陳 慧
(中鐵建設(shè)集團(tuán)有限公司,北京 100040)
財(cái)務(wù)共享中心是一個(gè)先進(jìn)的財(cái)務(wù)集中管理平臺(tái),是各大型企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)管理的最新應(yīng)用。有效的財(cái)務(wù)共享中心對(duì)企業(yè)具有重要的意義,其明確的職能定位能為企業(yè)的財(cái)務(wù)工作指明發(fā)展方向,系統(tǒng)的組織架構(gòu)能滿足財(cái)務(wù)的管理需要,標(biāo)準(zhǔn)的信息化能為企業(yè)提供完整可靠的財(cái)務(wù)資料,良好的財(cái)務(wù)集中化管理能正確地識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)和控制風(fēng)險(xiǎn)。但實(shí)踐中的財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)控管理不到位,存在職能定位模糊、組織架構(gòu)混亂、信息化建設(shè)滯后、風(fēng)險(xiǎn)控制薄弱和財(cái)務(wù)人員構(gòu)建不匹配等問題。因此,企業(yè)需尋求合適的解決方案,努力提高財(cái)務(wù)管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力,為企業(yè)發(fā)展提供有力支持。
企業(yè)可以根據(jù)自身情況選擇切合實(shí)際的財(cái)務(wù)共享中心職能。不同的企業(yè)可以選擇不同的定位,無論是在財(cái)務(wù)共享中心成立之前還是之后,企業(yè)都需要從整體戰(zhàn)略高度出發(fā),確立財(cái)務(wù)共享中心的服務(wù)目標(biāo)。一個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心職能沒有好壞之分,更沒有優(yōu)劣之分,符合公司實(shí)際情況的就是最好的。但企業(yè)管理者往往忽視了這個(gè)問題,為使建立的財(cái)務(wù)共享中心達(dá)到“高大上”的效果,過程中投入大量的人力、物力和財(cái)力,結(jié)果卻與實(shí)際相脫節(jié),浪費(fèi)了企業(yè)的資源。
有些企業(yè)盲目追求財(cái)務(wù)共享中心集中化管理,缺乏充分的事前調(diào)研、事中控制和事后反饋,認(rèn)為財(cái)務(wù)共享中心是“簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)組合”。尤其是集團(tuán)企業(yè),擁有眾多的分、子公司和多樣層級(jí)分明的財(cái)務(wù)系統(tǒng),建立財(cái)務(wù)共享中心不僅會(huì)涉及財(cái)務(wù)職責(zé)的重新分配,還會(huì)涉及財(cái)務(wù)人員的崗位變化,如果企業(yè)只是“簡(jiǎn)單羅列”,會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享中心職能未被合理安排,出現(xiàn)財(cái)務(wù)人員職責(zé)不明確與崗位交叉的現(xiàn)象。而財(cái)務(wù)人員職責(zé)不明確又會(huì)引發(fā)相應(yīng)職位空缺,造成內(nèi)部控制薄弱,容易存在財(cái)務(wù)管理漏洞。長(zhǎng)此以往,職能定位不明確會(huì)使財(cái)務(wù)人員難以適應(yīng)工作環(huán)境,缺乏工作熱情,無法為企業(yè)增值。
建設(shè)組織架構(gòu)是財(cái)務(wù)共享中心的重要內(nèi)容,是決定財(cái)務(wù)共享中心定位成功與否的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)共享中心要實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程再造和標(biāo)準(zhǔn)化,完善組織架構(gòu)則是其實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。在組織架構(gòu)建設(shè)中,企業(yè)局限于固有的財(cái)務(wù)管理認(rèn)知,難以完成新的角色轉(zhuǎn)換。一是建立財(cái)務(wù)共享中心的意識(shí)只停留在財(cái)務(wù)部門,沒有做到廣而告之和全體動(dòng)員,員工缺乏企業(yè)的歸屬感和使命感,導(dǎo)致其對(duì)財(cái)務(wù)共享中心建立的參與感不強(qiáng)。二是建立財(cái)務(wù)共享中心雖然得到公司高層領(lǐng)導(dǎo)的支持,但公司各部門管理層對(duì)其重視不夠,由于部門繁多且有獨(dú)立的組織機(jī)構(gòu)及辦公系統(tǒng),難以有效關(guān)聯(lián)財(cái)務(wù)共享中心平臺(tái),無法將公司業(yè)務(wù)集中和優(yōu)化處理。三是雖初步建立起個(gè)別部門系統(tǒng)的關(guān)聯(lián),但部門之間缺乏溝通,沒有合理培訓(xùn)和充分探討,做出來的財(cái)務(wù)共享中心模塊不流暢。四是企業(yè)各部門安于現(xiàn)狀,缺乏創(chuàng)新精神和合作精神。僅滿足現(xiàn)有系統(tǒng)的日常工作需要,卻未與時(shí)俱進(jìn),不了解財(cái)務(wù)共享中心是具有強(qiáng)大生命力的新生事物,不利于配合和完善財(cái)務(wù)共享中心的組織架構(gòu),難以實(shí)現(xiàn)合作共贏。
