事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及解決對策

周曰武

[摘 要]隨著事業(yè)單位管理的不斷發(fā)展，人事檔案管理已成為單位管理的重要組成部分。人事檔案匯總了事業(yè)單位員工的各類個人基本信息。因此，只有做好個人信息管理工作，才能促進國家能力和事業(yè)單位管理的現(xiàn)代化發(fā)展。文章主要闡述了我國目前事業(yè)單位人事檔案管理的基本情況，并提出相應的改進意見，對事業(yè)單位內部管理具有重要參考價值。目前，我國事業(yè)單位的人事檔案管理中內部控制存在著對檔案管理考慮不足、管理模式相對落后、信息化滯后、文件價值和作用發(fā)揮不足等問題，導致其直接相關管理價值無法發(fā)揮到最大，嚴重阻礙了事業(yè)單位進行公共服務管理職能的開展。

[關鍵詞]檔案管理;事業(yè)單位;問題;解決對策

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A ? ? ? ? ? 文章編號：1674-1722（2021）24-0058-03

20世紀70年代，我國開始慢慢實施事業(yè)單位的人事檔案管理，在人事檔案管理的實踐中積累了豐富的經(jīng)驗。然而，深化事業(yè)單位改革的關鍵是在我國事業(yè)單位內外部環(huán)境差異較大的背景下進行的。同時，根據(jù)媒體的發(fā)展和應用，傳統(tǒng)的文件管理模式已不能滿足當前事業(yè)單位的需要。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式普遍存在效率低下的問題，極大程度上弱化了事業(yè)單位的公共服務功能，對事業(yè)單位的改革和發(fā)展產生了負面影響[1]。因此，事業(yè)單位目前應積極研究和解決人事檔案管理中存在的問題。在新時期社會發(fā)展的背景下，事業(yè)單位關于人事檔案管理應該引入新的目標，對其現(xiàn)有的管理模式進行相應的改革創(chuàng)新[2]。目前所使用的人事管理方式存在一定程度的弊端，探索新的管理方法是目前需積極進行籌措的重要改革內容。傳統(tǒng)的人事檔案管理當中存在一些管理制度跟不上經(jīng)濟發(fā)展速度的問題，要想對事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題進行解決，必須要求參與建設的管理人員根據(jù)各機構人事安排的實際情況實施能夠使檔案管理人員具備相應專業(yè)素質以及技能的管理措施[3]。

一、檔案管理工作

檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的重要組成部分。個人檔案的相應管理是檔案管理的關鍵。檔案管理主要是需要將各個部門員工的個人信息進行綜合匯總。因此，良好的個人信息管理體系對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義。

人事檔案管理工作開展的過程中必須確定檔案管理組織的內部結構架構以及內部人員組成結構，以確保在后期人員調動以及崗位變動的過程中有效實現(xiàn)資源配置最優(yōu)。且當業(yè)務發(fā)生變化時，人事檔案管理部門必須及時處理且記錄工作人員的學習經(jīng)歷和業(yè)務記錄，確保在進行人事調動過程中的公平，這對維持事業(yè)單位的穩(wěn)定運行具有重要作用[4]。目前，檔案管理在具體業(yè)務中并沒有表現(xiàn)出較為明顯的作用，但是由于在具體實施上存在一些差異，給業(yè)務單位的發(fā)展帶來了很多負面影響。未來，事業(yè)單位應著重補充人事管理制度、對管理者提出更高要求的同時有效提高人事文件管理的應用效率，這是事業(yè)單位未來健康發(fā)展的基礎[5]。

二、我國事業(yè)單位人事檔案管理的意義

從投資者的角度來看，所作出的任何投資決定的基礎都是要求被投資者在未來一定期限內應創(chuàng)造相應的利益，且利益必須比所投入的成本高。而這個原則同樣適用于事業(yè)單位的人事檔案的管理當中，只有事業(yè)單位的相關管理人員充分認識到合理科學地進行相應的人事檔案管理可以創(chuàng)造的價值，才能充分調動事業(yè)單位管理者對人事檔案管理的重視度。

