高校綜合檔案工作的創(chuàng)新研究

張賢娣

摘 要：隨著教育事業(yè)的改革發(fā)展，高校綜合檔案工作的數(shù)量得到了一定程度的增加。目前來看，為了加強對其管理工作，提高其應(yīng)用效率，應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體實際和需求，對其進行一定的創(chuàng)新。眾多高校已經(jīng)能夠開展對檔案工作的創(chuàng)新，通過對相關(guān)信息技術(shù)的應(yīng)用，為使用者提供了極大的便利。為了進一步加強對綜合檔案工作的創(chuàng)新探索，應(yīng)當(dāng)對其地位和發(fā)揮的作用給予正視和重視，同時與信息技術(shù)進行良好的結(jié)合。本文主要論述了高校綜合檔案的要求和創(chuàng)新完善的必要性，同時指出具體創(chuàng)新的發(fā)展方向，提出相應(yīng)具有針對性的有效措施以供參考。

關(guān)鍵詞：高等院校;綜合檔案;創(chuàng)新研究

對高校綜合檔案工作開展創(chuàng)新，是與時俱進，對時代特征和需求進行綜合考慮的必然要求。創(chuàng)新作為一種極為重要的能力，對推動國家社會發(fā)展進步做出了很大的貢獻，具備鮮活有力的生命特征，因此為給高校綜合檔案管理工作的順利進行和蓬勃發(fā)展提供保障，有必要對其開展必要的創(chuàng)新探究。目前，很多高校已經(jīng)積極開展了對于綜合檔案工作的相關(guān)創(chuàng)新探究，取得了一定的成果，能夠更好地滿足使用者的需求，同時也能夠與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行良好的結(jié)合，但是在實際工作中依舊存在著一些不足之處需要進行探索研究。為進一步保障綜合檔案工作創(chuàng)新的順利進行和良好發(fā)展，有必要對傳統(tǒng)觀念進行更新和整改，積極探索，結(jié)合具體實踐和受眾需求，不斷提高高校綜合檔案工作的相關(guān)水平，為其長足進步發(fā)展做出貢獻。

一、高校綜合檔案要求

1.真實性要求

目前，對綜合檔案進行登記和管理一般采用信息化的方法，這種方式傳播極為迅速，具備這種優(yōu)勢的同時，也使得對相關(guān)數(shù)據(jù)和信息的真實性帶來的要求更高。在數(shù)據(jù)信息上傳中出現(xiàn)錯誤，產(chǎn)生的后果極為嚴(yán)重，另外由于在高校中廣泛存在著各類繁雜和數(shù)量龐大的信息數(shù)據(jù)，這就要求應(yīng)當(dāng)在檔案的登記和管理中，最大程度保障相關(guān)信息的真實性。在登記形成綜合檔案的過程中，相關(guān)人員有必要及時進行指導(dǎo)，在檔案形成過程中對于原始信息和數(shù)據(jù)嚴(yán)格進行數(shù)據(jù)真實性的驗證;對綜合檔案的原始信息和數(shù)據(jù)相關(guān)證明進行驗證;利用信息化相關(guān)的保密技術(shù)，保障在數(shù)據(jù)保存過程中檔案的真實性。針對原始信息以及數(shù)據(jù)真實性的嚴(yán)格保障，以及在傳輸和保存中對真實性的嚴(yán)格要求，是對高校綜合檔案的首要要求。

2.可讀性要求

為進一步實現(xiàn)高校綜合檔案工作的創(chuàng)新研究，良好結(jié)合和應(yīng)用信息化技術(shù)為其管理做出貢獻，為資源分享提供便利，方便更多相關(guān)工作者快速便捷地開展檔案的查詢和利用工作。如果不能進一步保障在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境中綜合檔案的具備的可讀性，那么檔案完善和管理的目標(biāo)就不能得到良好妥善的實現(xiàn)，不能夠為高校管理和社會提供便利?；诖隧椏紤]，有必要在檔案原始信息的登記收集、傳輸留存過程中，由相關(guān)管理人員做好對其中相關(guān)信息的處理。信息化載體更新?lián)Q代速度快，因此有必要在留存中對這一點進行考慮，及時做好備份，為檔案的留存做好保障。除此之外，在對綜合性資料進行登記的過程中，注重在整理中對相關(guān)信息和資料直觀性和可讀性的保證，為使用者提供便利。

