朱曉東
摘要:隨著中國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,事業(yè)單位面臨的壓力不斷增大。事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)長效發(fā)展目標(biāo),要把檔案管理作為工作重心,加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。檔案管理在事業(yè)單位管理中發(fā)揮著重要作用,其管理質(zhì)量對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生重要影響。事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新檔案管理方式,充分利用先進(jìn)的信息技術(shù),構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)模式。文章分析了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀,探討構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)模式的具體策略。
關(guān)鍵詞:信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理
引言
隨著目前信息時(shí)代的不斷深入發(fā)展,信息技術(shù)在社會(huì)上的各個(gè)行業(yè)及領(lǐng)域內(nèi)也都有著廣泛的應(yīng)用,且在實(shí)際應(yīng)用中也表現(xiàn)出明顯的優(yōu)勢。基于此,在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理中,對(duì)信息技術(shù)需要合理應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)檔案管理情況的改善,促使檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn),這樣有利于檔案管理水平及質(zhì)量的提升,為事業(yè)檔案資源的利用及檔案價(jià)值的更充分發(fā)揮奠定理想的支持與保障,達(dá)到新時(shí)期檔案管理的要求。
1事業(yè)單位檔案管理概述
在信息時(shí)代未到來之前,我國事業(yè)單位內(nèi)部檔案記錄大部分都是紙質(zhì)記錄,然后以牛皮袋封裝保存,最后依據(jù)類別及時(shí)間在不同檔案架中進(jìn)行保存。然而,由于事業(yè)單位都是為實(shí)現(xiàn)人民群眾需求,為人們提供服務(wù)而設(shè)立的,各個(gè)事業(yè)單位每天都需要接觸大量人群,因而檔案管理也就成為比較繁重的任務(wù)。這些紙質(zhì)檔案若保存不合理,管理不嚴(yán)格,則會(huì)導(dǎo)致檔案丟失情況的產(chǎn)生,這對(duì)于檔案信息的完整性及完全性會(huì)產(chǎn)生不利影響。由于傳統(tǒng)檔案管理中存在著一些問題,已經(jīng)無法與當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展相適應(yīng),也無法滿足當(dāng)前人們的實(shí)際需求,在事業(yè)單位的檔案管理方面也就需要改變以往的方式。在當(dāng)前我國信息時(shí)代不斷快速發(fā)展的背景下,信息技術(shù)發(fā)展也越來越成熟,應(yīng)用范圍也越來越廣泛,在檔案管理中的應(yīng)用就是其中比較典型的一個(gè)方面。然而,由于檔案管理改革的時(shí)間仍比較短,事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理仍在傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理的過程中,并未完全實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變,在這種情況下也就需要對(duì)事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行進(jìn)一步研究,以便更好將信息技術(shù)融合于事業(yè)單位的檔案管理中,使事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新及完善具有良好的技術(shù)支持。
2信息技術(shù)及其在事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)勢
2.1推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)化
在傳統(tǒng)的人力資源檔案管理工作中,存在著工作效率效果偏低的問題,且難以實(shí)現(xiàn)檔案資料的隨時(shí)調(diào)取。而在其中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)就能夠避免上述問題的發(fā)生,實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理工作模式的優(yōu)化創(chuàng)新。同時(shí),由于在基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的人力資源檔案管理工作中更多的應(yīng)用了電子檔案,所以檔案資料損壞現(xiàn)象得到明顯的緩解。此時(shí),事業(yè)單位可以結(jié)合其現(xiàn)實(shí)情況與需求,形成新的、針對(duì)性更強(qiáng)的、可行性更高的人力資源檔案管理工作模式,也促進(jìn)了檔案資源安全水平的進(jìn)一步提升。
2.2提高工作效率
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,我國信息化普及程度不斷提升。因此,在事業(yè)單位的人事管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù),可以使事業(yè)單位中的人事管理工作效率得到顯著提升。一般來說,事業(yè)單位人事管理部門工作內(nèi)容復(fù)雜煩瑣,一方面要做好日常管理工作,如工資的審核發(fā)放、職稱評(píng)審、年度考核、檔案保管等多個(gè)方面,另一方面還要做好例行工作,包括政策的解讀、文件查詢等。傳統(tǒng)人事工作開展中多是通過人工的方式進(jìn)行,會(huì)占用人事管理人員大量的時(shí)間,因此,導(dǎo)致事業(yè)單位人事管理效率低下。而在信息化建設(shè)中,利用信息技術(shù)能夠?qū)⑷耸鹿芾砣藛T從中抽離出來,通過信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了工作流程的優(yōu)化,也使得日常工作的開展更加的便捷,從整體上促進(jìn)了工作效率的提升。