（一）優(yōu)化事業(yè)單位的內部人才結構

在進行事業(yè)單位的人事檔案管理的過程中，其內容主要包括個人學歷、身體狀態(tài)、政治地位、業(yè)務能力、違紀行為、家庭狀況等基本信息。大多數(shù)事業(yè)單位在首次錄用工作人員時，都會對人員檔案管理的具體內容進行審查和確認。為了更好地確保事業(yè)單位采用的人事檔案管理的業(yè)務流程的合理性以及結果的準確度，必須完善事業(yè)單位人事檔案管理制度。在中國事業(yè)單位人事管理過程中，科學合理地使用人事管理系統(tǒng)，可以簡化和補充事業(yè)單位對于檔案管理的理解以及提高執(zhí)行度，起到簡化和完善人事管理程序的作用。目前，我國大部分事業(yè)單位的人事檔案管理需根據(jù)事業(yè)單位的職務變化以及崗位變化進行調整。另外，人事檔案中有相關違規(guī)以及負信息人，應在第一時間通知相關機構，確保事業(yè)單位的正常運行。

（二）有效強化事業(yè)單位的內部控制構建

目前，中國大部分事業(yè)單位的內部控制構建包括財務管理、業(yè)務分配和人事管理三部分。這三個內容在事業(yè)單位這個巨大的系統(tǒng)中相互作用。而內部控制的構建就是為了確保這三部分內容能夠在事業(yè)單位這個巨大的系統(tǒng)中進行有序工作。并且事業(yè)單位社會職能的執(zhí)行能力在較大程度上對于人事管理計劃的依賴程度較強，因此，合理的人事檔案管理制度能夠使得事業(yè)單位在人事管理方面的完善性達到較為可觀的效果。而我國的內部控制制度的建設主要包括人事管理和內部控制。如果各部門能夠迅速改善或強化內部人事管理制度，那么事業(yè)單位的人事管理水平和業(yè)務效率將大幅提高。這種變化間接表明了事業(yè)單位的控制能力可以有效提高工作效率以及工作人員的積極性。

三、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）缺乏對檔案管理的重視

缺乏對檔案管理的重視主要表現(xiàn)為事業(yè)單位在日常運行過程中對檔案管理的重視度不高。檔案管理員對相關檔案的價值和功能以及各類檔案在事業(yè)單位工作過程中所具有的重要意義缺乏充分了解。因此，缺乏對檔案管理的重視是我國目前較為常見的普遍性問題，且內部對于檔案管理無論是資本的投入還是人力資源的投入都呈現(xiàn)嚴重不足的現(xiàn)象。其次是檔案管理負責人和員工不重視檔案管理的日常工作，日常業(yè)務不及時進行相應歸檔、不定時進行文檔整理、文檔管理不嚴格、文檔管理異常，從而導致經(jīng)常性發(fā)生文件丟失的現(xiàn)象。事業(yè)單位內部的檔案管理整體水平較低，嚴重影響了文件管理的日常工作態(tài)度，且各崗位、人員配合不到位，文件管理規(guī)章制度應用不嚴。

（二）檔案管理機制不完善

實際檔案管理工作在進行開展的過程中，其工作流程本身具有一定的復雜性以及規(guī)范性。因此對于相關業(yè)務流程的規(guī)范要求較高且需工作人員嚴格按照相應的規(guī)范流程執(zhí)行。但是就目前的事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀而言，科學合理的檔案管理制度以及規(guī)范的業(yè)務流程較為缺乏，直接導致檔案管理人員在實際工作中缺乏可參考的依據(jù)。此外，雖然一些事業(yè)單位的相關文件管理制度建設相對完善，但仍存在一些問題沒有得到充分的認識以及解決。在實際業(yè)務流程中，缺乏有效的監(jiān)督導致嚴重的違法違規(guī)行為，嚴重降低了事業(yè)單位的檔案管理水平。檔案在事業(yè)單位的有效利用率較低，而這一現(xiàn)象發(fā)生的主要原因是由于人事檔案管理制度的不完善。例如，人事檔案管理系統(tǒng)相對落后，無法對最新的政策指示進行相應的整合，嚴重妨礙了事業(yè)單位的人事檔案管理朝著正確方向發(fā)展的步伐。

