移動辦公在醫(yī)學期刊出版業(yè)推廣的可行性分析

單 政，趙瑞芹

(中國醫(yī)學科學院醫(yī)學信息研究所《醫(yī)學研究雜志》編輯部 北京100020)

受到新冠肺炎疫情的持續(xù)影響，激發(fā)出社會對移動辦公模式的強烈需求。移動辦公是繼電腦無紙化辦公、互聯(lián)網(wǎng)遠程辦公之后的新型辦公模式，利用移動智能終端的信息化軟件，建立智能終端與辦公管理平臺一體的企業(yè)軟件應用系統(tǒng)，借助移動智能終端通信的便利性，擺脫時間和場所局限[1]。移動辦公雖然已有幾十年歷史，卻一直沒有得到足夠的重視和廣泛應用[2]，但是隨著此次疫情的發(fā)展和持續(xù)，對辦公環(huán)境的限制及安全威脅，激發(fā)了人們對新型辦公模式的探索，移動設備的普及也為移動辦公的加速拓展提供了機會，并使其可能成為長期應對突發(fā)事件的必然措施之一。

作為醫(yī)學期刊，在此特殊時期出版和發(fā)行面臨巨大挑戰(zhàn)。首先，醫(yī)學期刊從編委、審稿人、作者到主要受眾均為醫(yī)務工作者，作為抗疫中堅力量的他們本身就承擔巨大壓力，在這種情況下，編輯人員如何妥善協(xié)調(diào)、處理多方關(guān)系，在關(guān)愛醫(yī)務工作者的同時嚴把出版質(zhì)量，確保學術(shù)成果的順暢傳播成為難題。其次，作為出版工作者，期刊社(編輯部)日常工作主要涉及選題策劃、組稿、審稿、編輯校對、出版發(fā)行以及財務管理等多方面事務，工作性質(zhì)具有明顯的周期性和系統(tǒng)性，各階段環(huán)環(huán)相扣，人員緊密銜接。以往的工作模式均以落地辦公為主，很多期刊社對于期刊信息化建設的認知尚停留在遠程出版采編平臺建設和印刷版期刊數(shù)字化方面，在運營、管理和出版模式上整體信息化水平不高[3]。在這種突發(fā)情況下，實行如此大規(guī)模、集體性的遠程居家辦公，對期刊社原本的管理決策、采編方式、工作流程甚至稿件的正常交接等工作均產(chǎn)生較大影響。此外，作為醫(yī)學期刊本身，在面臨如此重大的突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，更要充分利用自身專業(yè)性的特點，承擔戰(zhàn)“疫”責任，對疫情的研究進展和疫病防護知識的傳播起到積極作用，為醫(yī)療工作者提供第一手信息，也為各項醫(yī)學研究工作的開展提供重要的數(shù)據(jù)參考[4]。這就需要編輯人員具備過硬的素質(zhì)并注重意識形態(tài)工作。如何及時、準確地制定工作主題和審核標準，在工作環(huán)境受到制約的情況下確保溝通和決策的效率、質(zhì)量和充分性，對醫(yī)學期刊管理者和編輯人員都是一項嚴峻考驗。

1 移動辦公在醫(yī)學期刊社應用的優(yōu)勢

為了更好地應對期刊社辦公體系中面臨的挑戰(zhàn)，許多期刊社迅速嘗試工作模式的轉(zhuǎn)換，并意識到移動辦公的應用已成為迫切需要，它可以對傳統(tǒng)辦公模式起到很好的補充作用，除了可以提升內(nèi)部工作效率、實現(xiàn)全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型、為企業(yè)增效降本外，醫(yī)學期刊社實行移動辦公還具有以下不可比擬的優(yōu)勢。

