高職院校辦公自動化管理建設的探討

【摘要】當前高職院校在辦公自動化建設方面還存在傳統(tǒng)辦公模式轉(zhuǎn)變不夠，高職院校管理層認知不足，學校統(tǒng)籌規(guī)劃不夠，辦公自動化建設存在技術難題等問題，本文針對這些問題提出了相關的對策。

【關鍵詞】高職;辦公自動化;管理;建設

隨著當前計算機網(wǎng)絡通信技術的發(fā)展，以及在社會各個領域的廣泛應用。高職院校作為信息技術的集散地，辦公自動化建設也成為了使得高職管理效率水平得到提高的有效手段和重要的途徑，可以說是學校進行現(xiàn)代化建設的一個重要內(nèi)容，更是高職院校信息化發(fā)展的突出的體現(xiàn)，同樣是對學校辦學水平進行衡量進行評判的重要標準。因此在當前高職院校所開展的管理工作中，需要科學地利用相關的信息技術手段，展開有效的自動化建設。

1高職院校辦公自動化建設面臨的問題

1.1傳統(tǒng)辦公模式轉(zhuǎn)變不夠，管理體制陳舊

在當下，更多的高職院校因為習慣于傳統(tǒng)的辦公程序，不愿意做出一定的改變，他們不夠重視工作效率的提高，對于工作耗費的時間也并不介意，這就導致高職在發(fā)展的道路上受到了嚴重的阻礙。教育行政管理部門因為自身的指導協(xié)調(diào)性不夠，不同地區(qū)之間的發(fā)展也不平衡，因此在網(wǎng)絡建設這方面并沒有投入較多的資源，進行的系統(tǒng)開發(fā)這一工作比較困難，工程管理的難度也在不斷的提高，應用的信息資源無法和別的部門同事共享。因此在當下發(fā)展過程當中存在的網(wǎng)絡應用難題將會成為一個主要的挑戰(zhàn)。目前大部分的高職院校在辦公的過程當中也沒有建立企業(yè)網(wǎng)絡互動的辦公平臺，教育信息化整體的建設相對還是比較緩慢的。政府以及有關的教育行政管理辦事部門，在工作的過程當中更多的沿用傳統(tǒng)的方式，缺乏有效提高辦公自動化的管理水平的能力以及相關的動力。

1.2高職院校管理層認知不足，缺乏推動辦公自動化建設的優(yōu)良環(huán)境

從當下管理層自身的思想認知上面進行分析，可以發(fā)現(xiàn)管理層對于網(wǎng)絡自動化以及辦公自動化建設的優(yōu)越性沒有充分的認知，對于這方面的了解不足，認為僅僅讓學生或者是教師了解其中的部分信息就實現(xiàn)了辦公自動化。學校的范圍并不大，所以辦各種事情都是比較方便的，對于辦公自動化信息平臺的建設，沒有必要投入較多的資金，較多的精力。而從管理層的各種工作習慣上進行分析，可以發(fā)現(xiàn)，他們也更喜歡聽辦公人員親自匯報工作的進度情況，對結(jié)果進行書面的審批。不可否認的是這對于辦公自動化的有效建設造成了一定的阻礙。而從工作的難度上進行分析，能夠發(fā)現(xiàn)辦公自動化的有效發(fā)展，涉及到不同部門職能方面的有效轉(zhuǎn)變，也涉及到權力下放的問題，同時各項機構以及工作人員的調(diào)整這項任務也比較繁重，正是因為這些方面存在的一系列問題，導致他們工作過程當中面臨的難度非常大。而從環(huán)境條件的角度進行研究也能夠發(fā)現(xiàn)，沒有辦法構造辦公自動化推動的良好環(huán)境，也沒有辦法提供更多的資源以及更好的條件。

1.3學校統(tǒng)籌規(guī)劃不夠，辦公自動化管理的優(yōu)越性無法發(fā)揮

全校的信息內(nèi)容在當前并沒有得到合理的整合和處理，對于這些信息也沒有應用統(tǒng)一的公共數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行維護和有效的支撐，各種信息系統(tǒng)基本上都是相互獨立的，彼此之間無法進行聯(lián)合和有效的統(tǒng)一，缺乏固定的標準。各個部門都按照本部門的各項要求進行管理，系統(tǒng)的研發(fā)并沒有注意和其他管理系統(tǒng)進行聯(lián)合，也沒有關注到部門之間的銜接工作開展的具體情況，造成這些管理系統(tǒng)的兼容性相對比較差，無法形成有效的資源共享。學校對于網(wǎng)絡進行利用的目的是為了能夠有效的宣傳，方便教師和學生進行資料的下載，反映各方面的情況，沒有對現(xiàn)有的資源進行充分的挖掘和使用，也無法真正的實現(xiàn)網(wǎng)絡辦公這一目標。從系統(tǒng)的開發(fā)狀況進行分析也能夠發(fā)現(xiàn)，在當下懂得計算機技術以及通信技術，還有高效管理工作的復合型人才，呈現(xiàn)嚴重缺乏的狀態(tài)，因此研發(fā)和實際的狀況存在著非常明顯的脫節(jié)，構建的系統(tǒng)功能并不非常完善，也不符合當前高職的具體需求，可以說這些系統(tǒng)的操作性不強，可行性也比較低。

