檔案數(shù)字化的原則及安全控制

羅紅麗

摘要：數(shù)字化檔案管理可以提升檔案管理的質(zhì)量、安全和效率，進而解決出現(xiàn)檔案管理的多種弊端，本文從檔案數(shù)字化的原則、問題出發(fā)，探討了如何做好檔案數(shù)字化管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;原則;措施

引言

數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢在于能夠整體化地將檔案信息做好記錄，建設(shè)更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用軟件管理模式，確保檔案的收集、整理、保管等各個環(huán)節(jié)都能維持科學(xué)的模式。在統(tǒng)籌規(guī)劃要求下，數(shù)字化運作模式能夠幫助檔案管理部門更新現(xiàn)有的工作模式，強化業(yè)務(wù)監(jiān)督和信息預(yù)測，確保各項流程的操作符合工作要求。

1、基本原則

從基本原則來看，需要從業(yè)務(wù)角度確定數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用要求。未來的檔案從生成——存檔——利用的環(huán)節(jié)當(dāng)中，需要考慮到業(yè)務(wù)層面、數(shù)據(jù)層面、性能層面的要求，滿足基本原則。

數(shù)字化加工掃描設(shè)備將成為長效機制建設(shè)過程當(dāng)中的重點，目的在于集中、一次性地將庫存的關(guān)鍵檔案信息進行數(shù)字化處理，必要時選擇一些專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備并配備技術(shù)人員參與到各項工作當(dāng)中，結(jié)合檔案工作崗位的特定能力要求，逐步構(gòu)建數(shù)字化管理平臺實現(xiàn)信息化管理。在檔案部門的直接管理之下，可以委托服務(wù)單位提供設(shè)備、人員，將需要保存的電子檔案全部至定制開發(fā)的數(shù)字化系統(tǒng)當(dāng)中，完成圖文數(shù)據(jù)的全方位應(yīng)用管理，有效地配合現(xiàn)階段的業(yè)務(wù)管理辦公系統(tǒng)，在功能層面上滿足實際要求。

2、檔案數(shù)字化建設(shè)的問題現(xiàn)狀分析

2.1檔案數(shù)字化建設(shè)的管理系統(tǒng)存在漏洞

檔案管理工作離不開信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，但由于數(shù)字化管理系統(tǒng)缺乏相應(yīng)的科學(xué)管理標(biāo)準(zhǔn)，信息資源混亂，再加上檔案管理軟件在信息儲存方面存在落后性，導(dǎo)致信息安全存在漏洞;信息技術(shù)的不斷變革在20世紀(jì)90年代中期至20世紀(jì)末形成了單機與局域網(wǎng)結(jié)合的檔案信息化人才服務(wù)信息化建設(shè)，也會直接影響檔案數(shù)字化建設(shè)管理系統(tǒng)的安全。

2.2數(shù)字化檔案管理進程較慢

社會科技的快速發(fā)展，終端技術(shù)的運用替代了手工立卷，檔案載體具有很大轉(zhuǎn)變，電子載體不斷加多，非紙張載體以及紙質(zhì)載體的檔案都是檔案管理的主體內(nèi)容，新型載體、新型類型檔案資料的出現(xiàn)為檔案管理工作添加全新的內(nèi)容。以

2.3具體管理推進中存在不規(guī)范、無標(biāo)準(zhǔn)問題

當(dāng)前，數(shù)字化檔案管理工作雖說得到了一定程度的開展，但是，也存在形式大于實質(zhì)的問題，還沒有完善的數(shù)字化檔案管理工作流程。特別是在立檔、入檔、管理、使用、服務(wù)等各個環(huán)節(jié)缺乏明確的工作標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格的程序要求，影響了數(shù)字化檔案管理工作的實際成效。

3、檔案數(shù)字化建設(shè)安全管理措施

3.1突破以往的管理理念

打破以往管理思維，提高數(shù)字化檔案管理的充分重視，就必須要進行全方位的普及宣傳，確保相應(yīng)工作人員可以正確認(rèn)識數(shù)字化技術(shù)的必要性以及關(guān)鍵性。各個部門對于檔案的理解有所區(qū)別，要通過各個部門的工作屬性，設(shè)立相應(yīng)的宣傳方案，從而提升宣傳成效。不斷進行宣傳活動外，還需要分批次組織相關(guān)人員進行數(shù)字化檔案管理的參觀，經(jīng)過近距離體驗，充分提高工作人員對于數(shù)字化管理的認(rèn)識，進而提升各部門對于檔案數(shù)字化管理的配合。

