城市圖書館檔案管理信息化建設(shè)

王曉巖

（根河市圖書館，內(nèi)蒙古 根河 022350）

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展中，電子計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)使檔案的管理方式發(fā)生了巨大的變化：傳統(tǒng)的紙質(zhì)化的檔案管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)。

一、城市圖書館檔案管理信息化建設(shè)概述

檔案是指記錄人類社會(huì)發(fā)展過程中形成的各種歷史事實(shí)的文件資料，是人們認(rèn)識(shí)和利用知識(shí)的主要途徑，也是反映一個(gè)國家文化水平的重要標(biāo)志。檔案管理的目的在于保護(hù)和傳承重要的文獻(xiàn)資源，促進(jìn)科學(xué)的研究活動(dòng)，提高科研成果的質(zhì)量與數(shù)量。目前城市圖書館的管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)：如何加強(qiáng)城市圖書館的檔案工作，使其發(fā)揮更大的作用成為當(dāng)前的重點(diǎn)任務(wù)。

二、城市圖書館檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

目前，我國城市圖書館檔案管理工作主要是由國家檔案局負(fù)責(zé)，其管理體制也是以行政隸屬關(guān)系存在的；檔案部門的人員大多數(shù)都是由政府機(jī)關(guān)的工作人員兼任，其對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還停留在傳統(tǒng)的思想上，沒有從根本上轉(zhuǎn)變觀念，缺乏先進(jìn)的現(xiàn)代管理理念，對(duì)檔案管理工作的重要性和必要性還不夠重視。目前數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的社會(huì)已經(jīng)到來，在這種大環(huán)境下，城市檔案館的建設(shè)與管理工作也應(yīng)順應(yīng)這一潮流，將信息化手段運(yùn)用到其中，使其更好地服務(wù)于廣大人民群眾。在實(shí)際的調(diào)查過程中，發(fā)現(xiàn)大部分城市的檔案館都建立了電子信息平臺(tái)，但是由于技術(shù)的限制，導(dǎo)致其功能不完善，不能滿足日益增長(zhǎng)的用戶的需求。因此，為了實(shí)現(xiàn)城市的進(jìn)一步規(guī)劃，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)健康發(fā)展，需要不斷探索新的研究方向。

三、城市圖書館檔案管理信息化建設(shè)措施

1.建立健全的檔案管理體系

要想使城市圖書館檔案管理水平得到提高，就需要建立一個(gè)完善的檔案管理體系，這也是對(duì)城市圖書館的重要作用。要明確檔案的收集、整理、保管的各個(gè)環(huán)節(jié)，并且把這些步驟都落到實(shí)處，這樣才能夠保證城市檔案館的質(zhì)量和效率。

例如，管理部門應(yīng)該建立起一套完整的檔案管理體系，這個(gè)系統(tǒng)主要包括：文件的分類、歸檔制度的制定以及對(duì)資料的保存等。對(duì)于那些已經(jīng)被社會(huì)所淘汰的舊資料，應(yīng)該及時(shí)加以妥善的處理，重視對(duì)已被破壞的檔案資源的保護(hù)。還要建立起相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)于那些違反相關(guān)規(guī)定的人員，一定不能姑息，可以適當(dāng)采取懲罰措施。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)各職能科室的監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題；不斷完善檔案資料的保管、更新制度，提高檔案的使用價(jià)值?？梢酝ㄟ^網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行數(shù)據(jù)的共享與交換，為用戶提供更好的服務(wù)。電子閱覽室的數(shù)字化閱讀，可以采用網(wǎng)絡(luò)檢索的方式進(jìn)行，從而大大減少紙張的消耗量，也降低了成本。積極探索新的數(shù)字化的查詢手段，使其成為一種新型的檢索方式。

2.建設(shè)信息化文化

文化是一個(gè)民族的靈魂和血脈，是國家軟實(shí)力的重要組成部分。在現(xiàn)代社會(huì)，文化對(duì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用和影響，文化對(duì)城市的建設(shè)具有深遠(yuǎn)的意義和重大的價(jià)值與意義。

