基層檔案管理信息化建設分析

籍華

摘 要：在當今大數(shù)據(jù)遍地普及的先進時代，信息化對于企業(yè)檔案的管理工作有重要的影響。大數(shù)據(jù)建立的檔案管理信息化是社會文化發(fā)展的必然產(chǎn)物。傳統(tǒng)的檔案整理收集體系已經(jīng)越來越不符合社會發(fā)展的歷史思潮，建立信息化的基層檔案管理，有利于促進基層工作的高效展開，從而解決許多傳統(tǒng)檔案管理的弊端。社會應不斷研究出符合大數(shù)據(jù)時代的專業(yè)平臺，促進信息化檔案管理在基層工作中發(fā)揮最大價值，推進現(xiàn)代化企業(yè)改革不斷進步。不斷引入技術型人才，注重網(wǎng)絡現(xiàn)代化的人才培養(yǎng)，不斷提升基層檔案整理水平。

關鍵詞：信息化;檔案管理;完善措施

隨著經(jīng)濟文化全球化，企業(yè)管理也在時代的催化下不斷改革，越來越朝著先進網(wǎng)絡化發(fā)展。大數(shù)據(jù)改變了人們的生活方式，也影響了人們的思想觀念。在網(wǎng)絡化的帶動下，基層檔案的管理逐漸朝著基礎信息化建設方向發(fā)展。改革促進各行各業(yè)的信息化發(fā)展，因此也出現(xiàn)了許多問題。信息化的檔案管理是利用網(wǎng)絡大數(shù)據(jù)技術動態(tài)的評價管理基層單位的重要檔案。檔案管理是基層工作中最重要的問題。把檔案管理信息化，促進基層力量不斷推動網(wǎng)絡思想改革的創(chuàng)新。

一、建立基層檔案信息化的時代價值

1.信息化檔案的建立是社會發(fā)展的必然要求。

建立檔案對于一個單位來說是非常重要的步驟，對基層活動的展開有著重要的意義。傳統(tǒng)建立檔案的步驟復雜，并且較為浪費人力物力。許多紙質檔案的建立極為復雜，需要對檔案內容分門別類，建立專門的檔案室，尋找檔案非常的麻煩，管理檔案的工作難度很高。隨著科學的進步，建立信息化的電子檔案，滿足了基層單位的工作需求，提高了尋找檔案的效率，保證了工作效率，同時也大大提高了安全性和保密性，是社會發(fā)展的必然，成為了時代進步的產(chǎn)物。

2.提高效率和科技含量

基層信息化檔案的建立是將計算機與檔案銜接的系統(tǒng)，能夠使檔案建立的科技含量提高，使檔案更加透明化。將建立檔案的所有步驟統(tǒng)一結合起來，使得觀察數(shù)據(jù)更加直觀，也更方便儲存，節(jié)約場地，提高基層資源的整體利用率。通過信息化的處理，使數(shù)據(jù)更加準確，增強了工作效率，可以通過計算機的搜索框進行更加直觀的查找，基層員工再也不必一頁一頁的尋找自己所需要的數(shù)據(jù)，節(jié)省了時間，閱讀和輸入都變得簡潔方便了。傳統(tǒng)的檔案管理不僅浪費人工成本，還使得年代久遠的資料存在丟失，不利于基礎建設的展開。信息化的檔案管理就極大程度的避免了這一問題，使得資料檔案保存久遠，提高了資源的配置。

二、建立基層信息化檔案管理存在的問題

1.信息化檔案的建設水平較低

當前許多單位的信息化檔案建立水平較低，缺乏完備的設備，還有一些單位的人員專業(yè)化水平較低，缺乏正規(guī)的培訓。許多工作人員在建立檔案管理時對信息化的設備不熟悉，并不能很好的掌握檔案的信息化流程。一些基層單位的領導對檔案信息化并不重視，員工的工作態(tài)度散漫，加上一些基層單位的人員變動比較快，交接不明確，對信息化的檔案保密性不高，從而使信息化檔案難以保證。

2.對信息化檔案建設的認識不足缺乏同一平臺

各基層單位在信息化的改革下對檔案的建立已經(jīng)取得了一定的成效。但許多信息化檔案的數(shù)據(jù)壁壘仍存在較大的問題。沒有統(tǒng)一的平臺管理體系，使得平臺數(shù)據(jù)混亂，許多必要的數(shù)據(jù)沒有壁壘的保護，容易導致缺失。傳統(tǒng)觀念深入百姓心中，基層單位對于檔案的存放管理不夠重視，覺得檔案的管理是不重要的，利用紙質檔案更加快捷，不愿去嘗試新鮮的事物，長此以往，國家檔案信息化的開展將十分困難，不利于信息化的發(fā)展和普及。

三、建立基層信息化檔案的具體措施

1.加強信息化檔案的安全性管理

安全性管理無論對于傳統(tǒng)的管理，還是在現(xiàn)代化的信息管理，都格外的重要。安全管理工作甚是緊迫。維護互聯(lián)網(wǎng)的隱秘性作為現(xiàn)代化信息檔案管理最重要的一環(huán)。對檔案進行技術的分析、加密，同時對檔案信息等級進行加密保護，進行封閉式隔離，依照檔案的重要程度進行安全等級劃分，再進行安全等級劃分范圍的加密，從而可以最大程度的阻斷損害檔案系統(tǒng)的違規(guī)操作。

2.形成穩(wěn)定的信息化處理平臺和管理者負責制

檔案信息化應在各個方面建立完備的思想體系。準備分工明確的規(guī)范要求，避免數(shù)據(jù)泄露和權限的濫用。形成賞罰分明的工作體系，對積極促進電子檔案落成的進行獎勵，對消極怠工的實行責令改正甚至處罰。加大基層硬件設施的投入，為基層單位配備計算機打印機等現(xiàn)代化的設備，積極推進檔案信息化的質量。尤其是管理者，要做好帶頭作用，保證檔案信息化的實施。管理者要重視基層檔案管理，建立健全完備的檔案管系統(tǒng)，了解每一項工作的展開，與工作人員進行深入交流與探討，解決員工的思想混亂問題，為建立信息化檔案出謀劃策，做出自己的努力。不斷重視多元化的觀察渠道，從而形成完備的信息化檔案。

四、結語

建設基層檔案信息化管理，符合現(xiàn)代化網(wǎng)絡時代的基本要求。是持續(xù)發(fā)展的不竭動力?；鶎訂挝粦匾曅畔⒒芾?，了解用戶的需求，利用計算機使檔案技術管理更加具體化，提高了工作效率，體現(xiàn)了現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡時代的價值。

參考文獻：

[1]林杰.信息化時代高校檔案管理的現(xiàn)實需求與路徑選擇[J].經(jīng)濟研究導刊，2017（26）：163.

[2]趙銳.基層檔案管理信息化建設途徑和策略分析[J].蘭臺世界，2018，553（11）：73-75.

[3]劉利利.檔案管理科學化水平的提升路徑研究及思考[J].辦公室業(yè)務，2015（24）：63.