“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下科研事業(yè)單位電子報賬研究

劉宇婷

[摘 ? ?要] 傳統(tǒng)手工報賬存在效率低、超預算支出、過程不透明等問題，成為制約財務管理的瓶頸?；ヂ?lián)網(wǎng)+創(chuàng)新模式催生的電子財務報賬新形式，為會計信息化建設提供科技支持和技術保障。文章結合科研事業(yè)單位實際需求，通過構建電子報賬流程，以期提升財務管理水平，為科研工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。

[關鍵詞] 互聯(lián)網(wǎng)+;科研事業(yè)單位;電子報賬

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 23. 040

[中圖分類號] F232 ? ?[文獻標識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2020）23- 0091- 04

0 ? ? ?引 ? ?言

十二屆全國人大三次會議上，李克強總理在政府工作報告中首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃。黨的十九大報告中，習近平總書記更是圍繞互聯(lián)網(wǎng)與信息化戰(zhàn)略做出了一系列重大安排。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的迅速發(fā)展，云計算、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術廣泛應用于傳統(tǒng)領域并與之深度融合，信息化建設已成為科研事業(yè)單位財務管理工作的必然趨勢和發(fā)展方向。目前，河北財政管理信息系統(tǒng)一體化平臺已正式運行并逐步完善，但報賬模塊尚未納入信息化平臺建設，數(shù)據(jù)集成度不高，財務審核壓力大，因而，電子財務報賬的實施勢在必行。

1 ? ? ?科研事業(yè)單位傳統(tǒng)財務報賬的現(xiàn)狀

1.1 ? 報賬集中，處理緩慢

近年來，我國加大對科研經(jīng)費的投入力度，與此同時，財政部門要求預算單位在規(guī)定期限內(nèi)完成相應的用款額度，未達到執(zhí)行進度的項目資金將按照相關規(guī)定進行預算調(diào)整或收回財政，使得截至日前易出現(xiàn)集中報賬趕進度的情況。加之，財務日常工作繁重，出納人員除報銷賬款外還要審核發(fā)票真?zhèn)?、合同是否齊全、報銷單填寫是否準確合規(guī)等事項，財務人手嚴重不足，無法滿足處理突增報賬業(yè)務的需求。

1.2 ? 領導難找，字難簽

傳統(tǒng)財務報賬不僅流程多，而且審核程序環(huán)環(huán)相扣，一旦單位負責人、科研領導外出開會或者出差，前去審批的報賬人員將會撲空，進而延緩審批進度，推遲報賬進程，例如：合同用章、大額資金使用等審批類簽字。未能及時簽字報賬也給科研人員帶來了諸多麻煩：需要承擔單據(jù)丟失的風險;公務卡超還款期影響個人信譽;出差、培訓等計劃未經(jīng)領導事前審批不能安排行程，容易耽誤出行。

1.3 ? 管理模塊分割

在傳統(tǒng)報賬模式下，報賬審核模塊與預算執(zhí)行、會計核算模塊相脫節(jié)，數(shù)據(jù)對接困難，信息加工處理功能欠佳，不利于報表分類統(tǒng)計，且預算經(jīng)濟分類明細余額在記賬前不能清晰查出，無預算或超預算支出情況難避免。此外，管理模塊分割可能導致傳統(tǒng)報賬審核過程受主觀意識影響，疏忽、故意等人為因素將會給單位造成一定的財產(chǎn)損失，甚至可能滋生造假、貪污腐敗等現(xiàn)象。