3.安全性要求

借助信息化豐富和提升檔案綜合管理的手段，為檔案的安全性帶來了更大的保障?；诖?，應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體實際以及相關(guān)信息技術(shù)，確保檔案管理的安全性。同時，進一步做好網(wǎng)絡(luò)安全保障，妥善應(yīng)對檔案中存在的風(fēng)險，有必要采用相關(guān)措施為其做出貢獻。總體來說，從加密、識別以及防護多個角度入手，最大程度保障綜合檔案文件的安全性，應(yīng)當(dāng)由相關(guān)技術(shù)人員開發(fā)能夠?qū)π畔?shù)據(jù)以及綜合檔案有效良好的安全保障管理系統(tǒng);通過先進的信息技術(shù)，降低系統(tǒng)受到如黑客以及病毒等各類威脅;設(shè)置和完善管理系統(tǒng)，在具體應(yīng)用中嚴(yán)格管理，對于綜合檔案安全性的要求是極為必要的。建設(shè)和完善相關(guān)管理制度，在具體登記以及查詢應(yīng)用過程中，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，為檔案的安全性做到最大程度的保障。

二、創(chuàng)新完善的必要性

1.順應(yīng)時代發(fā)展要求

科技隨著時代的進步不斷發(fā)展，這給人們的日常生活帶來了極大的改變?；诖?，各行各業(yè)都積極開展了結(jié)合科技技術(shù)的信息化探索，在對高校綜合資源開展管理的過程中，有必要與時代發(fā)展的需求良好的結(jié)合，利用信息化技術(shù)滿足對綜合檔案的管理需求。

相關(guān)人員對高校檔案提出的使用需求與日俱增，對內(nèi)容和便利性都有著更高的要求，這為高校開展對綜合檔案的管理提出了更高的要求。針對這種情況，高校綜合檔案管理工作有必要結(jié)合時代特征開展探索創(chuàng)新，對原本的管理觀念和方法進行更新，結(jié)合先進經(jīng)驗理念以及技術(shù)開展創(chuàng)新，為妥善開展管理過程，為相關(guān)人員做好檔案利用服務(wù)工作，最大程度發(fā)揮檔案的價值，滿足高校自身的發(fā)展需求。

2.滿足檔案應(yīng)用需求

在登記和保存檔案中，較為常見的采用紙質(zhì)為載體，這種載體具備一定的局限性，對檔案保存以及查詢的便利性不能進行很好的保證。科技技術(shù)的進步拓寬了相關(guān)載體的種類，從原本單一的紙質(zhì)，發(fā)展為現(xiàn)在聲像、實物等，甚至可以利用一定的技術(shù)從原始檔案中進行信息資料的提取。這種現(xiàn)象的存在，能夠為使用者查詢和利用信息提供便捷，能夠極大程度地縮短查詢的時間，為相關(guān)人員工作效率的提升做出貢獻?？萍嫉倪M步豐富了檔案信息載體的材質(zhì)，為綜合檔案管理工作的開展提供了便利，方便了對其登記和管理的過程，除了能夠為管理提供便利外，也能夠為其使用的便捷性提供保證?？偟膩碚f，為了滿足檔案應(yīng)有的需求，有必要結(jié)合先進的信息技術(shù)開展新的探索和應(yīng)用。

3.工作自身發(fā)展歷程

任何事物的發(fā)展和進步都有其內(nèi)在所發(fā)揮的規(guī)律，依據(jù)馬克思主義理論學(xué)說，事物的發(fā)展是一個曲折前進的過程，基于此認(rèn)知，高校綜合檔案管理工作的發(fā)展也應(yīng)當(dāng)是這樣的過程，在科技不斷進步的現(xiàn)在，良好結(jié)合時代特征，為其進步發(fā)展賦予新的活力是極為必要的。近些年來高校招生規(guī)模的不斷擴大，使得高校開展檔案管理工作的難度得到了進一步的增大，有必要良好結(jié)合各個方面和各類載體，考慮和把握管理工作的需求，妥善開展對檔案的管理工作。具體來說，有必要結(jié)合信息化載體，拓寬和豐富檔案載體的種類;注重對檔案管理相關(guān)的技術(shù)支撐的開發(fā);對先進管理手段和科技技術(shù)進行借鑒，進一步實現(xiàn)高效檔案工作的進步。

