醫(yī)藥企業(yè)費(fèi)用合規(guī)現(xiàn)狀及完善制度建議

朱戌平

（普華永道中天會(huì)計(jì)師事務(wù)所（特殊普通合伙），上海 200120）

一、醫(yī)藥企業(yè)費(fèi)用合規(guī)概述

（一）費(fèi)用合規(guī)的含義

費(fèi)用合規(guī)，指公司制定和執(zhí)行費(fèi)用管理制度，建立費(fèi)用管理機(jī)制，培育費(fèi)用合規(guī)文化，防范費(fèi)用的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的行為，是內(nèi)控的一個(gè)重要方面。本文的費(fèi)用合規(guī)是聚焦在反對(duì)各種形式的不合規(guī)的費(fèi)用報(bào)銷上。醫(yī)藥公司在過去幾年中出現(xiàn)的“費(fèi)用合規(guī)”問題，事實(shí)上暴露出了醫(yī)藥公司在全面發(fā)展過程中存在的商業(yè)賄賂和違規(guī)經(jīng)營(yíng)的問題。而費(fèi)用合規(guī)管理主要包括與第三方合作、反洗錢、反壟斷、禮品和款待等幾個(gè)方面，其中禮品和款待是醫(yī)藥公司最為常見且重要的費(fèi)用合規(guī)管理的內(nèi)容。

（二）費(fèi)用合規(guī)的意義

第一，企業(yè)平穩(wěn)運(yùn)營(yíng)、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的最基本要求就是費(fèi)用合規(guī)，它是每一個(gè)公司都必須要重點(diǎn)管理的一部分，既能保障自身利益，也能讓企業(yè)內(nèi)控制度的效用最大化。

第二，費(fèi)用合規(guī)管理作為規(guī)范員工行為的有效措施，通過建構(gòu)科學(xué)的企業(yè)合規(guī)體系以及合規(guī)文化，有利于讓員工養(yǎng)成費(fèi)用合規(guī)化的良好習(xí)慣，進(jìn)而能從根本上規(guī)避違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。

第三，費(fèi)用合規(guī)可以“擠”掉銷售費(fèi)用中多余的水分，高額的銷售費(fèi)用往往轉(zhuǎn)嫁給病人，造成了看病貴的現(xiàn)象，這對(duì)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展極為不利。

二、醫(yī)藥企業(yè)費(fèi)用合規(guī)的現(xiàn)狀

（一）市場(chǎng)規(guī)模大、競(jìng)爭(zhēng)激烈

隨著醫(yī)藥行業(yè)的蓬勃發(fā)展，每多占據(jù)一點(diǎn)市場(chǎng)份額就意味著可觀的利潤(rùn)的流入。近年來，雨后春筍般出現(xiàn)了不少本土醫(yī)藥企業(yè)，而那些老牌的制藥企業(yè)也不甘示弱，在保持著較高的市場(chǎng)占有率的同時(shí)，一直致力于新藥的研發(fā)，因此我國(guó)醫(yī)藥行業(yè)已成一片紅海。激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)給醫(yī)藥企業(yè)帶來了極大的壓力，同時(shí)也增加了其違反法規(guī)的動(dòng)機(jī)。

（二）外部合規(guī)環(huán)境有待改善

執(zhí)法部門處罰力度小，違規(guī)成本低，缺乏威懾性，使得不少醫(yī)藥企業(yè)鋌而走險(xiǎn)，違規(guī)事件屢禁不鮮。一邊是企業(yè)違規(guī)后帶來的好處，另一邊是不痛不癢的處罰金額和措施，這在一定程度上大大增加了企業(yè)違規(guī)的傾向性。

（三）缺乏內(nèi)部合規(guī)環(huán)境

1.企業(yè)無法有效監(jiān)控銷售費(fèi)用

現(xiàn)階段，我國(guó)醫(yī)藥行業(yè)的商業(yè)賄賂表現(xiàn)形式多樣，這些費(fèi)用包括回扣、以銷售目的的“捐贈(zèng)、贊助費(fèi)、專業(yè)勞務(wù)報(bào)酬費(fèi)等”名義給予醫(yī)院和醫(yī)生的款項(xiàng)；免費(fèi)娛樂、旅游、考察等財(cái)產(chǎn)性利益，還有過度附贈(zèng)的樣品、禮品等方式。

