保障數(shù)字化檔案信息安全的方法

王世香

摘要：隨著信息時代的到來，越來越多的行業(yè)當中有很多數(shù)字化信息的生成，信息網絡安全的問題逐漸受到人們的關注，數(shù)字化檔案信息具有諸多優(yōu)點，但是信息安全的問題同樣不容忽視。電子檔案存儲雖然是一種較為便利實用的信息存儲方式，但是介質不穩(wěn)定性、人員的安全意識不強、病毒破壞、黑客入侵等很多因素，都會直接威脅到數(shù)字信息的安全，甚至還會給企業(yè)或者個人造成諸多損失。因此，如何保障數(shù)字化檔案信息的安全值得商討。

關鍵詞：數(shù)字化;檔案信息安全;信息安全技術;網絡維護;安全意識

一、數(shù)字化信息檔案的作用

（一）提升檔案信息的存儲穩(wěn)定性

技術的不斷進步使得很多信息和檔案的存儲方式逐漸更新，信息管理和應用逐漸從紙質版向電子版過渡，數(shù)字化的信息檔案管理已經逐漸成為了檔案管理的主要內容。與傳統(tǒng)的紙質檔案存儲方式比較，數(shù)字化的信息檔案管理方式具有信息準確度高，編輯攜帶了信息共享的問題，還能夠實現(xiàn)信息的批量化處理，大量的數(shù)據(jù)信息僅僅通過一個較小的信息存儲設備就能夠實現(xiàn)快速的傳輸和存儲，給信息管理和使用帶來諸多便利。電子化的信息存儲和管理方式還有助于提升信息管理和使用的質量，主要表現(xiàn)為檔案信息不混亂、不缺失，個人和社會團體的檔案在長時間保存的情況下，也能夠隨時實現(xiàn)信息提取和維護，既有助于提升工作效率，又能夠便于信息的使用和長期的管理。

（二）有利于搭建完善檔案安全管理體系

單位檔案資源種類豐富、數(shù)量眾多，需要進行批量和準確的管理，傳統(tǒng)的紙質檔案在維護和保存方面存在諸多不便。紙質檔案的安全管理工作落實存在一定的難度，運用數(shù)字化的檔案管理和存儲模式，能夠更加明確的對相關人員進行管理，使更多的信息檔案管理人員嚴格執(zhí)行《檔案法》當中的規(guī)定，使信息管理工作形成良性循環(huán)。信息化的檔案管理模式也有助于故意篡改檔案的現(xiàn)象，進而使信息的準確性得到保證。

二、互聯(lián)網時代做好檔案信息安全保障工作的現(xiàn)實意義

（一）有利于充分發(fā)揮檔案信息的實際作用

檔案信息安全保障工作是對單位各類檔案進行安全管理的一項工作，直接關系到單位的信息安全和根本利益。信息安全保障工作的執(zhí)行有助于使企業(yè)的重要機密得以保存，避免大量的信息外流導致的損失?；ヂ?lián)網發(fā)達的時代，很多工作雖然使用互聯(lián)網進行操作，但是隨著而來的是大量的信息安全管理工作，不斷提升信息安全管理的質量，有助于減輕信息管理人員的工作壓力?，F(xiàn)在的企業(yè)，如果信息安全得不到保障，不僅會影響到信息的正常使用，還可能導致企業(yè)出現(xiàn)侵權，進而使企業(yè)被其他的單位和個人追究法律責任，影響企業(yè)的名譽和信息的使用。

（二）有助于建立完善的企業(yè)網絡信息安全體系

信息技術不僅可以存儲和運用信息，還可以對信息進行安全管理，例如：很多信息安全軟件以及平臺的運用，就能夠起到保證信息安全的作用。企業(yè)建立完善的數(shù)字化信息安全管理制度，有助于提升企業(yè)信息安全管理質量，例如：可以運用安全軟件以及密鑰等管理方式對人員的運用信息的行為進行約束，根據(jù)人員的職務給予合適范圍的權限，進而幫助企業(yè)更好地維護信息的安全。

三、互聯(lián)網時代檔案信息安全保障工作的對策

（一）制定嚴格的檔案文件安全管理制度

檔案文件的安全直接關系到企業(yè)的健康和安全發(fā)展，信息安全屬于企業(yè)發(fā)展中需要重點關注的內容，要想落實好企業(yè)的信息安全管理工作，首選需要制定完善的信息安全管理制度。例如：對重點人員進行培訓，對信息安全和數(shù)字化檔案的管理工作內容進行規(guī)定，并且落實責任到人。對信息的使用以及安全維護方面進行嚴格管理和規(guī)定，使整個企業(yè)當中的檔案使用和管理工作能夠有章可循。

