信息時(shí)代文書檔案管理工作現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑

山東龍?jiān)葱履茉从邢薰?劉暢

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，文書檔案工作人員不能局限于傳統(tǒng)的文書檔案管理觀念，需要在管理方式上不斷進(jìn)行理念的創(chuàng)新發(fā)展，才能在信息時(shí)代更好地促進(jìn)文書檔案管理的發(fā)展。要充分意識(shí)到過(guò)去檔案管理中存在的問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行信息技術(shù)的研究，并有效地將其運(yùn)用在檔案管理工作中，才能在提升文書檔案管理工作質(zhì)量的同時(shí)，提升文書檔案資源的利用率。

一、企業(yè)文書檔案管理的相關(guān)分析

（一）企業(yè)文書檔案管理概述

企業(yè)是科教文衛(wèi)事業(yè)集中部門，企業(yè)文書檔案是保存政府信息的重要載體。檔案管理記錄民眾相關(guān)信息，隨著企業(yè)改革發(fā)展，文書檔案管理制度等發(fā)生變化。企業(yè)文書檔案管理經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期發(fā)展積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，但當(dāng)前企業(yè)文書檔案管理中也出現(xiàn)新的問(wèn)題，需要積極探索提升文書檔案管理質(zhì)量的有效路徑，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。文書檔案是企業(yè)發(fā)展中形成的龐大資料庫(kù)，包含通知通告，會(huì)議記錄等多種類型。文書檔案管理是對(duì)文書進(jìn)行分類整理，用嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各類文書檔案系統(tǒng)劃分。企業(yè)處理問(wèn)題需要以文書檔案為憑證，單位可以參考文書檔案中以往事例處理問(wèn)題。檔案收集歸納管理是企業(yè)日常工作重要環(huán)節(jié)，企業(yè)進(jìn)行文書檔案管理中要注意信息收集方式。管理人員需要考慮文書檔案儲(chǔ)存條件，依照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案整理及保管工作。規(guī)范化的文書檔案管理有助于日后查找，應(yīng)及時(shí)銷毀無(wú)利用價(jià)值的文書檔案，保證檔案管理工作有效開展。傳統(tǒng)檔案管理模式無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下文書檔案管理的要求。需要利用現(xiàn)代信息技術(shù)提升檔案管理水平。新公共服務(wù)理論思想來(lái)源于社區(qū)與公民社會(huì)理論，運(yùn)用新公共服務(wù)理論進(jìn)行檔案公共服務(wù)，可體現(xiàn)公民參與意愿。新公共服務(wù)理論有利于政府職能轉(zhuǎn)變，隨著我國(guó)政府職能轉(zhuǎn)變，文書檔案管理也產(chǎn)生新的思路。文書檔案管理要將重點(diǎn)放在服務(wù)公民，檔案管理中公共利益實(shí)現(xiàn)需要信息技術(shù)為支撐，要積極利用信息技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理，提升文書檔案管理質(zhì)量。

（二）企業(yè)檔案特點(diǎn)

在企業(yè)運(yùn)行當(dāng)中，文書檔案具有范圍廣以及種類多的特點(diǎn)，具有較強(qiáng)的綜合性，也因此對(duì)檔案管理工作提出了一定的特殊要求。具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)文書檔案管理工作的特征主要有：第一，綜合性。從類型角度區(qū)分，可以將企業(yè)檔案分為財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、黨務(wù)工作檔案以及人事檔案等等。從資料來(lái)源角度區(qū)分，則包括有企業(yè)業(yè)務(wù)性文件、企業(yè)相關(guān)規(guī)定以及上級(jí)下發(fā)的文件等等；第二，專業(yè)性。在企業(yè)當(dāng)中，文書檔案大多是對(duì)工作的反映，具有較強(qiáng)的專業(yè)性；第三，保密性。企業(yè)當(dāng)中的文書檔案一般只限于內(nèi)部人員查看，具有較強(qiáng)的保密性。

