城管單位檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展探討

韓鳳霞

（黑龍江省佳木斯城管局前進(jìn)分局，黑龍江 佳木斯 154002）

檔案是針對(duì)以往發(fā)生過(guò)的人或事的一種記錄，對(duì)各行各業(yè)有著參考和憑證作用。在城管單位的運(yùn)營(yíng)以及管理的實(shí)踐過(guò)程中，科學(xué)且現(xiàn)代化的檔案管理工作，可對(duì)其起規(guī)范作用，促進(jìn)其前進(jìn)發(fā)展。但不可否認(rèn)，當(dāng)前階段下城管單位的檔案管理水平還整體偏低，檔案管理模式也較為滯后和傳統(tǒng)，這無(wú)疑會(huì)在很大程度上影響著檔案管理的質(zhì)量，也不利于推動(dòng)城管單位的健康有序化發(fā)展。為進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新，也為了進(jìn)一步夯實(shí)檔案管理質(zhì)量，城管單位應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐，積極依托于信息技術(shù)手段來(lái)推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

一、城管單位檔案管理現(xiàn)代化的重要意義

城管單位在運(yùn)營(yíng)發(fā)展的實(shí)踐過(guò)程中，尤其需要注重檔案管理工作。檔案資料是城管單位持續(xù)發(fā)展的重要?dú)v史見(jiàn)證，也是城管單位長(zhǎng)效發(fā)展的關(guān)鍵記載，不僅能夠很好地記錄過(guò)去的發(fā)展經(jīng)歷以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展情況，也能夠揭示城管單位未來(lái)的發(fā)展走向。在信息技術(shù)持續(xù)快速發(fā)展的進(jìn)程中，城管單位應(yīng)該積極變革以及創(chuàng)新檔案管理模式，切實(shí)應(yīng)用信息技術(shù)手段，不斷推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。一系列的發(fā)展實(shí)踐證明，深入全面地推進(jìn)城管單位檔案管理現(xiàn)代化，具有至關(guān)重要的現(xiàn)實(shí)作用。一方面，能夠夯實(shí)城管單位檔案管理的質(zhì)量，也利于推動(dòng)其規(guī)范有序化發(fā)展。城管單位在檔案管理的過(guò)程中，積極結(jié)合自身的發(fā)展實(shí)踐，全面建構(gòu)現(xiàn)代化的管理體系，能夠在很大程度上提升其檔案管理的規(guī)范化程度，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一調(diào)度、多點(diǎn)利用、一點(diǎn)查詢、多維印證。同時(shí)，依托于現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制，也能夠在很大程度上推動(dòng)城管單位檔案管理制度的變革以及創(chuàng)新，更好地夯實(shí)城管單位的整體發(fā)展實(shí)效。另一方面，提升人事檔案管理質(zhì)量，優(yōu)化人力資源配置工作。在城管單位的檔案管理中，人事檔案管理是非常核心的內(nèi)容。伴隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷加快，城管單位肩負(fù)的職能越來(lái)越多元化，相應(yīng)的城管人員的數(shù)量也越來(lái)越多。只有積極借助于現(xiàn)代化的檔案管理手段以及模式，才能夠更好地提升人事檔案管理效率，也才能夠更好地優(yōu)化人力資源的配置，進(jìn)一步推動(dòng)城管單位的高效持續(xù)化發(fā)展。

二、城管單位檔案管理現(xiàn)代化的科學(xué)途徑

在城管單位的發(fā)展實(shí)踐中，深入全面的做好檔案管理工作，具有至關(guān)重要的現(xiàn)實(shí)意義。城管單位應(yīng)該注重充分結(jié)合自身的發(fā)展實(shí)踐，切實(shí)有效地提升檔案管理的整體水平，積極借助于現(xiàn)代化、信息化的檔案管理模式，最大程度推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

1.搭建檔案管理信息化體系

城管單位應(yīng)該將檔案管理工作擺在關(guān)鍵的位置上，積極依托于廣泛化的宣傳教育等，切實(shí)提升人們對(duì)檔案管理工作的重視以及認(rèn)知，引導(dǎo)廣大干部職工自覺(jué)主動(dòng)地開(kāi)展檔案管理，更好地服務(wù)于檔案管理工作。在信息技術(shù)快速發(fā)展的進(jìn)程中，城管單位還應(yīng)該科學(xué)全面地搭建完善化的檔案管理體系，并做好精細(xì)化的檔案資料分類，及時(shí)將紙質(zhì)介質(zhì)的檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮咏橘|(zhì)的。當(dāng)然，在數(shù)字化管理體系的建構(gòu)過(guò)程中，城管單位應(yīng)該始終立足于自身的發(fā)展特色，確保檔案管理信息化系統(tǒng)與自身發(fā)展實(shí)踐相吻合，有效規(guī)避可能存在的資源浪費(fèi)問(wèn)題。

2.建立完善的檔案管理制度

不同于傳統(tǒng)檔案管理模式，城管單位檔案管理的現(xiàn)代化體系，是一個(gè)全新的工作內(nèi)容。為更好地提升其管理實(shí)效，也為了全方位提升城管單位的發(fā)展質(zhì)量，有必要結(jié)合檔案管理的特點(diǎn)，行之有效地建構(gòu)完善化的檔案管理制度體系。依托于精細(xì)化的檔案管理制度，能夠明確各部門(mén)在檔案管理中的具體任務(wù)以及分工，同時(shí)也能夠引導(dǎo)人們規(guī)范化的使用借閱檔案。為此，在檔案管理的實(shí)踐中，應(yīng)該盡可能地創(chuàng)立清晰化的制度體系，應(yīng)該充分理清不同部門(mén)的職責(zé)分工。比如在檔案借閱的過(guò)程中，應(yīng)該為不同部門(mén)配置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，只有在訪問(wèn)權(quán)限范圍內(nèi)，才有權(quán)使用檔案。

3.提升檔案管理人員信息素養(yǎng)

城管單位檔案管理現(xiàn)代化對(duì)于管理人員提出了全新的要求，不僅僅要求管理人員具備較高的信息素養(yǎng)，還要求他們具備較強(qiáng)的檔案資源的開(kāi)發(fā)、利用、挖掘等能力。為此，城管單位應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)代化檔案管理的模式，積極配置高素質(zhì)的檔案管理人員，同時(shí)依托于精細(xì)化的培訓(xùn)教育體系，不斷夯實(shí)檔案管理人員的信息素養(yǎng)。在具體的檔案管理中，管理人員還應(yīng)該具備較強(qiáng)的信息資源的開(kāi)發(fā)以及挖掘能力，能夠最大程度地提升檔案資源的整體利用實(shí)效。此外，檔案管理現(xiàn)代化也會(huì)滋生網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。為此，城管單位應(yīng)該注重建立健全完善的安全管理制度。從訪問(wèn)權(quán)限配置入手，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的分析，積極優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的軟硬件條件以及設(shè)施等，進(jìn)一步夯實(shí)安全管理水平。

結(jié)語(yǔ)

在信息時(shí)代下，城管單位在檔案管理中，應(yīng)該積極應(yīng)用信息技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，切實(shí)有效的夯實(shí)以及提升檔案管理的水平，更好的推動(dòng)檔案管理工作邁上新的臺(tái)階，最大程度優(yōu)化檔案管理的成效與質(zhì)量，更好的推動(dòng)城管單位的發(fā)展。