淺談事業(yè)單位的檔案管理的現(xiàn)狀及對策

杜洋

摘要：事業(yè)單位檔案管理是一個復(fù)雜的過程，事業(yè)單位發(fā)展當中信息量也是逐漸地在增大，這對檔案管理人員的考驗也越來越大，檔案管理人員在管理中一定要具備足夠的耐心和管理方法才能實現(xiàn)檔案的有效管理?，F(xiàn)如今，事業(yè)單位對檔案的管理工作已經(jīng)越來越完善，但是還有很多檔案管理問題存在于事業(yè)單位中，如果不能及時的去發(fā)現(xiàn)并解決這些問題，那么對于事業(yè)單位來說無疑會有很大的負面影響，因此，面對檔案管理中的問題，采取怎樣的對策進行解決是事業(yè)單位需要重視的，也是其進一步發(fā)展必須要解決的問題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)狀分析

前言：在經(jīng)濟發(fā)展迅速的情況下，人們對信息的需求也不斷增加，同時，事業(yè)單位檔案管理也需要信息數(shù)據(jù)化，事業(yè)單位的檔案管理問題也成為了我們越來越關(guān)注的問題。如何做好檔案管理工作是當下每個事業(yè)單位都要面臨的首要問題。目前我國事業(yè)單位檔案管理工作仍有不足，需要改進，相關(guān)部門可以制定一些政策與規(guī)范來管理事業(yè)單位的檔案管理，國家也應(yīng)該健全法制，為事業(yè)單位的檔案管理人員營造一個更好的辦公環(huán)境，當然還需要有一定的技術(shù)性及專業(yè)性，才能及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。本文以檔案管理工作為研究對象，從事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析入手，簡單闡述檔案管理工作中存在的問題，并提出相應(yīng)的對策。

1.事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1檔案管理人員的綜合素養(yǎng)比較低

事業(yè)單位檔案管理工作不僅比較復(fù)雜，另外對于檔案的管理質(zhì)量要求也比較高，如果管理不當，其后續(xù)的影響涉及是很多的，由于檔案管理工作是比較乏味和無趣的，沒有足夠的耐心和責任心是不可能勝任這項工作的。然而在實際的工作中，有很多檔案管理人員的檔案理論知識并不是非常的豐富，甚至，一些檔案管理人員只是將檔案管理工作作為自己的兼職工作。這也就意味著這些檔案管理人員并不能全心全意的去做檔案管理工作，導(dǎo)致工作的過程中沒有責任心，甚至在檔案的收集和管理過程中都沒有做到認真，時常會造成檔案不能使用的現(xiàn)象，給其他部門的工作帶來負擔，致使檔案管理工作穩(wěn)定性受到消極影響。隨著事業(yè)單位的發(fā)展，單位檔案管理的工作量勢必會增加不少，而一些管理人員的管理理念還是比較傳統(tǒng)，這就造成了其管理水平并不能適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的新要求，導(dǎo)致工作人員的工作效率低，工作人員所記錄的信息不完全、不細致;在這種情況下，檔案管理人員如果不加強對計算機技術(shù)的學(xué)習(xí)，仍是以這種老舊的辦公狀態(tài)工作的話，就會使檔案管理部門逐漸喪失自己的工作職能。

1.2對檔案管理工作缺乏重視

事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容是十分復(fù)雜的，涉及的內(nèi)容比較多，不僅包括對單位信息資料的管理，還要對文書檔案、技術(shù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、照片檔案、錄音錄像檔案等進行管理，另外還需要涉及其它單位和部門的信息收集和了解等，因此，其信息量是十分巨大的。然而，事業(yè)單位檔案管理工作人員自身沒有認識到檔案管理的重要性，在檔案管理工作方面缺乏必要的重視。檔案管理意識的薄弱會影響員工的工作效率，查找資料和檔案的過程耗費太多時間和精力，就會導(dǎo)致檔案管理工作的盲目性和無效性，而面對這種情況的發(fā)生，事業(yè)單位并沒有采取有效的方法進行監(jiān)督和管理，這進一步造成了檔案管理工作的混亂性。簡單來說，事業(yè)單位檔案管理所受重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作長時間且持續(xù)性的處于一種無序與混亂階段。