（三）信息時(shí)代文書檔案管理的重要作用

新時(shí)代發(fā)展背景下，企業(yè)的文書檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有非常重要的作用。其具體的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，保障信息保存?zhèn)鬟f安全及時(shí)。根據(jù)保存紙張檔案的傳統(tǒng)做法，企業(yè)檔案的保管和移交在很大程度上需要人力和物力。根據(jù)企業(yè)文件信息檔案管理模式，應(yīng)對(duì)其資源、時(shí)間、距離、氣候、溫度等同時(shí)進(jìn)行管理，企業(yè)文書檔案數(shù)字化后，儲(chǔ)存更為方便、迅速和持久，也可以很容易地提供備份、復(fù)制和傳輸、交換，不取決于人和距離，信息交流更加安全和及時(shí)。第二，提升辦公效率和質(zhì)量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式中，企業(yè)檔案管理更依賴于人力。文件管理信息模式下，對(duì)企業(yè)文書檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，可實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案的制作、儲(chǔ)存、轉(zhuǎn)移和共享。第三，實(shí)現(xiàn)資源共享和互補(bǔ)。建立企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，從企業(yè)檔案資源的單一系統(tǒng)過(guò)渡到信息系統(tǒng)，不僅能提供服務(wù)的系統(tǒng)利用因特網(wǎng)信息技術(shù)，分享企業(yè)各部門的資源并使之相互補(bǔ)充，同時(shí)還能確保在企業(yè)和企業(yè)之間、在國(guó)內(nèi)企業(yè)和外國(guó)企業(yè)之間交流和相互補(bǔ)充檔案信息資源，確保檔案的準(zhǔn)確性和數(shù)量以及資源的利用。

二、信息時(shí)代文書檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度不健全

《檔案法》中要求檔案應(yīng)由本單位的檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一化管理[3]。但受企業(yè)管理體制以及其他因素影響，企業(yè)文書檔案管理大多采用分散管理模式，檔案管理主要保存企業(yè)的文書檔案，在管理過(guò)程中也沒(méi)有完全落實(shí)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與保管制度。同時(shí)，在信息化時(shí)代下以及醫(yī)改背景下，企業(yè)文件的數(shù)量越來(lái)越多，文件的類型也更為多樣，但有關(guān)部門沒(méi)有及時(shí)修訂文書檔案的管理流程與工作制度，使檔案管理人員在文書歸檔整理工作中，需要花費(fèi)較多的時(shí)間與精力。

（二）缺少工作重視

在企業(yè)管理工作開展當(dāng)中，文書檔案管理可以說(shuō)是其中的重要組成部分，其具體管理水平將直接對(duì)企業(yè)的發(fā)展方向產(chǎn)生影響。而在實(shí)際管理工作開展當(dāng)中，很多企業(yè)管理人員并沒(méi)有對(duì)該項(xiàng)工作的重要性形成充分的重視，在具體重視程度方面存在不足，并因此影響到了管理水平提升以及企業(yè)的全面發(fā)展。其中，首先是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層沒(méi)有對(duì)該項(xiàng)工作的必要性與重要性形成重視，也沒(méi)有充分結(jié)合企業(yè)實(shí)際做好對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的制定，并因此無(wú)法有效落實(shí)管理工作。同時(shí)，部分檔案管理人員沒(méi)有對(duì)工作的價(jià)值形成充分的認(rèn)識(shí)，并因此影響到了具體的檔案管理工作積極性以及不同科室在工作當(dāng)中的協(xié)調(diào)性以及配合度。這部分情況的存在，會(huì)對(duì)企業(yè)文書檔案管理的整體效果與效率產(chǎn)生較大的影響。

（三）文書檔案管理流程比較繁瑣

文書檔案管理工作人員自身綜合質(zhì)量不高，缺乏先進(jìn)的工作方式，在這種情況下，并不能對(duì)檔案的管理流程進(jìn)行有效優(yōu)化，導(dǎo)致了文書檔案的管理流程比較繁瑣，在實(shí)際工作中就會(huì)花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，造成了資源的浪費(fèi)，降低了工作人員工作的積極性，不能適應(yīng)目前信息化的發(fā)展需要。

（四）企業(yè)文書檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

文書檔案管理工作的主要開展者是工作人員，因此工作人員的專業(yè)性以及綜合素質(zhì)會(huì)直接影響到文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。由于當(dāng)前企業(yè)文書檔案管理工作人員職責(zé)的混亂，導(dǎo)致文書檔案管理效率遲遲無(wú)法提升。首先，文書檔案管理工作人員身兼數(shù)職，而且文書檔案管理大多是他們的兼職，因此管理人員會(huì)更多將工作重心放在自己的組織工作中，使文書檔案管理會(huì)處于次要地位。其次，文書檔案管理人員的專業(yè)性有所欠缺，他們對(duì)文書檔案管理工作內(nèi)容以及規(guī)范并不了解，因此經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理混亂、找不到檔案或者檔案丟失的情況。

