“互聯(lián)網(wǎng)+”下的學(xué)校檔案管理分析

朱明國(guó)

（山東理工職業(yè)學(xué)院，山東 濟(jì)寧 272067）

互聯(lián)網(wǎng)+屬于新理念，是信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展到一定階段后應(yīng)運(yùn)而生的，同時(shí)隨著國(guó)內(nèi)這一理念的提出也加快推進(jìn)了各領(lǐng)域?qū)ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用，已然邁入全新的發(fā)展階段[1]。通過了解目前學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代給學(xué)校的檔案管理產(chǎn)生了積極的影響，如果想要出于互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下，讓學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量及效率得到明顯改善，必須著眼于目前檔案工作管理模式，研究如何加以創(chuàng)新，致力于研究更加科學(xué)合理的管理模式，以此作為提高學(xué)校檔案資源運(yùn)用價(jià)值的重要途徑。

1 互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重要性

在學(xué)校綜合管理的內(nèi)容中，檔案數(shù)據(jù)管理及運(yùn)用屬于其中不可忽視的組成部分，在此過程中對(duì)學(xué)校檔案管理產(chǎn)生了非常積極的影響，學(xué)校在針對(duì)具體工作制定決策方案時(shí)，可以從中獲取參考建議和依據(jù)。另外，傳統(tǒng)的檔案管理模式缺乏一定的科學(xué)合理性，檔案資源也沒能得到合理的利用，所以檔案管理工作不能有效的推動(dòng)學(xué)校穩(wěn)定的發(fā)展。然而，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的降臨，學(xué)校檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，在標(biāo)準(zhǔn)方面進(jìn)行改進(jìn)，學(xué)校的檔案管理工作要想得到更好的支持，就需要檔案管理人員在檔案管理工作中能夠積極充分的應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。處于互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下，學(xué)校檔案管理工作要明確環(huán)境變化和發(fā)展要求，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)科學(xué)運(yùn)用到實(shí)際管理環(huán)節(jié)，圍繞著如何發(fā)揮相關(guān)技術(shù)的價(jià)值開展深入研究，立足實(shí)際積極推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型升級(jí)。此外，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的來臨，從數(shù)據(jù)以及技術(shù)層面為學(xué)校檔案管理提供更加全面的相關(guān)支持。

2 互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代學(xué)校檔案管理中存在的問題

檔案管理工作要想順利的開展，就必須要相關(guān)部門能夠得到高度的重視，然而當(dāng)前學(xué)校的檔案管理工作中缺乏一定的重視程度。由于對(duì)檔案管理工作的重要性有所忽視，致使檔案管理工作在完善發(fā)展的進(jìn)程中面臨重重阻礙，同時(shí)檔案的作用也無法得到良好的發(fā)揮[2]。另外學(xué)校的硬件設(shè)施跟不上現(xiàn)時(shí)代下檔案管理的需求，同時(shí)計(jì)算機(jī)的配備也不齊全，因此檔案管理工作也無法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理。當(dāng)前甚至有一些學(xué)校沒有設(shè)置檔案館，學(xué)生檔案存在教務(wù)處，文書檔案存放在綜合檔案室，所以檔案存放也相對(duì)不集中，管理上也相應(yīng)的加大了難度，不僅無法進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，而且還會(huì)導(dǎo)致檔案的不真實(shí)以及不完整。另外檔案管理的相關(guān)水平很難滿足要求，當(dāng)前有些學(xué)校的管理人員會(huì)呈現(xiàn)出年齡老化的現(xiàn)象，相對(duì)知識(shí)也會(huì)比較陳舊，管理的方法也比較滯后，另外在檔案管理相關(guān)知識(shí)的更新以及網(wǎng)絡(luò)化管理的學(xué)習(xí)培訓(xùn)沒有加強(qiáng)跟上，以至于學(xué)校的檔案管理效率低下。

3 互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代學(xué)校檔案管理的應(yīng)對(duì)策略

