新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理的困境與對策

徐劍

摘要：辦公室的管理工作，是結(jié)合各部門性質(zhì)，提供相應(yīng)的協(xié)調(diào)及服務(wù)，在生產(chǎn)經(jīng)營工作中發(fā)揮著重要的作用。優(yōu)秀的辦公室管理技能可促進(jìn)企業(yè)的辦公室業(yè)務(wù)的全面發(fā)展，極大地提升企業(yè)的形象。但在新形勢下，辦公室管理工作還存在體制落后、員工素養(yǎng)不高、創(chuàng)新能力差等問題。針對這些企業(yè)存在的共性問題，必須采取措施，確保企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新常態(tài);企業(yè)辦公室管理;困境與對策

引言

對于任何一個單位而言，辦公室都是非常重要的組織機(jī)構(gòu)，在單位運行中起到了樞紐的作用。在日常工作中，辦公室常常起到承上啟下，協(xié)調(diào)各方的樞紐作用，賦有服務(wù)、參謀等職能，因此辦公室發(fā)揮著其他部門不可替代的管理作用。

一、企業(yè)辦公室管理概述

辦公室在企業(yè)運行過程中的主要功能，是對企業(yè)各部門及人員進(jìn)行業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和服務(wù)，上傳和分發(fā)企業(yè)業(yè)務(wù)信息，并同時代表了企業(yè)的形象。辦公室要想順利履行其工作職責(zé)，就必須對企業(yè)的發(fā)展有全面而詳細(xì)的了解，不僅要了解業(yè)務(wù)重點，還要明確企業(yè)能力以及未來規(guī)劃發(fā)展方向，以確保企業(yè)健康快速地發(fā)展。同時，辦公室作為企業(yè)的外窗，代表著企業(yè)的綜合能力，除協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部工作外，還要促進(jìn)企業(yè)文化和理念的廣泛傳播。新時代市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為企業(yè)帶來了巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，因此，企業(yè)要結(jié)合當(dāng)前的時代背景和特點，辦公室管理工作要不斷創(chuàng)新，懂得抓住機(jī)遇，在各種挑戰(zhàn)中不斷成長，使企業(yè)的管理能力到達(dá)新的水平。

二、辦公室管理的特點

第一，政策性。辦公室主要負(fù)責(zé)貫徹上級領(lǐng)導(dǎo)的各項部署，處理各種各樣不同文件，因此具有極強(qiáng)的政策性。辦公室把握和研讀政策能力將直接影響到單位領(lǐng)導(dǎo)決策部署狀況，最終會影響到單位發(fā)展。第二，服務(wù)性。辦公室是工作橋梁，辦公室必須為單位各個部門做好服務(wù)工作，因此辦公室的各項工作都體現(xiàn)了服務(wù)性質(zhì)。第三，開放性。辦公室是單位的窗口，對內(nèi)代表領(lǐng)導(dǎo)，需要廣泛聽取各方意見;對外代表的是單位的形象，言談舉止必須得體，處理工作應(yīng)當(dāng)規(guī)范有序。

三、新常態(tài)下辦公室管理的困境

（一）缺乏完善的管理制度

規(guī)范各項管理制度，是企業(yè)辦公室管理業(yè)務(wù)順利開展的前提，是創(chuàng)新管理的要求。部分企業(yè)辦公室管理體系不完善，缺乏遏制能力。辦公人員職責(zé)分工不明確，缺乏一定的相關(guān)性和明確性，并且崗位工作目標(biāo)模糊，導(dǎo)致人員工作計劃缺乏系統(tǒng)性，導(dǎo)致工作流程管理不到位。這些問題降低了企業(yè)辦公室管理人員的工作效率，甚至損害了企業(yè)辦公室的整體形象。在企業(yè)辦公室管理中，服務(wù)意識在辦公職能中占有重要的地位，屬于企業(yè)辦公室管理的基本職能。服務(wù)水平取決于員工的管理意識，部分企業(yè)的人員服務(wù)意識淡薄，無法理解服務(wù)的重要性。被動地等待領(lǐng)導(dǎo)對相關(guān)工作的監(jiān)管，沒有積極思考。各部室缺乏溝通，導(dǎo)致了部門之間出現(xiàn)溝通不暢的問題。同時對服務(wù)業(yè)務(wù)的認(rèn)識不深刻，沒有形成創(chuàng)新和服務(wù)發(fā)展的主動服務(wù)意識。

（二）創(chuàng)新管理能力還不夠強(qiáng)

在工作中，一定程度上存在著完成任務(wù)不求創(chuàng)新、安于現(xiàn)狀不愿創(chuàng)新、怕?lián)L(fēng)險不敢創(chuàng)新的現(xiàn)象。有些工作已形成了固定的套路，習(xí)慣于舊思維、老經(jīng)驗，不去追求高效率、新方法，思路比較狹窄，應(yīng)對新形勢、新情況時，解決新問題的能力有欠缺，工作提檔升級需進(jìn)一步改善。辦公室工作本身就是綜合性極強(qiáng)的工作，要求員工要根據(jù)遇到的事務(wù)靈活處理，這在一定程度上，對員工的創(chuàng)新能力有了較高的要求。辦公室的工作，要求不斷根據(jù)以往的經(jīng)驗教訓(xùn)，持續(xù)性改進(jìn)處理方式，不能生搬硬套，要不然，降低員工的工作效率和對工作的積極性。

