基層疾控中心檔案管理的現(xiàn)狀與改進(jìn)對(duì)策研究

王慧玲

摘要：檔案管理工作對(duì)基層疾病控制工作具有非常重要的意義。但是，現(xiàn)在由于很多原因，很多終端疾病管理中心的文件管理仍遵循傳統(tǒng)的管理模式，呈現(xiàn)出相對(duì)落后的現(xiàn)狀。本文通過(guò)對(duì)終端疾病管理中心檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對(duì)現(xiàn)狀提出進(jìn)一步改善戰(zhàn)略，為終端疾病管理中心檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：基層疾控中心;檔案管理; 現(xiàn)狀;策略

隨著社會(huì)和環(huán)境的不斷變化，人們的健康成為最受關(guān)注的問(wèn)題。黨的十九大首次將健康提到國(guó)家戰(zhàn)略的頂峰，明確指出"人民健康是國(guó)家繁榮和國(guó)家繁榮的重要標(biāo)志"。隨著"健康中國(guó)"戰(zhàn)略的提出，疾病預(yù)防活動(dòng)也發(fā)揮著更重要的作用。疾病預(yù)防控制檔案（以下簡(jiǎn)稱疾病管理檔案）是由疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)改革發(fā)展、疾病預(yù)防、公共衛(wèi)生控制、衛(wèi)生監(jiān)督等活動(dòng)為政府決策提供重要依據(jù)。同時(shí)，為人民健康發(fā)展提供服務(wù)，在改善人民健康方面發(fā)揮著重要作用。特別是核心疾病管理中心檔案的有效管理和應(yīng)用為促進(jìn)疾病管理的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，促進(jìn)"健康中心"戰(zhàn)略整體發(fā)展具有長(zhǎng)期意義。

一、終端疾病管理中心檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

目前，終端疾病管理中心的文檔管理仍沿用傳統(tǒng)的文檔管理理念和服務(wù)模式，無(wú)法適應(yīng)快速發(fā)展的社會(huì)管理模式和信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)。

（一）文件管理意識(shí)薄弱。

總體來(lái)說(shuō)，基層疾病管理機(jī)構(gòu)對(duì)文件管理理念認(rèn)識(shí)不足，重視不足，文件管理意識(shí)不足，特別是部門管理部門領(lǐng)導(dǎo)不足。有些部門認(rèn)為文件管理只需單方收集一個(gè)階段的資料，放進(jìn)文件箱，堆到文件室即可。對(duì)作用和文件類型的理解不清楚，對(duì)如何識(shí)別、分類和修訂的基本理解仍然缺失。

（二）文件管理機(jī)制不健全。

文件管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化、綜合化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作。疾病管理檔案的管理與其他檔案的管理相關(guān)，存在專業(yè)性和特殊性。但在現(xiàn)實(shí)中，由于缺乏可自上而下實(shí)施的專業(yè)疾病管理文件的分類標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，各基層疾病管理部門的文件管理都是政治的、參差不齊、缺乏統(tǒng)一性。另一方面，基層疾病管理部門自身缺乏完善的管理和監(jiān)督制度。如果某個(gè)文件管理者不能以身作則，或是懈怠，很容易出現(xiàn)對(duì)文件沒(méi)有及時(shí)整理和匯總，或出現(xiàn)某個(gè)文件閱覽后，立即不回收等現(xiàn)象造成文件流失和不完整。

（三）檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)遲緩。

目前，終端疾病管理中心的檔案管理團(tuán)隊(duì)非常復(fù)雜。許多檔案管理公司屬于辦公室，沒(méi)有獨(dú)立的專業(yè)團(tuán)隊(duì)。在重視文件管理的疾病管理中心，即使建立了自己的文件管理團(tuán)隊(duì)，也大多由幾個(gè)部門創(chuàng)建的兼職文件組成。非業(yè)務(wù)專業(yè)或科室難以擔(dān)負(fù)重任的人，即使有專業(yè)的老手兼任檔案管理的科員，由于自身工作繁重，很難兼顧文件的工作，因此檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)容易流于形式。由于兼職文檔管理員的工作轉(zhuǎn)移，文檔工作缺乏連續(xù)性，也容易丟失文檔和資料。

