檔案信息化中面臨的問題及規(guī)范方式

任紅利 胡彩紅

在這個物欲橫流的信息化時代，一切都在悄然發(fā)生著變化。大數(shù)據(jù)，大流量給各行各業(yè)帶來了很大的便利，這對檔案管理具有十分重大的意義。新的思路、新的傳播方式都可以從這里找到。但是，凡事有利就有弊，互聯(lián)網(wǎng)時代，雖然新的方式為人們提供了很大的便利，也帶來了很多安全問題。這就需要強大的安全機制來保障檔案信息的隱私以及相關(guān)內(nèi)容。

檔案管理也是各機構(gòu)一項非常重要的工作，管理好檔案對于整個工作查詢，資料收集整理都有關(guān)鍵的作用。從事這項工作的人必須具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，管理檔案的環(huán)境，設(shè)備也需要有一定的要求，因為檔案管理的質(zhì)量和水平會直接影響單位的對外對內(nèi)服務(wù)能力和水平。目前，各行各業(yè)的檔案管理都存在一系列問題，病毒入侵，網(wǎng)絡(luò)卡頓，查閱不便，保密工作沒做好等等。

首先，電子化運作是檔案管理的常態(tài)，基本都實現(xiàn)了檔案信息化。事實上，很多人認(rèn)為多裝幾個系統(tǒng)，利用文件密鑰傳輸就可以保證其安全性，但是也限制了檔案信息的獲取，使得很多檔案信息被固化在硬盤以及系統(tǒng)里。第二，由于缺乏一定的體制機制，檔案管理工作一般做的比較粗糙，缺乏合理的安排，在管理上，沒有明確的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。長此以往，工作人員的積極性都被磨滅了，效率低下。第三，在保管檔案時，一般都會設(shè)立專門的場所，但是場所和管理設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)不盡相同。有的地方缺少設(shè)施設(shè)備，有的地方場所功能混亂，這樣的情況不僅限制檔案管理工作的效率，更有很大的安全隱患！最后是工作人員的素養(yǎng)，特別是對涉密檔案的管理，保存至少需要兩人或兩人以上，人員不僅要專業(yè)，更要有嚴(yán)格的管理流程以及管理制度。

針對以上問題，就需要有一定的解決方案，不僅要從制度入手，還要嚴(yán)把制度關(guān)卡。更要嚴(yán)格分工，細(xì)化員工職責(zé)，加強人員篩查工作，保證人員的專業(yè)性和安全性。在檔案管理場所的設(shè)置上，嚴(yán)格把關(guān)，一定要禁止胡亂堆放檔案，混用管理場所等問題。還有比較重要的一個點，對內(nèi)對外的檔案一定要嚴(yán)格區(qū)分，做好保密工作，確保檔案分類工作的完成！同時要建立健全檔案監(jiān)督機制，重點管控涉密檔案，對于一般保密程度的檔案也要進行嚴(yán)格分工，專人管理。

在這個信息化的時代，不管是人員還是設(shè)備或是制度管理都需要跟著時代進行變革和調(diào)整，適應(yīng)時代的才是最好的，但是要找到問題并且不斷完善，在利用現(xiàn)代技術(shù)的同時，將檔案管理工作做得更好更優(yōu)質(zhì)！