二級學(xué)院教學(xué)檔案整理的研究

李曉星 黃大志

摘? 要：隨著高等教育制度的改革和科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校教學(xué)檔案的整理也應(yīng)與時俱進，加大教學(xué)檔案的設(shè)備設(shè)施投入，培養(yǎng)專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員，轉(zhuǎn)變教學(xué)檔案管理理念，推進教學(xué)檔案的信息化和數(shù)字化發(fā)展。對江蘇海洋大學(xué)來說，教學(xué)檔案是其從淮海工學(xué)院發(fā)展為大學(xué)的基石，教學(xué)檔案對教育事業(yè)的管理功能不言而喻，故對這些有價值的材料進行整理對教育事業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案? 二級學(xué)院? 檔案管理人員? 信息化? 教育事業(yè)

中圖分類號：G641? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1672-3791（2020）10（c）-0239-03

Abstract： With the reform of higher education system and the rapid development of science and technology， the arrangement of teaching archives in colleges and universities should keep pace with the times， increase the investment in teaching archives equipment and facilities， train professional teaching archives management personnel， change the management concept of teaching archives， and promote the information and digital development of teaching archives. For Jiangsu ocean university， teaching archives are the cornerstone of its development from Huaihai Institute of technology to a university. The management function of teaching archives to education is self-evident. Therefore， sorting out these valuable materials plays a vital role in the development of education.

Key Words： Teaching archives; Secondary college; Archives management personnel; Informatization; Education

教學(xué)檔案作為高校教育管理體制的一部分，記錄著學(xué)生開展各項實驗和參與的各項教育活動。教學(xué)檔案是教師教學(xué)活動和學(xué)生學(xué)習(xí)生活的真實記錄，有的以文字記錄，有的以音頻、照片或者視頻等方式得到保存。教學(xué)檔案與教育發(fā)展存在著密切的聯(lián)系，我們要時刻重視每一個教學(xué)檔案整理環(huán)節(jié)。檔案管理者作為高校檔案工作的主要力量，要樹立明確的檔案意識，探索檔案資料的豐富內(nèi)涵，更加有效地研究和利用檔案資料，這樣才能夠更有效地做好服務(wù)工作，促進學(xué)校的教育發(fā)展趨勢。

1? 高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理意識薄弱

隨著江蘇海洋大學(xué)的成長壯大，各個部門的分工越來越細化。但大多數(shù)人誤以為，高校工作者是教師或者是行政管理人員，忽略了作為教輔人員的教學(xué)秘書，他們多數(shù)兼職二級學(xué)院的檔案管理工作，承擔(dān)著最繁忙且最重要的工作。目前，大多數(shù)的高校都沒有把檔案管理工作看作高校教學(xué)管理系統(tǒng)中的重要部分，常常忽視教學(xué)檔案整理工作。特別是部分高校把工作重心放在科研和教學(xué)方面對檔案管理不重視，邊緣化檔案管理人員，促使目前檔案管理的整理后勁不足，制度不健全。作為教學(xué)秘書，平時工作瑣碎而繁忙。教學(xué)檔案整理對他們大多說來說也是資料的收集和堆疊，對檔案的整理認識不足，服務(wù)理念不重。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

檔案信息化給傳統(tǒng)的教學(xué)檔案整理帶來了巨大的沖擊，而且江蘇海洋大學(xué)的教學(xué)檔案整理大多數(shù)都由二級學(xué)院的教學(xué)秘書代為整理，由于受到傳統(tǒng)檔案管理理念的制約、信息化普及不到位及工作繁瑣的影響，檔案管理人員的管理意識薄弱，專業(yè)能力不高，在某些程度上需要很強的指揮才能完成復(fù)雜的整理工作。檔案整理工作的完成需要高素質(zhì)的工作隊伍，需要他們在崗學(xué)習(xí)和進行外出深造學(xué)習(xí)，提高自己的業(yè)務(wù)能力。