三、具體創(chuàng)新方向探索

當(dāng)下社會信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達，為各行各業(yè)的發(fā)展注入了新的活力。高校綜合檔案管理工作也隨之被賦予一定的時代特征，其原本僅僅作為留存部門，信息不夠公開透明的現(xiàn)象得到了糾正。首先，對其開展創(chuàng)新的方向為對其功能的豐富。將其作為一類服務(wù)機構(gòu)，結(jié)合使用者需求對其開展針對性的創(chuàng)新探索是很有必要的。而實現(xiàn)這一功能，需要一定的技術(shù)支持，由此可以看出，高校綜合檔案工作的另一發(fā)揮方向為與信息化的良好結(jié)合。其次，我國的七成高校已經(jīng)陸續(xù)進行了局域網(wǎng)的建設(shè)和完善，為管理人員以及學(xué)校師生提供極大的便利，使得其需求能夠得到極大程度的滿足，與此同時加強了高校與社會的聯(lián)系，使相關(guān)資料和資源能夠最大程度地發(fā)揮其優(yōu)越性，對社會相關(guān)人員的需求得到良好的滿足。眾多高校在開展綜合檔案工作相關(guān)建設(shè)的過程中，能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)化的信息手段進行良好的借助，使得其在建設(shè)過程中充分發(fā)揮其作用。高校在開展綜合檔案工作相關(guān)探索的時候，應(yīng)當(dāng)注重對其服務(wù)作用的重視，同時應(yīng)當(dāng)強調(diào)對信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的良好結(jié)合。

四、創(chuàng)新有效措施研究

1.提高管理人員水平

結(jié)合時代特征和需求對高校綜合檔案工作開展創(chuàng)新是很有必要的，這項工作的核心即為對信息技術(shù)的探索和應(yīng)用。結(jié)合信息技術(shù)開展探索創(chuàng)新具體包括兩方面，首先，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)對先進的技術(shù)成果進行良好應(yīng)用，結(jié)合檔案管理工作妥善開展探索過程，保障先進的技術(shù)成果能夠最大程度發(fā)揮其優(yōu)越性，更好地為檔案管理工作服務(wù)。其次，應(yīng)當(dāng)注重結(jié)合具體檔案工作需求，對相關(guān)技術(shù)的探索和開發(fā)，針對性地對技術(shù)應(yīng)用的過程中存在的問題進行研究，對其進行補足，進一步提升對高校檔案管理的效率。這對于廣大檔案管理人員的專業(yè)水平提出了更高的要求，要求其在管理和使用中，需要對相關(guān)問題進行關(guān)注。因此，有必要對管理人員的水平進行針對性的提高，使得其能夠樹立先進的嶄新理念，培養(yǎng)其創(chuàng)新意識和能力;掌握基本的方法和技能，提升管理人員綜合素質(zhì)和水平。

2.考慮用戶使用需求

在對高校檔案工作進行完善的過程中，有必要對使用者的需求進行良好的考慮。具體來說，應(yīng)當(dāng)對高校本身教學(xué)以及科研需求進行把握和考慮，結(jié)合其對高校檔案管理工作進行完善。具體來說，對于管理者而言，其需要使用的檔案應(yīng)當(dāng)具備全局和整體性，因此相關(guān)管理人員有必要對相關(guān)原始資料進行收集和匯總，保證對管理人員需求的良好滿足。除此之外，應(yīng)當(dāng)考慮到各類使用者對檔案的不同需求，結(jié)合其職業(yè)特征和需求，為其提供不同種類和詳略程度的資料。人數(shù)最為廣大的是學(xué)生群體，一般來說需要資料滿足其對論文撰寫的需求，因此應(yīng)當(dāng)為其提供相應(yīng)全面和具備時效性的資料?？偟膩碚f，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際情況，對使用者群體進行考慮，從其需求出發(fā)，做好對高校檔案管理的完善工作。