由于集團(tuán)公司的分、子公司眾多,業(yè)務(wù)類型復(fù)雜,又分布在不同的地域,各分、子公司也有各自的財(cái)務(wù)管理方式,導(dǎo)致業(yè)務(wù)難以統(tǒng)一,整合速度慢。建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心平臺(tái)不但需要?jiǎng)?chuàng)建財(cái)務(wù)與各部門的模塊,還需要彼此適應(yīng)和配合的時(shí)間。而且,財(cái)務(wù)人員需要學(xué)習(xí)新的操作系統(tǒng),規(guī)范業(yè)務(wù)流程和統(tǒng)一核算標(biāo)準(zhǔn)等,導(dǎo)致磨合時(shí)間久,信息化建設(shè)緩慢。
現(xiàn)有的財(cái)務(wù)共享中心模塊開發(fā)速度慢,一方面是企業(yè)管理層對(duì)財(cái)務(wù)共享中心需要的模塊思考時(shí)間長(zhǎng),另一方面是軟件開發(fā)商研究財(cái)務(wù)模塊如何與企業(yè)實(shí)際情況相匹配的時(shí)間久。如果忽略各公司業(yè)務(wù)多樣性與實(shí)際相結(jié)合,缺乏必要的周密計(jì)劃,各單位急于求成,盲目上線,最后只會(huì)增加財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān),影響工作效率,弱化實(shí)施財(cái)務(wù)共享中心的效果。
高效的財(cái)務(wù)管控離不開財(cái)務(wù)信息的共享,如何確保信息傳遞的及時(shí)性、準(zhǔn)確性是企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的重要目標(biāo)。目前,大部分財(cái)務(wù)人員思維固化,企業(yè)員工也停留在傳統(tǒng)的“紙質(zhì)財(cái)務(wù)”管理模式,難以接受電子票據(jù)和電子會(huì)計(jì)資料,害怕黑客對(duì)財(cái)務(wù)信息篡改和竊取,或由于電腦質(zhì)量和電腦病毒導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)資料損壞、丟失和泄露而缺乏安全感等。以上如未做出改變,均不利于財(cái)務(wù)共享信息化的電子平臺(tái)建設(shè)。
財(cái)務(wù)共享中心風(fēng)險(xiǎn)控制是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要措施,有效的風(fēng)險(xiǎn)防控有助于企業(yè)創(chuàng)造效益。企業(yè)在防控外部的宏觀環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)時(shí),更不能忽略財(cái)務(wù)共享中心平臺(tái)的風(fēng)險(xiǎn)。首先,財(cái)務(wù)共享中心的員工集中在一個(gè)辦公地點(diǎn)工作,致使其遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)活動(dòng),時(shí)間一長(zhǎng)會(huì)導(dǎo)致審核崗的財(cái)務(wù)人員不了解和熟悉業(yè)務(wù),無法獲知業(yè)務(wù)的真實(shí)性,難以提高自身的業(yè)務(wù)水平,更難以實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合。其次,集團(tuán)公司啟用財(cái)務(wù)共享平臺(tái),但仍保留著現(xiàn)場(chǎng)的財(cái)務(wù)人員,如果沒有明確規(guī)定共享與一線財(cái)務(wù)人員的具體職能劃分,會(huì)導(dǎo)致職責(zé)不清和財(cái)務(wù)工作效率低下。再者,隨著《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》和《網(wǎng)絡(luò)發(fā)票管理辦法》等有關(guān)電子會(huì)計(jì)資料的規(guī)定與普及,如何做好電子會(huì)計(jì)資料保存和歸檔成為財(cái)務(wù)共享中心面臨的重要問題。財(cái)務(wù)共享中心的員工長(zhǎng)期處在一個(gè)崗位,會(huì)使人感到單調(diào)乏味、工作無挑戰(zhàn)性和價(jià)值感,對(duì)自身發(fā)展也有局限性,最終導(dǎo)致原有的人才流失。
