完善電力企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案策略探析

文｜斯 琴

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是對(duì)項(xiàng)目工程建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)記錄，也是保證項(xiàng)目正常運(yùn)行和維護(hù)的重要依據(jù)。電力行業(yè)作為關(guān)系著國(guó)家經(jīng)濟(jì)命脈和能源安全的重要行業(yè)，一定要重視其項(xiàng)目檔案建設(shè)管理工作。電力企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案包括工程建設(shè)期間涉及的勘測(cè)設(shè)計(jì)文件，施工開(kāi)始到竣工驗(yàn)收整個(gè)過(guò)程中的具有重要意義和價(jià)值的文件，是對(duì)整個(gè)工程建設(shè)后期進(jìn)行維護(hù)和改造的重要依據(jù)。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案對(duì)整個(gè)建設(shè)過(guò)程的實(shí)際情況做了詳細(xì)的記錄，因此，做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，能夠促進(jìn)電力企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展，為此，一定要結(jié)合企業(yè)當(dāng)前的現(xiàn)狀，來(lái)探討如何完善電力企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的應(yīng)對(duì)策略。

一、電力企業(yè)的現(xiàn)狀分析

（一）工作效率有待提高

電力企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，涵蓋了專(zhuān)家意見(jiàn)記錄、檔案信息查閱、實(shí)體檔案調(diào)檔、篩選案卷記錄、專(zhuān)家分組、形成驗(yàn)收意見(jiàn)等眾多的環(huán)節(jié)內(nèi)容，而且需要由眾多的專(zhuān)家和相關(guān)工作人員的配合才能順利完成。在實(shí)體檔案調(diào)檔的環(huán)節(jié)中，驗(yàn)收單位需要對(duì)專(zhuān)家需要查閱的案卷信息進(jìn)行手工記錄，通常由庫(kù)房的管理人員負(fù)責(zé)查找并記錄，這個(gè)過(guò)程都需要人工完成，消耗的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，降低了工作效率，而且對(duì)于專(zhuān)家需要調(diào)取查閱的檔案信息不能快速地進(jìn)行分析和記錄，也無(wú)法對(duì)存在的相關(guān)問(wèn)題及時(shí)排查。

（二）統(tǒng)計(jì)方面存在很大的難度

首先，專(zhuān)家對(duì)于在查閱過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題需要進(jìn)行手工記錄，同時(shí)還要將有效的意見(jiàn)記錄下來(lái)，這種手工記錄方式不能直觀(guān)地將問(wèn)題和意見(jiàn)體現(xiàn)出來(lái)。其次，驗(yàn)收單位的相關(guān)人員還要將專(zhuān)家的意見(jiàn)手工記錄下來(lái)，然后再將問(wèn)題進(jìn)行整理歸類(lèi)，由于記錄方式具有多樣化，所以在整理統(tǒng)計(jì)的過(guò)程中存在很大的難度。最后，經(jīng)過(guò)專(zhuān)家討論得出的問(wèn)題和意見(jiàn)記錄較為零散，無(wú)法與案卷信息和相應(yīng)參建單位的信息進(jìn)行有效的關(guān)聯(lián)分析，為工程檔案管理分析工作增加了難度，從而造成工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的整體質(zhì)量無(wú)法得到有效的管控。

（三）閉環(huán)管理存在較大難度

電力企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案在專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收結(jié)束后，相關(guān)的責(zé)任單位要針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整改和完善，但是專(zhuān)家提出的意見(jiàn)不能對(duì)應(yīng)到相應(yīng)的項(xiàng)目中，及時(shí)地反饋給參建單位，需要經(jīng)過(guò)人工分析和排查后才能對(duì)相應(yīng)的單位進(jìn)行準(zhǔn)確的定位；對(duì)責(zé)任單位的整改情況也無(wú)法做到完善的電子記錄，導(dǎo)致對(duì)整改效果無(wú)法進(jìn)行追溯，也不利于對(duì)電力企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)行規(guī)范化管理。

