提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

郭樹宏

摘要：近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平逐步提高，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。事業(yè)經(jīng)營(yíng)單位組織要不斷提高質(zhì)量市場(chǎng)綜合競(jìng)爭(zhēng)力，必須全面深入加強(qiáng)各項(xiàng)質(zhì)量管理工作的控制改進(jìn)，合理安排引進(jìn)先進(jìn)的質(zhì)量管理控制理念、技術(shù)和管理設(shè)備。在移動(dòng)信息時(shí)代的巨大背景下，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)逐漸完全滲透到了企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理中。在這種實(shí)際情況下，公共信息機(jī)構(gòu)部門應(yīng)積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，引進(jìn)更多現(xiàn)代化的信息基礎(chǔ)技術(shù)，改善信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施的合理配置。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息檔案管理工作方面，建設(shè)企業(yè)信息檔案管理技術(shù)平臺(tái)，充分認(rèn)識(shí)應(yīng)用現(xiàn)代檔案信息管理技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的重要價(jià)值，加大科研資金投入，引進(jìn)一批現(xiàn)代檔案信息管理技術(shù)，完善相關(guān)軟硬件設(shè)施配置，大力培養(yǎng)信息檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化轉(zhuǎn)型升級(jí)。

關(guān)鍵詞：黨政事業(yè)單位;檔案管理;文檔信息系統(tǒng)建設(shè)

1檔案管理的優(yōu)勢(shì)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)

1.1相關(guān)優(yōu)勢(shì)檔案材料資源的長(zhǎng)期保存

傳統(tǒng)的室內(nèi)紙質(zhì)大型檔案館非常容易就會(huì)受到室內(nèi)環(huán)境污染問(wèn)題的直接影響，如室內(nèi)空氣溫度和室外濕度等在管理工作過(guò)程中，產(chǎn)生環(huán)境霉變和材料損壞，使紙質(zhì)檔案資料無(wú)法長(zhǎng)期永久保存，甚至導(dǎo)致檔案資料丟失。檔案管理系統(tǒng)信息化檔案建設(shè)系統(tǒng)可以將目前傳統(tǒng)的各種紙質(zhì)電子檔案直接轉(zhuǎn)化成為一種數(shù)字電子檔案，并直接存儲(chǔ)在移動(dòng)計(jì)算機(jī)中的磁盤上。既能有效合理利用公文檔案信息存儲(chǔ)庫(kù)的空間，同時(shí)也有效實(shí)現(xiàn)了公文檔案信息資源的永久有效存儲(chǔ)，避免了不良資源環(huán)境污染造成的公文檔案資源損壞相關(guān)問(wèn)題

1.2提高公文檔案管理的有效性

由于傳統(tǒng)式的紙質(zhì)公文檔案在保存管理使用過(guò)程中，不僅工作繁瑣，而且檔案對(duì)應(yīng)的管理程序比較多，不便于工作管理人員進(jìn)行查詢和歸檔整理。通過(guò)檔案信息化平臺(tái)建設(shè)，可以隨時(shí)通過(guò)專門的檔案查詢系統(tǒng)對(duì)政府檔案相關(guān)查詢資料進(jìn)行有效率的查詢，提高政府相關(guān)工作人員的檔案查詢工作效率。管理工作流程相對(duì)簡(jiǎn)單，可以大大提高電子文件輸入管理的業(yè)務(wù)質(zhì)量和工作效率。

1.3改變文件管理模式

由于傳統(tǒng)的電子文件輸入管理以手工紙張文件為管理介質(zhì)，手工文件輸入進(jìn)行管理，而文件信息化和檔案管理則以電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為管理媒介，通過(guò)多種電子文件輸入方式進(jìn)行文件管理。檔案管理工作信息化工程建設(shè)將會(huì)由傳統(tǒng)的事業(yè)檔案管理存儲(chǔ)和信息應(yīng)用管理功能重新轉(zhuǎn)變成為信息資源管理、存儲(chǔ)和信息收集應(yīng)用功能，以有效促進(jìn)事業(yè)檔案管理的事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，同時(shí)提高事業(yè)檔案管理的工作有效性。

2事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（1）事業(yè)用人單位進(jìn)行檔案管理工作信息化工程建設(shè)中可能存在的一些問(wèn)題，以及事業(yè)用人單位進(jìn)行檔案管理發(fā)展離不開事業(yè)單位檔案工作人員的切身利益，甚至?xí)谝欢ǔ潭壬嫌绊懞椭萍s國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。然而，目前許多大企事業(yè)單位的人事檔案管理還沒(méi)有真正得到國(guó)家應(yīng)有的高度重視。事業(yè)單位行政相關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)章制度尚未健全完善和基本建立，檔案管理工作無(wú)法開展和創(chuàng)新。只有充分認(rèn)識(shí)并感到加強(qiáng)檔案管理的迫切重要性，才能發(fā)展檔案管理，為職工謀利益，進(jìn)一步促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

