事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

王炬堡

摘要：檔案管理在事業(yè)單位的工作建設中，是一個十分關鍵的基礎工作。隨著當前計算機技術(shù)的日益發(fā)展，把信息化工程導入檔案管理之中已逐步形成了時代趨勢，從而更有助于推動事業(yè)單位檔案管理的工作發(fā)展，但同時也將在實施工程中出現(xiàn)相應的技術(shù)問題與缺陷?；诖?，本文將根據(jù)新形勢下事業(yè)單位檔案保存及信息化建設所面臨的新問題，給出具體可行的解決舉措，并為其提供了有效的參考依據(jù)。

關鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設

隨著我國“互聯(lián)網(wǎng)+”的到來，事業(yè)單位的檔案管理工作也逐漸“信息化”，如何將信息化技術(shù)運用到事業(yè)單位檔案管理中，提高檔案管理信息化建設的工作效率，是事業(yè)單位工作中的重要內(nèi)容。目前，我國事業(yè)單位的檔案管理信息化工作，主要是運用計算機、網(wǎng)絡技術(shù)等手段進行，只有不斷優(yōu)化改進管理中存在的問題，才能真正意義上實現(xiàn)在檔案管理的高效工作。

一.基于信息化建設下開展檔案管理工作的重要意義

1.1促進檔案管理工作效率的提高

事業(yè)單位檔案管理本身就是一項較為枯燥的工作，如果一味地面對一堆紙質(zhì)材料，也會影響到工作人員的情緒，降低工作效率。而信息化建設的加入，將計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐步普及到檔案管理的工作中，一定程度上能夠?qū)堎|(zhì)檔案內(nèi)容進行整合優(yōu)化，便于工作人員更好地進行檔案管理，例如，檔案資料儲存在計算機中，能夠更快地進行查詢、編輯、共享，有效促進了檔案管理工作效率的提升。

1.2迎合信息化發(fā)展的工作趨勢

隨著社會的發(fā)展進步，信息技術(shù)已經(jīng)成為人們工作、生活中不可缺少的一部分，對相關行業(yè)的工作開展也起到一定的推進作用。在事業(yè)單位中，除了檔案管理工作，也有很多工作業(yè)務需要信息化建設的有力支持，在信息化建設的重要推動中，更有利于事業(yè)單位檔案管理工作的開展，提高整體工作的質(zhì)量。在事業(yè)單位各項工作中融入信息化建設，已經(jīng)成為現(xiàn)今社會上一種必然的工作趨勢。

1.3提升檔案管理人員的工作水平

隨著信息化建設的不斷深入，我國事業(yè)單位檔案管理工作無論在管理內(nèi)容還是管理形式上，都面臨著新的工作要求，這也對檔案管理的工作人員提出了新的工作任務，他們需要在信息化建設下開展檔案管理工作，巧妙借助信息化的力量，了解并掌握最新的檔案管理工作業(yè)務，并及時更新對最新信息技術(shù)的認知，一定程度上能夠提升檔案管理人員的工作水平和綜合素質(zhì)。

二.目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

隨著我國信息技術(shù)的普及，事業(yè)單位檔案管理信息化建設也越來越常見。然而，目前還是有很多事業(yè)單位在其工作建設中缺乏足夠的重視程度，顧而沒有形成合理的工作機制，具體表現(xiàn)如下：

2.1對檔案管理信息化建設不夠重視

在我國部分事業(yè)單位中，還是存在“光說不練假把式”的現(xiàn)象，盡管他們在檔案工作信息化建設的關注度有所提升，但并沒有根據(jù)檔案管理的具體情況進行深入的工作部署。例如，有些事業(yè)單位檔案管理人員對檔案信息化建設缺乏充分的認識，導致工作效率低下，另外，在資金、設備方面比較緊缺，沒有結(jié)合實際情況及時進行更新，一定程度上阻礙了檔案管理信息化建設的工作開展。