人才是企業(yè)發(fā)展的核心競(jìng)爭(zhēng)力。有的企業(yè)為提高整體的財(cái)務(wù)共享中心人才水平,采用全集團(tuán)招聘的形式,吸納了除財(cái)會(huì)崗位外的金融、成本和審計(jì)等企業(yè)各部門的精英骨干,導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)參差不齊。其次,財(cái)會(huì)專業(yè)的財(cái)務(wù)人員水平千差萬別,從事財(cái)會(huì)崗位的財(cái)務(wù)人員能力也大相徑庭。由于每個(gè)人的知識(shí)體系、工作實(shí)踐的深度和廣度不同、職業(yè)道德水平不同,甚至對(duì)業(yè)務(wù)和公司文件的理解能力不同等都會(huì)影響財(cái)務(wù)人員的職業(yè)判斷水平。在日常工作中,財(cái)務(wù)共享的人員要面對(duì)大量審核工作,自身業(yè)務(wù)能力有限、審批標(biāo)準(zhǔn)難統(tǒng)一、提單人溝通不暢,以及對(duì)共享平臺(tái)操作不熟悉等都會(huì)影響審批時(shí)效。
明確職能定位是財(cái)務(wù)共享中心工作的首要目標(biāo),其關(guān)系到企業(yè)的整體財(cái)務(wù)戰(zhàn)略。一個(gè)符合企業(yè)自身的財(cái)務(wù)共享中心職有助于改善財(cái)務(wù)資源的整合,提升企業(yè)的財(cái)務(wù)效率。在建立財(cái)務(wù)共享中心之前,企業(yè)應(yīng)充分調(diào)研財(cái)務(wù)共享中心的優(yōu)缺點(diǎn),借鑒其在我國(guó)企業(yè)中的建設(shè)情況與經(jīng)營(yíng)狀況,研究本企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心設(shè)計(jì)模型。企業(yè)管理者要深刻地認(rèn)識(shí)到明確職能定位對(duì)企業(yè)的意義所在,無論是為企業(yè)的內(nèi)部服務(wù)還是對(duì)外服務(wù),根據(jù)成本效益原則,在前人的基礎(chǔ)上吸取教訓(xùn)、取長(zhǎng)補(bǔ)短,選擇不同的定位,采取不同的建設(shè)方案。
建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心,其職能定位要有機(jī)結(jié)合本企業(yè)的發(fā)展情況,否則會(huì)影響到企業(yè)財(cái)務(wù)工作的正常運(yùn)行。在建設(shè)過程中企業(yè)不能一味追求快,而要從實(shí)際出發(fā),準(zhǔn)確規(guī)劃職能定位,細(xì)化分期建設(shè),按部就班推進(jìn)且隨時(shí)關(guān)注與監(jiān)控,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修改,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并記錄存檔以備查。集團(tuán)公司還應(yīng)全面考慮分、子公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng),與二級(jí)單位有效溝通和精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu),制定財(cái)務(wù)共享中心的崗位職責(zé),聘用優(yōu)秀財(cái)務(wù)人員并合理分配。此外,企業(yè)要建立完整的財(cái)務(wù)監(jiān)督系統(tǒng),保障財(cái)務(wù)共享中心職能定位的有效執(zhí)行,從而加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員在新崗位的適應(yīng)性,提高財(cái)務(wù)工作效率。
財(cái)務(wù)共享中心組織架構(gòu)是企業(yè)有效運(yùn)行的前提。由于集團(tuán)公司機(jī)構(gòu)層級(jí)復(fù)雜、難協(xié)調(diào),如何創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享中心組織架構(gòu)變得棘手。為此需要注意以下幾點(diǎn):一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要起帶頭作用,財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織,全面宣貫建立財(cái)務(wù)共享中心的重要性。企業(yè)可以制作多類型且通俗易懂的短視頻作為宣傳片,以便員工在業(yè)余時(shí)間觀看。一方面讓員工了解會(huì)計(jì)行業(yè)的變化和企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式的變革;另一方面讓員工認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)是如何與員工的關(guān)系緊密相連,有利于提升員工對(duì)建立財(cái)務(wù)共享中心組織架構(gòu)的認(rèn)可度和參與感。二是不僅需要公司領(lǐng)導(dǎo)層的支持,也要加強(qiáng)公司各部門的重視。企業(yè)需將如何完善財(cái)務(wù)共享中心組織架構(gòu)提上議程,不同部門需站在各自的角度上結(jié)合日常財(cái)務(wù)管理提出建議,再根據(jù)各部門現(xiàn)有的組織機(jī)構(gòu)和系統(tǒng),思考如何與財(cái)務(wù)共享中心的組織架構(gòu)相互關(guān)聯(lián),優(yōu)化業(yè)務(wù),提高工作效率。