（三）檔案管理人員的業(yè)務素質較差

專業(yè)性要求較高是檔案管理中較為顯著的特征，因此在實際的工作過程中檔案管理所涉及的相關從業(yè)人員是需要具備一定的專業(yè)知識以及專業(yè)技能。但是我國目前大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素質能力相對較低，專業(yè)知識的儲備較為薄弱。并且事業(yè)單位自身也缺乏相應的培訓體系，難以提高其專業(yè)素質。檔案管理無法進行有效的改革和創(chuàng)新，導致管理模式落后。檔案管理本身缺乏積極性和自覺性，導致工作過程中出現(xiàn)敷衍現(xiàn)象。

（四）信息化建設相對落后

事業(yè)單位人事檔案管理要加強計算機層次的人事檔案管理。目前，事業(yè)單位員工檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的管理方法，缺乏現(xiàn)代信息技術的應用，雖然事業(yè)單位的人事管理配備了先進的管理軟件，但由于認識不足，沒有充分考慮信息技術的優(yōu)勢，不利于事業(yè)單位人事檔案管理。

目前，各行各業(yè)在發(fā)展過程中都呈現(xiàn)出信息化、數(shù)字化的發(fā)展趨勢。媒體的使用有效促進了各種生活方式的發(fā)展。為了提高檔案管理的水平和效率，信息化建設勢在必行。但是，從事業(yè)單位的現(xiàn)狀來看，信息化建設程度滯后，投入不足，軟硬件結構不足，檔案人員的業(yè)務能力較弱，難以充分重視信息化建設的作用。

四、事業(yè)單位檔案管理存在問題的解決對策

（一）加強檔案管理的重要性

首先，相關事業(yè)單位的管理人員應在不斷借鑒國外成熟經(jīng)驗的前提下轉變觀念，正確認識檔案管理的重要性和必要性，提高檔案管理的水平和效率，充分利用檔案，為崗位調動工作提供必要的參考。工作人員調動等決定涉及事業(yè)單位未來的發(fā)展，它對提高事業(yè)單位的公共服務能力具有重要作用，事業(yè)單位管理者只有高度重視檔案管理，才能促進事業(yè)單位的內部運作，充分重視自上而下的檔案管理，實現(xiàn)內部人力資源配置的合理優(yōu)化。

其次，檔案管理機構的負責人和工作人員要注重工作流程，摒棄長期的淺薄心態(tài)，正確認識檔案管理的重要性，積極學習先進的管理理念，并將其轉化為實際工作，全面提高檔案的管理水平，增強事業(yè)單位人員和檔案管理人員的責任意識和承諾意識。

在管理過程中，形成一支合格的檔案管理隊伍，各基層單位簽訂崗位責任書，明確管理者和部門負責人的職責和完成具體任務的時限，從而推動事業(yè)單位人事檔案管理工作的進一步發(fā)展，同時，建立健全事業(yè)單位人事管理和考核機制，對相關工作內容的責任可以放在預警信號上。維護和推進人事管理規(guī)范化，有效促進事業(yè)單位全面發(fā)展。

