淺談結(jié)合標準要求開展組織的檔案管理工作

任昱

檔案管理是組織日常工作的重要內(nèi)容，如何收集、整理、分類、保存這些反應組織活動并具有考查和保存價值的各類文件和數(shù)據(jù)，檔案管理的前輩們作出了不可磨滅的貢獻，總結(jié)出了很多寶貴經(jīng)驗和有效的工作方法，并形成國家或行業(yè)規(guī)范，對我們的檔案管理工作有著非常重要的指導和規(guī)范作用。

我們在日常檔案管理過程中除了按照《機關(guān)文件材料歸檔和檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行收集和歸檔作業(yè)，但該規(guī)定并未對歸檔和保管工作的具體操作流程和要求進行規(guī)定，容易導致工作失誤。

經(jīng)過多年的檔案管理實踐，在組織內(nèi)部檔案管理過程中，結(jié)合各類國家行業(yè)標準補充組織在檔案管理中的一些操作行為標準，可以有效避免檔案管理工作的失誤，不斷開展組織內(nèi)部檔案管理的貫標，工作流程標準化，讓我們在檔案管理上得到規(guī)范管理和發(fā)展。

擁抱時代紙質(zhì)文檔數(shù)字化建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及特別是移動互聯(lián)網(wǎng)的廣泛使用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集管理所帶來的查閱麻煩，已經(jīng)影響到檔案作為一種重要管理資源它應具有的價值，隨時隨地的查閱相關(guān)檔案文件已經(jīng)成為組織管理人員的一種實實在在的需求，將紙質(zhì)文件數(shù)字化是必然趨勢。

在《DA/T31-2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的指導下，將組織內(nèi)部所有紙質(zhì)文檔全部數(shù)字化，并按照《DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則》進行著錄。使組織的檔案收集不遺漏一份，通過電子化管理，讓紙質(zhì)檔案的索引查閱更加方便，通過對檔案查閱等級的規(guī)定，通過權(quán)限設(shè)置，讓檔案查閱環(huán)境更加靈活，檔案對管理工作承前啟后的作用得到了極好的發(fā)揮。

現(xiàn)在移動互聯(lián)網(wǎng)的普及，工作效率持續(xù)提高，辦公場所的不穩(wěn)，特別是新冠病毒帶來的疫情居家工作等正成為一種新辦公趨勢，紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)不能適應時代的發(fā)展需要，國家及行業(yè)及時出臺的各類檔案管理標準，讓我們檔案管理工作能夠迅速擁抱時代，使檔案管理與時俱進，將組織的歷史印跡更好的展現(xiàn)到日常的工作當中，紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理是當今社會檔案管理工作的重要組成部分。

規(guī)范管理各類檔案，發(fā)揮管理改善推手作用

在《DA/T22-2015歸檔文件整理規(guī)則》和《GB/T18894-2016電子文件檔案及電子檔案管理規(guī)范》為主要標準的指導下，認真做好檔案的管理工作，將歸檔文件以單位進行組件，分類、排列、編號、編目。紙質(zhì)文件按照標準對紙質(zhì)文件的要求進行收存，同時進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。為了執(zhí)行好組織的檔案管理工作，組織特別制定了檔案管理流程及相關(guān)制度，并有專門的負責人定期檢查。例如紙質(zhì)文檔歸檔流程：

通過標準化的流程和制度更好的將檔案管理的國家相關(guān)標準落地實施，不斷的貫徹相關(guān)的國家檔案管理標準，強調(diào)標準對管理的作用是組織檔案管理工作持續(xù)進步的原動力，讓執(zhí)行標準成為組織管理工作提升的重要推手。

貫徹標準，發(fā)揚標準精神，不斷做好檔案管理工作

組織對檔案管理工作的貫標，不但讓組織的檔案管理工作有了明確的指引和行動要求，同時對檔案管理人員工作質(zhì)量評價有了一個明確的判斷依據(jù)，對檔案管理人員的績效考評不在是領(lǐng)導傷腦筋的事情，組織對檔案管理工作的持續(xù)貫標也是組織在檔案管理工作不斷改善的一個過程。

貫徹國家和行業(yè)的檔案管理相關(guān)標準，不但可以減輕組織在流程制度上的管理難度，而且可以起到避免組織內(nèi)部專業(yè)人員不足，無法編制出合格管理要求的問題。比如我們對電子文件歸檔范圍就按照《GB/T18894-2016電子文件檔案及電子檔案管理規(guī)范》6.1、6.2電子文件歸檔范圍、電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍執(zhí)行，避免的組織自行制定相關(guān)標準帶來的不準確或遺漏等問題。

各種國家標準和行業(yè)標準是我們工作的指南和要求，只有持續(xù)不斷的理解標準精神，貫徹標準要求，才能在檔案管理中不斷進取，通過統(tǒng)一的要求，將組織的檔案管理工作方法和要求與兄弟單位保持同步，更便于工作的交流和接軌。

對于特別個性化的組織內(nèi)部檔案管理問題，我們編制組織內(nèi)部工作規(guī)范，通過備案的方式得到各部門的認可和執(zhí)行，使這個規(guī)范成為組織內(nèi)部標準。經(jīng)過組織在檔案管理過程中的標準化建設(shè)，形成了以國家、行業(yè)標準為骨干，組織內(nèi)部標準為補充的組織管理標準族群，根據(jù)這個標準族群制定執(zhí)行的相應管理制度，并持續(xù)不斷的檢查改善，形成組織內(nèi)部檔案管理體系，并用這個體系不斷培訓內(nèi)部檔案管理人員，使我們的檔案管理標準化，規(guī)范化，并能夠持續(xù)不斷的得以提高，不斷學習標準，貫徹標準，是組織學習力的重要表現(xiàn)，只有持續(xù)不斷的學習標準貫徹標準才能提高檔案管理工作的組織執(zhí)行力，才能讓檔案管理工作在日常組織管理工作中發(fā)揮應有的重要作用。