學(xué)校首先需要對(duì)檔案管理工作加以重視，并且能夠認(rèn)識(shí)到其重要性。另外校領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下檔案管理現(xiàn)代化以及網(wǎng)絡(luò)化帶來的作用，充分的運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的思維來管理檔案能夠加快提升學(xué)校管理的整體水平。互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下學(xué)校檔案管理的投入力度需要進(jìn)一步加強(qiáng)，專業(yè)人員的配備以及檔案場(chǎng)館的建設(shè)，保障制度的建立，并且需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)分析使用的落實(shí)程度，有助于檔案利用率進(jìn)一步得到提高。另外加強(qiáng)檔案管理資源建設(shè)的投入，檔案管理中最大的價(jià)值所在就是充分的對(duì)檔案進(jìn)行收集整理歸檔存儲(chǔ)。檔案資源需要不斷的去累計(jì)，其基礎(chǔ)性的工作就是需要善于收集，同時(shí)有較高的檔案意識(shí)以及建檔意識(shí)，能夠及時(shí)完整的收集相關(guān)的檔案，從而逐步的將資源積累起來。高校不僅僅只是建設(shè)好檔案館，更重要的是需要根據(jù)自身實(shí)際情況來開發(fā)檔案管理軟件，進(jìn)一步的推進(jìn)檔案管理環(huán)境得以優(yōu)化，注重?cái)?shù)字檔案發(fā)展，加大在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)上的管理力度，從而建立穩(wěn)定的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)。另外人才隊(duì)伍需要建設(shè)一批專業(yè)性的人才，真正將管理水平提升。信息化時(shí)代面對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用也給管理人員提出了新的挑戰(zhàn)，因此學(xué)校需要加大力度開展人才的教育培訓(xùn)，盡快將管理人員的網(wǎng)絡(luò)化管理水平提高。

3.1 完善檔案管理人員培訓(xùn)工作，實(shí)現(xiàn)其互聯(lián)網(wǎng)思維強(qiáng)化

在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下，學(xué)校檔案管理工作而言帶來了新的挑戰(zhàn)，而且高校檔案管理信息化要想順利開展，就需要檔案管理人員具有很強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)以及信息素養(yǎng)，同時(shí)還需要有創(chuàng)新的思維和意識(shí)，以更好地勝任當(dāng)今時(shí)代對(duì)檔案管理的要求，讓管理水平在此過程中得到提高。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值，將檔案管理工作與教務(wù)工作一樣受到重視，并且對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)專業(yè)化的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。

將互聯(lián)網(wǎng)思維逐漸的滲入到檔案管理的工作中，同時(shí)將紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案轉(zhuǎn)變，在保障機(jī)要檔案不被泄露的前提下開展一些檔案共享功能，讓共享服務(wù)的相關(guān)從業(yè)人員近距離接觸到網(wǎng)絡(luò)管理的優(yōu)勢(shì)。另外，管理人員要注重提升自身業(yè)務(wù)能力和操作技能，建立良好的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，從而更加熟練精準(zhǔn)地開展檔案信息錄入工作，同時(shí)為了保證檔案文件的安全以及完整，需要嚴(yán)格的構(gòu)建防火墻系統(tǒng)。

3.2 采用先進(jìn)的云計(jì)算技術(shù)，加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理

當(dāng)前應(yīng)用先進(jìn)的云計(jì)算技術(shù)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅投入的成本很低而且設(shè)備和人力都可以得到相應(yīng)的減少，同時(shí)存儲(chǔ)的能力也很大程度的提高。學(xué)校檔案管理部門要以自身發(fā)展需求為前提，聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)信息管理部門對(duì)學(xué)校的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)利用云計(jì)算的技術(shù)手段來進(jìn)行建立。另外充分發(fā)揮數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、高速掃描、數(shù)據(jù)的壓縮技術(shù)等現(xiàn)代科技，提高紙質(zhì)文件和電子資料的轉(zhuǎn)化效率，變成有序的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)換的方式進(jìn)行管理學(xué)校的檔案，能夠?qū)⒏鱾€(gè)部門之間的限制打破，將自動(dòng)化采集以及科學(xué)化管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)一步凸現(xiàn)出來，實(shí)現(xiàn)更加人性化的管理。同時(shí)學(xué)校內(nèi)部和管理人員也可以設(shè)置相關(guān)的管理權(quán)限，進(jìn)行隨時(shí)隨地的查看共享信息的服務(wù)。