四、新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理的對策

（一）制度完善

第一，完善管理制度，做到責(zé)任到人。辦公室的管理存在著制度不完善的問題，辦公室需要按照中央要求，嚴(yán)格控制“三公”經(jīng)費，執(zhí)行政府的各項規(guī)定，嚴(yán)禁超標(biāo)。與此同時，辦公室還需要加強(qiáng)制度的組織落實，督促領(lǐng)導(dǎo)干部做表率，將各項責(zé)任層層落實到人。除此之外，辦公室還需要完善各項獎勵和監(jiān)督措施，加強(qiáng)監(jiān)督檢查，對于違反規(guī)定的行為進(jìn)行查處，以增強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識，提升工作效率。第二，完善激勵制度，調(diào)動廣大工作人員的工作激情。為了提升辦公室工作質(zhì)量，辦公室需要引入競爭機(jī)制，在配置人員崗位時需要按照人才技能配置崗位，實現(xiàn)人崗匹配，避免論資排輩的情況。與此同時，辦公室還需要堅持物質(zhì)和精神相結(jié)合的激勵措施，可以通過德能勤績廉多個角度考察工作人員的工作表現(xiàn)，為他們量身制定物質(zhì)激勵制度。

（二）提高辦公室管理工作的效率與質(zhì)量

第一，在日常工作中，辦公室管理工作人員應(yīng)根據(jù)工作地主次、輕重、緩急合理安排各項工作的時間，從而提高辦公室工作的效率與質(zhì)量。辦公室管理工作人員要充分發(fā)揮“承上啟下、橫向聯(lián)系、溝通內(nèi)外”的作用，將有效信息及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)的工作決策提前做好安排，并將領(lǐng)導(dǎo)的精神與工作部署及時向本級其他科室及下級機(jī)構(gòu)傳達(dá)，做到事無巨細(xì)、認(rèn)真負(fù)責(zé)、不遺漏、不延誤。第二，在后勤保障工作中，要對辦公用品進(jìn)行及時核對，并對庫存不足用品及時提醒辦公室負(fù)責(zé)人做好補充與發(fā)放，避免耽誤相關(guān)部門的使用。對于單位內(nèi)的辦公設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢修與維護(hù)，確保不會影響工作人員的正常使用，從而保證單位工作能夠有序、有效的正常開展。第三，辦公室管理部門應(yīng)為單位工作人員提供良好的辦公環(huán)境。因此，對辦公樓要做好日常維護(hù)與及時修葺、對老舊線路、燈具、插座等進(jìn)行及時更新，以保證辦公環(huán)境的安全。

（三）加強(qiáng)對信息技術(shù)的應(yīng)用，降低行政工作難度

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，信息化技術(shù)已經(jīng)融合到了各個行業(yè)，既提升了工作效率，又增強(qiáng)了工作質(zhì)量，所以在辦公室行政工作中也需要加大對信息化技術(shù)的應(yīng)用，減少繁雜工作給行政工作人員造成的壓力。首先，企業(yè)需要結(jié)合實際的狀況，建立信息化管理體系，加大信息處理力度，保障資金投入的合理性，結(jié)合計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)揮智能化管理的優(yōu)勢。其次，在信息化技術(shù)應(yīng)用過程中，需要加大對信息化技術(shù)應(yīng)用的重視，利用信息化技術(shù)實現(xiàn)對各類數(shù)據(jù)和信息的收集，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供更多支持。最后，在企業(yè)內(nèi)部開展信息化技術(shù)應(yīng)用時，企業(yè)工作人員可以在管理過程中加大對各類辦公軟件的應(yīng)用，如郵箱、釘釘?shù)溶浖?，做到對各類軟件的科學(xué)維護(hù)，整合企業(yè)內(nèi)部的現(xiàn)有資源，促進(jìn)各類資料和檔案的數(shù)字化整理，從多個角度開展各項工作內(nèi)容，促進(jìn)行政工作的科學(xué)開展。

（四）提升能力素質(zhì)

辦公室工作人員需要抓住零散時間努力提升自己，以提高自身綜合實力，緩解職業(yè)倦怠感。學(xué)習(xí)方式不限于書本，為提升辦公室工作人員的綜合素質(zhì)，辦公室工作人員可以加強(qiáng)與其他工作人員的接觸，通過其他工作人員學(xué)習(xí)到新知識。

結(jié)束語

在新常態(tài)下辦公室管理要完成一定的創(chuàng)新，不僅要使管理理念和管理方式符合新常態(tài)企業(yè)管理的要求，更要與時代的發(fā)展相結(jié)合，讓員工在和諧、公平的工作環(huán)境中充分發(fā)揮技能。同時，在企業(yè)辦公室管理中，要認(rèn)識到辦公室管理工作存在的不足，制定科學(xué)合理的管理策略，使辦公管理適應(yīng)新時代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展方向，提升企業(yè)的整體形象，有效地促進(jìn)公司更好地發(fā)展。

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