院史館在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值和意義

摘要：院史館材料涵蓋內(nèi)容雖然有限，但它涉及醫(yī)院歷史的開端、發(fā)展、變遷，有一個(gè)清楚的脈絡(luò)線，醫(yī)院體質(zhì)性質(zhì)的變化、整體實(shí)力的強(qiáng)弱、科研學(xué)術(shù)教學(xué)水平、人文風(fēng)采，以及醫(yī)院文化底蘊(yùn)等，院史館都有一個(gè)清楚的描述，通過院史館，很多人對(duì)醫(yī)院歷史、發(fā)展會(huì)有更直觀的認(rèn)識(shí)，而且院史館集中收藏、展示的東西，比起整理裝箱收藏起來的檔案內(nèi)容，更有傳播價(jià)值和集中宣傳價(jià)值。本文就院史館對(duì)檔案工作的意義，院史館資料的整理、篩選、組建及日常管理方式進(jìn)行了探討，希望以小見大對(duì)推進(jìn)檔案管理工作有一定的參考價(jià)值和指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵字：院史館;檔案管理;價(jià)值;意義

1.醫(yī)院院史館內(nèi)容分類

青海省第五人民醫(yī)院始建于1958年，60余年的發(fā)展，經(jīng)歷了從企業(yè)（鐵路）到地方（歸到衛(wèi)生系統(tǒng)）的過程，完整的史料因?yàn)獒t(yī)院性質(zhì)的變更，很多檔案在交接中未能妥善保管，留存有限。而醫(yī)院院史館的建立，勢(shì)必重新追尋歷史，這對(duì)醫(yī)院檔案管理來說，是一次難得的修補(bǔ)完善的過程，更是對(duì)檔案工作的一次全面梳理。為此，醫(yī)院成立史料整理小組，以專人負(fù)責(zé)的形式，完成史料整理、照片拍攝、掃描、老職工采訪等，以淘寶般的細(xì)致，歷時(shí)三年來完善。已成型的院史館內(nèi)容分為前言、歷史沿革、歷屆領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷、醫(yī)院文化、榮譽(yù)成就、科研學(xué)術(shù)、人才交流、后記等內(nèi)容，涉及醫(yī)院1958年-2021年所有重要?dú)v史事件。其來源分為這么幾個(gè)方面：（1）醫(yī)院檔案庫(kù)中的院辦公會(huì)、院周會(huì)、院黨委會(huì)、職工代表大會(huì)內(nèi)容記錄，人事部門的人事檔案，以及留存下來的老照片、音頻、視頻、物件等資料;（2）通過院內(nèi)老職工采訪，挖掘以往因條件限制無法保存的重要線索，進(jìn)行歷史還原;（3）對(duì)院外離退休老職工或其子女進(jìn)行走訪，翻看其及其家人保留下來的珍貴資料，整理出醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理部分中缺失或沒有的內(nèi)容;（4）前往蘭州、上海、江蘇等地，走訪與醫(yī)院過去有交集的鐵路單位，通過翻看“院志”、人事檔案，聯(lián)系相關(guān)人員，根據(jù)對(duì)方提供的報(bào)刊、雜志、照片等搜集醫(yī)院發(fā)展重要線索，整理珍貴史料。經(jīng)過多渠道努力，醫(yī)院檔案資料形式更豐富，資料更完善，醫(yī)院發(fā)展面貌更清晰，以往大家不知道或遺失的歷史片段有了很好的復(fù)原，是醫(yī)院檔案管理的一次良好梳理。

2.醫(yī)院院史館在檔案管理中的意義和價(jià)值

（1）保存價(jià)值和宣傳價(jià)值。拿院史館歷史沿革部分來說，從1958年醫(yī)院始建開始，用歷史性大事件做貫穿，呈現(xiàn)醫(yī)院60余年發(fā)展脈絡(luò)，本章節(jié)對(duì)醫(yī)院發(fā)展歷史中的大事記進(jìn)行了羅列，并以圖文的形式得以呈現(xiàn)，在院史館不拆除的前提下，這些內(nèi)容將一直存在，并得到不斷完善和保管。此外，院史館內(nèi)還有一些展示柜，這些柜子多數(shù)為特殊定制，關(guān)鍵是符合保存文物的要求，醫(yī)院很多老物件、老設(shè)備，存放在這些特制的柜子中，一方面有展示的價(jià)值，另一方面可更妥善保管，延長(zhǎng)壽命，而一般的檔案管理都無法兼具這兩者。此外，院史館存在的意義還在于他的宣教、傳承作用。院史館開館后，醫(yī)院職工作為第一批參觀者，可通過展示內(nèi)容，對(duì)醫(yī)院有一個(gè)更直觀的了解，是傳承歷史、發(fā)揚(yáng)“醫(yī)者仁心、救死扶傷”光榮傳統(tǒng)、養(yǎng)成愛院如家良好習(xí)慣的教育基地，起到了凝聚人心、以史育人、鼓舞人心、增強(qiáng)斗志的作用。如果沒有院史館呈現(xiàn)出來的內(nèi)容，大家的感觸感受都會(huì)停留在淺層次的表象，不會(huì)太深，達(dá)不到更好宣教傳承的目的。另外，醫(yī)院文化、專家、技術(shù)力量以及整體實(shí)力在院史館有一個(gè)很好的展示，院外參觀人員來院時(shí)，想最直觀最快捷了解醫(yī)院歷史，非院史館莫屬。一批一批的參觀者，口口相傳間，醫(yī)院歷史被更多人了解，宣傳價(jià)值有了體現(xiàn)，也可以說將檔案的價(jià)值發(fā)揮到了最大，給了檔案管理人員枯燥的生活一些生趣，可有效激發(fā)檔案管理人員的工作信心。

