淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新(1)

謝英姿

摘要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，它已經(jīng)被廣泛應用于生活的各個領(lǐng)域，當今社會的許多行業(yè)都將繼續(xù)借助信息技術(shù)來提高生產(chǎn)效率。對于當前的檔案管理，必須有效把握社會發(fā)展和技術(shù)變革帶來的優(yōu)勢。通過對檔案管理內(nèi)涵的深入分析，確保檔案管理在新時期的傳承與發(fā)展。要有效利用新思想、新機遇，實現(xiàn)相關(guān)工作的創(chuàng)新，使檔案管理工作適應當前社會發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;工作創(chuàng)新

在信息時代，國內(nèi)外的形式日新月異，檔案管理也步入了信息化、數(shù)字化的軌道，檔案管理的創(chuàng)新勢在必行。企業(yè)需要從制度、理念、人員結(jié)構(gòu)等方面進行創(chuàng)新升級，加強檔案管理制度保障，加快工作理念轉(zhuǎn)變，進一步提高檔案管理服務水平，為企業(yè)發(fā)展提供科學決策，發(fā)揮更大價值。

一、檔案管理的內(nèi)涵

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是接收、收集和保存相關(guān)信息資源，并通過相應的檔案管理工作提供額外的資源服務。在新時代，我們倡導的是檔案管理的信息化，即通過信息技術(shù)的有效利用，不斷提高檔案管理的有效性。通過加強信息資源的共享過程，提高相關(guān)流程的工作效率。在新時期，檔案管理工作主要由傳統(tǒng)的存儲向現(xiàn)代的共享和數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。因此，要更好地做好互聯(lián)網(wǎng)時代的檔案管理工作，不僅要有更新的觀念，更要深刻理解檔案管理的內(nèi)涵。

檔案管理的主要工作是實時查閱、檢索和檢索相關(guān)數(shù)據(jù)，因此涉及的內(nèi)容比較復雜，因此有必要加強現(xiàn)行檔案管理。有效利用檔案管理信息化的優(yōu)勢，可以提高相關(guān)工作的質(zhì)量。此外，檔案管理者還需要具備扎實的專業(yè)知識和遠見，對新時期的信息有一定的預測和決策能力。

二、信息時代檔案管理存在的問題

對于信息時代的檔案管理，還存在一些需要注意的問題。正是由于在信息化管理方面沒有進行有效的建設(shè)，使得相關(guān)管理水平的發(fā)展參差不齊。對于更多的工作人員來說，他們認為檔案管理的信息化建設(shè)就是利用計算機進行管理，而不是實現(xiàn)相關(guān)資源的有效收集整理、共享、這樣低水平的信息管理也會使相關(guān)工作的有效性差。其次，對于檔案管理者自身而言，在業(yè)務水平上跟不上社會發(fā)展的需要。 有的員工只掌握了檔案管理的業(yè)務要求，而沒有對信息技術(shù)等相關(guān)內(nèi)容進行有效的學習，因此在當前的工作中無法面對一些新的問題。當管理者僅僅依靠自己原有的知識、技能和經(jīng)驗來開展工作時，將無法面對檔案管理在新時代面臨的諸多挑戰(zhàn)。特別是當今社會對素質(zhì)型人才和綜合型人才的要求越來越高。要有效培養(yǎng)專業(yè)人才，更好地為檔案管理信息化建設(shè)和現(xiàn)代化提供內(nèi)生動力，不斷提高相關(guān)工作質(zhì)量。

三、實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新

3.1創(chuàng)新檔案管理理念

在新的歷史時期，檔案管理工作要有效創(chuàng)新工作理念。我們應該能夠在管理中樹立服務的理念，而不僅僅是檔案資源的保管。當前，我們處在一個信息技術(shù)飛速發(fā)展的社會，信息的生命周期也在縮短。因此，要有效地保存信息，及時傳遞相應的資源，從而實現(xiàn)資源的有效共享，突出信息的價值。信息時代帶來的另一個特點是知識經(jīng)濟時代的快速到來，有效地轉(zhuǎn)變觀念，樹立服務觀念，有效地處理和分析信息，實現(xiàn)有效的共享。借助信息技術(shù)，我們可以更好地與他人共享資源，為有需要的人提供服務，這也是新時代實現(xiàn)檔案管理目標轉(zhuǎn)變的有效需求。