（二）完善檔案管理機制

首先，要積極完善檔案管理機制，制定嚴格的工作流程，確保檔案人員在實際工作中做到有章可循，包括歸檔、保管、移交、傳輸和轉移等各方面檔案保管過程當中所涉及的內容。并據(jù)此制定具體程序并嚴格執(zhí)行。違反規(guī)則的檔案管理人員應受到適當?shù)闹撇?，以?guī)范員工行為。其次，要加強監(jiān)督。只有把制度落到實處，才能充分發(fā)揮檔案管理的作用，否則，這項工作只能浮于表面，流于形式，因此，各機構應加強對檔案管理各個環(huán)節(jié)的監(jiān)控，確保檔案人員嚴格遵守相關規(guī)章制度。

各單位經(jīng)營管理成本的增加，大大增加了人事檔案管理的工作量，為了更合理地節(jié)約資源，提高人事數(shù)據(jù)管理的效率，電子管理系統(tǒng)可用于更有效地管理信息，開發(fā)環(huán)保、低碳的管理系統(tǒng)。在事業(yè)單位人事管理中，運用現(xiàn)代科學技術可以實現(xiàn)人事信息負擔的快速發(fā)展和人事數(shù)據(jù)管理的科學化組織，可以使用計算機更好地管理信息，隨時獲取員工信息，在一定程度上節(jié)省時間，提高工作效率。

（三）完善人才培養(yǎng)機制

為了實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化、標準化和專業(yè)化，針對事業(yè)單位檔案人員業(yè)務素質不高的問題，可以從兩個方面入手：一是事業(yè)單位要建立完善的內部培訓體系，為檔案管理人員提供必要的培訓平臺和培訓機會，提高他們的專業(yè)知識和技能，同時，公共機構應建立適當?shù)募顧C制，鼓勵檔案管理人員自學，提高專業(yè)水平，并獎勵取得相關資格的人員;二是事業(yè)單位要注重檔案管理隊伍建設，積極吸納新鮮血液，引進以檔案管理為重點的大學畢業(yè)生，增加檔案管理人才數(shù)量。良好的人才培養(yǎng)機制可以為事業(yè)單位未來發(fā)展注入持續(xù)的新鮮血液，從而顯著提高員工素質和專業(yè)技能。

（四）加強技術支持

信息手段的應用意味著計算機將在提高檔案管理水平方面發(fā)揮重要作用。公共機構應將促進檔案管理電腦化作為絕對優(yōu)先事項，并提供充足的人力和物力資源。檔案管理計算機化發(fā)展的優(yōu)勢在于，它不僅可以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化，而且可以簡化檔案管理的各個環(huán)節(jié)，減輕檔案管理人員的工作量，方便檔案的存取。首先，公共機構應改進信息結構，購買所需的軟件來整理信息，從而為后續(xù)工作創(chuàng)造物質基礎。其次，機構應建立檔案數(shù)據(jù)庫，包括數(shù)字檔案，用于存儲、訪問、轉移和轉移。最后，各機構應培訓信息專業(yè)人員，以便充分重視各種信息結構的作用。同時，要注意相關操作能力的培訓，確保功能合格。

檔案管理必須運用現(xiàn)代技術手段，合理利用計算機網(wǎng)絡技術可以有效提高工作質量，促進事業(yè)單位人力資源管理的全面發(fā)展，利用現(xiàn)代技術手段將計算機文本信息轉換為數(shù)據(jù)可以節(jié)省時間，在一定程度上提高了工作效率。

五、總結

在我國事業(yè)單位未來的發(fā)展方向中，對于人事檔案管理的重視程度將會逐步提高，且人事檔案管理在事業(yè)單位的發(fā)展過程中將扮演極為重要的角色。因此，只有不斷提高檔案管理網(wǎng)絡在實際工作中的應用程度以及應用水平，才能建設高質量的信息化人才隊伍，極大程度上推動事業(yè)單位向前發(fā)展。而事業(yè)單位作為社會公益性事業(yè)單位，必須高度重視檔案管理的作用，加快完善檔案管理機制和信息化建設，注重人才培養(yǎng)，充分發(fā)揮檔案管理的價值，為事業(yè)單位的工作提供借鑒。

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