2.2檔案管理信息化建設工作制度不夠全面

開展檔案管理的信息化建設，需要建立健全的工作機制作為管理工作的重要保障。目前，我國很多事業(yè)單位在檔案管理信息化中的工作制度不夠全面，具體表現(xiàn)在制度內(nèi)容的單一性。例如，有的事業(yè)單位仍然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理工作，在信息化建設上的強化程度匱乏，也有的事業(yè)單位雖然建立了工作機制，但是卻沒有真正落實到實際工作中;另外，有的事業(yè)單位在檔案管理上與信息化建設缺乏緊密結(jié)合性，檔案管理工作的執(zhí)行與信息化技術(shù)的更新存在一定的滯后性。

2.3檔案管理信息化缺少專業(yè)人才

事業(yè)單位檔案管理信息化建設中，對于檔案管理人員也有一定的要求。在我國部分事業(yè)單位的實際工作中，普遍存在很多檔案管理人員不夠?qū)I(yè)的現(xiàn)象，一方面，有些工作人員長期在管理崗位上，對相關的檔案工作幾乎爛熟于心，但關于信息化建設的認識卻知之甚少，缺乏在檔案管理信息化建設中的專業(yè)性;另一方面，有些事業(yè)單位會通過崗位抽調(diào)的模式招聘管理人才，沒有嚴格招聘具有專業(yè)知識背景的人員，使得其對檔案管理工作信息化建設開展停留于表面工作的認識，無法達到專業(yè)化要求。

三.強化事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效措施

3.1加強檔案信息化建設的重視

在當前的新時代背景下，事業(yè)單位必須要深切意識到檔案保存與信息化建設的必要性，進一步提高檔案保管機關對信息化建設工作的重視，認真做好科學規(guī)劃工作，對檔案保管新形勢和工作上的新精神加以更加透徹的認識，并主動地根據(jù)本單位在檔案保管工作中的實際狀況，作出更加科學的工作部署，以保證各類檔案管理工作的正常有序開展。首先，要把國家信息化建設的實際建設經(jīng)驗貫徹到工作之中，以防止"紙上談兵";其次，各級事業(yè)單位在檔案管理工作中都要設置自己的安全屏障，避免因檔案信息泄露造成重要事故;最后，加強資金、設備上的投入，從設施上重點做好建設管理工作，推動檔案管理和信息化建設的有機融合，進一步推進檔案管理與信息化建設管理的工作。

3.2建立健全完善的管理工作機制

基于信息化建設下的檔案管理工作，要不斷完善并建立健全的工作機制，約束檔案管理工作中可能出現(xiàn)的失誤。第一，事業(yè)單位要明確對檔案管理工作機制內(nèi)容的制定，設立具體的制度條款，并征求相關部門對制度內(nèi)容的意見，可通過匿名留言的方式收集各部門對工作條款的建議，進一步完善檔案管理制度;第二，事業(yè)單位要認真貫徹落實工作制度，針對檔案管理部門的工作內(nèi)容，進行具體的分工細化，對檔案的錄入、歸納與保密工作人員實行嚴格的整合，共同推進信息化建設的科學開展;第三，事業(yè)單位要及時跟蹤檔案信息化建設的相關制度落實工作，并進行監(jiān)督檢查，如存在落實不到位的地方要及時整改處理，確保各項制度執(zhí)行工作的到位與完善。

3.3加強檔案管理人員的培訓工作

檔案管理的人才專業(yè)化，能夠更好地推進工作的進行。因此，要重視對檔案管理人才的建設，關注人才引進的質(zhì)量，及時配備熟悉檔案管理業(yè)務和信息化建設的優(yōu)秀人才，推進檔案管理工作的進一步開展;另一方面，對于在崗的檔案管理人才，要定期開展專業(yè)培訓工作，重視工作人員在檔案管理知識的理論性和信息化操作技術(shù)的實踐性，促進其綜合能力的培養(yǎng)。

四.結(jié)語

目前，我國事業(yè)單位在檔案管理工作上，和信息化建設結(jié)合的體現(xiàn)越來越常見，這就足以見得其對信息化建設的重視。當然，事業(yè)單位也要對目前存在的問題進行深刻的反思，要想得到更加全面的發(fā)展，還需要事業(yè)單位在管理方式、工作機制內(nèi)容上進行更進一步的創(chuàng)新與學習，正確認識檔案管理與信息化建設的關系，重視對檔案管理人才、資金、設備的投入，加強檔案管理信息化建設的深化發(fā)展。

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