1.4 ? 缺失信息反饋機制

由于信息不對稱，報賬人員將票據(jù)交至財務部門后無法得知款項是否匯出，而在一些經(jīng)濟業(yè)務中銷貨方要求先付款再發(fā)貨，未能及時通知對方到賬情況，將延誤科研工作計劃。傳統(tǒng)報賬信息反饋程度低，科研人員不能及時掌握項目經(jīng)費用款進度，管理層也難以直接提取到相關決策有用的數(shù)據(jù)。缺乏有效的數(shù)據(jù)共享平臺，項目在驗收審計中向事務所提供的收支憑證還需專門到財務部門查找、翻閱、借出以進行復印，工作量相當于二次報賬。針對上述問題，若建立單獨報賬信息查詢系統(tǒng)，將加重財務人員的信息錄入量，加大財務管理成本，影響信息反饋的時效性。

2 ? ? ?科研事業(yè)單位實施電子報賬的必要性

“互聯(lián)網(wǎng)+”科研事業(yè)單位電子報賬研究將過去制約財務創(chuàng)新的環(huán)節(jié)化解掉，把孤島式創(chuàng)新連接起來，以提高報賬審批效率，為財務工作提供便捷式服務，電子報賬的施行具有重大意義。

2.1 ? 高效便捷

電子報賬采用線上審批模式，突破了時空限制，充分發(fā)揮遠程辦公優(yōu)勢，省去“跑簽”麻煩，使用者不用排隊、足不出戶便可申請報賬并完成整個審批程序，有效解決了簽字難的問題，既節(jié)約時間成本又防止越權簽字。同時，有利于核對副產(chǎn)品、低值易耗品臺賬以及工資薪酬、社會保險、住房公積金等情況，不用翻閱憑證便可輕松查詢，這將成為財務領域的一種新型移動辦公體驗。

2.2 ? 智能化報賬

依靠互聯(lián)網(wǎng)信息技術，財務報賬逐漸向人工智能化發(fā)展，將報賬制度化、制度流程化、流程信息化、信息精細化，做到形式固定、有據(jù)可查。構建“報賬受預算制約、款項按報銷單電子支付、制單自動化生成”新模式，完成數(shù)據(jù)的交換與傳遞，提升信息處理能力，令電子報賬更加科學化和智能化，減少流程的隨意性，節(jié)省財務人員審查時間。

2.3 ? 整合系統(tǒng)，資源共享

將報賬審核與支付、記賬等模塊有效銜接，縮減低效、重復性流程，有利于節(jié)約管理成本，實現(xiàn)模塊間財務數(shù)據(jù)的交互與共享，而且一定程度上可以打破信息孤島僵局，加強數(shù)據(jù)的關聯(lián)度，促進信息深入挖掘，并為管理層在預測和決策時提供可靠的參考依據(jù)。此外，利用數(shù)據(jù)間的勾稽關系，可以達到相互制衡的目的，進而規(guī)避財務風險，使財務工作更加注重管理層面。

2.4 ? 過程公開透明

有效的信息溝通機制可以傳達執(zhí)行反饋內(nèi)容，便于科研人員自行查閱、下載相關電子版賬簿、記賬憑證與原始憑證，及時了解項目經(jīng)費到賬情況，隨時隨地查詢資金支付狀態(tài)，實時掌握預算執(zhí)行進度及資金流向，督促有效支出，強化監(jiān)督職能。而且，電子報賬過程的公開透明不僅能夠增強信息資源利用的時效性，提升會計信息質(zhì)量，還有助于加強對財務風險的防范，防止違規(guī)操作。

3 ? ? ?“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下構建高效的電子報賬操作流程

為保證電子報賬流程的連貫性，現(xiàn)從科研事業(yè)單位的實際情況出發(fā)，將電子報賬模塊引入財政信息系統(tǒng)一體化平臺，同時考慮到財政專網(wǎng)的特殊性，還需單獨創(chuàng)建電子報賬系統(tǒng)客戶端或手機APP完成報賬審批環(huán)節(jié)，實現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的互通。因此，下面將通過權限、審批、安全、反饋修正四個維度構建電子報賬系統(tǒng)流程框架，進行業(yè)務流程梳理，細化關鍵點步驟，強化一站式報賬業(yè)務處理能力。