3.2拓展服務領(lǐng)域

在檔案管理創(chuàng)新中，要對服務領(lǐng)域和服務手段進行有效創(chuàng)新。檔案管理不僅需要提供有效的檔案資源支持各種器官和單位相應的社交活動，但是也應該為特殊群體進行特定的服務，以便更好地利用信息社會的發(fā)展帶來的優(yōu)勢和分享一些有效的資源。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案資源的獲取和分析困難，限制了相關(guān)資源價值的發(fā)揮。因此，有效實現(xiàn)檔案管理服務理念和服務內(nèi)容的創(chuàng)新是十分必要的。

3.3創(chuàng)新工作方法

檔案管理的創(chuàng)新也應體現(xiàn)在工作過程中。首先，對于文件載體的創(chuàng)新，與傳統(tǒng)的文件管理和存儲方式相比，電子文件管理具有更強的安全性，占用的空間更小，使文件管理、資源處理、分析和獲取更加方便。通過設(shè)計有效的檢索功能，需要的人可以分享和獲得大量和豐富的資源。這樣，我們也可以安全地獲得更多我們需要的內(nèi)容，從而更好地發(fā)揮檔案管理資源的價值。

3.4提高檔案管理效率

因為目前，在檔案管理的信息化建設(shè)中，電子檔案主要由電子文檔轉(zhuǎn)化而來。然而，對于我國許多單位來說，保存的方便性并沒有有效的物質(zhì)保障。在管理和使用方面，檔案信息化涉及到網(wǎng)絡(luò)相對開放的特點，這也會給相關(guān)工作的開展帶來一些困難。要根據(jù)不同資源領(lǐng)域檔案管理的特點，有針對性地開展工作，有效制定檔案管理信息化建設(shè)體系，為相關(guān)工作的開展提供保障。要制定有效的檔案管理標準，使各部門在實施的過程中，能夠履行自己的職責，更好地貢獻自己的價值。

3.5提高檔案管理人員的專業(yè)水平

在檔案管理中，相關(guān)工作人員的專業(yè)水平也是制約工作質(zhì)量提高的主要因素。因此，應努力提高檔案管理人員的專業(yè)水平。通過提高人員素質(zhì)，包括檔案管理專業(yè)素質(zhì)和計算機使用能力，更好地利用計算機技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)新時期檔案資源的采集、分析和共享。對于管理工作而言，更需要綜合素質(zhì)人才為工作的發(fā)展提供內(nèi)生動力。要加大相關(guān)工作的投入，在資金上給予充分保障，才能更好地實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。

3.6完善法律法規(guī)體系

隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展過程需要采用國家固定的標準。對國家保密檔案的管理，必須采用國家標準，嚴格遵守相應的法律法規(guī)。但對于普通檔案而言，由于其種類繁多、數(shù)量眾多，沒有各級固定的標準和規(guī)定，相關(guān)部門需要完善相關(guān)法律法規(guī)來解決這些問題。

3.7研究數(shù)字檔案

數(shù)字檔案建設(shè)在檔案信息資源管理中占有十分重要的地位。同時，要適應地方行政部門相關(guān)制度的改革，在電子文檔產(chǎn)生之前推進檔案信息化。檔案信息資源在生成之前，一般通過電子數(shù)據(jù)，推測和總結(jié)可能存在的問題，并預設(shè)相應的措施。

3.8增強檔案管理安全意識

對于檔案管理的安全，值得注意的是，對于檔案管理人員來說，他們的主要工作內(nèi)容不僅是維護檔案的完整性，而且還要注意檔案中的信息安全。對此，地方檔案管理機構(gòu)要增強檔案安全保護意識，相關(guān)部門要向各級下發(fā)文件，確保檔案安全的各個方面。

四、小結(jié)

檔案管理面臨著新的要求和挑戰(zhàn)。建立信息檔案管理模式是時代和社會發(fā)展的必然趨勢，也是社會經(jīng)濟穩(wěn)定發(fā)展所必須滿足的條件。檔案管理需要在先進技術(shù)和手段的基礎(chǔ)上完成科學轉(zhuǎn)型升級，促進檔案管理效率、質(zhì)量和水平的提高，有效整合各種檔案管理資源。也能有效改善管理中成本投資過高的問題。如何實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，是擺在研究人員面前的主要問題。

參考文獻

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