關(guān)于人力資源和社會保障部門檔案管理新方法的探討

屈道俊

（湖南省衡陽市人力資源和社會保障局，湖南 衡陽 421001）

隨著近幾年來，人力資源和社會保障部門不斷地?fù)?dān)負(fù)著保障民生服務(wù)社會的相關(guān)工作，在檔案管理工作的過程中復(fù)雜性與難度正在不斷地提高，工作中需要的保障檔案管理的數(shù)量和詳細(xì)程度等不同的方面工作量都在不斷增加，所以人社部門必須要結(jié)合時代的發(fā)展，有效的應(yīng)用信息技術(shù)積極的創(chuàng)新管理的方法，加強相關(guān)制度的建設(shè)，不斷提高管理的水平，只有這樣，才能夠更好地保障社會的發(fā)展。

一、人力資源和社會保障部門檔案管理工作存在的問題

1.對人設(shè)檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足

人社部門加強檔案工作的管理，有利于促進整個社會的發(fā)展，當(dāng)前很多地區(qū)對于檔案工作管理的重要性認(rèn)識不足，甚至有很多的地區(qū)只是停留在紙質(zhì)檔案管理的過程中，有些領(lǐng)導(dǎo)對于該項工作的重視程度不夠所投入的資金和人員相對較少，整個工作過程十分的復(fù)雜，無法有效地提高檔案工作管理的力度。由于缺乏先進的技術(shù)支持以及重要性的認(rèn)識程度不夠，所以就會讓檔案管理工作的內(nèi)容變得更加復(fù)雜，對于服務(wù)水平的提高很難有幫助，會影響社會的發(fā)展。

2.檔案管理制度體系建設(shè)不健全

人力資源和社會保障部門在進行檔案管理工作的過程中，會涉及不同的領(lǐng)域和不同的地區(qū)。當(dāng)前出現(xiàn)的普遍情況就是人力資源檔案會隨著工作人員的流動而流動，時間和空間跨度方面都相對較大。這種方式有利于保障人事檔案的流動性，但是由于不同的地區(qū)和不同的部門之間并沒有及時地進行溝通，也會導(dǎo)致該項管理工作的缺乏統(tǒng)一調(diào)度，利用這樣的管理模式將不同人的檔案進行分別的管理，所以在使用的過程中也會增加管理工作的復(fù)雜性。很多地區(qū)并沒有對檔案管理引起足夠的重視，在人力投入方面相對不足，很容易就會造成檔案丟失的情況，工作難度在不斷地增大。

3.缺乏相關(guān)的檔案管理軟件和硬件設(shè)備

在當(dāng)前時代發(fā)展的過程中，我國的科學(xué)技術(shù)的水平正在不斷地提升，在對人社部門檔案管理工作的過程中，投入必要的軟硬件的設(shè)施是十分必要的。在相關(guān)工作開展的過程中，有效地利用科學(xué)技術(shù)可以不斷地提高檔案管理工作的工作效率，能夠節(jié)約很多的時間。很多地區(qū)的人社部門信息系統(tǒng)建設(shè)并沒有緊跟時代發(fā)展的步伐，所以管理水平相對較低，要想不斷提高管理水平，就必須引進相關(guān)檔案管理的軟件以及硬件的設(shè)備，信息化時代發(fā)展得尤為迅速，如果不使用相關(guān)的軟件很難提高管理的效率。

二、有效解決人力資源和社會保障部門檔案管理問題的對策

1.建立健全相應(yīng)的人社檔案管理的制度

在當(dāng)前人設(shè)檔案制度管理的過程中，并沒有建立健全相應(yīng)的體系。這在一定程度上制約了檔案管理工作的開展。所以人力資源和社會保障部門在今后的發(fā)展過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前發(fā)展的現(xiàn)狀，以及結(jié)合相關(guān)專家的意見，積極地完善該項制度。首先必須要確定管理方面的流程，收集當(dāng)前存在的很多的問題，制定科學(xué)管理的流程可以讓管理工作有序地進行。另一方面，就是要建立相關(guān)的獎懲機制，有效地提高工作人員的工作積極性。根據(jù)工作人員工作過程中的工作質(zhì)量對其的服務(wù)進行一定的評價，表現(xiàn)優(yōu)異者可以得到一定的獎勵。積極的更新檔案管理工作的制度，隨著時代發(fā)展的變化，相關(guān)的檔案管理工作方法也要不斷地進行調(diào)整完善。根據(jù)實際情況積極地學(xué)習(xí)相關(guān)的技術(shù)，不斷更新管理制度，以此來適應(yīng)社會的發(fā)展。

2.有效提高人社檔案管理人員的素質(zhì)

要想不斷地提高檔案管理工作的質(zhì)量，就必須從檔案管理人員素質(zhì)開始抓起，不斷提高工作人員的檔案處理的水平。首先必須要加強對于工作人員的培訓(xùn)力度，提高工作人員的信息化水平，因為當(dāng)前很多管理人員的計算機應(yīng)用水平并不夠高，一定程度上阻礙了信息化的推動與發(fā)展。有效地提高工作人員的信息化能力，可以不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量。同時還要創(chuàng)立良好的工作氛圍，可以在辦公室內(nèi)張貼關(guān)于檔案管理工作方面的標(biāo)語，通過不同的方式來對他們的行為進行了一定的影響。定期的開展組織學(xué)習(xí)活動，加強工作人員之間的溝通與交流，可以在潛移默化中有效地對于工作人員的素質(zhì)進行提高。

3.加強檔案管理的信息化建設(shè)工作

傳統(tǒng)的檔案管理方法相對封閉，并沒有有效地?fù)碛行畔⒒慕ㄔO(shè)，所以工作效率相對較低。在今后的發(fā)展過程中，必須緊跟時代發(fā)展的步伐，加強檔案管理工作過程中的信息化建設(shè)，通過這樣的方式可以有效地節(jié)約人力、物力和財力，同時還能夠不斷地提高檔案管理服務(wù)的水平?？梢愿鶕?jù)當(dāng)?shù)氐臋n案管理發(fā)展的情況來制定信息化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，同時還可以加強不同地區(qū)之間的溝通與交流，以此來促進檔案資源的共享，確保整個管理工作過程科學(xué)合理。最后必須加強科研的研究力度，制作統(tǒng)一的人社檔案管理系統(tǒng)的平臺，以此來提高檔案管理的工作效率。

總而言之，在當(dāng)今信息化時代發(fā)展的背景下，人社檔案管理的重要性正在不斷地提高，整個社會的職能能有效地提高管理的水平，積極地完善該方面的管理制度，并且要緊跟時代的發(fā)展，有效地更新檔案資源管理的設(shè)備與設(shè)施培養(yǎng)經(jīng)驗豐富的人才。只有通過這樣的方式，才能夠有效地解決當(dāng)前檔案管理工作過程中存在的一些問題，不斷提高工作管理的科學(xué)性。