3.1 ? 權限維度

3.1.1 ? 限定人員權限

統(tǒng)計單位在崗職工人數(shù)。對全體在職人員進行系統(tǒng)注冊登記，由管理員負責完善入網(wǎng)職工信息，并根據(jù)需求統(tǒng)一配置相關操作權限。明確系統(tǒng)管理員和維護人員不得兼任出納、會計工作，同時確保電子報賬由不同崗位的人員分工完成，避免一人操控整個業(yè)務流程，以達到相互控制的目的。

3.1.2 ? 權限內(nèi)容的劃分

為加強操作權限的管理，健全數(shù)據(jù)錄入、修改、查詢和審核制度，可將權限按查詢內(nèi)容性質(zhì)的不同劃分為以下三種：第一種，查詢結果對部分人可見，支持查閱、下載和打印，但不可更改信息，如查詢本科室的項目經(jīng)費到賬情況及預算執(zhí)行進度情況;第二種，查詢結果僅本人可見，且不可更改信息，如查看已提交報銷單的處理狀態(tài)、平臺自動提示有待審核報銷單的任務;第三種，查詢結果僅本人可見，可更改信息，如填寫、更正、撤銷、回退報銷單的操作。

3.1.3 ? 具體權限內(nèi)容

登錄報賬軟件，系統(tǒng)自動默認每位用戶都有新增、修改、保存、提交、撤銷和刪除報銷單的權限，單位負責人和科研組長有審核報銷單的權限，不同人員在規(guī)定的使用權限內(nèi)進行查詢，除單位負責人有權查詢所有項目的收支情況外，其他人員只能查詢本科室的收支情況。將權限進行細化，既能實現(xiàn)良好的信息傳遞與溝通，提升收入、支出透明度，又能有效防止越權操作，防范某些敏感或保密數(shù)據(jù)被人為篡改、盜取的風險。

3.2 ? 審批維度

從全局出發(fā)，由點到面構建電子報賬流程（如圖1所示），實現(xiàn)線上逐級審批、自動化算賬報賬功能，任一環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)問題都可退回至初始報賬人員處，降低中間流程信息的出錯率，加快單據(jù)流轉速度，不用“面簽”即可快速審批，有效解決報賬難題。下面將以審批維度為主線，對電子報賬各環(huán)節(jié)逐一展開說明。

3.2.1 ? 報賬人員新增、提交環(huán)節(jié)

首先，報賬人員按照不同的項目和經(jīng)濟分類歸集整理原始票據(jù)，輸入密鑰登錄報賬系統(tǒng)界面，點擊刷新同步財政預算平臺數(shù)據(jù)。其次，在線新增報銷單。逐條錄入摘要、項目名稱、經(jīng)濟分類、金額、收款人信息等內(nèi)容，系統(tǒng)采用模糊查詢及信息存儲技術，輸入關鍵字可快速查找項目或收款人信息，同時后臺設定數(shù)據(jù)運算關系，金額任務欄顯示該項目下經(jīng)濟分類余額，若填入數(shù)據(jù)超出預算，系統(tǒng)提示超出金額并通知保存失敗，加強對預算的控制。通過高清攝像儀或手機等電子產(chǎn)品拍照上傳附件，系統(tǒng)添置“掃一掃”檢測功能，上傳發(fā)票后自動識別二維碼是否為首次使用，有效查重，避免同一張發(fā)票多次報銷，且后臺鏈接稅務系統(tǒng)，通過掃取發(fā)票二維碼獲取開票信息，核查發(fā)票的真實性，若報賬內(nèi)容、金額與開票信息不符或存在把家庭發(fā)票摻入單位報賬中的現(xiàn)象，則系統(tǒng)不允許保存。報銷單錄入完畢后點擊保存按鈕，后臺檢索以上信息是否填寫完整，不完整的系統(tǒng)提示未填項，內(nèi)容完整方才顯示保存成功。最后，選中已保存任務提交生成流轉單號，系統(tǒng)按權限分配原則，將信息打包推送至相關項目負責人處待審核，支持修改、撤回及刪除功能，并能隨時隨地查看報賬進度。