3.3 注重學(xué)校檔案管理技術(shù)的運(yùn)用，強(qiáng)化學(xué)校檔案服務(wù)水平

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的來臨，學(xué)校要對(duì)管理現(xiàn)代化技術(shù)的利用率加以重視，促進(jìn)其進(jìn)一步提高，從而學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化水平才能得到有序的發(fā)展。首先學(xué)校檔案管理人員在尋求檔案資料共享的過程中，要合理發(fā)揮學(xué)校對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化以及信息化數(shù)字化的管理模式的作用，其中檔案管理系統(tǒng)功能包含的內(nèi)容非常廣泛，就如集中存儲(chǔ)，自動(dòng)編號(hào)等。運(yùn)用這些功能檔案管理部門要科學(xué)利益這些功能，以實(shí)現(xiàn)直接管理資料，并進(jìn)行歸類匯總，這也極大的提高了工作的實(shí)效性，減少了工作量。另外學(xué)校檔案管理部門還需要進(jìn)行劃分管理各類方案，特別是普通檔案和機(jī)密檔案管理上需要做好分類，機(jī)密檔案的管理上后臺(tái)必須做好相關(guān)權(quán)限的設(shè)置，設(shè)置上只針對(duì)學(xué)校的管理人員才能有相應(yīng)的查閱管理的權(quán)限。

3.4 推進(jìn)健全的檔案管理制度建設(shè)，完善檔案資源整合

在檔案工作持續(xù)開展中，規(guī)范化的制度是必要前提，建立規(guī)范制度能保障檔案管理部門更加科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范化的發(fā)展。所以說互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下，學(xué)校的檔案管理工作要想能夠得到長(zhǎng)足的發(fā)展，要完善檔案管理制度建設(shè)工作，依據(jù)規(guī)章制度推進(jìn)學(xué)校檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)檔案資源的規(guī)范化整合奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案管理工作有序的發(fā)展。在制度的制定上，需要根據(jù)學(xué)校實(shí)際發(fā)展情況和檔案管理層面的法律相關(guān)規(guī)定，在綜合考慮到工作人員責(zé)任制度、資料搜集的管理制度、檔案信息平臺(tái)的管理制度等方面的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步梳理各個(gè)崗位工作人員肩負(fù)的責(zé)任及業(yè)務(wù)，增進(jìn)各部門之間的交流溝通，完善溝通協(xié)調(diào)機(jī)制建設(shè)，推動(dòng)檔案管理工作得到更加良性的發(fā)展。

3.5 提升檔案信息服務(wù)能力，凸顯學(xué)校檔案的服務(wù)機(jī)制

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下學(xué)校檔案管理部門需要進(jìn)一步加強(qiáng)資源的管理，以及開發(fā)檔案信息服務(wù)能力，從而能夠給學(xué)校的各項(xiàng)決策制定提供更加科學(xué)的依據(jù)?；蛘哒f互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下學(xué)校的檔案管理需要重視檔案資源的收集和整理，同時(shí)將歸檔制度建立的更具有科學(xué)性，以便后期檔案的使用。

4 結(jié)束語

文中所述，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，學(xué)校的檔案管理工作人員以及領(lǐng)導(dǎo)都需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，進(jìn)一步創(chuàng)新管理理念，加快推進(jìn)學(xué)校檔案管理更具規(guī)范化，科學(xué)化以及信息化，從而提升學(xué)校檔案管理的管理水平，發(fā)揮出檔案對(duì)學(xué)校的教育工作以及人才培養(yǎng)工作得積極輔助作用。同時(shí)積極的應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來進(jìn)行完善檔案管理的開展，加強(qiáng)信息化建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校檔案管理各個(gè)流程的合理優(yōu)化和改進(jìn)。