2.3實(shí)現(xiàn)有效溝通
事業(yè)單位人事管理部門在日常工作開展中需要和多個(gè)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)和對(duì)接,傳統(tǒng)人事管理模式主要是人力逐一通知為主,不僅增加了人事管理人員日常的工作量,還會(huì)影響到實(shí)效性,導(dǎo)致工作效率停滯不前。而在人事管理信息化建設(shè)的過程中,利用信息技術(shù)可以構(gòu)建交流和對(duì)接的平臺(tái),利用網(wǎng)上交流平臺(tái)促進(jìn)部門與部門之間的溝通和協(xié)調(diào),不僅可以節(jié)省人事管理人員的時(shí)間,還提高了實(shí)效性,促進(jìn)了工作效率的提升,與此同時(shí),對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3提升信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用對(duì)策
3.1合理使用電子檔案
(1)檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)的同時(shí),主動(dòng)學(xué)習(xí)電子信息管理操作的技能,主動(dòng)開展電子檔案管理編研業(yè)務(wù),充分展示檔案管理的內(nèi)涵,在建檔的過程中有效獲取關(guān)鍵詞進(jìn)行歸類存儲(chǔ),一邊提供更加快捷、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。(2)對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化目錄生成,這是為保障信息提取的便捷性。編制目錄后,可以非常清晰地了解不同信息的內(nèi)容了及存儲(chǔ)位置。同時(shí)方便在遵守保密規(guī)定的同時(shí)對(duì)這些信息進(jìn)行查閱,對(duì)于保密級(jí)別不同的信息進(jìn)行分級(jí)管理,保障這些信息的安全性與可靠性,避免因管理不當(dāng)而造成的信息外泄。這也是為后續(xù)信息電子化管理提供基礎(chǔ)。(3)電子信息完成建檔后,需要對(duì)調(diào)用信息的單位進(jìn)行準(zhǔn)確的登記,其中內(nèi)容需要有明確的劃分,內(nèi)容包括使用人的自然信息,這是為保障信息安全而采取的措施,是為方便對(duì)電子檔案的合理利用。
3.2提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力
管理員工的工作心態(tài)與業(yè)務(wù)能力對(duì)檔案管控工作的作用是顯著的,能夠?qū)?,在既定視角下攸關(guān)檔案管控工作的效率。從事檔案管控的員工處于前線,在日常管控工作中出現(xiàn)的矛盾,都需要深度地實(shí)施探討與改善。并且,有關(guān)各部門間還必須強(qiáng)化交流力度。面對(duì)檔案管控工作的具體難題與弊病,對(duì)有創(chuàng)造性、給出對(duì)應(yīng)化解模式的工作者一恰當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì),構(gòu)建健全的獎(jiǎng)勵(lì)體制,如此能夠讓員工最大程度地發(fā)揮主觀能動(dòng)性,矯正自身的工作心態(tài),提高工作能力。
3.3強(qiáng)化信息化安全建設(shè)
在事業(yè)單位人事信息管理安全性建設(shè)的過程中要做好以下幾個(gè)方面:第一,以制度保障安全,即構(gòu)建人事信息資料信息化管理規(guī)章制度和安全標(biāo)準(zhǔn)。第二,構(gòu)建硬件安全保障體系。一方面,建立恢復(fù)機(jī)制,強(qiáng)化數(shù)據(jù)備份,規(guī)范借閱機(jī)制,以此來保障人事信息儲(chǔ)存和使用的安全性。另一方面,建立滿足信息安全的防火墻、信息安全防護(hù)設(shè)備,防止數(shù)據(jù)入侵等事件發(fā)生。第三,加強(qiáng)管理人員的安全教育,使其形成安全意識(shí),掌第四,實(shí)行人事信息資料的分開儲(chǔ)存,將紙質(zhì)檔案盒數(shù)字檔案單獨(dú)儲(chǔ)存,確保其安全性。
3.4擺正理念并引入新型信息技術(shù)
采用數(shù)字化技術(shù)搭建檔案管理系統(tǒng)以后,應(yīng)該做好檔案的管理和收集工作,做好目錄的檢索和目錄編制工作,體現(xiàn)檔案管理帶來的收益。還需要不斷引入新技術(shù)來充實(shí)檔案管理,采用云計(jì)算技術(shù),依據(jù)用戶的指令,檢索出各類信息資料,以滿足檔案管理的需求。同時(shí),發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)虛擬化的特點(diǎn),建立云計(jì)算平臺(tái),實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)更新。還需要采用專業(yè)的采集設(shè)備,如OCR等,將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔電子化,降低檔案收集過程中的人力物力損耗。
結(jié)束語
綜上所述,大數(shù)據(jù)時(shí)代下對(duì)事業(yè)單位人力資源檔案管理開展創(chuàng)新具有極高的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。通過優(yōu)化調(diào)整檔案管理機(jī)制、持續(xù)強(qiáng)化管理的信息化建設(shè)、更新管理思想與方式、組建優(yōu)質(zhì)的管理人才團(tuán)隊(duì)、搭建人力資源檔案數(shù)據(jù)庫,促進(jìn)了人力資源檔案管理工作效率效果的提升,推動(dòng)了事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的升級(jí)。
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