三、信息時(shí)代文書檔案管理的創(chuàng)新方法

（一）讓企業(yè)人員認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性

認(rèn)識(shí)是所有工作順利開展的前提和基礎(chǔ)，只有企業(yè)內(nèi)的人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，才能從根本上提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率，落實(shí)與檔案管理有關(guān)的所有政策。作為文書檔案管理工作中的一員，要從自身做起，從各個(gè)方面規(guī)范自己的管理行為、端正自己的工作態(tài)度、提高自己的工作責(zé)任心。除了文書檔案管理工作人員，各部門領(lǐng)導(dǎo)要起到模范帶頭作用，由上而下地?cái)[正態(tài)度，正確對(duì)待文書檔案管理工作。另外，各企業(yè)要建立起專門的文書檔案管理部門，聘請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行管理，杜絕一人身兼數(shù)職的情況出現(xiàn)。

（二）強(qiáng)化管理意識(shí)，提高管理水平

第一，基于新形勢(shì)下企業(yè)文書檔案工作的開展趨勢(shì)，結(jié)合具體的工作情況，科學(xué)檢驗(yàn)文書檔案工作制度，并應(yīng)當(dāng)在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，定期對(duì)檔案工作制度的內(nèi)容作合理的修訂和補(bǔ)充，同時(shí)，還應(yīng)維護(hù)文書檔案工作制度的穩(wěn)定性與嚴(yán)肅性，通過(guò)不斷的努力和實(shí)踐，逐步建立和健全具有本企業(yè)特色的文書檔案工作制度。第二，管理層應(yīng)轉(zhuǎn)變工作理念，主動(dòng)作為，深入了解國(guó)家對(duì)企業(yè)文書檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定和要求，認(rèn)識(shí)到文書檔案具備的參考、憑證、決策、教育、文化等多元價(jià)值。同時(shí)，推動(dòng)文書檔案管理從服務(wù)性工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹卮筘?zé)任性工作，由分管行政的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)并納入年終考核，以提高對(duì)文書檔案管理工作的重視程度。第三，通過(guò)各種形式，充分利用重大事件節(jié)點(diǎn)，宣傳文書檔案“集中收集統(tǒng)一管理”的原則，用正、反兩方面的典型事例強(qiáng)化管理主體和利用主體的檔案意識(shí)。第四，基于文書檔案管理趨勢(shì)與特征，實(shí)行自下而上的管理流程優(yōu)化機(jī)制。定期對(duì)文書檔案管理的模式、內(nèi)容和應(yīng)用進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估主體為管理層、文書檔案工作人員和各職能部門，了解各個(gè)層面對(duì)文書檔案管理的需求，運(yùn)用層次分析法對(duì)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行排序，以便之后逐步改進(jìn)。

（三）完善企業(yè)文書檔案管理制度

為了更好地解決企業(yè)文書檔案管理中存在的問(wèn)題，提高企業(yè)文書檔案管理效率，有效控制企業(yè)文書檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)進(jìn)一步修訂企業(yè)文書檔案管理制度，更新企業(yè)文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化企業(yè)文書檔案運(yùn)轉(zhuǎn)細(xì)節(jié)，保證企業(yè)文書檔案管理的科學(xué)性。首先，建立健全企業(yè)文書檔案管理制度，全面完善企業(yè)文書檔案管理流程，企業(yè)各部門分管領(lǐng)導(dǎo)、科室負(fù)責(zé)人、專兼職檔案員應(yīng)當(dāng)形成明確的責(zé)任分工，把工作重點(diǎn)放在企業(yè)文書檔案的收集整理過(guò)程，強(qiáng)調(diào)在保證企業(yè)文書檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上開展好具體的企業(yè)文書檔案管理工作。同時(shí)，要根據(jù)企業(yè)文書檔案信息化運(yùn)轉(zhuǎn)的需要優(yōu)化檔案處理流程，明確歸檔范圍，確定各類企業(yè)文書檔案保管期限，及時(shí)做好收發(fā)文工作，建立健全內(nèi)部文件的批閱流轉(zhuǎn)機(jī)制，擬定企業(yè)文書檔案題名，科學(xué)做好編目，確保企業(yè)文書檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

