園林檔案管理工作中做好檔案信息收集和整理的措施分析

楊榮

摘 要：隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，城市化進(jìn)度也越來越快。而園林工程也逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化城市基礎(chǔ)設(shè)施中不可或缺的一部分，其能夠?qū)⒁蛔鞘械木坝^規(guī)劃、外在形象予以充分反應(yīng)。其中園林檔案的管理工作對園林綠化工程而言至關(guān)重要，但是在其不斷發(fā)展過程中，各種問題和不足也愈發(fā)顯現(xiàn)，對此，本文著重探討了園林檔案管理工作中檔案信息收集和整理的有效措施，望能夠促進(jìn)園林檔案管理工作的順利運(yùn)行。

關(guān)鍵詞：園林檔案管理工作;檔案信息收集;整理;措施

引言

所謂園林檔案即遵循分類基本原則整合匯總而成的園林建設(shè)工程施工階段生成的一些信息數(shù)據(jù)。比如：文件文檔、施工資料、設(shè)計圖紙、影像資料等。對城市園林檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理尤為關(guān)鍵，其對城市未來的穩(wěn)定長久發(fā)展有著重要影響。此外，城市綠化近些年也受到了社會各界的高度關(guān)注，園林綠化檔案既具備一定的保存意義，也具有極高的參考價值，所以對其收集、整理有效措施進(jìn)行研究十分必要。

一、園林檔案管理工作中做好檔案信息收集的有效措施分析

1.按照城市園林綠化工程數(shù)量，收集對應(yīng)數(shù)量的檔案

在對園林建設(shè)工程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行采集時，需要結(jié)合其項目數(shù)量收集與其相應(yīng)的園林檔案，從而令園林綠化工程在完畢之后將項目有關(guān)檔案保存至檔案管理機(jī)構(gòu)中。實現(xiàn)園林綠化工程檔案的有效歸檔。除此之外，要想令園林檔案的指導(dǎo)作用、參考意義得到真正發(fā)揮，一定要結(jié)合園林建設(shè)項目自身的特性，在完工后立即存檔，并嚴(yán)格檢驗核查檔案數(shù)據(jù)的時效性，及時把檔案呈遞給檔案管理人員，保證園林檔案可以實現(xiàn)最終的時效目標(biāo)，也有助于防止眾多使用環(huán)節(jié)保管不規(guī)范導(dǎo)致檔案缺失或者損毀。

2.保證園林檔案管理資料收集的真實性

一定要保證園林工程技術(shù)資料的真實性、完整性、精確性，唯有如此，才可以令工程技術(shù)資料的職能與價值予以全面發(fā)揮。在具體收集環(huán)節(jié)，務(wù)必要將實際情況作為基準(zhǔn)，做到實事求是。杜絕偷工減料、隱瞞事實、弄虛作假等現(xiàn)象發(fā)生。另外，禁止借助歪曲事實的方式提高工程質(zhì)量;待項目完工之后，資料不可以進(jìn)行再次補(bǔ)充。最重要的是保證園林工程技術(shù)資料的真實性與可靠性。

3.構(gòu)建健全的檔案收集制度，提升檔案收集水平

要想切實提升園林檔案的收集效果，與其相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)需求相符，需要結(jié)合園林檔案的具體收集情況，制定科學(xué)合理的園林檔案收集制度，令城市園林綠化工程完工之后，把全部園林檔案有效、規(guī)范的予以歸納集合，然后交由園林檔案專職管理部門予以管理。因此，制定健全優(yōu)化的園林檔案收集體系可以為園林檔案收集工作的順利開展提供有力保障，且也可以令園林檔案的收集流程更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

4.根據(jù)城市園林綠化工程的真實情況，強(qiáng)化檔案收集與存檔

根據(jù)現(xiàn)階段城市園林綠化工程的進(jìn)行來看，很多重點(diǎn)的施工信息、施工節(jié)點(diǎn)都要仔細(xì)認(rèn)真的記錄，這有利于今后該項目的日常維護(hù)工作，也能夠顯著提升園林綠化工程的施工質(zhì)量。根據(jù)該需求，需要對城市園林綠化工程檔案予以合理規(guī)范的收集與整理，借此充分滿足城市園林綠化工程施工的實際要求。

二、園林檔案管理工作中做好檔案信息整理的措施

1.對園林檔案予以合理分類

結(jié)束園林檔案的收集工作之后，還需對其類型予以合理劃分，保證這些檔案均可以根據(jù)各自的類別予以存儲。在具體整理時，相關(guān)工作人員需要對園林檔案的內(nèi)容予以詳細(xì)深入的了解，如此方可清晰明確的分類，同時也有助于今后檔案的管理工作，從而增強(qiáng)園林檔案管理水平。

2.對園林檔案予以重要度標(biāo)識

對園林檔案而言，各種信息數(shù)據(jù)的重要程度大不相同，基于此，可在整理環(huán)節(jié)，對這些資料信息的重要程度予以清晰標(biāo)識，有助于后期調(diào)用工作的開展，也可以提升園林檔案的調(diào)用效果。不僅如此，由于園林檔案自身具備的特殊性，針對非常重要的以及普通的園林檔案，相關(guān)管理負(fù)責(zé)人也要分級別進(jìn)行管理，存儲區(qū)域、方法都要科學(xué)合理。令園林檔案可以主次分明，輕重有別，加強(qiáng)園林檔案管理的實效性。

3.提高信息化水平，構(gòu)建數(shù)字檔案管理體系

園林檔案部門與信息管理部門一定要積極互動溝通，一同構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，做到對全部檔案的集中化處理。同時，用戶的查詢使用權(quán)限也要加大制約，提高保密文件的保護(hù)性，做到所有部門信息共享。

三、結(jié)束語

綜上所述，園林工程檔案管理工作對建設(shè)項目而言非常關(guān)鍵，信息資料能夠令工程管理質(zhì)量、水平予以充分體現(xiàn)。對此，一定要提高對園林檔案工作的重視力度，尤其是收集與整理，做到科學(xué)、合理、高效與規(guī)范。

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