提高高校管理信息化水平的思路探索

吳海濤 彭銘揚

（華中師范大學 湖北·武漢 430079）

1 高校管理信息化的意義

隨著數(shù)字化時代的到來，高校管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為確保高校各項工作順利開展的基礎(chǔ)，原有的手工整理、操作、檢索、查詢等管理模式已難以滿足社會的發(fā)展需求，并嚴重制約著高校管理工作的進一步發(fā)展和完善。因此，高校管理由傳統(tǒng)手工操作模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ揭呀?jīng)成為必然之勢。一方面，在推進信息化建設(shè)過程中將為高校發(fā)展提供強大的內(nèi)在動力，提升高校管理效率，將高校管理人員從相對復雜的、煩瑣的且大多數(shù)屬于經(jīng)驗性的基本事務中解脫出來，使管理人員能把更多的精力放到必要的發(fā)展工作中來，大大提升管理效率。同時，隨著高校管理信息化的不斷推進，也必將促使高校管理人員不斷提升其信息技術(shù)水平以及信息管理能力。另一方面，推進信息化建設(shè)還有助高校管理模式向扁平化的過渡，通過扁平化的管理模式，能逐漸取消一些不必要的中間層，使得決策層和中間層的消息傳達更便捷，有助于提高信息傳達效率以及提升基層人員的工作熱情。

2 高校管理信息化的內(nèi)涵

高校管理信息化的內(nèi)涵就其本質(zhì)意義而言外延十分廣泛，主要就是提高民校管理的運行效率，需要高校領(lǐng)導利用信息技術(shù)傳遞和反饋工作任務，改變?nèi)粘９芾矸绞剑铀俟芾硇?，使日常管理事物得到高效快速的顯著效果。具體來說，高校管理信息化就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺搭建集服務、管理于一體的高校平臺，通過對學校現(xiàn)有資源的開發(fā)與管理，從而大幅提升管理人員的工作效率、決策水平，為在校師生提供全方位便捷、周到、優(yōu)質(zhì)的服務與管理。就其分類而言，又可細分為學生工作管理信息化、教務管理信息化、財務管理信息化、圖書館管理信息化、就業(yè)管理信息化等。其中學生工作管理信息化主要實現(xiàn)對學生的基本信息、評獎評優(yōu)、學生資助等信息的管理；教務管理信息化主要實現(xiàn)對學生學業(yè)情況、學生成績、學生選課等信息的管理；財務管理信息化主要實現(xiàn)對繳費信息、報銷信息的管理，圖書館管理信息化實主要現(xiàn)對圖書信息、借閱信息的管理、就業(yè)管理信息化主要實現(xiàn)對學生就業(yè)狀態(tài)、就業(yè)去向等信息的管理。

3 高校管理信息化建設(shè)中存在的問題

隨著社會信息化水平的不斷提高，高校信息化建設(shè)取得了突飛猛進的成效，但同時也面臨諸多問題與挑戰(zhàn)，主要包括：對信息化管理的認識不到位，意識不強；缺乏全局觀念，存在重復建設(shè)；孤島現(xiàn)象普遍存在，數(shù)據(jù)難以互通互聯(lián)；信息化人才隊伍建設(shè)落后，信息化系統(tǒng)難以滿足實際需求等。

3.1 對信息化管理的認識不到位，意識不強

部分高校管理者未能對信息化建設(shè)提高重視，認為前期投入人力、資金巨大，而后期取得的成果幾乎微乎其微，導致學校的信息化建設(shè)長期處于起步或停滯狀態(tài)。同樣未將高校實際情況和管理信息化建設(shè)相結(jié)合，導致信息化建設(shè)出現(xiàn)“水土不服”的情況，無法真正惠及師生、為師生提供便捷服務。解決方法只有高校領(lǐng)導將信息化建設(shè)的認識和重視度提高起來，加強傳統(tǒng)高校管理模式，提升對管理信息化建設(shè)的積極性，使高校管理信息化建設(shè)能進一步發(fā)展。

3.2 缺乏全局觀念，存在重復建設(shè)

在高校管理信息化建設(shè)前期，高校各職能部門間缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃與指導，各部門根據(jù)自身對信息化建設(shè)的實際需求，獨立建設(shè)本部門的信息服務系統(tǒng)，致使不同業(yè)務部門間壁壘嚴重，缺乏交流與協(xié)作。信息化系統(tǒng)僅強調(diào)了部門需求，弱化了業(yè)務相關(guān)部門協(xié)作，導致管理信息化的大量重復規(guī)劃，造成了資金、時間的浪費。此外，重復建設(shè)的業(yè)務系統(tǒng)意味著需要購買大量的服務器與存儲設(shè)備，并需對服務器以及設(shè)備進行日常的管理與維護工作，而職能部門的工作人員尚未能勝任服務器的維護工作，還需要配備專業(yè)的技術(shù)指導人員進行日常管理與維護，大大增加了信息化管理系統(tǒng)的運維成本。

3.3 孤島現(xiàn)象普遍存在，數(shù)據(jù)難以互通互聯(lián)