（2）目前，事業(yè)單位從事檔案管理的人員大多不具備檔案管理的相關(guān)知識(shí)和專業(yè)水平。此外，據(jù)調(diào)查，從事檔案管理的一般人員年齡較大，對(duì)檔案管理的責(zé)任心和耐心不夠，造成了檔案管理的諸多疏漏和損失。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政檔案管理相關(guān)專業(yè)人才的嚴(yán)重缺乏，檔案管理職能無(wú)法充分發(fā)揮。因此，只有大力培養(yǎng)一批專業(yè)的機(jī)關(guān)檔案管理信息人才，才能在一定程度上有效保證我國(guó)事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案管理信息工作的正常順利開展。

（3）目前，我國(guó)許多事業(yè)單位對(duì)于檔案管理信息化的管理大多仍處于采用傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案管理。紙質(zhì)版的檔案容易遭到受潮和遇水損壞。一旦發(fā)現(xiàn)損壞，很難及時(shí)修復(fù)，許多重要的歷史檔案以及信息等也無(wú)法長(zhǎng)期完好保存。此外，還有許多紙質(zhì)檔案。檔案的整理查詢和歸檔瀏覽往往需要我們花費(fèi)大量的人力時(shí)間，這一點(diǎn)也是目前紙質(zhì)企業(yè)檔案管理的一大重要不足。隨著我國(guó)現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速健康發(fā)展和人們生活節(jié)奏的不斷加快，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理及其信息化工程建設(shè)工作顯得越來(lái)越重要。

3提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效性的策略

3.1增強(qiáng)檔案信息化工程建設(shè)的極大重要性

為有效率地推進(jìn)檔案管理及其信息化工程建設(shè)，事業(yè)單位職工需要充分認(rèn)識(shí)感受到加強(qiáng)檔案管理及其信息化工程建設(shè)的重要性。檔案管理業(yè)務(wù)信息化平臺(tái)建設(shè)可以有效促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部發(fā)揮良好的管理輔助者和決策者的作用。首先，事業(yè)單位在檔案信息化工程建設(shè)推進(jìn)過(guò)程中還需要特別注意增加檔案管理軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的大量投入，充分發(fā)揮推進(jìn)信息產(chǎn)業(yè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)引導(dǎo)作用和社會(huì)價(jià)值，同時(shí)為推進(jìn)信息產(chǎn)業(yè)檔案管理體系建設(shè)工作提供良好的工作環(huán)境。其次，事業(yè)單位通常需要對(duì)企業(yè)檔案管理平臺(tái)信息化系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和技術(shù)更新，確保企業(yè)相關(guān)管理信息化和檔案管理平臺(tái)建設(shè)能夠充分滿足相關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際檔案使用管理需求，使企業(yè)檔案管理信息化的管理能夠順應(yīng)時(shí)代要求發(fā)展。另外，鑒于數(shù)據(jù)平臺(tái)實(shí)際利用率相對(duì)較低，事業(yè)單位部門需要高度關(guān)注企業(yè)信息檔案管理數(shù)據(jù)平臺(tái)的實(shí)際利用率，明確檔案管理信息平臺(tái)的實(shí)際服務(wù)功能和應(yīng)用價(jià)值，從而為企業(yè)檔案管理企業(yè)信息化平臺(tái)建設(shè)工作打下良好的理論基礎(chǔ)，有效地逐步提高企業(yè)檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。最后，事業(yè)管理單位部門要高度重視進(jìn)行紙質(zhì)事業(yè)檔案的管理轉(zhuǎn)化，通過(guò)"紙質(zhì)+數(shù)字化"有效規(guī)范管理紙質(zhì)檔案，加快進(jìn)行紙質(zhì)事業(yè)檔案的管理轉(zhuǎn)化，最終實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料無(wú)紙化歸檔管理

3.2完善財(cái)務(wù)檔案管理工作信息服務(wù)系統(tǒng)，完善事業(yè)規(guī)范化檔案管理體系

完善各級(jí)事業(yè)管理單位財(cái)務(wù)檔案管理工作信息化體系建設(shè)，完善和規(guī)范建立健全事業(yè)檔案管理規(guī)章制度，促進(jìn)事業(yè)檔案管理工作規(guī)范化，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)管理。在企業(yè)檔案管理相關(guān)信息化制度建設(shè)發(fā)展過(guò)程中，加強(qiáng)企業(yè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度建設(shè)管理，可以真實(shí)地反映企業(yè)檔案管理的相關(guān)信息化建設(shè)水平，使檔案管理者更加能夠從自身企業(yè)發(fā)展實(shí)際需要角度出發(fā)，結(jié)合建立相關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)，在實(shí)踐中逐步探索完善新的檔案管理相關(guān)信息化制度建設(shè)。完善單位檔案管理電子信息共享系統(tǒng)，不僅可以便于使單位檔案管理工作人員在每次錄入管理電子信息后及時(shí)共享管理數(shù)據(jù)，使管理數(shù)據(jù)不易受到丟失，并有效實(shí)現(xiàn)單位檔案管理信息的有效存放管理。

