國有企業(yè)辦公室的管理

文｜劉瀚琳 林浩然

辦公室管理是國有企業(yè)內部管理中尤為重要的一項工作，其在促進國有企業(yè)內部有序有效運轉，提高國有企業(yè)內部管理水平方面，發(fā)揮著重要的作用。

新時期背景下，國有企業(yè)的內外部環(huán)境都發(fā)生了巨大的變化，為了更好地適應經濟社會發(fā)展新常態(tài)，國有企業(yè)就必須加強創(chuàng)新和改革，而其中加強對辦公室管理的創(chuàng)新也尤為重要。重視對辦公室管理的創(chuàng)新、優(yōu)化，能夠更好地推動國有企業(yè)改革，幫助國有企業(yè)更好地滿足新形勢要求，這對促進國有企業(yè)良好發(fā)展具有重要的意義。而就實際來看，目前很多國有企業(yè)的辦公室管理工作現(xiàn)狀都不算理想，存在一定的問題亟待改進。

一、辦公室管理概述及其重要意義

辦公室是國有企業(yè)的中心點，是國有企業(yè)日常工作運行和決策的重要執(zhí)行部門，其對國有企業(yè)的內部運轉與發(fā)展有著至關重要的作用。辦公室工作具有繁雜、系統(tǒng)、量大的特點，所以為了保證辦公室工作的有序有效開展，就必須加強對辦公室的有效管理。辦公室管理是國有企業(yè)內部管理中重要的組成部分，是對辦公室工作進行組織、統(tǒng)籌、安排、管理、監(jiān)督的一項工作，目的是促進辦公室各項工作的高效開展，為國有企業(yè)良好發(fā)展打下堅實基礎。國有企業(yè)辦公室管理工作所涉及的范圍非常廣泛，如包括對國有企業(yè)人力資源的分配與管理、對國有企業(yè)成本的管理與控制、對各項政務工作的綜合協(xié)調、組織安排國有企業(yè)政治學習、開展日常黨建宣傳工作等。

對于國有企業(yè)而言，辦公室管理所發(fā)揮的作用尤為重要。首先，科學合理的辦公室管理工作，可以保證國有企業(yè)內部工作的正常運行。辦公室管理包括對各種工作情況的反應、通訊、執(zhí)行等，這對促進各項工作的有效開展具有重要的意義。其次，科學合理的辦公室管理工作還可以促進國有企業(yè)各部門協(xié)調運作。辦公室管理工作強調從國有企業(yè)整體出發(fā)，作為促進各部門協(xié)調運轉的潤滑劑，切實做好各個部門之間的溝通、交流工作，為各個部門工作的有效開展提供服務，進而也就可以保證各個部門在有效的協(xié)調下，高效完成工作。基于此，國有企業(yè)在發(fā)展過程中，就必須提高對辦公室管理的重視，并且要采取有效的策略，從而提高辦公室管理水平。

二、國有企業(yè)辦公室管理現(xiàn)狀分析

（一）管理制度缺乏創(chuàng)新

在經濟新常態(tài)下，國有企業(yè)內外部環(huán)境都發(fā)生了較大的變化，該階段，若國有企業(yè)的辦公室管理制度沒有進行相應創(chuàng)新，那么就會直接影響到辦公室管理工作的開展，以及導致辦公室管理工作無法滿足國有企業(yè)發(fā)展所需。而就實際來看，目前，很多國有企業(yè)的辦公室管理制度，都還是沿用早期的制度體系，或者照搬其他企業(yè)的管理制度，以至于辦公室管理制度存在不完善、不適用、不合理的情況，這必然會影響到辦公室的管理質量和效率。

（二）辦公室管理模式落后

國有企業(yè)辦公室管理工作具有雜亂、量大、繁瑣的特點，這就對辦公室管理工作提出了更高的要求。信息時代為國有企業(yè)辦公室管理工作提供了新的機遇，如利用信息化技術開展管理工作，更有利于提高管理質量和效率。但是，目前國有企業(yè)辦公室管理的信息化程度還比較低，主要還是依賴于傳統(tǒng)工作模式開展管理工作。辦公室管理傳統(tǒng)模式即依賴于人力，完成各項復雜、瑣碎的工作，無法滿足現(xiàn)代國有企業(yè)辦公室管理需求，從而影響了辦公室管理質量和效率。

（三）工作人員整體素質有待提升

辦公室管理人員其整體素質的高低與辦公室管理工作質量的高低有直接的關系，所以提高辦公室管理人員綜合素質十分重要。但是就實際來看，很多國有企業(yè)的辦公室管理人員都是由其他行政崗位轉崗而來，還有很多管理人員沒有經過系統(tǒng)培訓就直接上崗。辦公室管理人員整體素質水平不高，導致整體工作質量和效率也不算理想。

