新時(shí)期干部檔案管理工作的思考

何倫剛

摘?要：干部人事檔案具有重要價(jià)值，它不積極可以幫助我們?nèi)ミx人用人、正確使用干部，還有助于加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)，提高我們的干部隊(duì)伍素質(zhì)，從而為國(guó)家和社會(huì)是發(fā)展培養(yǎng)出很多德才兼?zhèn)涞娜恕１疚耐ㄟ^結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)新時(shí)期的干部人事檔案管理工作的問題進(jìn)行了分析，并提出了改進(jìn)措施，進(jìn)而為其他的工作者提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;領(lǐng)導(dǎo)干部;人事;檔案

早在黨的十七大中，就已經(jīng)對(duì)深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀提出了明確要，即全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，根本方法是統(tǒng)籌兼顧。這對(duì)于我們的檔案管理工作有很大的啟迪，在實(shí)際工作中我們必須牢牢以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，堅(jiān)持正確的業(yè)績(jī)觀，把從人體去做好干部的檔案管理工作，為國(guó)家事業(yè)單位的良好運(yùn)行發(fā)展提供條件。新時(shí)期，新目標(biāo)。我們要轉(zhuǎn)變干部人事檔案管理工作的方法、思路，努力建設(shè)一個(gè)高質(zhì)量的檔案管理體系，為組織的發(fā)展奠基。

一、當(dāng)前干部檔案管理工作中的問題

1.工作方向不明確，效率低下

在干部檔案的管理工作中發(fā)現(xiàn)，管理人員在工作過程中常常因?yàn)楣ぷ鞣较虿幻鞔_，導(dǎo)致在管理檔案時(shí)出現(xiàn)混亂、辦事效率低等現(xiàn)象。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，在分類方面，針對(duì)材料名稱或內(nèi)容無法進(jìn)行分類，所以在查找以及調(diào)動(dòng)方面，管理人員無法能夠?qū)n案進(jìn)行及時(shí)地、安全地轉(zhuǎn)移，導(dǎo)致整個(gè)轉(zhuǎn)移過程變得慢且不安全。第二，在排序方面，管理人員應(yīng)該按照檔案存儲(chǔ)的時(shí)間和主次先后順序進(jìn)行排列，但是當(dāng)下檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的知識(shí)以及標(biāo)準(zhǔn)化的意識(shí)，導(dǎo)致在存儲(chǔ)的過程中比較混亂，使得檔案沒有按照時(shí)間和主次的先后順序來存放。第三，在編目方面，檔案的目錄設(shè)計(jì)相當(dāng)重要，有利于管理人員對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行歸納，但是由于缺乏及時(shí)地編目，導(dǎo)致在查閱檔案的內(nèi)容時(shí)花費(fèi)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間，導(dǎo)致管理起來效率也相當(dāng)?shù)牡?。第四，在裝訂方面，很多工作人員對(duì)于檔案材料不注意裁剪，對(duì)于檔案卷封面缺乏裝訂，導(dǎo)致在取檔案時(shí)材料比較零散，不利于存放和轉(zhuǎn)移。這給檔案管理工作帶來了不便，影響了工作效率。第五，在入庫(kù)方面，檔案的入庫(kù)過程繁瑣，導(dǎo)致檔案管理工作效率降低。總而言之，工作方向不明確是整個(gè)管理工作效率低下的主要原因，這一問題是答案管理工作開展的關(guān)鍵步驟，所以必須加以重視。

2.檔案工作人員素質(zhì)不高

當(dāng)前檔案工作人員素質(zhì)普遍不高，具體體現(xiàn)在一些人員在工作過程中態(tài)度不積極，對(duì)于如何管理檔案并不了解，所以在存放檔案、查閱資料等環(huán)節(jié)不能進(jìn)行專業(yè)性的操作，耽誤了檔案的調(diào)動(dòng)以及存檔時(shí)間。再者，還有一些檔案工作人員對(duì)于檔案的保密性做得不夠好，常常因?yàn)楣ぷ魃系氖韬鲂孤读藱n案信息，出現(xiàn)了工作的紕漏，導(dǎo)致一些檔案被損壞和丟失。最后，還有一些檔案人員將檔案的位置任意擺放，當(dāng)需要調(diào)動(dòng)檔案時(shí)，無法在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)找到檔案，出現(xiàn)了時(shí)間的延誤等問題?？偠灾?，檔案工作人員的素質(zhì)比較低，缺乏完善的制度以及專業(yè)的培訓(xùn)，進(jìn)而使得檔案工作不能有效的開展，出現(xiàn)了低級(jí)的錯(cuò)誤，進(jìn)而影響了干部檔案管理部門的發(fā)展。