（二）加強對涉密計算機與設備的管理

信息化的時代當中，計算機是數(shù)字化檔案使用和管理的主要載體，做好計算機的管理工作對于維護檔案的安全具有至關重要的作用。信息主要在計算機當中進行存儲，為了進一步提升檔案管理質量，必須要強化對涉密計算機以及設備的管理。例如;實施計算機信息存儲內容的登記制度，可以將固定的信息保存在固定的計算機當中，也就是說，制定每臺計算機內貯存的信息內容，在進行管理時，能夠有針對性的對計算機一級信息安全進行管理。同樣，也有助于實現(xiàn)專人專機管理的目標。同時，要建立保密技術檢查服務機制，定期或者不定期的進行整個企業(yè)的計算機安全檢查，主要目的是能夠技術的發(fā)展安全漏洞，并且進行及時的處理。信息輸出設備的安全性同樣需要加以關注，例如;可以運用云加密技術、數(shù)字加密技術、數(shù)字水印技術等手段對計算機硬件或者軟件內的信息進行安全處理，防止信息被盜用或者非出現(xiàn)泄漏和非法篡改。

（三）打造專業(yè)化的檔案信息安全保障人才隊伍

新的時代當中，每個企業(yè)當中涉及到的信息量都較大，包括各種各樣的信息，按照信息的保密級別的不同也會分成不同的類別或者等級。很多企業(yè)逐漸組建自己內部的信息安全管理隊伍，這樣能夠積極運用專業(yè)的人才對企業(yè)內部的信息進行安全管理，能夠更加有效的防止“黑客”以及其他病毒程序的入侵。信息安全技術的使用也同樣離不開專業(yè)人員的技術和專業(yè)知識給予的支撐。專業(yè)的安全管理人員還能夠為企業(yè)提供專業(yè)的信息安全管理知識，特別是可以通過組織信息安全講座和培訓等活動，提高整個企業(yè)當中的所有員工的信息安全意識。對于提升企業(yè)內部人員的信息使用安全意識和信息安全事件的處置能力具有積極作用。

（四）完善檔案信息安全保障工作機制

檔案信息安全保障工作，離不開完善檔案信息安全保障工作機制。企業(yè)可以從檔案文件管理、檔案文件使用環(huán)境以及泄密事故查處等多個方面進行工作的安排。在檔案文件管理領域，首先需要為信息的存儲搭建一個安全的平臺，將信息存儲在安全質量較高的環(huán)境當中。在檔案文件使用當中，制定切實可行的信息安全管理措施，不斷規(guī)范內部人員之間的信息流動行為。在泄密事故查處領域，首先需要做到具體人員負責制，發(fā)生泄密事件時，第一時間查明信息泄露的主要途徑以及信息管理負責人，對具體的責任人進行針對性的處罰。同時，還需要建立健全信息安全事故上報制度，發(fā)現(xiàn)可疑或者已經出現(xiàn)信息泄露時，需要第一時間向企業(yè)的安全主管部門以及安全管理工作人員上報，一邊積極采取針對性的補救措施，避免擴大影響。

（五）探索數(shù)據(jù)信息安全新舉措。

當前數(shù)字化檔案信息應用過程中，危險因素也逐漸多樣化和復雜化，同時，數(shù)字檔案信息的安全保障工作的相關技術也逐漸成熟，維護信息安全的方式也逐漸朝著多元化的方向發(fā)展。要真正地提升數(shù)字化檔案信息的安全性，還需要不斷開發(fā)出新技術和新方法，不斷提升信息安全防護水平。比如，可以通過采用數(shù)據(jù)加密的策略，信息加密可以將信息轉換成密碼或者設置訪問權限，防止外界非法用戶輕易的進入信息存儲空間。此外，還可以通過有效的數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)備份，應對信息存儲設施的突發(fā)故障造成信息丟失的問題。例如：可以將高度保密的信息轉換成密碼，只有通過特殊的設施或者賬號才能夠正常查看信息，有助于避免信息泄露造成的重要信息被篡改等嚴重問題。在企業(yè)的文件或者對外的內容加工當中，運用水印、公司標志等特殊處理方式將文件進行加工，就能夠有效避免企業(yè)的文件被盜用等風險。

總結

計算機技術的快速發(fā)展為數(shù)字化檔案管理工作提供了技術支撐的同時，也對數(shù)字化檔案信息管理工作提供了新的挑戰(zhàn)。企業(yè)必須切實重視信息安全管理工作，必須從技術手段層面、管理層面進行優(yōu)化，不斷提高企業(yè)的信息安全管理質量，維護信息安全。

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