由于當(dāng)前文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)有極大的提升空間，所以文書檔案管理部門要定期對(duì)部門內(nèi)的工作人員開展培訓(xùn)。要讓所有工作人員都能緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，不斷更新自己的文書檔案理論知識(shí)。為了提高培訓(xùn)質(zhì)量和培訓(xùn)效率，企業(yè)一定要抓住所有可用的機(jī)會(huì)。例如，在對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)規(guī)劃時(shí)開展相應(yīng)的培訓(xùn)更容易讓工作人員接受，效率也會(huì)更高。除了定期培訓(xùn)，文書檔案管理部門應(yīng)面對(duì)社會(huì)和學(xué)校招聘具有專業(yè)知識(shí)的文書檔案管理人員，招聘的人員如果具備一定的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，就能在工作過(guò)程中避免許多不必要的麻煩以及誤會(huì)。除了文書檔案管理方面的理論知識(shí)，部門還要定期對(duì)工作人員開展思想政治培訓(xùn)，不斷提高工作人員的思想政治水平，促進(jìn)他們更好地為企業(yè)以及人民服務(wù)。

（五）網(wǎng)絡(luò)加持，構(gòu)建平臺(tái)

數(shù)字化管理必須擁有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的加持才能全面改善略帶“原始”的管理模式。在新的形勢(shì)下，文書檔案應(yīng)用數(shù)字化管理后，不僅需要依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還需要各個(gè)管理部門的相互配合、互通有無(wú)，以保持信息的實(shí)時(shí)性傳遞和交流，這樣可以使系統(tǒng)內(nèi)各部門在不斷加強(qiáng)信息速遞和交流的同時(shí)，也能有效縮短信息篩查的時(shí)間。以此為契機(jī)，可制定整個(gè)管理部門的信息速遞機(jī)制，并完善文書檔案管理平臺(tái)的搭建，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理遠(yuǎn)程交流和傳遞的有效方式。

（六）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)文書檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，采用現(xiàn)代化、智能化的檔案管理手段去提高企業(yè)文書檔案管理的效率。企業(yè)可以委托第三方機(jī)構(gòu)或者聯(lián)合自身技術(shù)部門開發(fā)與完善檔案管理信息平臺(tái)，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)文書、檔案、分類、收集編制等工作中，去彌補(bǔ)人工管理方式的不足，也可以有效減輕文書檔案管理人員的工作壓力，企業(yè)內(nèi)的科室可以利用現(xiàn)有的信息管理平臺(tái)查找與使用文書檔案，可以使企業(yè)文書檔案管理工作更高效地服務(wù)于臨床診療活動(dòng)。企業(yè)可以基于B/S技術(shù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案管理人員、系統(tǒng)管理人員、內(nèi)部高級(jí)用戶、內(nèi)部普通用戶以及外部訪問(wèn)用戶賦予不同的權(quán)限，例如檔案管理人員擁有對(duì)整個(gè)檔案管理信息系統(tǒng)管理與維護(hù)的權(quán)限，內(nèi)部普通用戶只有檔案查詢即直接訪問(wèn)的權(quán)限，而外部訪問(wèn)用戶則需要在申請(qǐng)通過(guò)后才可進(jìn)行訪問(wèn)；個(gè)人用戶檔案查詢功能僅有個(gè)人檔案查詢、個(gè)人檔案打印，管理員檔案查詢功能在此基礎(chǔ)上還有批量查詢、數(shù)據(jù)分析功能。將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)文書檔案管理中可以提高文書檔案管理人員的工作效率，也有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案智能化與現(xiàn)代化管理，例如管理人員在工作過(guò)程中可以利用電子文檔、電子照片等提高管理效率。

四、結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)代化信息時(shí)代發(fā)展背景下，企業(yè)為了促進(jìn)自身的健康發(fā)展就需要提高對(duì)文書檔案管理工作的重視，將這一管理作為企業(yè)管理工作中的重點(diǎn)。同時(shí)，及時(shí)有效地結(jié)合信息化技術(shù)融合到其中，保證文書檔案管理工作能夠得到全面的提升。由于企業(yè)的文書檔案管理工作存在較多的問(wèn)題，只有改變當(dāng)前的管理模式，才可以保證文書檔案為企業(yè)未來(lái)發(fā)展起到積極的推動(dòng)作用。