1.3事業(yè)單位檔案室的管理設(shè)備陳舊

如今，國民經(jīng)濟在飛速增長，科學(xué)技術(shù)水平也在穩(wěn)步提高，現(xiàn)代化的管理設(shè)備被應(yīng)用的范圍也越來越廣。然而，在一些事業(yè)單位中，檔案部門的管理設(shè)備仍然是非常陳舊的，并沒有跟上時代的步伐。但是我國很大一部分的事業(yè)沒有認識到這一問題的重要性，所以在平時管理中，很多單位的檔案管理，資料得不到及時的更新，也沒有根據(jù)社會發(fā)展，正由于事業(yè)單位檔案管理設(shè)施的落后，也造成了單位檔案資源開發(fā)利用效率不高的局面，這種現(xiàn)狀，不單單會影響檔案管理人員的辦公心情，還會影響到管理人員的工作效率和工作質(zhì)量。

2.提升事業(yè)單位檔案管理水平的對策

2.1增強和提高檔案人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位在檔案管理中，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)至關(guān)重要，直接影響著檔案管理的質(zhì)量。關(guān)于檔案管理人員的工作素養(yǎng)，首先需要管理人員具有很強的責任意識，對工作內(nèi)容和流程認識要全面，然后，在具體的檔案管理工作中，管理人員要具有細致耐心的工作態(tài)度，同時還要具有良好的管理方法。其次是要加強職業(yè)道德，樹立正確的職業(yè)道德觀念，樹立為社會發(fā)展服務(wù)的思想;還要掌握信息技術(shù)，既要加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，并且還要加強計算機知識及人事檔案管理軟件知識的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識，又懂得計算機管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才，單位可以采取一定的宣傳措施來強化管理人員的責任意識，對管理人員還可以定期進行培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識技能，進而對他們的學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況進行檢查和考核，提高其綜合素養(yǎng)。

2.2重視檔案管理工作

事業(yè)單位檔案管理要想更加高效的運行，首先就應(yīng)該創(chuàng)新管理理念，即事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要加大對檔案管理的宣傳力度，在會議上要進行強調(diào)，進而也要在檔案管理部門進行文件的下達，從而營造出一種檔案管理工作重要性的氛圍，讓檔案管理人員也認識到其工作的重要性，進而鼓勵員工積極主動發(fā)言，提出自身對檔案管理的一些意見，在提高員工參與度的同時，也能激發(fā)出員工工作的積極性和主動性。其次是提高事業(yè)單位管理者對檔案管理的重視程度，這就要求領(lǐng)導(dǎo)充分認識到每一位員工的作用，營造良好的工作氛圍，應(yīng)該將檔案管 理工作納入到年度重點工作計劃中，這樣可以促使員工在對于檔案信息的收集、整理、分析等都認真對待，切實負起責任。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還要對于檔案管理工作中的問題積極進行總結(jié)和處理，進而保證工作的準確性，同時結(jié)合事業(yè)自身的現(xiàn)狀，進行積極地改進。

2.3注重檔案管理設(shè)施的完善

當下，事業(yè)單位存在設(shè)備老化及工作效率低下的問題，在創(chuàng)新事業(yè)檔案管理中，采取完善檔案管理部門硬件設(shè)施的方法，希望能夠提升檔案管理部門的效率。在企業(yè)實際生產(chǎn)以及經(jīng)營中，硬件設(shè)施占有十分重要的地位，重視完善相關(guān)硬件設(shè)施，不僅可以為企業(yè)贏得更大的市場，還能讓企業(yè)在競爭日益激烈的現(xiàn)代企業(yè)中脫穎而出。為了提高檔案管理工作的質(zhì)量，單位可以引進一些高技術(shù)的管理設(shè)備，這也是事業(yè)單位檔案管理必須要采取的措施。除此之外，檔案管理部門還應(yīng)該研發(fā)一個適用檔案管理的軟件，在這種軟件的支持下，檔案管理人員的工作速度就會提升很多，也降低了檔案管理人員的工作強度，可謂兩全其美，這樣就可以很大程度上降低檔案管理人員的工作量，檔案管理工作借助設(shè)備軟件的使用，極大地提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。

結(jié)語：

總而言之，事業(yè)單位應(yīng)該清楚地意識到，要想要管理好企業(yè)就需要足夠了解單位本身。改善事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，是需要領(lǐng)導(dǎo)和民眾都積極參與進來，事業(yè)單位檔案管理工作在尋求提升與創(chuàng)新的過程中面臨挑戰(zhàn)。因此，有關(guān)部門需要在思想觀念上高度重視檔案管理工作，加強研究檔案管理工作，尋求檔案管理水平提高的策略及其創(chuàng)新的有效途徑，為事業(yè)單位檔案管理工作的改進與創(chuàng)新提供有價值的建議，事業(yè)單位的檔案管理水平才能從本質(zhì)上得到提升，從而促進事業(yè)單位工作效率的提升，實現(xiàn)單位的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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