1.4辦公自動化建設存在技術難題，影響高職辦公自動化的有效發(fā)展

從網(wǎng)絡存在著所具備的基礎條件進行分析，能夠發(fā)現(xiàn)目前的校園網(wǎng)絡存在著不健全，不完善的情況，受到了一些不可控制，不可預見的因素影響，在運行過程當中存在的安全性和可靠性都是非常低的。也正是因為這些方面因素的影響，導致應用環(huán)境相當復雜，容易產(chǎn)生嚴重的安全隱患問題，比如說受到黑客的攻擊，產(chǎn)生數(shù)據(jù)泄露的現(xiàn)象等等，也正是因為這些存在的安全隱患，使得高職院校的運行受到了嚴重的打擊，面臨更加嚴重的阻礙。網(wǎng)絡辦公在訪問權限設置以及身份認證這方面的工作展開，是非常復雜的，無法保證信息的安全性，工作流程也需要擁有更加規(guī)范的需求，對于文件的存檔也產(chǎn)生了一定的難度，需要經(jīng)過多個不同的環(huán)節(jié)。

2推進高職院校辦公自動化建設的對策

2.1政府和教育行政部門應制定相關規(guī)劃，提高高職院校辦公自動化管理水平

政府在當前應該根據(jù)電子政務建設的有關原則以及需要完成的各項步驟，建立政府和有關事業(yè)單位資源共享的平臺，積極的支持高職院校辦公自動化建設的推動和發(fā)展。政府部門可以設置專門的管理機構，負責各個不同層面之間的信息交流以及平臺的有效建設，同時高職院校應該及時的向政府進行匯報和請示工作，當然這個工作流程一定要實現(xiàn)電子化的目標，確保信息傳遞的快速以及高效提高辦事的工作效率，使得高職院校也能夠享受到更加優(yōu)質(zhì)的服務，從而有利于政府更快更好的推動電子政務工作的發(fā)展，也有利于高職院校自身提高辦公自動化的具體水平。

各個教育部門也應該積極的發(fā)揮在政府和高職院校之間的橋梁作用，配置專門的辦公系統(tǒng)，以及信息交流的平臺，推動各級教育行政部門和學校彼此之間進行信息的溝通和交流，也要在這個過程當中研發(fā)辦公系統(tǒng)軟件，為各高職院校的政務信息化發(fā)展提供技術的有效支持，逐步的建立起能夠覆蓋全國教育系統(tǒng)的信息網(wǎng)絡。在信息化發(fā)展的過程當中還應該提出建設統(tǒng)一的標準，高職院校在推動網(wǎng)絡化的過程中需要保證遵循這一標準，在這一標準得到了遵循的前提下，展開有效的辦公自動化建設。在政府和教育部門進行調(diào)研的時候，應該及時的聽取高職院校對此提出來的一些意見，了解具體的運行環(huán)境以及各種需求進行試點運行，得到了有效的認證之后，才能夠繼續(xù)推廣這些工作。

2.2高職應該提高對于辦公自動化建設的重視，提供良好的條件和資源

高職院校應該高度的重視網(wǎng)絡基礎設施的有效建設，因為高職院校的計算機數(shù)量是比較多的，校園內(nèi)的聯(lián)網(wǎng)率也比較高，具有一定的基礎設施條件。同時高職院校也是信息的集散地，人員素質(zhì)也比較高，能夠更快的接受新的知識，有利于推動辦公自動化的進一步發(fā)展。高職院校還需要將辦公自動化和智慧校園的有效建設兩者相互結(jié)合，使得網(wǎng)絡基礎設施更加的完善健全，能夠讓學校內(nèi)的管理和服務各項工作都得到網(wǎng)絡的有效覆蓋。同時學校還應該積極的轉(zhuǎn)變自身的職能，根據(jù)相關的操作流程，精簡機構以及其中的相關工作人員。

辦公自動化的有效建設應該首先搭建網(wǎng)絡平臺，發(fā)布網(wǎng)站信息，實現(xiàn)相關文件的有效傳輸，最后實現(xiàn)協(xié)同辦公的這一思路，克服其中存在的各種困難，堅持思想觀念的有效轉(zhuǎn)變，明確各個不同的步驟，反復的試驗，不斷的彌補其中的漏洞，不斷的進行完善，從而為辦公自動化的建設發(fā)展創(chuàng)造更好的環(huán)境。

2.3高職應該進一步加強辦公自動化信息平臺建設，實現(xiàn)信息共享

高職院校應該切實的對職能進行轉(zhuǎn)變，充分的發(fā)揮出辦公自動化的多方面優(yōu)勢，建設辦公自動化的有關信息平臺，真正的實現(xiàn)交互式辦公的目標。因為高職相對是一個獨立的社區(qū)，進行服務，并且需要管理的范圍并不大，管理的對象也比較穩(wěn)定，因此進行網(wǎng)絡建設，以及后續(xù)的管理工作難度都是相對比較小的。高職院校辦公自動化網(wǎng)絡可以建立內(nèi)部的網(wǎng)絡，建立信息數(shù)據(jù)的管理庫，為各種信息系統(tǒng)提供有關的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的集成發(fā)展，為決策提供更加準確的依據(jù)和參考。

在加強系統(tǒng)開發(fā)的同時，還需要增強應用的功能，對相關系統(tǒng)進行完善，真正的發(fā)揮出辦公自動化系統(tǒng)在教學以及科研包括具體管理工作當中所起到的作用。并且在建設平臺的過程當中，各個部門也應該遵循有關標準，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫平臺以及運行開發(fā)環(huán)境，實現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的流通和相關資源的共享。為了能夠促使高職院校的信息化建設能夠滿足實現(xiàn)信息化發(fā)展的需求，也需要對現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進行完善，構建全新綜合的平臺。除此以外，高職院校還應該了解各個不同管理系統(tǒng)的情況，對現(xiàn)有的系統(tǒng)進行利用，解決目前存在的一系列技術問題。

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朱曉菲（1988-），女，江蘇蘇州人，蘇州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術學院教師，主要研究方向：高職教育管理、大數(shù)據(jù)技術與應用、軟件技術。