1.1 在醫(yī)學期刊編輯部推廣移動辦公模式的可行性較高

首先，移動辦公技術(shù)應用門檻較低。手機、平板電腦等智能移動設備的普及推動了移動信息技術(shù)的發(fā)展，也確保了移動技術(shù)載體獲取的便捷性，為移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)平臺的建立與推廣提供硬件基礎。其次，借助近些年期刊數(shù)字化和網(wǎng)絡化建設取得的成果，期刊社普遍已經(jīng)構(gòu)建有較為完善的遠程采編信息管理系統(tǒng)等協(xié)同辦公軟件，人員具備一定使用經(jīng)驗，移動辦公應用的條件也進一步成熟和完善。在具體建設時，只需要將PC 端的系統(tǒng)應用轉(zhuǎn)化為移動應用，并對相應的辦公流程進行升級優(yōu)化，將辦公系統(tǒng)延伸到移動互聯(lián)網(wǎng)平臺，就可以實現(xiàn)移動辦公系統(tǒng)的基本功能，這也為移動辦公系統(tǒng)的推廣提供了可能[5]。此外，目前市場上移動辦公軟件產(chǎn)品選擇種類多，并且已經(jīng)具備較為成熟的流程和功能體系，其應用場景也日漸多元化。期刊社可以根據(jù)自身情況及需求的強弱，定制個性化功能，在應用效果和實施成本之間實現(xiàn)效益最大化。最后，鑒于編輯出版工作的內(nèi)容屬性，對硬件設備依賴度不高，除排版印刷環(huán)節(jié)外，不需要特定設備就可以進行工作，對工作環(huán)境限制較小，實施移動辦公的可行性較強。

1.2 按需靈活調(diào)整工作時間，以服務為導向，提升期刊競爭力

移動辦公的應用，可對期刊社采編環(huán)節(jié)帶來積極影響。由于編輯工作具有明顯的周期性，工作內(nèi)容比較瑣碎，工作時間受限于當期稿件狀態(tài)和流轉(zhuǎn)周期，采用傳統(tǒng)辦公模式時在稿件編輯加工階段工作效率不高，被分割的時間難以充分利用。此外，編輯受到傳統(tǒng)工作模式的限制，工作時間與作者、審稿專家本職工作時間沖突，在與其進行溝通時時間協(xié)調(diào)性較差。移動辦公模式有力規(guī)避了工作中環(huán)節(jié)堵塞問題，可以有效提升辦公效率。尤其在抗疫期間，編輯可以更好地配合審稿專家與作者時間，靈活調(diào)整自己工作時間，為醫(yī)務工作者論文修改提供便利，減輕負擔。以服務作者為導向，維系編者與審稿專家、作者之間緊密關(guān)系，吸引優(yōu)質(zhì)稿源，提高信息獲取時效，確?？l(fā)論文首發(fā)權(quán)從而提升期刊核心競爭力。

1.3 充分利用網(wǎng)絡資源加強期刊時效管理，推行多元出版模式

期刊論文的及時登載不僅關(guān)涉作者首發(fā)權(quán)益，也同樣影響期刊核心競爭力[6]?？萍计诳霭鏁r滯的周期主要包括審稿時滯(論文的初審、外審、返修等環(huán)節(jié))、待刊時滯(錄用后等待進入編輯流程之間的空白期)、編校時滯(編輯校對、作者校對清樣、終審定稿等環(huán)節(jié))及刊印時滯(組版、印刷等環(huán)節(jié))[7]。采用移動辦公模式，有助于提升學術(shù)期刊的時效管理能力。首先，鑒于期刊必須遵循的“三審制”和“三校一讀”等制度，稿件流轉(zhuǎn)效率成為影響出版時滯的關(guān)鍵因素之一。移動辦公利用移動通訊技術(shù)與互相網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，可有效減少因地域、交接方式限制及辦公時間局限性等因素導致內(nèi)部業(yè)務流轉(zhuǎn)的停滯，對各方需求快速響應協(xié)同，從而實現(xiàn)信息快速流轉(zhuǎn)的無縫化團隊協(xié)作。此外，在移動辦公的背景下，更有利于推行多種數(shù)字化出版模式。編輯人員可以利用系統(tǒng)文檔管理功能，對出版流程和進度進行合理控制，有效縮短待刊時滯，甚至可以將一期稿件化整為零，再合零為整。按需靈活實現(xiàn)單篇出版與整期定稿出版，既可以極大滿足作者的個性化需求，又能保證期刊的整體質(zhì)量。不僅如此，移動辦公還能在一定程度上縮短論文外審周期，審稿專家利用移動辦公平臺，可整合碎片化時間，發(fā)揮高效作用。