在城市圖書館的建設(shè)中，要注重對(duì)檔案的收集、整理、保管等工作，做好這些方面的準(zhǔn)備工作，為檔案管理工作提供基礎(chǔ)的條件；同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理與利用，使其發(fā)揮出更大的功能；還要重視人才的培養(yǎng)及隊(duì)伍的壯大等。對(duì)于圖書館信息化管理系統(tǒng)，在這個(gè)系統(tǒng)中，要充分考慮到各方面的因素影響，將數(shù)據(jù)的收集、整理、保存等環(huán)節(jié)納入電子化的信息系統(tǒng)之中，使信息的收集、處理以及反饋等環(huán)節(jié)都可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的操作，實(shí)現(xiàn)資源共享，為用戶提供更加便捷的服務(wù)；另外，還應(yīng)積極引進(jìn)國外先進(jìn)技術(shù)，來提升我國城市圖書館的整體水平。圖書館還應(yīng)建立起完善的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，方便工作人員的查詢與交流，為廣大的讀者提供更多的便利。

3.加強(qiáng)城市圖書館的檔案管理信息化建設(shè)

加強(qiáng)城市圖書館的檔案管理信息化建設(shè)，可以提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在進(jìn)行城市圖書館的檔案管理工作時(shí)，要以現(xiàn)代化的信息技術(shù)為支撐，利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將信息資源的收集、整理和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都緊密聯(lián)系在一起，使整個(gè)過程的數(shù)據(jù)資料實(shí)現(xiàn)共享，使檔案的搜集、保存和管理工作都能更加方便快捷。

在開展城市的檔案館建設(shè)時(shí)，要充分考慮到不同部門的需求以及自身的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)，采用多種方式，多渠道地獲取相關(guān)的文獻(xiàn)材料，從而促進(jìn)檔案館的服務(wù)水平的提升與改善。同時(shí)，也要注重對(duì)現(xiàn)有的一些網(wǎng)站的維護(hù)與更新，及時(shí)地對(duì)門戶網(wǎng)站的內(nèi)容加以補(bǔ)充，以滿足廣大群眾的需要；還要注意做好對(duì)已有的網(wǎng)上社區(qū)的宣傳活動(dòng)，讓人們能夠通過這個(gè)途徑來了解到社會(huì)的變化趨勢(shì)，進(jìn)而更好地參與到其中。還可以借助互聯(lián)網(wǎng)的力量來推動(dòng)檔案的查詢功能，使其更便捷，更有效。在進(jìn)行檔案資源的開發(fā)和建設(shè)的過程中，要以“共享”為原則，以“開放”為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)信息的共建共享。要建立一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使各部門能夠相互分享各自的檔案資料，并對(duì)其內(nèi)容、格式、數(shù)量等加以規(guī)范，使不同的用戶之間可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的手段來獲取自己所需要的各種知識(shí)。對(duì)各檔案館的分類標(biāo)準(zhǔn)的確定也應(yīng)有所區(qū)別，根據(jù)實(shí)際情況的變化而不斷調(diào)整，這樣才能保證各個(gè)單位的檔案管理的質(zhì)量和效率。對(duì)各類文獻(xiàn)的收集工作，也應(yīng)制定出相應(yīng)的規(guī)定來，如：對(duì)于一些重要的文件或檔案的保管期限，應(yīng)該按照有關(guān)的法律法規(guī)的要求，做出明確的規(guī)定；而那些不屬于本館的書籍，則應(yīng)當(dāng)及時(shí)地通知相關(guān)人員，以便于更好地開展管理工作。

結(jié)語

綜上，城市的檔案管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，需要不斷地完善，并建立起一套完整的體系來支撐，這樣才能為以后的管理工作打下良好的基礎(chǔ)；同時(shí)，也可以借鑒其他國家的成功經(jīng)驗(yàn)，來創(chuàng)新自己的管理模式，從而促進(jìn)我國的城市化水平的進(jìn)一步提升?？傊?，只有將理論與實(shí)踐相結(jié)合，才會(huì)有更廣闊的未來空間。