事業(yè)單位檔案信息化管理中存在的問題及解決措施

張奮海

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理工作是極其重要的，首先它可以保證檔案的規(guī)范化留存，避免檔案的遺失對于后續(xù)工作造成影響。同時也是提升事業(yè)單位實際工作水平的重要考核指標(biāo)，對于一切的工作的開展必須要從有效性出發(fā)，才能養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。所以對于事業(yè)單位的檔案管理必須采取科學(xué)的有效的工作手段。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案信息管理;管理手段

前言：在進行事業(yè)單位的檔案管理的工作過程中，首先要注意采用科學(xué)的有效的手段，其次就是要建立起一套行之有效的工作流程，同時規(guī)范工作人員的操作流程，提升工作人員的工作水平，這樣才能確保檔案管理工作落到實處。本文針對檔案管理工作進行探討，力求確保這項工作的有效開展。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理中存在的問題

在事業(yè)單位的實際運行當(dāng)中，需要保留的檔案是分門別類的，它包含著涉及國有資產(chǎn)統(tǒng)計、環(huán)境建設(shè)改造、人事安排檔案等多種內(nèi)容的收錄。這些都是在事業(yè)單位運行過程中的重要信息，做好這些信息的收集和記錄，對于之后開展工作是具有重大的參考價值的。但是在實際工作中，事業(yè)單位對于檔案的管理工作還是存在很多問題的，包括檔案的完整性，是否做到及時的更新和補充等一系列問題，都在影響著檔案管理的實際效果。

首先，就是沒有合理的記錄檔案的資源。很多從業(yè)人員對于檔案所涉及的范疇缺乏足夠的了解，對檔案類別劃分不清，進而造成了檔案記錄的缺失。其次，相關(guān)人員缺乏檔案管理意識，導(dǎo)致檔案的損毀、遺失等問題;再次，工作人員檔案創(chuàng)新管理意識不強，采用傳統(tǒng)的方法記錄檔案，不易于檔案的檢索和調(diào)取，這些都給事業(yè)單位的檔案管理工作造成了極大的影響。最后，單位內(nèi)部沒有定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作開展的效率不高。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理中問題的解決策略

1. 完善對于信息化檔案管理相關(guān)制度

在進行檔案管理的過程當(dāng)中，首先就是需要建立起嚴(yán)格的管理體系。上級管理部門要建立起嚴(yán)格的管理制度，對于檔案管理工作要做到有效的監(jiān)管。要建立起管理制度的約束，在實際工作過程匯總要做到隨時的檢查，有效的評價，在出現(xiàn)問題的時候要做到有效的追責(zé)以及具體的幫扶，在實際過程中還要進行相關(guān)的指導(dǎo)工作，這樣才能切實的提高檔案管理工作的實效性[1]。

對于檔案的管理一定要遵循嚴(yán)格的管理制度。在記錄檔案的過程中要做到專人負(fù)責(zé)，對于登記在冊的檔案內(nèi)容還要做到對于上級的及時申報，這樣才會保證檔案記錄的科學(xué)性。同時在檔案的記錄過程中，也要結(jié)合先進的科技手段進行電子檔案的記錄，這樣既便于檔案的留存，也容易在使用的時候結(jié)合檢索功能快速的調(diào)取檔案。同時對于借閱出庫的檔案要進行及時地記錄，對于檔案的歸還情況也要做好登記，確保檔案的完整性。

2. 制定對于檔案管理工作的工作流程

在具體的工作流程的制定中，一定要注意結(jié)合起先進的科學(xué)手段[2]。這里所謂的工作流程，首先，指的是對于工作的有效的操作模式，在檔案的記錄過程中要按部就班的做好相關(guān)工作，在采集需要記錄信息的時候就要有專人負(fù)責(zé)。一定要做到專人專崗，這樣才能切實地做到崗位負(fù)責(zé)制，會增加工作的有效性。其次，就是在記錄的過程當(dāng)中要結(jié)合電子計算機技術(shù)的高科技手段進行電子檔案的整理，這也是一種優(yōu)質(zhì)高效的技術(shù)手段。