1.3 信息化、數(shù)字化建設(shè)水平低

由于對檔案管理工作不重視，高校檔案的各種投入經(jīng)費遠低于實際的需要，高校教學(xué)檔案管理大多數(shù)還停留在需要大規(guī)模傳統(tǒng)的人力投入上，需要手工操作，僅有的電子化管理也只是單一的檔案搜索和查詢。高校檔案管理一定要整理實體檔案和數(shù)字化檔案，其中一定要明確數(shù)字化檔案的范圍、數(shù)字化檔案的分類、電子文件的整理。

2? 教學(xué)檔案的重要作用

2.1 為教學(xué)工作提供原始的數(shù)據(jù)

高校教學(xué)檔案指在高校教學(xué)運行中產(chǎn)生大量的有價值的材料，包括教學(xué)計劃、考試試卷及成績、教學(xué)大綱、培養(yǎng)方案、教學(xué)安排、教學(xué)實踐環(huán)節(jié)、學(xué)生學(xué)籍檔案、學(xué)生競賽、學(xué)生和教師獲獎等教學(xué)活動資料。教學(xué)檔案是對教學(xué)活動客觀的、真實的數(shù)據(jù)記錄，記載了教學(xué)工作的內(nèi)容、方法和效果，可以為教學(xué)管理提供充分的參考和支持。教學(xué)檔案的整理，不僅有利于課程的開發(fā)，更能支撐教育事業(yè)的發(fā)展。教學(xué)檔案的整理既能促進各個高校教學(xué)發(fā)展，又能提高國家的教學(xué)質(zhì)量。

2.2 查詢和服務(wù)功能

檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)就是其服務(wù)職能，教學(xué)檔案整理需分門別類，剔除無關(guān)和重復(fù)文件等。樹立教學(xué)檔案服務(wù)理念是檔案事業(yè)得到發(fā)展的基石，檔案工作者要不斷提升服務(wù)意識，預(yù)測不同檔案使用者的需求，及時歸整和處理檔案信息，提高檔案的利用率，讓檔案得到最佳的利用。教學(xué)檔案是教學(xué)活動的一手資料，能為教學(xué)評估工作提供科學(xué)根據(jù)。就江蘇海洋大學(xué)機械與海洋工程專業(yè)而言，教學(xué)資料可以為專業(yè)認證提供材料支撐，撰寫自評報告時可以提供完整的教學(xué)活動和管理資料，專家組到校考察時可以查閱最真實的教學(xué)檔案。領(lǐng)導(dǎo)層可匯總教學(xué)檔案，找到最佳的教學(xué)規(guī)律，各個學(xué)科和任課教師可以以教學(xué)檔案為依據(jù)，改善自己的教學(xué)方法，提高教學(xué)效果。

3? 完善高校教學(xué)檔案整理制度

3.1 轉(zhuǎn)變高校檔案管理理念，優(yōu)化檔案管理環(huán)境

檔案管理體制直接影響著人的工作行為，秉承正確的管理理念才能過發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)完善內(nèi)部教學(xué)檔案治理結(jié)構(gòu)，給予檔案管理工作足夠的支持和重視，必要的資金支持，保證檔案管理人員得到足夠的職業(yè)自尊心，才能激發(fā)他們工作的積極性、主動性，檔案創(chuàng)新工作才能順利開展。教學(xué)檔案的整理不僅是資料的收集與保存，它需要教學(xué)單位精心組織專人，投入現(xiàn)代化設(shè)備和設(shè)施。

3.2 提高檔案管理人員的工作能力和水平，加大人才培養(yǎng)投入

隨著信息時代的迅速發(fā)展，檔案的載體形式越來越趨于數(shù)字化和信息化，檔案管理也日益復(fù)雜化和多元化，檔案人員的綜合素質(zhì)問題日益凸顯。作為新時期的檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)增強工作的責(zé)任感和使命感，提高自己的業(yè)務(wù)水平和能力。同時，檔案工作者可以通過不斷學(xué)習(xí)，借鑒先進的檔案管理經(jīng)驗，提高自身的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平。為提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，應(yīng)積極鼓勵申請科研課題，撰寫論文，定期組織和開展學(xué)校交流，并積極開展實踐，增強創(chuàng)新能力，提升研究能力和專業(yè)能力。