高校信息共享的范圍主要是職能部門的內(nèi)部業(yè)務之間，各部門在進行信息化系統(tǒng)建設(shè)時一般都會考慮設(shè)計相應的內(nèi)部數(shù)據(jù)互通和業(yè)務流轉(zhuǎn)需求，但卻忽視了不同部門間的聯(lián)通。其次，相同的數(shù)據(jù)被不同部門以不同的方式進行采集、處理、存儲和報表統(tǒng)計，導致上級部門在進行信息的匯總統(tǒng)計時易出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致的情況。最后，各部門間孤立、缺少聯(lián)系的數(shù)據(jù)難以滿足大數(shù)據(jù)時代信息化管理的需求。

3.4 信息化人才隊伍建設(shè)落后，信息化系統(tǒng)難以滿足實際需求

充分發(fā)揮信息化效益，就必須構(gòu)建一支業(yè)務水平強、責任心強的人才隊伍。但實際上，大部分高校都難以招到技術(shù)與管理兼?zhèn)涞膹秃闲透呒壖夹g(shù)人才，只能將主動權(quán)交給外包企業(yè)，而外包企業(yè)往往缺乏對高校工作重點的認識難以滿足其實際需求，從而制約了高校管理信息化的提質(zhì)升級。

3.5 高校管理信息化建設(shè)對策探索

在管理信息化建設(shè)中，高校應通過轉(zhuǎn)變管理理念，成立信息化委員會；從全局視野出發(fā)，開展整體規(guī)劃；建立數(shù)據(jù)標準，實現(xiàn)一數(shù)一源及數(shù)據(jù)共享；提升管理人員業(yè)務水平，建設(shè)科學的信息化系統(tǒng)等方面入手，推進高校信息化向現(xiàn)代化、可持續(xù)、內(nèi)涵式發(fā)展。

3.6 轉(zhuǎn)變管理理念，成立信息化委員會

高校管理信息化建設(shè)的成功與否與高校領(lǐng)導的認識以及重視程度緊密相關(guān)，成立由校領(lǐng)導牽頭的信息化管理委員會，負責全校信息化建設(shè)工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、管理以及建章立制，使學校的管理信息化工作有章可依、有據(jù)可依。

3.7 從全局視野出發(fā)，開展整體規(guī)劃

首先，高校信息化管理委員會應對本校信息化建設(shè)工作進行總體布局，建立統(tǒng)一的信息化標準，使得各職能部門的信息化建設(shè)在統(tǒng)一的標準和框架下進行開展。此外，應加快出臺一系列信息化建設(shè)指導文件，為各部門的信息化建設(shè)提供指導與幫助，對各部門業(yè)務的主要功能制定規(guī)定與建議，從而大幅度縮短各部門信息化建設(shè)的前期調(diào)研與設(shè)計周期，同時也能最大限度地避免重復建設(shè)，實現(xiàn)各部門間的協(xié)調(diào)發(fā)展，推動高校管理信息化建設(shè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

3.8 建立數(shù)據(jù)標準，實現(xiàn)一數(shù)一源及數(shù)據(jù)共享

高校應根據(jù)學校的實際情況建立《基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫標準》來指導和規(guī)范全校數(shù)據(jù)庫的總體設(shè)計和規(guī)范，并從學校管理最基本、核心的數(shù)據(jù)入手，建立全校統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準、數(shù)據(jù)共享及數(shù)據(jù)交換規(guī)則，從而提高數(shù)據(jù)的可交換、可共享性。其次，對數(shù)據(jù)庫中的各項數(shù)據(jù)進行精確定位，確保每項數(shù)據(jù)有且僅有唯一數(shù)據(jù)來源，實現(xiàn)“一數(shù)一源”，避免數(shù)據(jù)匯總出現(xiàn)的數(shù)據(jù)不一致、不準確問題。最后，高校應將數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)視為學校全體成員的公共財產(chǎn)，在申請審批通過的前提下，對各部門開放相應的數(shù)據(jù)權(quán)限，使其具有數(shù)據(jù)的查看權(quán)和使用權(quán)，為全校范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)共享提供了基礎(chǔ)。

3.9 加強管理人員培訓，建設(shè)科學的信息化系統(tǒng)

要使高校管理信息化建設(shè)充分發(fā)揮其功效，就必須培養(yǎng)一支專業(yè)的信息化技術(shù)人才隊伍，可通過定期開展信息化培訓工作，針對不同職能部門的信息化需求進行有針對性的培訓。全方位提高管理人員專業(yè)技術(shù)水平和管理能力，進而提升高校管理水平和效率。其次，在推進信息化管理建設(shè)中，應根據(jù)高校的實際需求，面向校內(nèi)、外信息化管理及技術(shù)領(lǐng)域的專家成立信息化專家組，充分組織并調(diào)動專家組參與信息化的建設(shè)，從而確保信息化建設(shè)的合理性和科學性。

新形勢下高校信息化發(fā)展趨勢。

新形勢下高校信息化發(fā)展趨勢是一項復雜的工程，國家已經(jīng)發(fā)布了對高校教育信息化建設(shè)做出了系統(tǒng)性規(guī)劃，高校管理信息化建設(shè)呈現(xiàn)出更加趨向網(wǎng)絡化、數(shù)字化、智能化以及合作化等趨勢。高校在面對信息化變革中，不應為了追求信息化而“信息化”，而應緊密圍繞自身發(fā)展戰(zhàn)略，以核心工作為重點，建成集數(shù)字化、智能化于一體的管理平臺與服務體系，為創(chuàng)建世界一流的大學而助力。