針對大額用款、差旅、會議、培訓、公務接待需經(jīng)事前審批的情況，應將單位規(guī)章制度寫入后臺程序，設置統(tǒng)一的歸口和限額標準，報賬人員登錄系統(tǒng)后新建審批單，選擇審批單類型，寫明人數(shù)、事由和預算金額，超過設定限額管理標準時系統(tǒng)自動預警，無法完成流轉，達到有效監(jiān)控的目的。例如：報銷差旅費時要求伙食補助和市內(nèi)交通費每人每天不能超出180元，住宿費按照河北省財政廳規(guī)定的分級別、分地區(qū)限額標準執(zhí)行，超出上限系統(tǒng)提示無法保存。實行一鍵提交、主管領導直接審核制度，“審事又審錢”成為其主要特征，審核通過后即可打印審批單，安排、組織該項活動展開，后期還可將審批單調(diào)取至報銷單中作為附件的一部分。

3.2.2 ? 項目負責人初審環(huán)節(jié)

項目負責人按權限配置自助接單初審，單號以短信、郵件等形式通知負責人，頁面懸浮窗提醒待審核報銷業(yè)務筆數(shù)，打開流轉單號稽核上傳票據(jù)與報銷單是否相符，檢查無誤后提交審核并自動傳遞給財務負責人。若發(fā)現(xiàn)問題選中退單選項，寫明原因退回經(jīng)辦人處修改或刪除新增，同時系統(tǒng)自動向經(jīng)辦人注冊賬號時登記的電話或郵箱發(fā)送退回流轉單號及事由等相關審核結果，以便經(jīng)辦人及時處理。

3.2.3 ? 財務負責人復審環(huán)節(jié)

財務負責人應審核業(yè)務內(nèi)容是是否符合單位財務制度、金額填寫是否準確、報銷事項是否在預算經(jīng)濟分類范圍內(nèi)、政府采購合同是否備案等，一致則通過復審，將流轉單號遞交至主管領導審核，不一致則退回報賬人員處。

3.2.4 ? 主管領導終審環(huán)節(jié)

主管領導每個工作日登錄系統(tǒng)集中審核，確保待處理業(yè)務能夠及時過審。后臺制定統(tǒng)一的報銷單模板，終審成功后系統(tǒng)按固定模板格式生成報銷單（如表1所示），以流轉單號為報銷單編碼，方便查詢報銷進度及狀態(tài)，依靠防偽介質(zhì)完成電子授權簽字，避免造假、跨級簽字現(xiàn)象，緩解簽字壓力，終審未通過的則退單至報賬人員處。

3.2.5 ? 支付、記賬及歸檔環(huán)節(jié)

出納人員利用系統(tǒng)直接提取報銷單匯款信息完成電子支付，有效規(guī)避套現(xiàn)風險，保證資金安全。采取模板導入、導出數(shù)據(jù)信息方式，實現(xiàn)報賬系統(tǒng)與網(wǎng)銀系統(tǒng)、國庫財政支付系統(tǒng)的有效對接，打破內(nèi)外網(wǎng)無法配合使用的局限。支付憑證編碼與報銷單編碼保持一致，付款業(yè)務成功后，出納人員及時打印支付憑證。

在系統(tǒng)后臺中設置數(shù)據(jù)間的邏輯關系，按支付信息一鍵生成記賬憑證，免去財務人員重復錄入數(shù)據(jù)的麻煩，使憑證編制更加快捷、準確，防止人工錯記、漏記和重記。以記賬先后順序生成記賬憑證編碼，同時記賬憑證鏈接報銷單（含附件）和支付憑證，便于科研人員在驗收時查閱、下載數(shù)據(jù)。記賬工作完成后，會計人員及時打印記賬憑證。

