醫(yī)院檔案管理模式探究

馬宏娟

（云南昆鋼醫(yī)院，云南 昆明）

0 引言

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，建立健全檔案管理制度、對醫(yī)院檔案管理實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，是提高醫(yī)院的整體管理水平、提高醫(yī)院整體實(shí)力及持續(xù)發(fā)展的重要保障[1]。跟隨時代的發(fā)展和醫(yī)療水平的進(jìn)步，醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)涵、目的和工作要求，都有了巨大的變化和發(fā)展，醫(yī)院檔案管理所包含的內(nèi)容越來越廣泛，對醫(yī)院檔案管理的制度化、規(guī)范化、信息化、數(shù)字化的要求越來越高，結(jié)合現(xiàn)代管理理念和制度、引入先進(jìn)的信息技術(shù)，對醫(yī)院檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代改進(jìn)和提升勢在必行。

1 醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題

廣義的醫(yī)院檔案涵蓋范圍廣泛[2]，包括醫(yī)院人事、衛(wèi)生及行政管理檔案；臨床治療工作相關(guān)的醫(yī)療、預(yù)防、保健檔案；科研資料檔案；醫(yī)療藥品及醫(yī)療用具、醫(yī)療器械檔案等，檔案的形成和保存形式多樣，有文字、數(shù)字、圖表、音視頻等。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作中，受到檔案管理人員的能力及投入、技術(shù)等限制，存在著一些亟待改進(jìn)的問題。

1.1 對醫(yī)院檔案管理工作的重視不夠，導(dǎo)致檔案管理的信息化程度不高，嚴(yán)重落后于醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展

目前，我國各醫(yī)院在實(shí)際管理工作中，對檔案管理工作的重視程度普遍不夠[3]，在醫(yī)院檔案的保管中，更多地采用傳統(tǒng)的實(shí)物資料保管形式，鮮有對檔案資料進(jìn)行數(shù)字化改進(jìn)，或者對檔案存儲和管理的數(shù)字化、信息化程度嚴(yán)重不足，造成醫(yī)院的檔案管理模式陳舊，檔案的收集、歸檔、保存各項(xiàng)工作嚴(yán)重滯后，不能為醫(yī)院的臨床治療和科研提供高效、有用的參考服務(wù)，讓醫(yī)院的整體管理水平的提高受到制約。

1.2 醫(yī)院檔案工作人員的信息化操作能力和業(yè)務(wù)水平有待提高

在網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理的工作人員，對檔案管理的意識不強(qiáng)，不注重自我檔案管理知識和網(wǎng)絡(luò)信息化操作能力的培養(yǎng)和提高，因此對醫(yī)院檔案管理的實(shí)際操作水平不高[4]，缺乏對檔案進(jìn)行信息化的歸類整理、缺乏通過對檔案資料的數(shù)字化進(jìn)行信息共享的意識，因此造成醫(yī)院檔案使用的靈活性、便捷性受到影響，制約了醫(yī)院檔案使用效率的提高[5]。

1.3 醫(yī)院檔案管理相關(guān)制度不健全，有待進(jìn)一步完善

部分醫(yī)院缺乏對檔案管理制度的體系化建設(shè)，對相關(guān)管理制度的建立健全不重視，其他部室都有著健全的管理制度，而對檔案管理制度卻相對缺乏，在對工作的考核和評價中，也未將檔案管理制度和信息化改進(jìn)的進(jìn)度情況納入。這一現(xiàn)狀的存在，讓醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際執(zhí)行困難重重，無章可循，嚴(yán)重束縛和制約了醫(yī)院檔案管理水平的提高，急待進(jìn)一步健全和完善。

1.4 醫(yī)院檔案管理模式和方法落后

一些醫(yī)院的檔案管理模式和方法還很落后，往往出現(xiàn)各個科室部門自行進(jìn)行相關(guān)資料和數(shù)據(jù)的存檔和保管，沒有統(tǒng)一的檔案管理辦法[6]。這樣的檔案管理模式，讓檔案管理的完整性和安全性不能得到有效保障，在檔案的實(shí)際查閱和使用時效率低，不利于檔案資料的綜合利用。同時，這種分散的檔案管理方式，也使得醫(yī)院的資源未能得到有效利用，人員和各項(xiàng)投入重復(fù)，浪費(fèi)嚴(yán)重；另外，檔案資料的分散管理，往往造成各科室部門自行確定檔案的保存方式，不利于資料的數(shù)字化存儲，影響了檔案資料的共享和使用的便捷性。