檔案記錄人員可以把資料輸入到計算機存儲系統(tǒng)中，還可以根據(jù)檔案的不同內(nèi)容進行檔案夾下的分類，這樣就會實現(xiàn)檔案的有序管理。另外在需要調(diào)取相關(guān)檔案的時候，只需要使用計算機中信息的搜索功能，就可以迅速的查找到所需要的內(nèi)容，這是十分的便捷的。

3. 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在檔案記錄的過程當(dāng)中，從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也是極其重要的。在實際工作的過程當(dāng)中，要對于在崗人員進行及時的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對于工作態(tài)度、職業(yè)素養(yǎng)都要進行有效的提升，只有如此才能讓這些檔案管理的從業(yè)人員實現(xiàn)業(yè)務(wù)水平的不斷精進，做好相關(guān)的檔案管理工作。

要想做好一項工作，最根本的要素是應(yīng)具有良好的工作態(tài)度。對于檔案工作的重要性，所有的工作人員都要做到深刻地認(rèn)識。只有做好了這項工作，才能夠做到對于以往工作的溯源以及相關(guān)問題的追溯，這對于實際工作的開展是十分的有意義的。同時，一個單位的檔案記錄工作也記載著一個單位的歷史以及實際工作的重要經(jīng)驗，能把這項重要的工作做好是一件十分具有使命感的事情。作為檔案記錄的工作人員，應(yīng)該以這樣的責(zé)任感和使命感投入到實際工作之中，把工作做好做實[3]。

在實際工作中，從業(yè)人員要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，參考具體的工作流程一步一個腳印的投入到實際工作中。在工作過程中，要結(jié)合單位的業(yè)務(wù)培訓(xùn)不斷的提升個人能力，在工作中要恪盡職守。對于舊的紙質(zhì)檔案的維護要做到及時和有效，對于受潮的檔案以及發(fā)生損毀的檔案要進行及時的修復(fù)。對于電子檔案要進行信息的及時補錄，對于變化后的檔案要向上級領(lǐng)導(dǎo)進行申報和批復(fù)，要認(rèn)真地履行自己的職責(zé)。

4. 實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化的管理手段

在進行檔案管理工作時，還要做到與時俱進。信息時代帶來的技術(shù)革新是日新月異的，要讓檔案的記錄和管理工作結(jié)合起高科技的手段，這樣才能得到事半功倍的效果，為實際工作節(jié)省大量的工作時間，減少了人力資源成本的投入[4]。

在實際工作中，對于高科技手段的使用是一種必然的趨勢，但是在這一過程中，也要注意檔案的安全管理工作。在現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)資源共享的時代，信息已然實現(xiàn)了有效的共享。但是這既是優(yōu)勢，也是一種潛在的危險。在事業(yè)單位的檔案管理過程中，也要設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻，文件開啟密碼等有效的技術(shù)手段，以此來保障電子檔案的安全性，避免由于黑客的侵入造成信息的外泄，使國家蒙受不必要的損失。對于這項工作也可以設(shè)置專門的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員崗位，實現(xiàn)對于信息的有效保護。信息技術(shù)人員要做到網(wǎng)絡(luò)安全的實時保護，也要注意安全保障技術(shù)的及時升級，保證信息的安全不受侵害。

總結(jié)

事業(yè)單位的檔案管理工作是要引起極度的重視的，相關(guān)的管理者要制定起檔案管理的政策和實施細(xì)則，具體的工作人員就要嚴(yán)格的按照規(guī)章制度做事，用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和有效的工作方法來確保這項工作的有效開展。

參考文獻：

[1]吳曉偉.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].蘭臺內(nèi)外，2020（26）：4-6.

[2]鹿曉玲.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].現(xiàn)代國企研究，2016（22）：95.