大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源整合與利用研究

王鋼

摘要：大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息的價值日益凸顯。企業(yè)在激烈的市場競爭中有必要對自身的檔案信息資源進(jìn)行有效的整合和利用，為企業(yè)戰(zhàn)略決策和營銷提供服務(wù)。當(dāng)前很多企業(yè)都在積極探討如何實現(xiàn)檔案信息資源的有效整合和利用，這不僅是一個廣泛的社會話題，也對企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要。企業(yè)有必要結(jié)合檔案管理實際，完善相應(yīng)的制度機(jī)制，提高檔案服務(wù)層次，更好地開發(fā)利用檔案信息資源。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè);檔案信息;資源整合;利用

1檔案資源整合背景

首先，云計算的背景。云計算作為互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的一個重要分支，是指對虛擬資源的利用和分析。在云計算技術(shù)的運(yùn)營模式下，人們可以按需訪問，也可以按量付費(fèi)。用戶使用云計算機(jī)進(jìn)入資源共享池，使用應(yīng)用軟件、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)等資源。在這種情況下，用戶可以更準(zhǔn)確、更快速地找到他們需要的各種服務(wù)。在管理過程中，云計算技術(shù)可以幫助文件管理員獲得多樣化的資源服務(wù)和it服務(wù)。隨著檔案數(shù)據(jù)量的不斷增加和數(shù)據(jù)處理需求的不斷增加，數(shù)據(jù)安全共享和安全集成技術(shù)顯得尤為重要。

2大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源整合的主要方法

2.1以集約化管理方式實現(xiàn)檔案資源整合

在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)在檔案信息資源整合過程中應(yīng)堅持開放、熱情、共贏的理念，開發(fā)利用檔案信息資源，尤其要充分認(rèn)識檔案信息資源整合利用的價值，為企業(yè)檔案信息資源整合提供政策保障。企業(yè)檔案部門在加大內(nèi)部檔案信息資源開發(fā)的同時，還應(yīng)與其他數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，從外部獲取穩(wěn)定的數(shù)據(jù)源，提高企業(yè)掌握外部檔案信息的能力，通過集約化管理實現(xiàn)內(nèi)外部檔案信息資源的有效整合，進(jìn)而有效利用檔案信息資源，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

2.2借助現(xiàn)代信息技術(shù)整合檔案資源

在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)應(yīng)借助各種先進(jìn)的技術(shù)工具，對檔案信息資源進(jìn)行整合、開發(fā)和利用。一方面，企業(yè)結(jié)合檔案信息資源整合、開發(fā)利用的實際需要，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，利用多媒體技術(shù)和OA技術(shù)，擴(kuò)大檔案信息收集范圍，提高檔案信息收集能力。同時，利用云存儲、MAS、CNAs等處理技術(shù)對檔案信息進(jìn)行篩選、提取、處理和處理，將原來復(fù)雜的檔案信息資源轉(zhuǎn)化為清晰的文字和圖像。另一方面，要加強(qiáng)對檔案工作者的教育和培訓(xùn)，不僅要讓檔案工作者掌握必要的數(shù)據(jù)信息技術(shù)，還要引導(dǎo)他們樹立大數(shù)據(jù)觀念，積極應(yīng)用于檔案資源的利用和開發(fā)，變被動為主動，系統(tǒng)挖掘檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的有效整合和利用。

2.3通過部門聯(lián)動有效整合檔案信息資源

企業(yè)檔案信息資源整合是一項系統(tǒng)工程，不僅需要檔案部門的主動性和統(tǒng)籌性，還需要企業(yè)其他業(yè)務(wù)部門的積極參與和協(xié)助。一方面，企業(yè)應(yīng)對檔案信息資源整合相關(guān)問題進(jìn)行專題研究，集思廣益，提出具體可行的解決方案，有效解決檔案信息資源整合問題。另一方面，企業(yè)業(yè)務(wù)部在做好本部門工作的同時，配合企業(yè)檔案部及時收集整理本部門的檔案信息資源，并根據(jù)檔案管理的相關(guān)要求上傳至信息平臺，便于檔案部門整合業(yè)務(wù)部門的檔案信息。此外，檔案部門還應(yīng)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的聯(lián)動，對業(yè)務(wù)部門在檔案信息整合過程中遇到的困難及時給予指導(dǎo)和幫助，進(jìn)一步提高相關(guān)人員的能力和素質(zhì)，更好地保證企業(yè)檔案信息資源的整合效果。