3.3 增加檔案保護和開發(fā)的投入，推動檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展

以機械與海洋工程學(xué)院為例，作為建校以來就存在的學(xué)院，隨著檔案資料數(shù)量、類別的積累，單純的教學(xué)檔案室就有6個，這就對檔案管理和檔案服務(wù)設(shè)施提出了更高的要求。因此，必須增加對新設(shè)備和檔案保管環(huán)境的投入，改善檔案辦公服務(wù)條件，提高檔案管理人員和立檔工作的辦公效率，充分發(fā)揮檔案的作用和價值。為了加快檔案工作的信息化步伐，機械與海洋工程學(xué)院購置了新的現(xiàn)代化設(shè)備，制定了電子數(shù)據(jù)系統(tǒng)，制定了較為完善的檔案數(shù)字化系統(tǒng)，促進了檔案管理工作的信息化發(fā)展。

3.4 加強教學(xué)檔案信息化建設(shè)，共享檔案資源

當(dāng)今，每一個行業(yè)和職業(yè)的發(fā)展深受網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展的影響，教學(xué)檔案管理也不例外。教學(xué)檔案管理信息化已成為教學(xué)檔案管理的新趨勢。信息化的教學(xué)檔案管理是一項龐大的系統(tǒng)，需要學(xué)校集思廣益制訂切實可行的整體方案，各個部門切實執(zhí)行。一是完善教學(xué)檔案設(shè)施的硬件投入，為教學(xué)檔案管理的信息化和數(shù)字化建設(shè)提供物質(zhì)保障。二是利用校園網(wǎng)絡(luò)，把教學(xué)檔案和辦公系統(tǒng)融合，從而實現(xiàn)教學(xué)檔案的共享。

自從《高等學(xué)校檔案實施分類法》的實施，高等教育越來越重視檔案資料的整理。高校教學(xué)檔案的整理作為高校教學(xué)工作運行的基礎(chǔ)，也需要更加現(xiàn)代化的管理方法作支撐。高校教學(xué)檔案涉及高校工作的全方面，從教師到學(xué)生、從教學(xué)到科研、從學(xué)校的整體規(guī)劃到全體教職工和學(xué)生的切身利益。新形勢下，教學(xué)檔案的管理應(yīng)采用科學(xué)化、系統(tǒng)化、信息化模式，加大經(jīng)費投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。比如標(biāo)準(zhǔn)的安保和庫房系統(tǒng)，高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)支持，提供計算機、掃描機、打印復(fù)印機等基礎(chǔ)設(shè)施，還要給予經(jīng)費預(yù)算，甚至有專項撥款。如何使高校教學(xué)檔案的功能得到最大發(fā)揮，使教學(xué)檔案整理工作更加現(xiàn)代化，充分發(fā)揮檔案的職能，已經(jīng)列入越來越多高校的工作日程。

參考文獻

[1] 劉燦.高校辦公室檔案管理工作的優(yōu)化對策[J].工業(yè)和信息化教育，2020（4）：92-94.

[2] 高樹花.高校院部實驗室檔案管理方法創(chuàng)新探討[J].創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)理論研究與實踐，2020，3（5）：148-149.

[3] 魯紅.高校檔案管理人員專業(yè)化發(fā)展探微[J].黑龍江檔案，2020（1）：69.

[4] 鄧阿琴.大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校人事檔案管理中的應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2020，17（8）：138，140.

[5] 鄧琦.高校教學(xué)檔案的收集與整理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）：154.

[6] 趙丹.高校辦公室文秘與檔案管理的緊密聯(lián)系淺析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2019，16（22）：155，157.

[7] 黃華.新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作與建議[J].文化創(chuàng)新比較研究，2019，3（36）：140-141.