三是公司各部門需要加強(qiáng)溝通,集思廣益,共同出謀劃策。企業(yè)應(yīng)該開通線上、線下一條龍服務(wù),軟件供應(yīng)商負(fù)責(zé)平臺(tái)開發(fā)和財(cái)務(wù)共享中心的技術(shù)支持,公司負(fù)責(zé)整理業(yè)務(wù)思路及如何利用財(cái)務(wù)共享中心的組織架構(gòu)實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理財(cái)務(wù)的目標(biāo),兩者相互培訓(xùn),充分探討,保證財(cái)務(wù)共享中心的組織架構(gòu)關(guān)聯(lián)流暢,達(dá)到預(yù)期使用效果。四是企業(yè)各部門需要居安思危,緊跟時(shí)代腳步,時(shí)刻關(guān)注周圍的新生事物和了解其強(qiáng)大生命力的所在,利用其優(yōu)點(diǎn)助力企業(yè)發(fā)展。此外,各部門不能故步自封,應(yīng)該結(jié)合企業(yè)發(fā)展目標(biāo),配合財(cái)務(wù)共享中心建立和完善組織架構(gòu),培養(yǎng)合作能力和創(chuàng)新精神,共同協(xié)力爭(zhēng)取各部門業(yè)務(wù)管理的價(jià)值最大化、共同探索高效率的財(cái)務(wù)管理模式,實(shí)現(xiàn)雙贏共贏的局面。
促進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心的信息化建設(shè)是企業(yè)管理資源整合和信息高效流動(dòng)的重要條件。集團(tuán)化企業(yè)要注重各分、子公司的類型,結(jié)合當(dāng)?shù)卣吆吞攸c(diǎn),靈活把握上線財(cái)務(wù)共享中心平臺(tái)。一方面,集團(tuán)公司與所屬單位需要互通有無,取其精華去其糟粕,改進(jìn)財(cái)務(wù)管理的不足。企業(yè)可以聘請(qǐng)相關(guān)專家指導(dǎo)、制定與財(cái)務(wù)共享中心相適應(yīng)的培訓(xùn)方案,逐漸灌輸財(cái)務(wù)共享信息化的概念,建立數(shù)字思維和數(shù)據(jù)邏輯,縮短與新系統(tǒng)的磨合時(shí)間。另一方面,企業(yè)管理層需要深入調(diào)研,制定財(cái)務(wù)共享上線的周密計(jì)劃和財(cái)務(wù)管理流程,爭(zhēng)取各部門和外部資源的支持,合理安排工作,加強(qiáng)員工配合,明確企業(yè)的需求、優(yōu)劣勢(shì)并及時(shí)告知軟件開發(fā)商,兩者不斷完善并共建與之匹配的財(cái)務(wù)共享中心平臺(tái),穩(wěn)步推進(jìn)財(cái)務(wù)共享信息化建設(shè)。
由于財(cái)務(wù)共享信息化關(guān)系到企業(yè)財(cái)務(wù)的運(yùn)作效率,對(duì)提高財(cái)務(wù)管理的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)起到關(guān)鍵作用,因此,除抓好財(cái)務(wù)共享中心信息化所需的硬件建設(shè)外,也要注意財(cái)務(wù)人員的思想建設(shè),使企業(yè)職員的傳統(tǒng)財(cái)務(wù)思想得到根本的改變,向信息時(shí)代看齊。2020年財(cái)政部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制定發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》,鑒于此,財(cái)務(wù)共享中心平臺(tái)的正常運(yùn)行需要優(yōu)化企業(yè)網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境,安裝優(yōu)質(zhì)的殺毒軟件以防黑客攻擊,同時(shí)保證電腦的質(zhì)量,確保會(huì)計(jì)信息的安全。此外,財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)成立運(yùn)維管理小組,不僅方便用戶解決在財(cái)務(wù)共享中心平臺(tái)遇到的操作問題,還可以對(duì)重要數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、傳遞、查詢和使用進(jìn)行加密以及執(zhí)行定期維護(hù)以保障信息系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)的安全。