三、國有企業(yè)辦公室管理策略

（一）創(chuàng)新管理制度

科學合理的辦公室管理制度在國有企業(yè)辦公室管理工作中，所發(fā)揮的作用是十分重要的，所以為了提高辦公室管理水平，加強對管理制度的創(chuàng)新也顯得十分重要。目前國有企業(yè)辦公室管理制度還存在較多的問題，這就需要國有企業(yè)在創(chuàng)新管理制度時，基于當前管理制度現(xiàn)狀及辦公室管理需求進行創(chuàng)新。辦公室管理制度中，崗位工作職責不明確問題，需要通過清晰明確各崗位工作職責來解決。

比如，國有企業(yè)應該結合辦公室管理工作繁瑣、復雜的特點，明確各個崗位的職責、范疇、內容、流程、要求，同時對各個崗位的人員采取嚴格的責任制度。這樣可以避免出現(xiàn)相互推諉的情況，進而保證辦公室管理工作整體效果。辦公室管理制度服務性較低的問題，則需要通過提高管理制度服務性來解決。國有企業(yè)在保證管理制度約束作用的基礎上，要充分突出管理制度的適用性，保證管理制度能夠為辦公室管理工作服務。

比如，要優(yōu)化辦公室管理工作流程，細化辦公室管理內容，統(tǒng)一完善辦公室運行機制，明確日?？己藱C制等。作為辦公室管理人員，還需要具備一定的開拓性，能夠基于辦公室管理需求提出科學、有效的管理策略和方案。只有這樣才能夠真正優(yōu)化和完善辦公室管理的服務性，進而在制度的約束、支持、推動下，更好地保證管理水平。

（二）強化辦公室管理信息化建設

新時代背景下，信息化管理成為了企業(yè)各項管理工作創(chuàng)新的必然趨勢。信息化管理與傳統(tǒng)管理相比，通過利用各種先進的信息技術、大數據技術、網絡技術，可以實現(xiàn)管理工作的智能化、自動化、數字化發(fā)展，這對提高整體管理水平，促進企業(yè)良好發(fā)展具有重要意義。因此，國有企業(yè)在辦公室管理創(chuàng)新方面，要加強對管理工作的信息化建設。

首先，國有企業(yè)需要基于辦公室管理工作需求，配備相應的信息化設備、技術，如計算機、電子數據庫、信息化平臺等，以此來為辦公室管理工作的信息化發(fā)展打下基礎。其次，作為辦公室管理人員，要基于企業(yè)所提供的各種信息化設備、技術，來對辦公室管理工作進行優(yōu)化。比如可以將海量的數據、信息、資料等，統(tǒng)一錄入到電子數據庫中，利用電子數據庫的大數據技術，對數據、信息、資料按照類型、時間的不同進行分類，這樣可以提高信息的利用率，同時避免由于紙質管理導致信息丟失。對于辦公室所有工作中產生的數據信息，都可以同步錄入到電子數據庫中，以數據庫為基礎來保存、利用、檢索信息。同時辦公室管理人員還可以基于信息化平臺，開展線上辦公室管理工作，包括利用信息化平臺實時反饋、溝通各項事宜，利用信息化平臺有序指導各項工作開展，利用信息化平臺實現(xiàn)各部門、各人員之間的在線溝通等。通過強化辦公室管理信息化建設，不僅可以提高辦公室管理工作的整體效率，同時也可以更好地保證辦公室管理質量，避免各種錯誤問題發(fā)生。

（三）提高工作人員整體水平

國有企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新策略中，提高工作人員整體水平是尤為重要的內容。目前辦公室管理人員在專業(yè)水平、綜合素質方面都存在參差不齊的問題，這就需要國有企業(yè)從各個方面入手，提高管理人員的整體水平。

首先，為了提高管理人員的整體水平，國有企業(yè)要制定嚴格的培訓制度，定期組織管理人員開展與辦公室管理相關的專業(yè)知識培訓、管理技能培訓、信息技術培訓、職業(yè)道德培訓等，以此來提高管理人員的專業(yè)水平和自身素養(yǎng)。

其次，要對辦公室管理隊伍進行科學調整。辦公室管理工作看似簡單，實則十分復雜、瑣碎，且具有一定的專業(yè)性，所以相應的管理人員也應該是專業(yè)的辦公室管理人員。因此，對于目前辦公室管理隊伍中專業(yè)水平、能力不達標者，應該進行人事調整。

最后，為了提高辦公室管理隊伍的整體水平，國有企業(yè)還需要加強對新型人才的引進。國有企業(yè)可以加強與高校的合作，為辦公室管理隊伍引進更多年輕、素質高、專業(yè)能力強的新型人才。同時國有企業(yè)還可以開放社會招聘通道，招聘更多具備豐富工作經驗、具備創(chuàng)新意識、具備專業(yè)能力、具有信息化能力的綜合型人才。在高素質、高水平人才隊伍支撐下，可以更好地提高國有企業(yè)辦公室管理整體水平，進而更好地促進國有企業(yè)發(fā)展。