2 醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化改進(jìn)和提升管理水平的必要性

有效的醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理和運(yùn)行的重要保障。隨著社會的發(fā)展，現(xiàn)代醫(yī)院的運(yùn)行與醫(yī)院檔案管理的聯(lián)系越來越緊密，從醫(yī)院的人事安排、各種設(shè)備的使用和運(yùn)行、后勤保障、建設(shè)施工、醫(yī)療科學(xué)研究等，方方面面都需要查閱、調(diào)取和使用相關(guān)的檔案資料；而這些醫(yī)院檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性、科學(xué)性與使用的便捷性，對各項(xiàng)工作的順利實(shí)施起著至關(guān)重要的作用[7]?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為醫(yī)院檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了一種有效的途徑：通過對檔案資料的數(shù)字化整理和采集、存儲，極大地減少了檔案保管的空間，讓原本“汗牛充棟”的文字和實(shí)物要案資料，通過電腦終端和一塊小小的硬盤就可能存儲；而通過內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，讓資料的查詢、調(diào)閱，通過鍵盤和鼠標(biāo)就能實(shí)現(xiàn)；而對資料的采集也可以通過掃描、圖像、文字?jǐn)?shù)字的錄入實(shí)現(xiàn)，極大地節(jié)省了檔案管理的人力、物力，也讓檔案資料的使用更加便捷。因此，醫(yī)院檔案的數(shù)字化、信息管理，是保證醫(yī)院高效運(yùn)行、提高管理水平的必然要求。

3 改進(jìn)醫(yī)院檔案管理的策略

3.1 提高認(rèn)識，依法歸檔

于1987年9月5日頒布的《中華人民共和國檔案法》[8]，是進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的基本法律依據(jù)和準(zhǔn)則，該法對檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)立及職責(zé)、檔案的管理、檔案的利用和公布及其法律責(zé)任又進(jìn)行了相關(guān)限定，醫(yī)院檔案的管理應(yīng)當(dāng)充分理解和掌握這一法律的精神，提高對醫(yī)院檔案管理工作的認(rèn)識水平，在遵循檔案法原則基礎(chǔ)上，對醫(yī)院的相關(guān)檔案依法歸檔，并

進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作。

3.2 加快醫(yī)院檔案管理的體系數(shù)字化建設(shè)，完善相關(guān)制度和流程

針對目前醫(yī)院對檔案管理工作存在的問題，醫(yī)院的各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)從宏觀的角度和制度層面加強(qiáng)認(rèn)識，提高對醫(yī)院檔案數(shù)字化體系的前期投入，結(jié)合本醫(yī)院的實(shí)際情況與現(xiàn)實(shí)需求，進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的頂層設(shè)計(jì)和制度體系建設(shè)。應(yīng)當(dāng)將醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)與考核制度緊密聯(lián)系起來，提高和加快醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，以使醫(yī)院的檔案信息化水平與醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的要求相一致，為醫(yī)院的高效運(yùn)行提供動力。

3.3 從醫(yī)院檔案的實(shí)際應(yīng)用要求出發(fā)，加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平

在醫(yī)院檔案管理工作水平的提高過程中，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力，是醫(yī)院檔案管理水平提升的關(guān)鍵和前提。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)注重對醫(yī)院檔案管理人員的相關(guān)培訓(xùn)，組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)交流、相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)、檔案信息化操作和局域網(wǎng)管理知識的定期培訓(xùn)等多種形式，提高醫(yī)院檔案管理人員對檔案信息化的認(rèn)識和實(shí)際操作能力。

4 討論

醫(yī)院檔案管理的信息化，是社會發(fā)展和醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。通過對醫(yī)院檔案管理的信息化，可以讓檔案資料的使用更加簡單快捷；讓醫(yī)院的檔案管理工作更加現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化，為醫(yī)院的醫(yī)療和科研提供更高效的參考服務(wù)。