(yè)單位人事檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出和檔案審核約3000余份，目前文山州保管著流動人員人事檔案13276份，保管機關(guān)事業(yè)單位人員人事檔案近20萬份。這些檔案在流動過程中，如按老一套的管理模式存在一定安全隱患，要想實現(xiàn)對人事檔案的安全性、便利性管理，需要探索出安全、便民的管理模式。

一、文山州流動人員人事檔案管理存在的主要問題

首先，人事檔案存放室存在安全隱患。因各地各單位受經(jīng)費影響，檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)程度不一，部分單位檔案室存在安全隱患。其次，管理人員更換頻繁。由于競爭上崗、工作調(diào)動等因素，各單位檔案管理人員更換頻繁，新的人員學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理工作條例不深不透，對政策、業(yè)務(wù)掌握不精，存在麻痹大意、管理不嚴(yán)的情形。再次，私自攜帶檔案存隱患。在人員流動中，存在個人私自攜帶個人檔案，導(dǎo)致檔案失真甚至發(fā)生丟失的情況。最后，對異地檔案管理機構(gòu)溝通協(xié)調(diào)困難。由于新錄用的人員人事檔案存放地方不一，各地對檔案存放和提取手續(xù)不統(tǒng)一，有的人員沒有根據(jù)規(guī)定在人才服務(wù)機構(gòu)辦理相關(guān)的手續(xù)，甚至還存在不知道自己檔案存在何方，知道存放地的又與檔案管理機構(gòu)失去聯(lián)系的情況，這對檔案管理產(chǎn)生了較大的影響。

二、加強機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理模式創(chuàng)新的重要意義

機關(guān)事業(yè)單位人員是國家興衰成敗的重要組成部分，機關(guān)事業(yè)單位人員用得好可以為國家長治久安、經(jīng)濟發(fā)展、政治穩(wěn)定等方面奠定堅實基礎(chǔ)，用不好將影響國家進步、社會發(fā)展。而大多流動人員都是些年輕干部，是國家后備干部，為國家經(jīng)濟發(fā)展、社會穩(wěn)定提供人才保障，作為檔案管理機構(gòu)和檔案管理者，應(yīng)當(dāng)想盡一切安全有效、便民利民的辦法來管理好這群人的人事檔案，為國家聘用人才、選拔人才提供有力依據(jù)。探索機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理模式創(chuàng)新為管理好流動人員人事檔案有著重要意義。

三、機關(guān)事業(yè)單位流動人員人事檔案管理模式創(chuàng)新

（一）建立完善的管理制度

機關(guān)事業(yè)單位流動人員人事檔案管理的創(chuàng)新對單位和個人發(fā)展有著重要的意義，應(yīng)建立完善的流動人員信息檔案管理制度，明確相關(guān)的要求，保障機關(guān)事業(yè)單位流動人員的合法權(quán)益。有關(guān)單位不應(yīng)該無故扣留機關(guān)事業(yè)單位流動人員的個人檔案，個人人事檔案應(yīng)隨著個人流動。還應(yīng)對檔案管理人員開展專業(yè)的培訓(xùn)，使其在工作中了解相關(guān)的制度要求，提升自身的專業(yè)能力，具有良好的檔案管理意識，使檔案管理工作的進行更加順利。經(jīng)過對人員的培訓(xùn)，使檔案管理的水平得到提升。同時，應(yīng)使檔案管理人員遵守法律要求，堅守職業(yè)道德，使檔案管理工作得到落實，保證檔案管理的最終效果。

（二）開展檔案信息在線動態(tài)化管理

機關(guān)事業(yè)單位流動人員管理制度的完善應(yīng)以轉(zhuǎn)崗分流制度為基礎(chǔ)，重視人員職業(yè)變化積累的關(guān)注，對其信息進行動態(tài)化更新，使人員的職業(yè)信息更加完善。機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中，應(yīng)以轉(zhuǎn)崗分流制度的變量原則為參考，使后續(xù)的追蹤順利進行，保證信息的完整性?？刹捎脛討B(tài)化的管理模式，借助現(xiàn)代化技術(shù)來實現(xiàn)管理，建立信息系統(tǒng)，記錄更新個人檔案，使用“政務(wù)外網(wǎng)+檔案管理”新模式來管理機關(guān)事業(yè)人員人事檔案，個人檔案信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)搭建在內(nèi)網(wǎng)上，確保個人信息安全，個人可通過政務(wù)外網(wǎng)通過實名認(rèn)證來查詢個人檔案存放何處、何人管理等。加強流動人員人事檔案管理的科學(xué)性、安全性、便民性，由于信息化技術(shù)等具有較大的優(yōu)勢，檔案管理人員可將檔案信息在系統(tǒng)中進行在線更新，保證了信息的連續(xù)性和個人信息保持完整。

（三）建立流動人員人事檔案信息資源庫

建立系統(tǒng)化的人員人事檔案信息資源庫可提高檔案管理的效率，可采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來實現(xiàn)信息的分類整合，根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)處理人員的信息。一般流動人員的人事檔案信息量比較大，采用傳統(tǒng)的方式進行管理難以滿足實際需求，因此，建立流動人員人事檔案信息資源庫可實現(xiàn)多種形式的信息儲存，改變了傳統(tǒng)信息管理模式，可實現(xiàn)多種形式的檔案信息記錄，使檔案管理的效果更加顯著，提升了檔案管理的效率及檔案信息利用率。另外，在該條件下，可使先對流動人員的信息的智能處理，滿足了單位間檔案管理人員通過檔案信息共享的需求，使人員的檔案信息發(fā)揮出更好的作用，給招聘單位提供相應(yīng)的參考依據(jù)，使招聘工作的進行更加順利。同時，應(yīng)注意信息的安全性要求，通過人事檔案數(shù)據(jù)庫異地備份，強化安全管理工作，避免檔案信息遺失和泄露。

四、結(jié)語

機關(guān)事業(yè)單位流動人員的檔案管理涉及人員自身的多種信息，對單位的招聘、錄用、干部提拔工作有著一定的參考作用，應(yīng)使流動人員人事檔案管理得到規(guī)范，保證檔案信息的安全性。在實際的管理中，需要建立完善的管理制度，開展檔案信息動態(tài)化管理，建立流動人員人事檔案信息資源庫，使檔案管理的效果加強，能夠滿足檔案管理的實際要求，進一步為檔案信息的利用提供有效的幫助。