3大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源利用策略

3.1建立網(wǎng)絡(luò)管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理模式，以人工模式為主，管理人員的組織結(jié)構(gòu)相對落后，且難以與數(shù)字化檔案管理模式下的管理方式相適應(yīng)。因此，應(yīng)在數(shù)字化背景下，積極建立網(wǎng)絡(luò)管理模式，對傳統(tǒng)模式進(jìn)行更改與優(yōu)化。具體而言，管理模式的優(yōu)化，需要從組織結(jié)構(gòu)的劃分、責(zé)任制的落實，以及監(jiān)督機(jī)制的落實三方面出發(fā)而實現(xiàn)。從組織結(jié)構(gòu)方面分析，應(yīng)選擇對數(shù)字化技術(shù)掌握程度較高的人員負(fù)責(zé)管理工作，保證管理質(zhì)量。從責(zé)任制方面分析，應(yīng)以檔案信息的收集、存儲、管理、調(diào)取以及利用等環(huán)節(jié)作為依據(jù)，要求不同人員分別負(fù)責(zé)不同環(huán)節(jié)的管理工作，每一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，均需由相關(guān)負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任。從監(jiān)督機(jī)制方面分析，每一環(huán)節(jié)的工作人員，均需要相互監(jiān)督，進(jìn)一步保證工作質(zhì)量。

3.2提高檔案管理力度

首先，從思想上提高應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)信息安全突發(fā)事件的地位，把檔案信息安全放在重要位置，構(gòu)筑檔案信息安全保障體系的防護(hù)屏障和安全網(wǎng)絡(luò)，確保檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全可靠，防止文件信息的泄露、丟失、損壞和丟失。二是要系統(tǒng)保障檔案信息安全建設(shè)有章可循，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)。在此基礎(chǔ)上，完善檔案信息安全管理制度，落實信息安全責(zé)任制，建立月度倉庫安全檢查制度和下班安全檢查制度，確保倉庫安全。同時，檔案室積極組織開展多種形式的信息安全技術(shù)培訓(xùn)和信息安全法治教育活動。單位各級領(lǐng)導(dǎo)和職工認(rèn)真學(xué)習(xí)、熟悉有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，增強(qiáng)了依法管理檔案的意識。第三，在數(shù)字環(huán)境下，文件安全管理增加了信息系統(tǒng)安全的重要內(nèi)容。因此，檔案管理員不僅要做好日常的檔案安全管理工作，還要采取防病毒軟件等措施，確保檔案信息系統(tǒng)不受病毒侵害。最后，改進(jìn)備份機(jī)制。為了保證數(shù)據(jù)安全，根據(jù)檔案的重要性和管理使用的需要，對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行離線備份和遠(yuǎn)程備份。

3.3加強(qiáng)隱私保護(hù)

作為一種信息資源，隨著社會的發(fā)展，人們對檔案信息的共享程度要求越來越高。因此，在檔案信息管理中，需要加強(qiáng)安全管理，關(guān)注公眾隱私，避免信息泄露。文件管理員需要對文件云平臺系統(tǒng)的安全性進(jìn)行全面評估。如果他們發(fā)現(xiàn)文件管理中存在漏洞，就必須保護(hù)文件信息的隱私和安全。平臺創(chuàng)作者和管理者應(yīng)主動科學(xué)設(shè)計檔案服務(wù)體系，合理設(shè)置隱私問題，完善訪問權(quán)限，形成有效的隱私保護(hù)機(jī)制，增加創(chuàng)新管理技術(shù)，提高檔案數(shù)據(jù)信息的保護(hù)水平，降低檔案信息被破壞的概率。

3.4加大檔案工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

應(yīng)與有關(guān)高校合作，聘請專門教師對當(dāng)前企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行有針對性的教育培訓(xùn)，進(jìn)一步提升他們的專業(yè)技術(shù)能力，更好地參與企業(yè)檔案信息資源整合開發(fā)的實際工作。

在加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)的同時，應(yīng)與本地檔案部門進(jìn)行溝通和交流，邀請檔案部門對企業(yè)檔案信息資源整合與利用相關(guān)工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，幫助解決存在的問題，確保企業(yè)檔案信息資源整合和開發(fā)利用順利推進(jìn)。

3.5做好監(jiān)督工作

檔案信息整合與利用的過程中，有關(guān)人員應(yīng)做好監(jiān)督工作，一方面保證檔案信息整合完善無誤，另一方面則需要保證信息利用充分有效。在監(jiān)督工作落實期間，工作人員需要確定每一份檔案信息的來源，要保證來源可靠。在確定來源后，仍需進(jìn)一步對信息的準(zhǔn)確性進(jìn)行判斷，保證無誤差，保證準(zhǔn)確性。在存儲期間，應(yīng)確保存儲可靠，避免數(shù)據(jù)丟失。而在信息利用時，則需要確定利用的方向，要保證其價值能夠真正發(fā)揮。

結(jié)論

總之，在大數(shù)據(jù)背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅猛發(fā)展，為企業(yè)檔案信息資源整合與利用創(chuàng)造了有利條件。企業(yè)應(yīng)該主動順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，樹立數(shù)據(jù)共享理念，在保證企業(yè)檔案信息資源安全的前提下，有效整合檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效開發(fā)利用，更好地為企業(yè)發(fā)展提供檔案服務(wù)。

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