如圖2為報銷單，報賬人員于當月打印報銷單，與原始票據(jù)一同送至財務部門，會計稽核人員將紙質(zhì)票據(jù)與電子影像進行比對，確認無誤后連同打印的支付憑證和記賬憑證按編號裝訂歸檔，憑證滾動保存20年。

3.3 ? 安全維度

3.3.1 ? 增強信息保密性

用戶每次登錄系統(tǒng)需進行身份認證，以此識別操作者的權限范圍。上傳的圖片、表格、文檔等在存儲和傳輸上采用加密技術處理，防止數(shù)據(jù)泄露、被盜或被惡意篡改。經(jīng)密碼驗證、動態(tài)口令或UKey口令等先進技術完成提交、審核程序，增強財務信息的安全性。

3.3.2 ? 提升硬件設施

高峰期大量用戶訪問，容易導致服務器負載過高乃至系統(tǒng)癱瘓，可見，提高后臺服務器并發(fā)處理能力尤為重要。信息存儲、瀏覽緩存、數(shù)據(jù)運算速度等都對處理器提出了更高的要求，加大數(shù)據(jù)處理量，留取適當?shù)木彌_，以保障系統(tǒng)在業(yè)務增加時有擴展的余地?？紤]到硬件故障、斷電等因素可能造成數(shù)據(jù)破壞或丟失現(xiàn)象，當務之急，我們應引入先進的管理系統(tǒng)和設備，提升硬件設施，加強電腦硬盤的抗故障能力。

3.3.3 ? 提高軟件配置

電子報賬系統(tǒng)依賴于現(xiàn)代信息技術和移動互聯(lián)網(wǎng)技術，極易受網(wǎng)絡攻擊、黑客侵入和病毒感染，應及時安裝防火墻、殺毒軟件等計算機防御系統(tǒng)，提高網(wǎng)絡安全防護級別，防止非法用戶盜取機密，避免數(shù)據(jù)庫被破壞。同時，應完善數(shù)據(jù)備份和恢復功能，設置備份途徑，系統(tǒng)定時將數(shù)據(jù)自動備份到本地磁盤、外部硬盤或云端，一旦有不小心刪除、修改重要內(nèi)容等誤操作，仍可通過備份實現(xiàn)數(shù)據(jù)恢復。此外，還需加強軟件系統(tǒng)的開發(fā)，進行系統(tǒng)升級、更新、打補丁等安全修復，做好軟件定期維護工作，完善系統(tǒng)排查和測評工作，排除網(wǎng)絡故障，增強系統(tǒng)的穩(wěn)定性，保障網(wǎng)絡服務不中斷。而財政專網(wǎng)則通過物理方法將一體化平臺與外網(wǎng)隔離，從而避免入侵或信息泄露。

3.3.4 ? 做好網(wǎng)絡安全培訓工作，提升人才隊伍建設

單位應定期組織職工進行網(wǎng)絡安全技術培訓，聘請權威專家做講座，加強科研人員的網(wǎng)絡安全防范意識，規(guī)范電子操作程序，提高系統(tǒng)信息的安全性。同時，應做好信息化安全宣傳工作，向職員普及網(wǎng)絡安全知識的重要性，增強其網(wǎng)絡安全思維，保證電子報賬工作有序進行。此外，還應引進財務復合型人才，提升信息化人才隊伍建設，專設網(wǎng)絡安全管理員一職，加強與財政廳技術部門的溝通，滿足單位對電子報賬的要求。