3.檔案管理手段傳統(tǒng)，整理不到位

當(dāng)下干部檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施投入比較低，導(dǎo)致管理手段上比較傳統(tǒng)。第一，由于庫(kù)房面積比較狹隘，導(dǎo)致無法擺放檔案盒，所以流動(dòng)的檔案容易被丟。第二，由于對(duì)檔案管理的忽視導(dǎo)致檔案的存放環(huán)境比較惡劣，潮濕的環(huán)境讓檔案的字跡變得模糊，再加上沒有監(jiān)控設(shè)備，所以檔案的存放并不安全。第三，舊式的打印機(jī)和復(fù)印機(jī)因?yàn)槭褂媚晗掭^長(zhǎng)，導(dǎo)致在工作中出現(xiàn)問題影響了檔案管理工作的開展。再者，由于信息技術(shù)的使用不夠充分，使得檔案的存放比較混亂，當(dāng)尋找檔案的存放位置時(shí)，花費(fèi)的時(shí)間較慢，耽誤了檔案的調(diào)動(dòng)時(shí)間?？傊?，檔案管理手段的落后，讓干部檔案管理工作變得跟不上時(shí)代的發(fā)展，影響了檔案的存放、調(diào)動(dòng)，所以這是接下來需要改進(jìn)之處。

4.領(lǐng)導(dǎo)缺乏管理力度

領(lǐng)導(dǎo)是檔案管理工作的核心人物，檔案管理工作如何開展基本由領(lǐng)導(dǎo)所控制，因此領(lǐng)導(dǎo)管理力度對(duì)整個(gè)部門的發(fā)展具有重要的影響。當(dāng)下檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)管理工作并不了解，對(duì)于工作人員的工作狀態(tài)漠不關(guān)心，雖然每周都會(huì)開例會(huì)，布置任務(wù)，但是工作人員如何完成工作，工作的成果如何一概不知。只是負(fù)責(zé)分配任務(wù)，如何做，完成得如何全由工作人員自行控制。再加上工作人員自身缺乏專業(yè)知識(shí)，所以整個(gè)工作的開展并不是很順利。其次，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)與工作人員之間缺乏溝通，導(dǎo)致他們之間的關(guān)系相對(duì)疏遠(yuǎn)，使得工作一旦出現(xiàn)紕漏后，就無法找到負(fù)責(zé)人，你推我推，影響了工作的進(jìn)展。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)忽視對(duì)工作人員的考核，因此工作人員常常抱有“當(dāng)一天和尚，撞一天鐘”的思想進(jìn)行工作，工作態(tài)度消極，且不具有創(chuàng)新能力，進(jìn)而使得檔案管理工作的開展不盡如人意。

二、針對(duì)當(dāng)前問題提出的改進(jìn)策略

1.明確問題，找準(zhǔn)工作改進(jìn)的方向

近年來，隨著科技的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案概念內(nèi)涵發(fā)生了變化，工作的理念和方法也需要進(jìn)行調(diào)整，但是不可否認(rèn)很多地區(qū)的檔案管理工作還存在滯后現(xiàn)象，這些問題的存在或多或少制約了檔案工作的發(fā)展。只有明確問題、找到原因，才能找到工作改進(jìn)的方向。

例如，干部人事檔案的管理工作缺乏信息技術(shù)輔助。隨著科技的發(fā)展，以信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)代表的技術(shù)與檔案工作結(jié)合得越來越緊密，技術(shù)推動(dòng)了工作方式、手段的變革。然而，深入當(dāng)前一線工作，我們發(fā)現(xiàn)很多部門依舊沿用手工操作，工作重心還在收集、整理等基礎(chǔ)工作上，工作的現(xiàn)代化、信息化程度不夠深入。目前，很多單位已經(jīng)為管理者配備了計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，但是由于管理者素養(yǎng)問題，運(yùn)用多集中在目錄的存儲(chǔ)與檢索，信息存儲(chǔ)量少，實(shí)用性差。今后，我們應(yīng)該注重計(jì)算機(jī)技術(shù)的大力普及和運(yùn)用，引入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)，這就會(huì)對(duì)我們的工作效率有一個(gè)質(zhì)的飛越。

再如，干部人事檔案的材料不夠完整。對(duì)于干部人事檔案的審查，明確要求逐份、逐頁鑒別材料，在經(jīng)過一系列的核查、選擇之后完成檔案的存取。但是，在實(shí)際的干部檔案中我們依舊發(fā)現(xiàn)了一些沒有實(shí)際價(jià)值、不符合時(shí)代潮流的內(nèi)容，甚至部分人員的材料缺乏原件、只有復(fù)印件，這其實(shí)都是工作中的失誤。在今后的工作中，我們要對(duì)檔案的審核過程進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，檢查每一份材料，清除冗余的內(nèi)容，保證每一個(gè)干部的檔案分類清晰、內(nèi)容精煉、信息全面。

