加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理助推醫(yī)院建設(shè)的思考

陳明麗 青海省第四人民醫(yī)院

一、醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院建設(shè)的關(guān)系

（一）醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容及必要性

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院發(fā)展建設(shè)過程中重要的原始憑證和權(quán)威依據(jù)，做好各類檔案資料的管理工作，對醫(yī)院而言是一筆寶貴的財富。因此，檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中的一項重點工作。醫(yī)院檔案主要包括：人事檔案、文書檔案、病歷檔案、科研檔案、基建檔案、會計檔案、設(shè)備檔案、招投標(biāo)檔案、照片檔案、榮譽(yù)檔案等，涉及的檔案類型多，分管科室多。做好各類檔案的收集、整理、保管、利用、編研開發(fā)等各項工作，可為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)奠定堅實良好的基礎(chǔ)。

（二）醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院建設(shè)的關(guān)系

通過醫(yī)院不同時期的檔案資料總結(jié)醫(yī)院不同時期的發(fā)展需求、文化進(jìn)程，為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)提供有效的依據(jù)。

1.醫(yī)院檔案管理為醫(yī)院文化建設(shè)制度指明正確方向

醫(yī)院文化建設(shè)需要有完善的制度作為依托，以此才能保證文化建設(shè)有效落實，順利開展。醫(yī)院文化建設(shè)不是一朝一夕的事，而是一個長期發(fā)展和積累的過程，需要形成固定的建設(shè)思路，并且在制度約束下有序完成。文化建設(shè)制度的制定需要記錄在檔案中，保證每一個醫(yī)務(wù)人員都能夠嚴(yán)格遵守工作規(guī)范，約束自己的醫(yī)療行為，為醫(yī)院文化建設(shè)貢獻(xiàn)一份力量。檔案管理可以將文化建設(shè)制度的實施情況以及更替情況詳細(xì)記錄下來，提高醫(yī)院文化建設(shè)工作效率，為醫(yī)院文化建設(shè)制度的創(chuàng)新與優(yōu)化指明正確方向。[1]

2.醫(yī)院檔案管理為醫(yī)院建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)

醫(yī)院建設(shè)發(fā)展過程即是醫(yī)院文化形成與發(fā)展的過程。做好醫(yī)院檔案管理工作，有利于醫(yī)院文化的健全與完善；有利于醫(yī)院文化理念的充實與彰顯；有利于醫(yī)院文化整體性與層次性水平的提高。做好醫(yī)院檔案管理工作，通過對各門類檔案資料的開發(fā)利用展現(xiàn)出醫(yī)院豐富的文化底蘊(yùn)，為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)；

3.醫(yī)院檔案管理推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)長遠(yuǎn)發(fā)展

在醫(yī)院的發(fā)展過程中，要更好地落實檔案管理，需要結(jié)合醫(yī)院的具體發(fā)展情況以及發(fā)展的方向來進(jìn)行，使醫(yī)院的檔案管理制度能夠完美地適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展需求。[2]做好醫(yī)院檔案管理工作，通過各類檔案資料的真實記載提供最真實的資料數(shù)據(jù)，既可以客觀的準(zhǔn)確的反映醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況、管理水平、醫(yī)療質(zhì)量等，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研工作提供依據(jù)及更好地發(fā)展趨勢，還可以作為法律憑證維護(hù)醫(yī)患雙方權(quán)利，從而推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理過程中存在的問題

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠

醫(yī)院絕大部分人對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是各科室將資料送來，抄抄寫寫、存放保管的機(jī)械性工作，不是醫(yī)院的主要工作，不能給醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要做到不丟失，不泄密，能應(yīng)付查、借閱就行了。諸如此類輕視檔案工作的思想，表明了大部分人缺乏檔案意識，不了解檔案對醫(yī)院發(fā)展的重要意義。目前普遍存在的對檔案管理工作的忽視和誤解，與新時代下檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求相去甚遠(yuǎn)。