（四）文件管理信息化建設(shè)不充分。

按照傳統(tǒng)的文檔管理理念和"實(shí)體為核心"的服務(wù)模式，基礎(chǔ)疾病檔案管理信息建設(shè)基本處于起步階段，發(fā)展緩慢。首先，從使用檔案的角度看，檔案管理的最終目的是使用，但是從現(xiàn)在來(lái)看，很多終端疾病管理中心的文件都是"重藏輕用"，文件管理者的觀念也是被動(dòng)的服務(wù)理念很多人認(rèn)為把文件放進(jìn)箱子里就行了。主觀上，信息建設(shè)緩慢。其次，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，信息化建設(shè)需要用高價(jià)資金購(gòu)買大量的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，存儲(chǔ)設(shè)備，安全設(shè)備等硬件設(shè)施，但基本上作為一個(gè)資金充足的疾病管理中心，由于資金限制，文檔信息建設(shè)并沒(méi)有真正改善時(shí)間表。

二、終端疾病管理中心文件管理的提高對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變理念，提高文件管理意識(shí)。基層疾病管理中心的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者必須充分認(rèn)識(shí)疾病管理檔案管理對(duì)疾病管理事業(yè)發(fā)展的重要作用。特別是管理部門的領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變理念，認(rèn)識(shí)疾病管理中心日常運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的文件資料的重要價(jià)值，高度重視文件管理，將文件管理業(yè)務(wù)和各業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)放在同等地位必須積極引導(dǎo)文件管理者認(rèn)真開(kāi)展文件活動(dòng)。

（二）完善文件管理機(jī)制。進(jìn)一步加強(qiáng)疫病管理中心檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化和完善?？梢越ㄗh按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法規(guī)范疾病控制文件。另一方面，可以在指導(dǎo)責(zé)任制下建立分級(jí)管理制度。建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制可以提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件管理的重視程度，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，推動(dòng)文件管理制度進(jìn)一步落實(shí)。分級(jí)管理的建立，使每個(gè)人都能提高檔案管理的責(zé)任感，從而影響檔案的完整性和系統(tǒng)性管理。此外，還可以增加一種檢查文件管理的機(jī)制。

（三）加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)。檔案管理的鑰匙還是在人，加強(qiáng)基層疾病管理中心檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)尤為重要。首先必須成立專門化的文件管理小組。設(shè)立文件管理指導(dǎo)小組，以專業(yè)文件管理者為主，實(shí)行以各科的兼職文件管理者為輔助的綜合管理模式，它可以有效地提高文檔管理的質(zhì)量和效率。二是加強(qiáng)培訓(xùn)教育，定期組織檔案管理人員參與檔案管理、信息建設(shè)、業(yè)務(wù)技能等方面知識(shí)的形成，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，開(kāi)展各種形式的職業(yè)技能競(jìng)賽、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)。文檔管理員可以更好地應(yīng)用他們的知識(shí)和能力來(lái)管理晚期疾病管理文檔。此外，提高文檔管理員的積極性。提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，充分發(fā)揮文件編制人員的創(chuàng)造性。改善經(jīng)營(yíng)條件和社會(huì)效益，更加重視檔案管理人員，增強(qiáng)檔案管理人員的積極性。

（四）大力推進(jìn)文件管理信息化建設(shè)。在新的時(shí)代，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，文檔管理的計(jì)算機(jī)化已成為文檔管理的中心工作。隨著人類健康和國(guó)家安全的基本數(shù)據(jù)可用，建立疾病管理檔案迫在眉睫。疾病管理中心管理部門管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)的重要性，積極支持地方財(cái)政部門，將檔案管理信息化建設(shè)納入預(yù)算，投入必要的資源開(kāi)發(fā)疾病管理檔案信息，結(jié)合自身實(shí)際加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的科學(xué)性和可行性，提高疾病管理文件的信息管理效率。同時(shí)，對(duì)現(xiàn)有文件和電子文件進(jìn)行歸檔和管理。為了確保以往存檔數(shù)字化的真實(shí)性和安全性，制定了詳細(xì)可行的工作方法。

三、結(jié)束語(yǔ)

簡(jiǎn)言之，終末期疾病管理中心的檔案管理是與大眾健康發(fā)展相關(guān)的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。從現(xiàn)在起，終末期疾病管理中心的檔案管理在傳統(tǒng)的文檔管理模式下已經(jīng)很長(zhǎng)一段時(shí)間很薄弱，存在很多問(wèn)題。但是，面對(duì)當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)一步完善觀念，完善管理機(jī)制，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，核心疾病控制中心的檔案管理將產(chǎn)生新的、創(chuàng)新的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱曉曼 . 石家莊市疾病預(yù)防控制中心檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策研究 [D]. 河北：河北大學(xué)，2017.

[2]陳金玲 . 淺談當(dāng)前疾控中心檔案管理工作存在問(wèn)題與對(duì)策 [J]. 檔案管理，2018 （03）.