（2）院史館的邏輯性給了檔案管理新的思考。醫(yī)院檔案管理包括了醫(yī)院的醫(yī)療管理、行政管理、經(jīng)濟(jì)管理、人員素質(zhì)管理等內(nèi)容，檔案管理的人員素質(zhì)管理設(shè)施及管理的現(xiàn)代化水平等在一定程度上可以反映出醫(yī)院的整體管理水平[1]。但在醫(yī)院管理中，普遍對(duì)檔案管理工作的重視程度一般，很多都處于人工檢索的階段，很多檔案員的普遍認(rèn)識(shí)是，把資料規(guī)整到箱子里，避免水、火等安全問題的出現(xiàn)，就算完成了檔案管理工作。一些保管條件一般的單位，檔案全部混到一起堆放在檔案庫(kù)中，檔案架、保存箱等設(shè)備缺乏，而且也沒有備份，再加平凡調(diào)用，導(dǎo)致紙質(zhì)類檔案破損嚴(yán)重，音視頻損壞無法播放等。還有一些單位，具備良好的管理?xiàng)l件，但管理員的條理性不夠清楚，保管方式單一，學(xué)習(xí)能力無法與時(shí)俱進(jìn)，這也是醫(yī)院檔案管理工作不突出所在。院史館建立本身就是對(duì)較為分散的檔案材料轉(zhuǎn)化為集中、統(tǒng)一的檔案收集、整理、展示過程，院史館因具有直觀、生動(dòng)、形象的特點(diǎn)，具有很強(qiáng)的吸引力、說服力和感染力，活化了檔案信息[1]。尤其院史館檔案分類，清楚明了，規(guī)整合理，層次明晰，每個(gè)版塊要放什么內(nèi)容，怎么放好看，展示物件怎么保養(yǎng)維護(hù)，都有系統(tǒng)的方案，另外，院史館除了實(shí)物，還有備份內(nèi)容存儲(chǔ)，不容易丟失損壞。從資料搜集到設(shè)計(jì)規(guī)劃到展示展覽再到維護(hù)儲(chǔ)存，負(fù)責(zé)院史館工作的人員，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，這些經(jīng)驗(yàn)即可以分享給檔案管理人員，也可以應(yīng)用到日常工作中，這對(duì)強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作，做到分門別類，有序排放極具推進(jìn)意義。

（3）院史館具有拉長(zhǎng)檔案保管年限的意義。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和社會(huì)工作中科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理工作也正在科技化，很多檔案已經(jīng)不需要以紙質(zhì)的方式存儲(chǔ)。不過，醫(yī)院領(lǐng)域，檔案管理工作相對(duì)都比較落后，很多檔案管理員也習(xí)慣于留存保管紙質(zhì)類檔案內(nèi)容，對(duì)如何操作計(jì)算機(jī)進(jìn)行各類檔案資料的上傳、掃描、打包儲(chǔ)存都懷有一種恐懼和莫名排斥心理，但是，很多檔案，如病例檔案等都有儲(chǔ)存年限限制，一般三十年就可以銷毀。如果是電子版在條件允許的情況下，可做保留，但紙質(zhì)版內(nèi)容，因?yàn)榇鎯?chǔ)空間的限定，必須進(jìn)行清理，一旦這些東西全部處理，再想追溯就會(huì)很困難。但院史館對(duì)歷屆很多年的一些關(guān)鍵手術(shù)、病例或疑難技術(shù)都會(huì)進(jìn)行展示，在條件允許的情況下，這些東西將長(zhǎng)期存在，甚至過上百年依然有跡可循。這恰恰彌補(bǔ)了醫(yī)院部分檔案按年限銷毀帶來的檔案丟失，延長(zhǎng)了檔案存儲(chǔ)時(shí)間。

3.建議和意見

基于院史館在檔案管理中心的積極意義和價(jià)值，院史館內(nèi)容必須要真實(shí)，尤其整理人員需反復(fù)核對(duì)，歷史事件發(fā)生的時(shí)間，參與人員，帶來的反響等等內(nèi)容一定要確保準(zhǔn)確無誤。要做好院史館檔案的保存工作，按設(shè)計(jì)的版塊內(nèi)容，有條理的儲(chǔ)存，并保證所有內(nèi)容能單獨(dú)調(diào)出使用，應(yīng)該做到備份內(nèi)容再備份，以防備份部分丟失。對(duì)于院史館內(nèi)容，開館后應(yīng)該讓記憶力好，責(zé)任心強(qiáng)，講解能力出眾的人擔(dān)任講解員，并做好專業(yè)培訓(xùn)，確保能一字不差準(zhǔn)確無誤講解醫(yī)院歷史，讓醫(yī)院院史館的展示性、宣傳性、教育性、激勵(lì)性等特點(diǎn)充分發(fā)揮。

參考資料

[1]孔凡麗.探析院史館在醫(yī)院檔案管理中的意義[J]醫(yī)藥前沿，2013，2095-1752（2013）18-0368-02

[2]梁玉霞.檔案管理在醫(yī)院管理中的作用[J]中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志，2004，第二卷第六期

作者簡(jiǎn)介

韓明媚，女，1981年7月10日生，回族，青海平安，大學(xué)本科，青海省第五人民醫(yī)院。