二、完善電力企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的具體策略分析

（一）健全機(jī)構(gòu)、建立工作機(jī)制

相關(guān)部門(mén)和電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該高度重視工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)到工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的建立和完善對(duì)于電力企業(yè)的正常運(yùn)行和申報(bào)更多優(yōu)質(zhì)的工程具有十分重要的促進(jìn)作用。在工程開(kāi)始之前就應(yīng)該確定檔案管理的工作目標(biāo)，并確定相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的工作責(zé)任，在制定建設(shè)的過(guò)程中，還要明確工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收組織、方法和內(nèi)容等，規(guī)范專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作的整個(gè)流程，并將工程項(xiàng)目檔案的建立和完善納入領(lǐng)導(dǎo)工作的工作范疇中。在建設(shè)初期要建立基建文件中心，選擇有豐富經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目檔案管理專(zhuān)家和軟件開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)組建成專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目工作組，負(fù)責(zé)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)。同時(shí)還要求各個(gè)參建單位配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理專(zhuān)職人員，并針對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案建立相關(guān)的管理制度，例如《項(xiàng)目檔案歸檔管理制度》《移交資料總目錄》《檔案工作總體規(guī)劃與實(shí)施措施》等。并要組織各個(gè)參建單位及時(shí)的學(xué)習(xí)相關(guān)文件，保證檔案管理人員在開(kāi)展工作的過(guò)程中能夠有據(jù)可依，明確項(xiàng)目檔案應(yīng)該遵從的收集和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，以及需要收集歸檔的具體內(nèi)容，從而對(duì)項(xiàng)目檔案管理的整體工作流程進(jìn)行有效的控制。

（二）做好文件的收集整理工作

有效的前期文件是保證工程建設(shè)項(xiàng)目順利開(kāi)展的有效依據(jù)，這里的前期文件指的是在工程建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)始建設(shè)之前形成于設(shè)計(jì)、勘察、招投標(biāo)、審批、立項(xiàng)等環(huán)節(jié)中的文件資料，對(duì)于工程建設(shè)具有重要的參考價(jià)值。為了保證前期文件能夠全面、完整的歸納到檔案庫(kù)中，文件中心根據(jù)工程建設(shè)的實(shí)際情況，加強(qiáng)計(jì)劃合同部和工程部之間的溝通聯(lián)系，有效的控制前期文件的收集和歸檔，對(duì)期間發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)地采取應(yīng)對(duì)措施，保證文件的能夠完整歸檔。

（三）開(kāi)展需求調(diào)研

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理需要有完善的驗(yàn)收輔助系統(tǒng)作為支持才能有效地提高工作效率，降低工作難度，為此一定要保證項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)的研發(fā)工作順利完成，并取得有效的成果，相關(guān)部門(mén)要積極邀請(qǐng)國(guó)家檔案局等相關(guān)單位的具有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案專(zhuān)家共同探討。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作的當(dāng)前現(xiàn)狀進(jìn)行全面的梳理，針對(duì)管理難度大、工作效率等問(wèn)題組織專(zhuān)家進(jìn)行分析和研究，形成了合理的系統(tǒng)功能建設(shè)需求調(diào)研成果，涵蓋了問(wèn)題匯總、意見(jiàn)反饋、案卷篩選、專(zhuān)家分組、檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入、閉環(huán)整改等眾多環(huán)節(jié)，為項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)的研發(fā)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）完成系統(tǒng)研發(fā)

針對(duì)上面的需求研發(fā)分析，促進(jìn)了工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)的成功研發(fā)，實(shí)現(xiàn)了構(gòu)建數(shù)字檔案系統(tǒng)的目標(biāo)，通過(guò)數(shù)字檔案館系統(tǒng)的集成能夠改善傳統(tǒng)的手工記錄驗(yàn)收方式，建立系統(tǒng)在線(xiàn)驗(yàn)收體系。工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)的建立大大地提升了工作效率，降低了統(tǒng)計(jì)難度，此系統(tǒng)的建立不僅能夠?qū)崿F(xiàn)多渠道的錄入和匯總，還能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息的基本定制、過(guò)程檢查、參建單位的問(wèn)題整改、驗(yàn)收問(wèn)題匯總和導(dǎo)出、專(zhuān)家問(wèn)題反饋、案卷調(diào)閱、專(zhuān)家信息定制、檔案信息導(dǎo)入等主要功能，同時(shí)還支持對(duì)案卷信息、反饋意見(jiàn)等信息的自動(dòng)匯總和統(tǒng)計(jì)分析，為提高工程檔案驗(yàn)收的工作質(zhì)量和工作效率提供了有力的保障。