（二）醫(yī)院檔案管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

目前，醫(yī)院檔案室工作人員大部分隸屬于醫(yī)院辦公室管理，但辦公室工作和檔案室工作內(nèi)容和性質(zhì)截然不同。檔案管理人員大都身兼數(shù)職，很難正常開展檔案工作。受分工不明確的影響，檔案管理人員很少接受定期的專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案意識薄弱，對檔案工作精力投入不足，忙于日常行政事務(wù)，對檔案管理工作僅僅只是停留在將資料放入檔案盒中，沒有及時系統(tǒng)地將所有檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的收集、整理、歸檔，文件材料丟失等情況時有發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案的時效性、真實性、完整性，檔案管理水平和質(zhì)量落后跟不上醫(yī)院發(fā)展需求。

（三）新形勢下的檔案安全問題

傳統(tǒng)檔案安全面臨很大挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在檔案庫房不達(dá)標(biāo)、建設(shè)不規(guī)范，達(dá)不到防火、防盜、防潮、防水、防光、防塵、防鼠等要求，檔案管理人員稀少，管理意識不到位。各立檔部門管理混亂，未設(shè)置檔案管理專兼職人員，導(dǎo)致檔案下落不明、丟失等現(xiàn)象嚴(yán)重。除此之外，有的醫(yī)院即便實現(xiàn)了檔案數(shù)字化、信息化管理，但相關(guān)開發(fā)利用技術(shù)水平達(dá)不到要求，檔案信息安全面臨著威脅。隨著國家信息化建設(shè)步伐的加快，信息技術(shù)的發(fā)展，信息安全受到了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。檔案信息安全問題同樣如此，如涉密信息、敏感信息通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸，如何做好安全保密工作，電子文件的真實、完整、可用等都存在安全隱患問題。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的途徑

（一）深知各類檔案的重要性，強(qiáng)化檔案意識、責(zé)任意識

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)從醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略角度出發(fā)，引導(dǎo)全體職工充分認(rèn)識檔案的重要性，全員樹立檔案意識，強(qiáng)化責(zé)任意識；隨著時間的流逝，做好各類檔案管理工作是對醫(yī)院發(fā)展歷史最好的見證，做好醫(yī)院檔案的收集、保管、利用是為今后醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。各立檔科室應(yīng)設(shè)置檔案管理專兼職人員，不斷強(qiáng)化責(zé)任意識，高度重視檔案管理工作。醫(yī)院檔案管理通過歷史檔案的借鑒、搜尋、宣傳、利用，讓檔案中體現(xiàn)的服務(wù)文化、人文關(guān)懷、制度文化、安全文化、質(zhì)量文化、醫(yī)療文化等觀念，熏陶、影響青年一代醫(yī)務(wù)工作人員，使醫(yī)院文化逐漸地外化于行、內(nèi)化于心，成為全體醫(yī)務(wù)人員所奉行的行為準(zhǔn)則和認(rèn)同的價值觀念。[3]比如：創(chuàng)建醫(yī)院品牌文化建設(shè)，需做好醫(yī)院的宣傳教育工作，通過建立院史館、榮譽(yù)室等，將醫(yī)院、職工歷年來榮獲的各類各項獎勵（獎牌、獎狀、獎?wù)?、獎杯等）、醫(yī)務(wù)工作者先進(jìn)事跡、醫(yī)院核心制度等分門別類上墻、設(shè)置展區(qū)進(jìn)行展示，讓廣大新老員工通過參觀學(xué)習(xí)了解醫(yī)院歷史，了解醫(yī)院文化，從而不斷增強(qiáng)職工凝聚力和向心力，增強(qiáng)愛國、愛院情懷。新冠疫情期間各定點收治醫(yī)院涌現(xiàn)出一大批抗擊新冠疫情優(yōu)秀基層黨組織、先進(jìn)集體、先進(jìn)個人、織……他們在那場沒有硝煙的戰(zhàn)場上，不顧個人安危，勇于擔(dān)當(dāng)?shù)南冗M(jìn)事跡應(yīng)銘記在醫(yī)院的檔案中、歷史中，這樣既對相關(guān)檔案進(jìn)行了規(guī)范化管理，又樹立了醫(yī)院品牌文化，從而進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院社會效益。