3.3提高單位檔案管理工作人員的相關(guān)專業(yè)技術(shù)水平

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位各級(jí)檔案管理專業(yè)信息化體系建設(shè)發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作人員專業(yè)起著重要的技術(shù)主導(dǎo)作用。在檔案信息化體系建設(shè)中，要求我國(guó)檔案管理從業(yè)人員必須掌握一定的檔案信息管理技術(shù)、檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)和其他檔案管理專業(yè)知識(shí)的基本內(nèi)容，使我國(guó)檔案管理人員信息化體系建設(shè)更好地健康發(fā)展。因此，各檔案機(jī)構(gòu)部門應(yīng)積極加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作人員專業(yè)檔案管理技術(shù)水平的教育培訓(xùn)和宣傳教育，并特別注意積極引進(jìn)一些大批具有較高專業(yè)技術(shù)素質(zhì)的檔案管理技術(shù)人才，以不斷提高企業(yè)檔案管理工作人員的檔案專業(yè)管理水平。目前，事業(yè)單位從事檔案管理的人員大多不熟練使用計(jì)算機(jī)，導(dǎo)致檔案信息處理效率低下。因此，從知識(shí)培訓(xùn)的這個(gè)角度上來(lái)看，除了需要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理操作人員企業(yè)檔案管理工作相關(guān)專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)培訓(xùn)外，我們還認(rèn)為需要更加注重針對(duì)計(jì)算機(jī)檔案操作人員基本技能的知識(shí)培訓(xùn)，使其能夠符合企業(yè)檔案管理，企業(yè)信息化體系建設(shè)的基本要求。

3.4堅(jiān)持安全網(wǎng)絡(luò)使用，維護(hù)企業(yè)檔案管理權(quán)威

盡管網(wǎng)絡(luò)電子文件檔案管理有很多大的好處，由于其在網(wǎng)絡(luò)使用環(huán)境的巨大不穩(wěn)定性，存在著信息泄露的高風(fēng)險(xiǎn)。為了準(zhǔn)確保持我國(guó)人事檔案安全信息真實(shí)保密與適度信息披露的平衡，應(yīng)從以下兩個(gè)主要方面準(zhǔn)確保證人事檔案安全：（1）應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的人事檔案安全監(jiān)督管理制度。事業(yè)信用單位部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合法檔案分級(jí)利用的實(shí)際需要，制定健全科學(xué)合理的公開分級(jí)利用檔案程序，建立健全差異化的檔案分級(jí)利用權(quán)限管理制度和安全責(zé)任落實(shí)追究制度，只向需要了解的合法用戶提供涉及個(gè)人隱私和組織秘密的部分。（2）用現(xiàn)代科技技術(shù)手段和信息技術(shù)設(shè)備有效保障個(gè)人檔案安全。確保原始公證檔案的身份唯一性，必須要具有相關(guān)當(dāng)事人統(tǒng)一手寫的身份手稿、簽名或加蓋公章等合法身份憑證。在本機(jī)文件安全管理工作過(guò)程中，做好本機(jī)電子密碼文件安全備份，合理利用計(jì)算機(jī)安全防火墻，避免發(fā)生計(jì)算機(jī)安全故障，計(jì)算機(jī)遭受黑客和勒索病毒攻擊導(dǎo)致的大量電子密碼文件安全丟失或密碼泄密。

結(jié)論

行政事業(yè)機(jī)關(guān)單位公共檔案管理業(yè)務(wù)信息化體系建設(shè)對(duì)不斷提高公共檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)公共檔案管理事業(yè)的健康有序發(fā)展等均具有重要指導(dǎo)作用，影響公共檔案機(jī)構(gòu)的健康可持續(xù)發(fā)展。因此，在實(shí)際管理建設(shè)檔案過(guò)程中，事業(yè)單位檔案需要深刻認(rèn)識(shí)感受到加強(qiáng)檔案管理企業(yè)信息化檔案建設(shè)的日益重要性，明確當(dāng)前企業(yè)信息化檔案建設(shè)中普遍存在的熱點(diǎn)問(wèn)題，結(jié)合多種有效途徑不斷提高企業(yè)信息化檔案建設(shè)的管理有效性，從而為推進(jìn)事業(yè)單位的檔案可持續(xù)發(fā)展建設(shè)打下良好的管理基礎(chǔ)。

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