3.3.5 ? 完善電子報賬工作的內(nèi)部控制制度

任何一個單位的發(fā)展都離不開制度管理，電子報賬工作亦然。單位需要從事前、事中、事后三個層面加強其內(nèi)部控制：首先，事前控制。應以流程管理為切入點，了解和把握電子報賬的各項環(huán)節(jié)，準確判斷業(yè)務內(nèi)部控制的關鍵點，并將流程關鍵點的管理辦法寫入單位內(nèi)控制度，確保流程設計中的各項業(yè)務既相互銜接又相互制約。其次，事中分析。把梳理出的管理辦法全面滲透到報賬系統(tǒng)的后臺程序中去，系統(tǒng)自動篩選出錯誤點，保障操作的正確性。明晰權責，建立有效地內(nèi)部控制崗位責任制度，具體事項落實到責任人，一旦出現(xiàn)問題，可以及時追究相關人員的責任。最后，事后監(jiān)管。為保證內(nèi)部控制制度落實到位，應合理監(jiān)測，定期自查，確?？蒲腥藛T在短期內(nèi)掌握相關規(guī)章制度，將電子報賬安全管理工作常態(tài)化，謹防違規(guī)操作。

3.4 ? 反饋與修正維度

系統(tǒng)的構建不是一蹴而就的，而是一個循序漸進的過程。同樣，電子報賬軟件在運行中會遇到各種各樣的問題，仍需要我們不斷探索以滿足實際工作中的需求。

3.4.1 ? 組織部分科研事業(yè)單位試運行電子報賬軟件

可選取一部分科研單位試運行軟件，將訪客使用情況記錄下來，形成測試報告以供后期調(diào)試與修改。增置留言板等人性化設計，便于科研人員將日常報賬業(yè)務中遇到的問題及時進行反饋或提出合理化建議，在此基礎上技術人員修正與調(diào)整程序，不斷改進、優(yōu)化系統(tǒng)。隨著報賬系統(tǒng)的不斷完善，相關報賬管理制度也需要反復修訂，以與之相匹配，避免讓制度“落伍”。

3.4.2 ? 發(fā)布電子報賬流程導圖及操作指南

將電子報賬流程導圖嵌入報賬系統(tǒng)首頁，制定具體細則編入操作指南，并在平臺公告欄上發(fā)布報銷單填制樣例、票據(jù)分類說明及最新財經(jīng)法律法規(guī)等通知，使報賬流程更加清晰易懂，增強了軟件的實操性，有助于科研人員熟悉電子報賬各環(huán)節(jié)，保證了電子報銷工作的順利落實。

3.4.3 ? 引入第三方互聯(lián)網(wǎng)+平臺

加強與第三方互聯(lián)網(wǎng)平臺的合作，如藝龍、滴滴、天貓等電商，實現(xiàn)報賬系統(tǒng)與網(wǎng)上購票、訂房等支付鏈接相連通的模式，方便經(jīng)辦人直接獲取票據(jù)，避免虛假發(fā)票的報銷?；ヂ?lián)網(wǎng)的互動性和便利性有利于經(jīng)辦人“貨比三家”，以此來選擇更物美價廉的產(chǎn)品，同時也增強了支出的透明度。

3.4.4 ? 增加查詢途徑

運用電腦客戶端、手機APP或QQ群、微信群、公眾號等服務，增加查詢渠道的多樣性，強化查詢途徑的安全性。在權限范圍內(nèi)跟蹤報賬進度、查詢財務信息，自主提取有效數(shù)據(jù)進行篩選和分析，不僅加強了決策的精準性，還減少了財務人員的統(tǒng)計工作量。

4 ? ? ?總 ? ?結

“互聯(lián)網(wǎng)+”新時代驅動下愈來愈呈現(xiàn)人機協(xié)同化發(fā)展特點，轉變觀念，不斷革新，打造科技創(chuàng)新型單位，全面推進電子報賬工作刻不容緩。科研事業(yè)單位應不斷完善電子報賬流程，逐漸弱化會計基礎工作，注重參與決策、組織、實施和控制等管理環(huán)節(jié)，由原來的事后監(jiān)督轉向事前、事中控制，實現(xiàn)財務管理職能的轉變。

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