商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的禮貌用語(yǔ)

楊燕怡

商務(wù)交往中，不能缺少適宜的寒暄。在初次見(jiàn)面的情況下，寒暄應(yīng)為在被介紹給他人之后的禮貌應(yīng)答，如：“你好！”（How do you do？）“見(jiàn)到您非常榮幸?！保↖t’s an honor for me to meet you.）“很高興能認(rèn)識(shí)您?！保↖’m pleased to meet you.）如果想變得熱絡(luò)一些，則可說(shuō)：“早聽(tīng)說(shuō)過(guò)您的大名?！保↖’ve often heard about you.）“史密斯先生經(jīng)常提到您?！保∕r. Smith often talked about you.）而相識(shí)后再次見(jiàn)面后的寒暄則可靈活、具體一些，如可以說(shuō)：“好久沒(méi)見(jiàn)了?！保℉aven’t seen you for some time.）“你旅途還愉快吧？”（Did you have a good trip over？）也可以講：“真高興能再次見(jiàn)面了?！保↖t’s great to see you again.）

禮貌原則和英語(yǔ)寫(xiě)作

在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中，簡(jiǎn)潔固然重要，但是我們還需要注意到：要求簡(jiǎn)潔并不是要使商務(wù)信函像電報(bào)一樣沒(méi)有一個(gè)多余的詞。禮貌是國(guó)際商務(wù)信函的又一重要原則。信函的閱讀者是一些有生命的、有情感需求的人，他們希望自己的貿(mào)易合作伙伴是有文化素養(yǎng)的人。一封彬彬有禮的書(shū)信能使你在對(duì)方的心目中樹(shù)起一種正直、熱情、有良好文化素養(yǎng)和職業(yè)道德的形象，使之樂(lè)意與你合作。信函在語(yǔ)氣和態(tài)度上應(yīng)體現(xiàn)出誠(chéng)懇和禮貌，以示尊重對(duì)方。有時(shí)為了顯示禮貌與人情味，加上一些詞語(yǔ)和句子也屬于商務(wù)書(shū)信寫(xiě)作的一種策略和技巧。禮貌與簡(jiǎn)潔并不是對(duì)立的，而是并存于信函的書(shū)寫(xiě)中。作者要把握好“禮貌”與“簡(jiǎn)潔”之問(wèn)的度。

我們應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：

1.避免使用有性別歧視的詞匯?，F(xiàn)代社會(huì)中，女性在商界所起的作用并不亞于男性，越來(lái)越多的女性，尤其是女權(quán)運(yùn)動(dòng)主義者對(duì)含有性別歧視的字眼很敏感。商務(wù)信件應(yīng)尊重女性伙伴，盡量避免使用有性別歧視的詞語(yǔ)。如：chairman（應(yīng)為chairperson）;在實(shí)際寫(xiě)作中，可采用多種方法來(lái)避免性別歧視?？墒褂妹~的復(fù)數(shù)形式如“Employees must decide for themselves”，而不是“Emplyees must decide for himself”;可用第二人稱代詞“you”代替有性別歧視的詞語(yǔ)如“You must sell three cars every month”，而不是“All salesmen must sell three cars every month”。

2.避免使用否定和命令式的表達(dá)。有時(shí)使用否定的詞或短語(yǔ)常隱含對(duì)讀者的批評(píng)或責(zé)備，語(yǔ)氣顯得不禮貌，不利于商務(wù)溝通。商務(wù)郵件中應(yīng)采用具有積極肯定的意義的詞語(yǔ)，盡量避免使用否定的表達(dá)。因?yàn)樯虅?wù)溝通的真正目的是為了提供信息或勸說(shuō)對(duì)方采取有益的行動(dòng)，解決問(wèn)題。如：“You did not send US your L/C by the end of the month.”一句中的“did not”就含有責(zé)備的語(yǔ)氣，暗示對(duì)方無(wú)能。如果這句改為：“Could you please send US your L/C by the end of this month？”效果就好得多。

3.適當(dāng)使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。有時(shí)被動(dòng)語(yǔ)態(tài)比主動(dòng)語(yǔ)態(tài)顯得更有禮貌，因?yàn)樗苊庵肛?zé)動(dòng)作的執(zhí)行者。如可把句子”You didn’t enclose the price lists in your letter”改成”The price lists were not an—closed in your letter”。

4.避免使用帶有強(qiáng)迫語(yǔ)氣的詞語(yǔ)。商務(wù)信函中，要體現(xiàn)平等，不應(yīng)出現(xiàn)任何凌駕于對(duì)方之上的強(qiáng)迫命令式言辭，否則會(huì)失去商業(yè)良機(jī)。試比較”You must visit our office next week”和”P(pán)lease visit our office next Tuesday”兩句，后者明顯好些。

5.使用“Your attitude”。商務(wù)信件的撰寫(xiě)中，要考慮讀者的態(tài)度。要時(shí)刻考慮對(duì)方的需求，應(yīng)淡化“we”而強(qiáng)調(diào)“you”，要暫時(shí)忘掉自己，為對(duì)方著想。如”Your prompt process of this order will certainly help US to serve you better”要?jiǎng)龠^(guò)”We want you to process the order by the end of this month”。雖說(shuō)商務(wù)信件中應(yīng)使用“Your attitude”，但并非千篇一律，有時(shí)在指出對(duì)方的過(guò)失或答復(fù)對(duì)方抱怨信時(shí)，為了不惹怒、冒犯對(duì)方，盡量少用“Your attitude”，這樣也是為對(duì)方著想。如把”You did not send your payment on time”改成”We haven’t received the payment”要更好一些。

6.使用表示感謝的詞語(yǔ)。要善于及時(shí)并隨時(shí)表達(dá)你的感謝之情。當(dāng)然，寫(xiě)作時(shí)在應(yīng)用禮貌原則時(shí)，很重要的一點(diǎn)就是要把握交際原則，掌握好“禮貌”與“卑恭”之間的度。在語(yǔ)氣上既要顯出作者的熱情、禮貌與周到，又要做到不卑不亢，從容自然。

現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作趨于簡(jiǎn)潔，簡(jiǎn)潔的同時(shí)還應(yīng)注意語(yǔ)氣的表達(dá)是否禮貌，盡可能用精辟的文筆清楚地表達(dá)所要表達(dá)的內(nèi)容，但又不失禮貌。這兩條原則是我們商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱文忠，實(shí)用商務(wù)談判英語(yǔ)，對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)，2007。