1.4 有利于加強刊社與編委及審稿專家的日常聯(lián)絡，強化審稿隊伍，保證期刊出版質(zhì)量

如果說編輯是期刊的基石，承托起出版社的生命線。那么編委和審稿專家就是翅膀，決定期刊發(fā)展的高度與價值。編委和審稿專家在期刊辦刊方向、主題策劃、稿件審理工作中的參與程度，對雜志質(zhì)量產(chǎn)生很大影響。而編輯人員與期刊編委及審稿專家之間的黏度是決定其參與期刊建設程度的重要影響因素之一。良好互信關(guān)系及歸屬感的建立取決于交流的頻率和深度，但由于期刊的編委會成員及審稿專家大多為各學科的科研帶頭人、相關(guān)行業(yè)的權(quán)威專家，日常本職工作繁忙，溝通成本較高，積極性很難得到充分調(diào)動[8，9]。移動辦公的應用，有利規(guī)避了因地域、時間協(xié)調(diào)限制導致的交流障礙問題，作為商務溝通平臺，也不會像其他聯(lián)絡方式一樣可能會牽扯過多個人隱私的泄露，為編委、審稿專家及編輯之間的信息溝通提供了新的手段?？梢詤f(xié)助期刊做好編委服務，提高編委辦刊參與度，充分發(fā)揮編委會的作用，利用他們在學術(shù)界的影響力，提高期刊質(zhì)量及擴大期刊的對外影響。尤其在遇到重大或突發(fā)問題時，通過移動辦公模式編委會成員有條件快速響應，與編輯協(xié)商及時調(diào)整辦刊方向，制定編輯方針，決定重大選題，還可以實施對編輯部的工作評價，從而更好地發(fā)揮把關(guān)作用[10]。同時，移動辦公的應用也有助于優(yōu)化外審制度，幫助期刊組建并完善審稿專家數(shù)據(jù)庫，極大限度提升編輯與審稿專家協(xié)作空間，聆聽專家的意見和建議，并及時將作者和讀者的反饋告知，還可以更好地評估和考察審稿專家的審稿水平和特長，以確保其在期刊建設中發(fā)揮更加積極的作用[11]。

1.5 利于解決信息孤島問題，消除協(xié)同辦公的地域性、空間性限制

在期刊社采取傳統(tǒng)辦公方式時，信息的交互流通主要通過面對面?zhèn)鬟_或OA 系統(tǒng)，但因需要基于單位辦公室或PC 端才能建立起來，受時空及硬件影響較大，很多工作只能在限定的場景和時間下完成。移動辦公恰好彌補了這一不足，其基于移動終端，使員工能在任何時間、地點進行辦公，辦公效率得到顯著提升[12]。即便在居家辦公期間，仍然能夠保證工作上的遠程協(xié)作、信息互通、資源合理利用，同時還能處理一些緊急事務。

1.6 有助于期刊管理及團隊成員間的緊密協(xié)作

通過移動辦公軟件，期刊管理者可以輕松了解每位員工的工作進度，強大的版本記錄功能可以清晰展現(xiàn)所有文稿數(shù)據(jù)的詳細信息，這有助于管理者更加準確的把握期刊的發(fā)展方向及下一步工作計劃的制定。在日常業(yè)務審批及通知等信息傳遞、共享方面，移動辦公系統(tǒng)也能讓工作流程更加便捷、流暢、高效。編委會成員、審稿專家的加入更有助于期刊決策工作的順利開展。作為交流平臺，移動辦公同樣有助于期刊社內(nèi)部開展交流學習，培養(yǎng)編輯人員樂于分享、表達觀點的習慣，也為團隊成員間緊密結(jié)合和有效協(xié)作帶來新的契機。

1.7 更高的辦公自由度可以調(diào)動員工積極性，提高工作效率

移動辦公期間，員工可以按需合理安排工作時間和工作環(huán)境，同時兼顧家庭，不需要為了執(zhí)行任務做太多無謂的等待。同時還保證了疫情期間人員安全，減少非必要接觸，降低了通勤風險和成本，提高了工作效率，也在無形中調(diào)動了員工工作積極性。

