淺談醫(yī)院辦公室文書檔案的管理方法

林 濤

（廣西醫(yī)科大學附屬武鳴醫(yī)院，廣西 武鳴 530100）

受我國醫(yī)改的全面深化推進，醫(yī)院發(fā)展在一定程度上得到了加速。管理持續(xù)改進的要求在整個醫(yī)院體系內(nèi)不斷提高[1]。文書檔案管理是一項對技術能力及業(yè)務性有著較高要求的服務型工作。在醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展過程中，其詳細記載了醫(yī)院發(fā)展過程，從而對醫(yī)院工作的改善進行記錄，并指引其發(fā)展方向，提高了醫(yī)院的存在性和導向性，文書檔案管理有著重要推動意義。其也是醫(yī)院歷史基礎的重要考察依據(jù)，所以，在醫(yī)改發(fā)展的今天有必要提高院文檔管理能力，以確保醫(yī)院文書檔案價值得到充分實現(xiàn)，為醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)的進一步發(fā)展提供詳細的指導[2]。本次研究通過闡述醫(yī)院文書檔案管理的典型特征，簡要介紹了醫(yī)院文書檔案管理的改進措施。

一、醫(yī)院文書檔案工作問題

1.文書檔案管理缺乏基礎

判斷醫(yī)院文書檔案基礎是否扎實需要從兩個方面出發(fā)：一方面為制度及組織保障?，F(xiàn)階段大部分醫(yī)院為建立一個專門文書檔案管理科，也為設立專業(yè)的辦公室及文書檔案管理員，文書檔案管理全部依附于辦公室，導致其工作基礎差。對于專業(yè)要求極高的文書檔案而言，上述管理模式欠缺財力、設施、人力投入，從而無法發(fā)揮文書檔案管理的重要作用。

另一方面為人才保障。醫(yī)院文書檔案管理不是簡單辦公室工作，其對專業(yè)知識要求極高，需要熟悉文書檔案管理領域相關知識和法律、辦公能力要求較高，并要求人員具有一定協(xié)調(diào)溝通能力[3]。然而，由于現(xiàn)階段大部分醫(yī)院的文書檔案管理人員年齡較大，具有計算機操作水平低下，且專業(yè)知識不足、技術訣竅不足和創(chuàng)新意識不足等缺點。

2.硬件設備落后

大部分醫(yī)院均選擇使用不符合要求硬件設備來對文書檔案進行管理。然而，大部分文書檔案管理方法均停留在傳統(tǒng)方法管理中，未引進先進的信息管理應用程序，這意味著歸檔檔案不再滿足工作要求，并導致重大損失。

3.缺乏醫(yī)院文書檔案管理意識

由于對大部分醫(yī)院未意識到文書檔案管理的重要性，大部分醫(yī)院工作人員甚至部門負責人均認為對文書檔案工作認識不足，認為醫(yī)院考核的內(nèi)容主要是經(jīng)濟，文書檔案工作與醫(yī)院考核意義無關，所以將大部分財力及人力均放在了發(fā)展較高醫(yī)療水平上。嚴重者，認為醫(yī)院應該降低文書檔案管理效率。由于部分錯誤觀念，員工在文書檔案管理上消極怠工，也有部分員工因為不認同醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀而提出了建議。此外，醫(yī)院文書檔案管理成本投入有限，因為醫(yī)院文書檔案管理需要人員、設備和資金。文書檔案管理不到位不僅對降低成本產(chǎn)生不利影響，而且對醫(yī)院正常醫(yī)療、科教活動開展也有一定影響。

二、醫(yī)院文書檔案管理工作改善方法

1.穩(wěn)定的管理系統(tǒng)以優(yōu)化歸檔

醫(yī)院辦公室是各類文件中心區(qū)域，承擔著文件發(fā)送和傳遞的主要責任。各個業(yè)務部門是文件重要組成部分，除辦公室傳送文件外，業(yè)務部門是文件材料診療的地方。為此，醫(yī)院各科室需要與辦公室更緊密地合作，防止數(shù)據(jù)丟失、遺漏等。建立健全文書檔案管理制度，制定文書檔案登記標準，指定專人負責文件編制工作，優(yōu)化登記活動，確保程序完全成熟，避免數(shù)據(jù)丟失和殘存[4]。此外，要加強監(jiān)管，定期復查、清查，確保收到文件不丟失。

2.辦公自動化管理實施

為避免檔案信息歸檔延誤，醫(yī)院應盡早制定建立完整檔案時間表，將檔案目錄存放在計算機中，利用信息化進行檔案管理，優(yōu)化檔案管理。其次，計算機為文件傳輸和開發(fā)提供了一個安全防火墻。此外，還應注意將傳統(tǒng)檔案管理轉變?yōu)槎涡畔⒐芾?，充分利用計算機網(wǎng)絡加工文獻，建立多種數(shù)據(jù)庫，促進醫(yī)院檔案管理穩(wěn)定健康發(fā)展。

3.提高文書檔案管理質量

建立科學檔案管理制度和健全檔案管理規(guī)章制度，是檔案管理重要前提。加強標準化、流程優(yōu)化和指導性文件管理，充分規(guī)范醫(yī)院工作，全面獲取和管理重要文件和資料。醫(yī)院文書檔案管理是一項重要工作，包括醫(yī)院所有檔案記錄都由工作人員調(diào)配，檔案管理員質量要求也相應提高，而且要做到耐心和高度負責。醫(yī)院是一項特殊職能一項具體服務，讓所有員工都能各司其職，增加檔案管理人員敬業(yè)精神。為在管理決策基礎上論證信息資源服務化管理，負責檔案管理人員為健康、研發(fā)等提供重要信息。使醫(yī)院在經(jīng)濟和精神兩手抓。

結語

醫(yī)院文書檔案管理工作是一項結合服務、技術、業(yè)務為一體的工作，需要全面完善檔案管理制度，嚴格執(zhí)行文件管理標準，確保檔案完整性，進一步保障檔案開發(fā)利用，發(fā)揮文書檔案管理潛力。中國科學進一步發(fā)展，落后管理方式已不足以滿足相關領域新社會標準和需要，需要我國檔案管理不斷進步。傳統(tǒng)管理主要是一種手動方法，標準化和錯誤率無法得到保證，信息電子技術進一步發(fā)展可以提高儀器程序標準化，降低錯誤率。為了做到這一點，文書檔案管理中信息化管理是必不可少，這樣文書檔案管理工作才能更加專業(yè)，才能更好地服務于醫(yī)院醫(yī)療工作。