雖然銷售費(fèi)用的投入，的確能增加營(yíng)銷活動(dòng)的效果，提升產(chǎn)品知名度，但其又是一把“雙刃劍”，巨額銷售費(fèi)用的背后究竟隱藏著多少貓膩，能否經(jīng)得起推敲，就不得而知了。

2.企業(yè)內(nèi)部員工費(fèi)用合規(guī)意識(shí)淡薄

在實(shí)際工作推進(jìn)過程中，沒有接受過系統(tǒng)的費(fèi)用合規(guī)制度培訓(xùn)的員工，往往對(duì)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)麻痹大意，忽視危險(xiǎn)的存在。即使有些員工接受過相關(guān)的合規(guī)培訓(xùn)，但并沒有真正將合規(guī)從文字變成意識(shí)，從意識(shí)變成習(xí)慣，并應(yīng)用到工作流程和實(shí)操中，這也同樣會(huì)導(dǎo)致合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、甚至法律風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

3.授權(quán)批準(zhǔn)控制存在漏洞

以A制藥企業(yè)為例，金額小于20，000人民幣的采購貨物或服務(wù)的付款，經(jīng)采購部門授權(quán)，業(yè)務(wù)部門可自行審批，即從供應(yīng)商的選擇到合同簽訂直至最后的款項(xiàng)支付，只需申請(qǐng)人的上級(jí)經(jīng)理審批。但是，一套完整的授權(quán)批準(zhǔn)控制應(yīng)在形式上表現(xiàn)為相互監(jiān)督、相互制衡、相互聯(lián)系。不允許一個(gè)崗位身兼數(shù)職，像A企業(yè)這般，采購部不介入采購活動(dòng)，銷售經(jīng)理身兼采購和付款流程的審批，這實(shí)則給企業(yè)的合規(guī)埋下暗雷。

三、建立健全醫(yī)藥企業(yè)費(fèi)用合規(guī)制度的建議

（一）大力推廣企業(yè)費(fèi)用合規(guī)制度

每位員工在正式入職時(shí)，都必須簽訂遵守相關(guān)法律法規(guī)的合約協(xié)定，并得到公司人力資源部門同事的詳細(xì)解釋和介紹。新員工簽署工作合同和相關(guān)協(xié)議，必須建立在完全理解并保證遵守公司規(guī)章制度的基礎(chǔ)上。同時(shí)，新員工還將拿到《公司治理》的手冊(cè)，里面介紹了公司的遠(yuǎn)景、價(jià)值觀、原則和《行為準(zhǔn)則》。在入職培訓(xùn)計(jì)劃中，公司特別安排了內(nèi)容詳實(shí)的費(fèi)用報(bào)銷流程和費(fèi)用合規(guī)培訓(xùn)課程，再次強(qiáng)調(diào)公司規(guī)章制度和行為準(zhǔn)則以及碰到各種合規(guī)問題時(shí)的處理方法。

希望每位員工通過自發(fā)主動(dòng)地參與到合規(guī)計(jì)劃中來，經(jīng)問答、互動(dòng)等實(shí)踐環(huán)節(jié)，把合規(guī)意識(shí)融入自己的工作中去。費(fèi)用合規(guī)信息隨著公司發(fā)展也在不斷更新，員工必須及時(shí)地掌握并以此指導(dǎo)自身的工作實(shí)踐。因此，在確保員工已經(jīng)理解并履行費(fèi)用合規(guī)制度的基礎(chǔ)上，可同時(shí)推出在線合規(guī)課程，使員工能夠進(jìn)一步深入學(xué)習(xí)合規(guī)知識(shí)。