（五）加強(qiáng)內(nèi)部控制

在保證項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)研發(fā)成功的前提下，還需要有完善的內(nèi)部控制制度，才能保證各項(xiàng)系統(tǒng)的有效應(yīng)用，也只有通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部控制才能保證項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和完整性。首先，在進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，會(huì)形成與設(shè)計(jì)、勘察、建設(shè)、施工等相關(guān)的文件資料，對(duì)這些重要文件進(jìn)行強(qiáng)化管理，能夠在很大程度上保證項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性和完整性，同時(shí)還能保證項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)充分地發(fā)揮出來(lái)。為此，基建文件中心建立了面向生產(chǎn)、面向工程、用戶(hù)第一、質(zhì)量第一、管理第一的管理原則，根據(jù)工程項(xiàng)目的建設(shè)需求，對(duì)各類(lèi)文件資料進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的處理，為工程建設(shè)提供有力的基礎(chǔ)保障。其次，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化加強(qiáng)構(gòu)建力度。對(duì)于項(xiàng)目檔案管理除了實(shí)現(xiàn)與數(shù)字檔案館系統(tǒng)的集成之外，還要配置相應(yīng)的檔案管理軟件，對(duì)文件收集、歸檔、存儲(chǔ)、分發(fā)、借還等工作進(jìn)行系統(tǒng)化管理，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致化，使二者實(shí)現(xiàn)同步歸檔的目標(biāo)。建立良好的硬件設(shè)施和先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，并保證各個(gè)系統(tǒng)的有效運(yùn)行和應(yīng)用才能使檔案庫(kù)形成一個(gè)全面的、綜合性的信息儲(chǔ)備中心，這樣不僅能夠提升檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，還能提高信息化建設(shè)水平，充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)的最大化優(yōu)勢(shì)，提升工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的信息化發(fā)展水平。

（六）強(qiáng)化外部控制

在加強(qiáng)內(nèi)部控制的同時(shí)，還要重視外部控制的管理，首先要對(duì)相關(guān)技術(shù)文件進(jìn)行嚴(yán)格的管理和把控。要根據(jù)相關(guān)的工作要求標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收，同時(shí)檔案管理人員要通過(guò)填寫(xiě)相關(guān)的工程記錄表等方式，將工程建設(shè)的全部過(guò)程記錄下來(lái)，并形成規(guī)范的目錄，對(duì)文件的頁(yè)碼編制和圖紙折疊方面都要進(jìn)行嚴(yán)格的要求，從而保證工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性。其次要充分發(fā)揮監(jiān)理人員在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的監(jiān)管作用。監(jiān)理人員進(jìn)入工作環(huán)境中以后，要參與到各類(lèi)表單的建設(shè)工作中，使工程建設(shè)過(guò)程中涉及的表單實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化，同時(shí)監(jiān)理人員要組織和召開(kāi)文件材料收集整理會(huì)、工程協(xié)調(diào)會(huì)、圖紙審查會(huì)等各種會(huì)議，提高工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

綜上所述，經(jīng)過(guò)上述一系列的改善措施，進(jìn)一步地完善了電力企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作。在實(shí)際的完善過(guò)程中，通過(guò)健全機(jī)構(gòu)、建立工作機(jī)制、研發(fā)并應(yīng)用項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與數(shù)字檔案館系統(tǒng)的集成、加強(qiáng)內(nèi)部管理和強(qiáng)化外部控制、完成系統(tǒng)研發(fā)等措施，使工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作獲取了明顯的成果，在很大程度上提高了工作效率，降低了統(tǒng)計(jì)工作的難度，提供了知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了閉環(huán)管理，該工作成果和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為促進(jìn)電力企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的完善提供了重要的參考依據(jù)。