有效的財(cái)務(wù)共享中心風(fēng)險(xiǎn)控制能使企業(yè)合理獲取和使用財(cái)務(wù)資源,保障財(cái)務(wù)共享中心正常運(yùn)營(yíng),提高財(cái)務(wù)管理效率。企業(yè)在關(guān)注外部風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí),需要關(guān)注財(cái)務(wù)共享中心的風(fēng)險(xiǎn)。由于財(cái)務(wù)人員遠(yuǎn)離一線,企業(yè)管理者應(yīng)該實(shí)施相應(yīng)的解決辦法,如按期到一線進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),了解業(yè)務(wù)特點(diǎn)和真實(shí)性;或者定期舉行財(cái)務(wù)共享人員和一線業(yè)務(wù)骨干的交流會(huì),共同探討業(yè)務(wù),保持財(cái)務(wù)共享人員對(duì)業(yè)務(wù)水平熟練度與先進(jìn)性,為實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合建立基礎(chǔ)。目前大多數(shù)的集團(tuán)企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享中心后還保留一線財(cái)務(wù)人員,這就需要企業(yè)完善財(cái)務(wù)管理體制,制定相關(guān)的公司財(cái)務(wù)制度和規(guī)范,明確各級(jí)財(cái)務(wù)人員的職責(zé),保證各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作正常開展。隨著會(huì)計(jì)資料的電子化,財(cái)務(wù)共享中心要做好電子會(huì)計(jì)資料的保存和歸檔,企業(yè)可以設(shè)立檔案室專門負(fù)責(zé)本部門的電子資料,分配若干財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)核算流程、稅務(wù)管理流程、財(cái)務(wù)報(bào)表流程、資金管理流程和影像掃描歸檔流程等工作,以便財(cái)務(wù)電子資料歸檔與會(huì)計(jì)電子檔案管理的規(guī)范。必要時(shí),財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)執(zhí)行輪崗制度,以此增加財(cái)務(wù)人員的工作新鮮度與活力,適當(dāng)分配具有挑戰(zhàn)性的業(yè)務(wù)滿足財(cái)務(wù)人員的自身發(fā)展。此外,加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)和績(jī)效考核制度,使財(cái)務(wù)人員具有企業(yè)使命感和歸屬感,獎(jiǎng)罰分明,降低人才流失的概率。
人才資源是企業(yè)不斷進(jìn)步的重要砝碼,財(cái)務(wù)共享中心對(duì)財(cái)務(wù)人才也提出了相應(yīng)的要求。企業(yè)可以采用不同業(yè)務(wù)骨干完善財(cái)務(wù)人才機(jī)制,但對(duì)于財(cái)會(huì)專業(yè)以外的專業(yè)人才應(yīng)進(jìn)行專業(yè)的財(cái)務(wù)培訓(xùn)。為更好地充分發(fā)揮其他專業(yè)特長(zhǎng),此類工作人員可以規(guī)定通過初級(jí)會(huì)計(jì)職稱考試為入職門檻。其次,財(cái)會(huì)專業(yè)的財(cái)務(wù)人員可以中級(jí)會(huì)計(jì)職稱為上崗證,結(jié)合3-5年以上基層工作經(jīng)驗(yàn),或注冊(cè)會(huì)計(jì)師優(yōu)先的原則,擇優(yōu)錄取作為參考,提高錄用財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)。財(cái)務(wù)共享中心還應(yīng)制定平臺(tái)上線前必要的培訓(xùn)制度,讓財(cái)務(wù)人員熟練掌握操作系統(tǒng),日常加強(qiáng)相關(guān)部門的溝通與配合,定期舉行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、公司文件制度解讀和會(huì)計(jì)職業(yè)道德講座等,全方位提升財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì),合理把握審批時(shí)效,保質(zhì)保量完成每日任務(wù),充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享中心的優(yōu)勢(shì),為企業(yè)創(chuàng)造財(cái)務(wù)管理效益。
財(cái)務(wù)共享中心平臺(tái)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物,并隨著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)展,其內(nèi)控制度的好壞決定了企業(yè)能否在財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域更上一層樓?;诖?,企業(yè)需要對(duì)財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)控和管理進(jìn)行探析,從不同角度發(fā)現(xiàn)問題并尋找相應(yīng)的解決對(duì)策,為企業(yè)的健康發(fā)展保駕護(hù)航。