另外，應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部設(shè)置匿名舉報(bào)熱線，此項(xiàng)服務(wù)致力于為管理層、員工和供應(yīng)商提供匿名舉報(bào)不當(dāng)行為的渠道，從而消除職場(chǎng)中不誠信的行為。這項(xiàng)保密舉報(bào)服務(wù)要全年全天候開放。對(duì)電話號(hào)碼、專用網(wǎng)頁和郵箱地址均進(jìn)行專門處理，確保員工能在嚴(yán)格保密的情況下舉報(bào)職場(chǎng)違規(guī)問題。

（二）建立科學(xué)有效的內(nèi)部管理，嚴(yán)控費(fèi)用招待

以A制藥企業(yè)為例，每年都會(huì)在舉辦研討會(huì)、科內(nèi)會(huì)和業(yè)務(wù)招待上產(chǎn)生大量的費(fèi)用。根據(jù)A制藥企業(yè)內(nèi)部的報(bào)賬制度規(guī)定，需按照金額額度對(duì)會(huì)務(wù)費(fèi)的安排與批準(zhǔn)逐級(jí)進(jìn)行上批，并且在獲得批準(zhǔn)后才能予以執(zhí)行。雖然，表面上看似報(bào)銷經(jīng)過了層層審批才得以支付，但實(shí)則對(duì)于這筆報(bào)銷的真實(shí)性或是否合規(guī)，往往容易被忽視。以下羅列了A制藥企業(yè)常見的費(fèi)用類型以及提出了降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的完善措施分析。

A制藥企業(yè)的市場(chǎng)推廣活動(dòng)一般包括：醫(yī)療保健人士講課費(fèi)、針對(duì)A企業(yè)藥品的“科內(nèi)會(huì)”推廣費(fèi)以及為贊助參會(huì)者參與市場(chǎng)推廣活動(dòng)的餐費(fèi)、住宿費(fèi)和交通費(fèi)，還有員工因市場(chǎng)推廣產(chǎn)生的個(gè)人報(bào)銷等。此類費(fèi)用往往數(shù)量多、種類雜，最難管控，從而風(fēng)險(xiǎn)也是最高的。

1.醫(yī)療保健人士（以下簡(jiǎn)稱HCP）講課費(fèi)

首先，當(dāng)該HCP第一次為企業(yè)提供勞務(wù)服務(wù)時(shí)，建議可通過第三方風(fēng)險(xiǎn)管理公司對(duì)該名HCP進(jìn)行盡職調(diào)查，查詢其有無非法或者違規(guī)的記錄。其次，每年應(yīng)對(duì)所有HCP的講課費(fèi)用及次數(shù)設(shè)置限額，如果因業(yè)務(wù)需求超出限額，應(yīng)在活動(dòng)發(fā)生前事先得到企業(yè)高層及合規(guī)部門的批準(zhǔn)。最后，針對(duì)講課服務(wù)，可提供當(dāng)天簽到表和現(xiàn)場(chǎng)講課照片加以佐證。

2.針對(duì)藥品的科內(nèi)會(huì)、圓桌會(huì)、城市會(huì)等會(huì)務(wù)費(fèi)

首先，要求費(fèi)用申請(qǐng)人提供下游的支持性文件。譬如：酒店水單、信用卡刷卡單、飯店的發(fā)票和點(diǎn)菜單以及出租車發(fā)票等。提供的材料越是齊全，那造假的成本也就越高，而且更容易暴露蛛絲馬跡。其次，在所有可能發(fā)生費(fèi)用的大中城市，建立優(yōu)選供應(yīng)商名單，這些供應(yīng)商皆是經(jīng)過企業(yè)合規(guī)和財(cái)務(wù)統(tǒng)一培訓(xùn)的旅行機(jī)構(gòu)，同時(shí)與企業(yè)簽訂合規(guī)協(xié)議，注明違約的后果，從法律上給予企業(yè)保證。最后，可以啟用“飛行”檢查計(jì)劃，從業(yè)務(wù)部門上報(bào)的本月預(yù)計(jì)開展的會(huì)議活動(dòng)中隨機(jī)抽選，然后在會(huì)議當(dāng)天現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)其真實(shí)性和檢查有無違規(guī)之處。