3.2加強檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)

加強檔案管理工作團隊的綜合素質(zhì)是十分繁瑣的工作，首先針對當(dāng)前的管理工作人員展開業(yè)務(wù)考核，之后按照考核結(jié)果對管理團隊進行重新建立，把業(yè)務(wù)水平較高的人員放置在關(guān)鍵職位上。培訓(xùn)是提高業(yè)務(wù)能力的主要策略，按照考核的最終結(jié)果對有關(guān)人員進行相應(yīng)的培訓(xùn)，有助于提高管理團隊的整體水平。并且，管理機構(gòu)要通過當(dāng)前人員結(jié)構(gòu)，針對薄弱環(huán)節(jié)展開人才引入，經(jīng)過此種模式可以在較短的期限內(nèi)對管理團隊整體結(jié)構(gòu)展開合理優(yōu)化。

3.3以嚴(yán)密的檔案整理確保檔案的安全性

檔案整理需要在特定的空間、時間完成，對保密性強的檔案還應(yīng)在封閉的空間由特定的人員操作完成，不允許外人接觸，也不允許檔案上網(wǎng)。對安全系數(shù)高的檔案，要在專用電腦上完成數(shù)據(jù)庫的建立。數(shù)字化檔案依靠的技術(shù)都是計算機以及相關(guān)電子設(shè)備，檔案管理室要達到防潮、防水等要求，必要時配備相應(yīng)的除濕機、空調(diào)等設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境合格。尤其是在數(shù)字化的過程中，要注意對網(wǎng)絡(luò)的管理，禁止外網(wǎng)入侵，注意防范病毒，確保檔案不泄漏。檔案管理人員進入檔案保管室都要通過人臉識別、指紋識別等方式，確保身份的真實性。同時，要在數(shù)字化存儲上做多手準(zhǔn)備，在不同的設(shè)備上多次備份。

3.4以先進科技提高檔案管理的安全性

在檔案數(shù)字化建設(shè)中對網(wǎng)絡(luò)防火墻的構(gòu)建尤為重要。電力企業(yè)與技術(shù)公司要在系統(tǒng)的安全性能保障上下功夫，在防火墻搭建、操作系統(tǒng)安全等方面入手，在技術(shù)上做更多的探索和突破。技術(shù)公司可以嘗試數(shù)字化加密方式，在最大程度上提升檔案管理的安全性。對公開性檔案和保密性檔案采取不同的加密方式，只有從多個環(huán)節(jié)對檔案信息進行保護，才能確保檔案數(shù)字化管理水平的提高，確保檔案信息更加安全保密。

3.5加強宏觀層面的安全管理

數(shù)字化檔案信息的安全保障工作是一項復(fù)雜而繁瑣的工作，其不僅需要強大的技術(shù)手段支持，還必須要有一系列的安全管理保障來支撐。因此，想要真正形成有效的數(shù)字化信息安全保障體系，還必須要進行有效的安全性管理保障建設(shè)。在安全性管理保障建設(shè)過程中，可以從宏觀的層面進行管理。比如，建立健全信息安全管理機構(gòu)，形成統(tǒng)一高效的檔案信息管理思想，形成穩(wěn)定的檔案信息管理領(lǐng)導(dǎo)工作小組等，提升檔案信息安全管理工作的整體把控水平。

4、結(jié)語

數(shù)字化檔案管理有利于提高檔案工作效率，節(jié)約人力、物力，使檔案資料發(fā)揮更大使用價值。當(dāng)前，數(shù)字化檔案管理工作正呈現(xiàn)出加快推進、高質(zhì)量發(fā)展的良好勢頭。搞好今后的數(shù)字化檔案管理工作，需要綜合考慮軟硬件配置、管理標(biāo)準(zhǔn)化、人力資源培育等因素，統(tǒng)籌推進，科學(xué)施策，使數(shù)字化檔案管理工作在經(jīng)濟社會發(fā)展中起到更大的作用。

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