3.提供多元服務(wù)方式

在高校綜合檔案的管理過程中，有必要與現(xiàn)代信息技術(shù)進行良好的結(jié)合，最大程度拓寬為使用者提供服務(wù)的方式。具體來說，應(yīng)當(dāng)對高校的資源進行良好的結(jié)合和利用，可以通過舉辦展覽等多種形式，以期更好地為使用者提供服務(wù)。除此之外，可以通過在網(wǎng)絡(luò)上進行信息宣示等方法，保障對信息提供的及時性。在信息提供的過程中，注重對方式方法的豐富，不能僅向受眾提供一些局限的靜態(tài)信息，而是更應(yīng)當(dāng)注重相關(guān)特征鮮明動態(tài)信息的提供，最大程度地對數(shù)據(jù)使用者的需求進行滿足。除此之外，有必要對信息技術(shù)進行良好的結(jié)合，拓寬信息提供的方式方法。比如，可以對網(wǎng)絡(luò)渠道進行良好的借助。對其中涉及到相關(guān)高校檔案管理的問題，進行針對性的探索和補足。對使用者在應(yīng)用過程中遇到的問題進行研究，解決其在應(yīng)用中存在的問題，滿足不同用戶的各類需求。妥善利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對高校信息資源管理工作的順利進行做出貢獻，為使用者提供多元的服務(wù)方式是很有必要的。

4.培養(yǎng)創(chuàng)新素質(zhì)人才

對于高校綜合檔案工作的管理，需要大量具備專業(yè)知識技能和素養(yǎng)的人才。任何領(lǐng)域以及行業(yè)的發(fā)展，都離不開對于人才的依賴，基于此，有必要結(jié)合具體的情況以及需要，將對于人才的培養(yǎng)作為重點，積極有效地開展對人才創(chuàng)新以及各項素質(zhì)的培育，為促進高校綜合檔案管理工作做出相應(yīng)的貢獻。注重對人才資源的培育，樹立人才為重的核心發(fā)展理念，對原本僅注重使用，不注重人才培養(yǎng)的觀念進行糾正。對相關(guān)工作人員的工作內(nèi)容以及特征進行綜合考慮，增強人才培養(yǎng)的基本觀念，造就專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)高的工作團隊。強化相關(guān)工作人員對理論知識的學(xué)習(xí)和良好應(yīng)用，提升其發(fā)現(xiàn)和解決問題的能力，為人才的培養(yǎng)做出貢獻?？偟膩碚f，在開展高校綜合檔案工作的管理過程中，有必要對實際和需求進行良好的結(jié)合，對其進行探究，開展對具備專業(yè)知識和綜合素養(yǎng)人才的培育，為綜合檔案工作的順利開展進行建設(shè)。

5.豐富檔案載體材料

在高校綜合檔案工作開展的過程中，應(yīng)當(dāng)與現(xiàn)代的信息技術(shù)進行良好的結(jié)合，拓寬對檔案進行登記和留存的載體材料種類，為其工作開展的順利以及效率做出保證。相關(guān)工作和管理人員在自行結(jié)合工作實際和需要，開展相關(guān)探索的時候，應(yīng)當(dāng)注重與其他各部門以及人員之間的聯(lián)系，從多個角度進行考慮，開展探索。對過程中存在的相關(guān)理論不夠完備，人力和物力有限等問題進行解決，保障對載體豐富工作開展探索的效率，保障研發(fā)過程的順利進行，最大限度使得用戶的需求得到滿足。現(xiàn)代化的檔案載體需求對相關(guān)信息技術(shù)進行良好的應(yīng)用，積極開展朝著電子化方向的探索，為檔案載體的豐富做出貢獻，實現(xiàn)現(xiàn)代化載體的轉(zhuǎn)變和良好應(yīng)用，提升對綜合檔案管理工作的效率。

五、結(jié)束語

高校綜合檔案首要應(yīng)當(dāng)具備真實性，再而應(yīng)當(dāng)具備一定的可讀性和安全性，對于檔案的要求，是創(chuàng)新研究工作的必要考慮。對高校綜合檔案的創(chuàng)新是對時代發(fā)展的順應(yīng)，是對受眾應(yīng)用需求的良好滿足，是該工作自身發(fā)展歷程的必經(jīng)之路。其創(chuàng)新工作應(yīng)當(dāng)是朝著服務(wù)性增強和信息化程度增高的方向探索研究的，總體來說，有必要對相關(guān)工作人員水平進行提升，對用戶需求進行考慮，注重對服務(wù)方式的豐富，注重對高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，對檔案載體材料的豐富。

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（作者單位：海南醫(yī)學(xué)院）