人力資源管理視角下的高校人事檔案信息化建設(shè)

張慧玉

（沈陽(yáng)理工大學(xué)，沈陽(yáng) 110159）

當(dāng)前，我國(guó)高校人事部門(mén)利用大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)，進(jìn)行資源的優(yōu)化和整合、分析，為提高人力資源管理效率發(fā)揮了積極作用。高校人事檔案記錄了教職員工從入學(xué)、中高考、工作、科研、教學(xué)、工資晉升等人事活動(dòng)，這些重要?dú)v史記錄信息，客觀地展示了教職員工在不同歷史階段的思想、工作績(jī)效和成就的發(fā)展軌跡。更為重要的是，干部人事檔案作為重要人力資源信息具有重要的價(jià)值，按照“凡提必查”原則，是組織在人才選拔過(guò)程中的必要參考。因此，推進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè)、提高人力資源建設(shè)效率是高校人事檔案管理的必然趨勢(shì)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校已在教學(xué)、辦公、學(xué)生繳費(fèi)等許多領(lǐng)域逐步實(shí)現(xiàn)了信息化，但是干部人事檔案的信息化管理相對(duì)緩慢，應(yīng)引起更多的重視。

1 當(dāng)前我國(guó)高校人事檔案信息化管理過(guò)程中的問(wèn)題現(xiàn)象

1.1 缺乏對(duì)于人事管理工作的不重視，缺乏人事管理制度

高校人事檔案管理系統(tǒng)不僅具有信息咨詢(xún)功能，而且其實(shí)際效用更多地體現(xiàn)在服務(wù)的效率和準(zhǔn)確性上。然而，當(dāng)前我國(guó)高校并不十分重視這項(xiàng)工作，將其定位為輔助工作。由于缺乏足夠的重視，文件信息建設(shè)工作進(jìn)展緩慢，相應(yīng)的資金投入很小，嚴(yán)重制約了信息建設(shè)的正常發(fā)展。人事檔案不是一項(xiàng)性能出色的工作，工作人員可能會(huì)在一段時(shí)間內(nèi)看不到具體結(jié)果，這就是為什么會(huì)進(jìn)一步忽視的原因。實(shí)際上，人事檔案具有極高的機(jī)密性，其適用范圍受到限制并且不經(jīng)常使用。這些原因并未引起人們對(duì)這項(xiàng)工作的重視，指定的法規(guī)沒(méi)有詳細(xì)的規(guī)則，只有一般說(shuō)明和框架，難以起著指導(dǎo)作用[1]。因此，每個(gè)單位只能在本規(guī)定的指導(dǎo)下結(jié)合自身的實(shí)際情況，規(guī)定自己的管理規(guī)范，沒(méi)有統(tǒng)一的模型。因?yàn)闆](méi)有標(biāo)準(zhǔn)化的指南，所以很難形成普遍性。

1.2 人事管理人員工作素養(yǎng)亟待提高，工作效率較低

因?yàn)槿耸鹿芾砉ぷ魇冀K是未知的，大多數(shù)有能力的人才正在尋求更大的開(kāi)發(fā)平臺(tái)的方法，導(dǎo)致了行業(yè)人才流失，最終導(dǎo)致了管理人員整體素質(zhì)并未提高。目前，人事管理行業(yè)的檔案管理人員具有良好的敬業(yè)精神和審慎細(xì)致的工作，但是他們對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供的管理方法的變化并不高度認(rèn)可。隨著當(dāng)前我國(guó)高?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)建設(shè)的不斷推進(jìn)，大量新鮮血液進(jìn)入了檔案管理業(yè)務(wù)，新的工作人員通常在互聯(lián)網(wǎng)操作和網(wǎng)絡(luò)信息管理方面具有很高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，但工作人員缺乏文件管理方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，需要工作人員不斷探索、練習(xí)并積累經(jīng)驗(yàn)。綜上所述，單一的人才結(jié)構(gòu)已經(jīng)很難滿(mǎn)足未來(lái)人事檔案信息建設(shè)的需要，現(xiàn)在需要能力全面的人才。