（二）不斷完善檔案管理制度，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化

檔案管理只有通過不斷加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，才能強(qiáng)化檔案管理的硬實力。醫(yī)院各類檔案具有專業(yè)性與復(fù)雜性，種類繁雜，需要建立起符合醫(yī)院實際、分門別類的檔案管理制度，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，多個部門根據(jù)檔案的不同種類、性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分。[4]因此，為適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展需求，需要不斷完善各類檔案管理的規(guī)章制度，并遵循檔案資料“誰形成、誰整理、誰負(fù)責(zé)”的管理責(zé)任制來規(guī)范各部門各類檔案資料的收集管理工作。

（三）打造一支具備豐富的檔案管理專業(yè)知識、責(zé)任心強(qiáng)、先進(jìn)的檔案管理技術(shù)團(tuán)隊

當(dāng)大多數(shù)醫(yī)院認(rèn)清了檔案管理工作的重要性，但普遍存在缺少優(yōu)秀的檔案管理人員，我們應(yīng)立足于“用好現(xiàn)有人才，引進(jìn)亟須人才”的宗旨，加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案現(xiàn)有技術(shù)檔案管理人員專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，并通過優(yōu)化和創(chuàng)新人才機(jī)制去吸納更多優(yōu)秀的檔案管理人員。醫(yī)院還可以通過招聘會直接從高校選拔檔案專業(yè)的優(yōu)秀人才，不斷充實檔案管理工作團(tuán)隊。此外，在醫(yī)院職能分工越來越精細(xì)的大環(huán)境下，通過建立獎懲機(jī)制對檔案管理人員進(jìn)行考核，強(qiáng)化責(zé)任心，通過定期考核、獎罰分明的獎懲機(jī)制全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，打造一支專業(yè)的優(yōu)秀的檔案工作團(tuán)隊，推動檔案事業(yè)良性發(fā)展。

（四）強(qiáng)化檔案管理創(chuàng)新意識，提高檔案資料使用效率

醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)具備創(chuàng)新意識，做好檔案信息資料的開發(fā)與利用。2021 年是“十四五”開局之年，全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家新征程開啟之年。觀念創(chuàng)新是醫(yī)院各項工作創(chuàng)新的前提和基礎(chǔ)，做好醫(yī)院檔案創(chuàng)新管理工作，要站在新的起點向更高層次跨越發(fā)展，要從思想挖根源、找差距，自覺樹立檔案意識，要結(jié)合檔案傳統(tǒng)管理模式緊跟醫(yī)院發(fā)展步伐對檔案管理工作方式、內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層需要高度重視檔案管理工作，增加檔案管理信息化建設(shè)投入力度，購置相應(yīng)的軟硬件設(shè)施；進(jìn)一步做好檔案數(shù)字化、信息化工作，做好信息資料的開發(fā)及利用工作，通過不斷提高檔案管理創(chuàng)新能力，樹立醫(yī)院品牌文化，切實提高醫(yī)院核心競爭力。

四、結(jié)束語

總體來說，在醫(yī)院中重要性不容忽視的檔案管理工作，是能夠保障醫(yī)院各項工作順利開展的基礎(chǔ)條件，能夠作為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)過程中重要的參考依據(jù)，因此，應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理工作的重要作用，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的實際情況來思考相關(guān)的措施，使醫(yī)院的檔案管理更加適應(yīng)社會的發(fā)展過程以及醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)需求，以此提升檔案管理的水平。