2 移動辦公過程中可能存在的局限性和不足

任何事物都有兩面性，移動辦公也是一把雙刃劍。它可以拋開地域、空間限制，從根本上解決傳統(tǒng)辦公模式中信息傳遞、反饋不及時的弊端，并作為多種功能的聚合平臺幫助員工及部門間工作的協(xié)調(diào)、銜接。但是，其在實際應用過程中也可能帶來諸多問題和挑戰(zhàn)。

2.1 安全性和系統(tǒng)穩(wěn)定性

鑒于工作屬性特點，期刊社的日常工作深度依賴數(shù)據(jù)和文件，而作為高度數(shù)字化的辦公模式，移動辦公在便捷辦公的同時是否可以保證數(shù)據(jù)存儲和傳輸過程中的安全性及系統(tǒng)穩(wěn)定性，成為其對工作質(zhì)量可能產(chǎn)生影響的重要因素[13]。此外，在移動數(shù)字化辦公時代，加大了信息傳播的不可控性，互聯(lián)網(wǎng)隱私問題及信息安全隱患也需要引起重視。作為管理者，一方面應加大移動辦公系統(tǒng)建設和維護時安全信息防護研究和安全信息防護的力度，確保移動辦公的運行安全與數(shù)據(jù)安全；另一方面要注重培養(yǎng)人員網(wǎng)絡信息安全隱患意識，以免造成信息泄露或數(shù)據(jù)遺失，給個人、單位甚至國家?guī)聿槐匾膿p失。

2.2 操作受限，不適用于期刊社所有工作環(huán)節(jié)

雖然移動辦公可以有效提升出版時效，便于交流，尤其對于突發(fā)事件的處理具有較大優(yōu)勢，但也并非適用于期刊社所有工作環(huán)節(jié)。以編輯校對環(huán)節(jié)為例，編輯人員需要對大量信息和數(shù)據(jù)進行編輯和處理，由于移動設備屏幕普遍較小且操作方式受限，很多PC 端的辦公功能無法很好的在手機端實現(xiàn)。同樣，移動辦公也不太適合進行組版印刷及涉及財務、設計等環(huán)節(jié)的相關(guān)工作，PC 辦公仍然具有不可替代性。

2.3 需要員工有較強的自控力

移動辦公為我們提供可以隨時隨地辦公的可能，但具體是否能隨時隨地開展工作，完全取決于使用者的主觀能動性。在非辦公室環(huán)境下，對員工自控能力、職業(yè)觀念提出了更高的挑戰(zhàn)和要求，同時，協(xié)同工作的減少，也可能降低工作效果。這時就需要管理者制定更加合理化的工作流程和監(jiān)督機制，同時也要注意培養(yǎng)員工責任感以及養(yǎng)成積極主動、獨立完成工作的能力。

2.4 降低管理者可控性，對企業(yè)文化有一定的影響

由于移動辦公遠程辦公的特點，降低了管理者對于工作進程及人員的可控性。此外，移動辦公雖然提高了信息交流的便捷性，但在雙向式信息交流過程中，缺乏面對面溝通的親近感及約束力，受外界環(huán)境因素干擾的可能性增加，可能會提高溝通時間成本。與此同時，長時間的自主工作模式，可能減弱團體凝聚力，對企業(yè)文化產(chǎn)生影響。

3 結(jié) 語

隨著無線通信信息技術(shù)的快速發(fā)展以及辦公與信息化建設的需要，科技期刊編輯出版信息化系統(tǒng)的構(gòu)建也日趨多元化。疫情的影響推動了期刊社辦公模式的轉(zhuǎn)換及對傳統(tǒng)工作流程的再造，移動辦公的應用改變了編輯流程和管理思路，對辦刊方式產(chǎn)生影響。與傳統(tǒng)工作模式相比，移動辦公作為一種高效的辦公手段，具備更高的靈活性和多樣性，能方便地解決信息孤島問題，消除協(xié)同辦公的地域性、空間性限制，提升員工自主意識和舒適性，提高出版時效，降低通勤風險，加強與編委會成員、審稿專家的聯(lián)系，高效服務作者，提升期刊核心競爭力[14]。但是移動辦公也有其局限性和不足，仍存在很大的創(chuàng)新和發(fā)展空間，如何與傳統(tǒng)辦公方式結(jié)合使用，更好地發(fā)揮辦公的功效，還需要今后不斷研究和探索?！?/p>