2 我國(guó)高校人事檔案信息化管理過(guò)程中的應(yīng)用措施

2.1 加大高校人事檔案信息化管理工作，進(jìn)行規(guī)范化管理

高校應(yīng)將建立人事檔案作為整體發(fā)展戰(zhàn)略的一部分，并制定適當(dāng)?shù)谋O(jiān)控措施。人事信息的構(gòu)建是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，工作人員很難在短時(shí)間內(nèi)獲得結(jié)果。同時(shí)信息內(nèi)容也會(huì)實(shí)時(shí)更新，無(wú)論是技術(shù)更新還是軟件開(kāi)發(fā)，都需要大量資金。高校不僅應(yīng)在概念上給予足夠的重視，而且還應(yīng)分配一部分用于建設(shè)硬件和軟件的專(zhuān)項(xiàng)資金。有關(guān)部門(mén)應(yīng)提高管理價(jià)值，以加深整個(gè)學(xué)校對(duì)師生的理解，并在今后的學(xué)習(xí)和工作中合理使用，同時(shí)提供充分的理解和支持，并進(jìn)行合作。積極配合相關(guān)工作，盡可能改善信息。系統(tǒng)效率其中，建立健全的管理體系是保證人事檔案信息安全的主要依據(jù)。為確保明確職責(zé)，應(yīng)將職責(zé)分配給特殊人員，并應(yīng)根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子數(shù)據(jù)和數(shù)字信息進(jìn)行分類(lèi)和歸檔，必須嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)則，同時(shí)還可以通過(guò)優(yōu)化和整合現(xiàn)有資源，實(shí)現(xiàn)資源交換，形成兩部門(mén)之間的共同建設(shè)，促進(jìn)兩門(mén)共同發(fā)展，從而使其具有更實(shí)用的功能，例如年齡結(jié)構(gòu)、師資結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)分析，并獲得互補(bǔ)優(yōu)勢(shì)[2]。

2.2 不斷提高高校人事檔案管理人員工作素養(yǎng)，提高工作效率

為了進(jìn)一步提高管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，管理人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。解決管理人員工作疑問(wèn)并提高解決技術(shù)問(wèn)題的能力。高校還可以組織進(jìn)行人事檔案信息建設(shè)方面取得出色成績(jī)的大學(xué)之間的工作交流，了解其他學(xué)校的管理創(chuàng)新，學(xué)習(xí)他們的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，并努力提高業(yè)務(wù)水平總結(jié)和不斷學(xué)習(xí)。同時(shí)，高校有必要進(jìn)一步優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。人事檔案的管理要求高度機(jī)密，因此相關(guān)人員必須具有較高的整體素質(zhì)，不僅要具有一定的專(zhuān)業(yè)能力，而且還要具有一定的工作素養(yǎng)，隨著當(dāng)前我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建設(shè)的不斷推進(jìn)，對(duì)管理人員的要求也越來(lái)越嚴(yán)格，現(xiàn)在需要的是復(fù)合型人才。高校不僅必須具有一定的行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，而且還必須了解計(jì)算機(jī)技術(shù)，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息的安全性，并且只有在建筑環(huán)境中，高校才能勝任此項(xiàng)工作并確保有序發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校積極開(kāi)展人事管理信息化工作不但可以顯著提高績(jī)效考核的有效性和公正性，還可以使高校人事管理工作更加兼容，輔助工作人員實(shí)現(xiàn)人事信息的精確定位。此外，全新的高校信息化管理工作也有利于人事管理部門(mén)設(shè)計(jì)實(shí)用，針對(duì)性的培訓(xùn)方案，激發(fā)高校人事管理人才的潛力。高校要積極引入合理的激勵(lì)政策，并完善高校人力資源規(guī)劃。因此，建立高效優(yōu)質(zhì)的行政管理體制，充分發(fā)揮其職能和作用。