3.業(yè)務(wù)招待禮品費(fèi)

首先，由公司高層、合規(guī)及法務(wù)部門一同制定禮品清單。其中包含的禮品必須是與工作、辦公室相關(guān)的，禁止現(xiàn)金及現(xiàn)金等價(jià)物且禮品單價(jià)不宜貴重。其次，可通過受贈(zèng)人的禮品簽收單統(tǒng)計(jì)禮品的贈(zèng)予情況，避免針對(duì)同一人重復(fù)或多次贈(zèng)送。最后，如贈(zèng)送的禮品超出禮品清單范圍之外，必須事先得到例外政策審批后方可執(zhí)行。

4.員工個(gè)人費(fèi)用

A作為一家大型制藥企業(yè)，由于眾多的銷售人員分布在不同城市，這給其費(fèi)用管理過程帶來了諸多困難，如果仍使用傳統(tǒng)型的財(cái)務(wù)軟件，不免要分散精力應(yīng)對(duì)繁雜的流程，工作效率會(huì)受限。而且由于缺乏高效、關(guān)聯(lián)的員工差旅和費(fèi)用管理系統(tǒng)，使財(cái)務(wù)人員無法看到費(fèi)用支出的流向以及這筆費(fèi)用是如何消耗的，所以財(cái)務(wù)人員需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力關(guān)注和審核開支是否合規(guī)。此時(shí)就需要有一款智慧型的管理系統(tǒng)，不僅可以讓費(fèi)用報(bào)銷和審核的流程更加簡(jiǎn)便，同時(shí)通過高透明度和實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)交互分享的差旅和費(fèi)用管理功能，將費(fèi)用合規(guī)制度融入該系統(tǒng)，在財(cái)務(wù)人員審核報(bào)銷時(shí)，自動(dòng)提示該報(bào)銷中可能存在的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。而且智慧型的管理系統(tǒng)可以與員工的公司信用卡進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，這樣可以實(shí)時(shí)監(jiān)控員工的消費(fèi)記錄，讓隱形消費(fèi)無所遁形。

（三）規(guī)范授權(quán)審批及職責(zé)分離制度

首先，需要明確企業(yè)各部門和崗位的權(quán)限范圍和審批責(zé)任、程序。例如，日常經(jīng)營(yíng)中一般的審批流程和遇到突發(fā)事件或者例外申請(qǐng)的特殊審批，都需要經(jīng)過管理層仔細(xì)研究，制定一套完整科學(xué)的流程。其次，不相容職務(wù)權(quán)限必須分離。例如，之前案例所提及的A制藥企業(yè)，從采購到驗(yàn)收貨物或服務(wù)，審批人同時(shí)兼任付款審批和采購審批兩項(xiàng)職責(zé)，同時(shí)采購人可以直接聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，沒有做到應(yīng)有的職責(zé)分離。最后，不能將授權(quán)審批僅僅當(dāng)作是一個(gè)事前控制，建議設(shè)置稽核、內(nèi)審崗位定期抽查費(fèi)用付款中授權(quán)審批的執(zhí)行情況，做到全方位監(jiān)控。

（四）加強(qiáng)違規(guī)懲戒

即使擁有再強(qiáng)大的合規(guī)體系的企業(yè)，也只能降低員工違規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)，無法做到完全消除風(fēng)險(xiǎn)，所以如何處理違規(guī)的行為，也反映出了這家企業(yè)對(duì)待合規(guī)的態(tài)度。第一，企業(yè)對(duì)任何違規(guī)行為堅(jiān)決持有零容忍的態(tài)度，要做到“有違規(guī)必查處”。第二，員工違規(guī)行為五花八門，有重大過失，有疏忽大意的等等，因此，處罰方式包括但不限于口頭警告、書面警告、停職或者解除勞動(dòng)關(guān)系。