2.完善制度，明確自身崗位職責(zé)

完善的制度的才能保證個(gè)人分工明確、權(quán)責(zé)清晰，從而激發(fā)個(gè)體的工作積極性，保證組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在干部檔案管理工作中，涉及到了多項(xiàng)制度，結(jié)合工作實(shí)際、工作需求去不斷完善這些制度，有利于提高檔案管理工作的效率。

例如，建設(shè)和完善干部檔案檢查核對(duì)制度，在對(duì)干部檔案進(jìn)行接收、轉(zhuǎn)遞、借用等過程中，我們必須及時(shí)核對(duì)和檢查，報(bào)紙干部名冊(cè)與檔案相符合，如是不是屬于本部門的管理范圍，檔案的單位、崗位等信息是不是符合、材料是不是完整。除此之外，檔案工作人員還需要對(duì)本單位的借出檔案每半年檢查一次，對(duì)于逾期的檔案要了解情況、及時(shí)催回或辦理相關(guān)的手續(xù)。

再如，建設(shè)和完善干部檔案保管和安全保密制度。在檔案的保管上，為了保障其完整性我們必須建設(shè)檔案庫(kù)房、閱檔室、微機(jī)室、辦公室等設(shè)施，特別是對(duì)庫(kù)房的建設(shè)有一定的要求，要保證溫度適宜、防火、防水、防塵、防蟲等。在答案的安全上要進(jìn)行專人保管，沒有合格的手續(xù)一般人不得隨意進(jìn)入，利用檔案去謀取私利者嚴(yán)懲，從而保障檔案的安全性。

3.引進(jìn)技術(shù)，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化

為了改變當(dāng)下檔案管理工作的開展效率，我國(guó)人事檔案管理一直在進(jìn)行現(xiàn)代化改革。多年努力已經(jīng)取得了很大的進(jìn)步，很多地區(qū)單位大力推廣信息化管理，在本地區(qū)的人事檔案管理工作中大力推廣應(yīng)用協(xié)同辦公系統(tǒng)和人力資源管理系統(tǒng)，并在實(shí)踐中取得了不錯(cuò)的效果。未來，我們應(yīng)該加強(qiáng)技術(shù)的引進(jìn)和開發(fā)，讓現(xiàn)代化技術(shù)在人事檔案管理工作中發(fā)揮更大的作用，推動(dòng)我國(guó)的人事檔案管理工作實(shí)行進(jìn)一步的發(fā)展、

例如，在人力資源信息統(tǒng)計(jì)上，我們可以設(shè)計(jì)各類信息統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立門類清晰的人事檔案，利用計(jì)算機(jī)快速把干部們的人事檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，隨后借助相關(guān)程序自動(dòng)生成相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。那么，我們就可以通過關(guān)鍵字檢索，了解到各類人員的職稱情況、崗位情況、年齡分布等信息，這將會(huì)大大便利我們的工作。同時(shí)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用還能夠解決人工統(tǒng)計(jì)中不可避免的疏漏和錯(cuò)誤這一問題，提高信息錄入的準(zhǔn)確度?？梢?，技術(shù)的不斷應(yīng)用解決了傳統(tǒng)人事檔案管理的漏洞，讓我們的工作標(biāo)準(zhǔn)更趨規(guī)范。

4.定期培訓(xùn)，提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

要想提高領(lǐng)導(dǎo)的管理力度，首先要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，懂得如何做到檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，讓工作人員對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入的認(rèn)識(shí)，糾正自身的不足，進(jìn)而樹立盡職盡責(zé)的意識(shí)，將工作做到最好。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)與工作人員之間的交流，了解工作人員的工作困難，進(jìn)而能夠提出改進(jìn)的措施，幫助工作人員解決實(shí)際的問題，并體驗(yàn)領(lǐng)導(dǎo)的作用以及威嚴(yán)，讓工作人員能夠敬佩領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)而加以效仿提升工作質(zhì)量。除了開展定期的培訓(xùn)外，領(lǐng)導(dǎo)者還要定期對(duì)工作人員進(jìn)行考核，給工作人員一種緊迫感，進(jìn)而養(yǎng)成自我學(xué)習(xí)的習(xí)慣，并將培訓(xùn)中的內(nèi)容在實(shí)際工作中加以應(yīng)用，以此提升自身的專業(yè)水平。

例如，為提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)者每年都聘請(qǐng)優(yōu)秀的檔案管理專家定期為人事檔案管理部門開展演講與培訓(xùn)工作，講述關(guān)于檔案管理工作的內(nèi)容，有效形式以及檔案存放的有效方法，同時(shí)將檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了講述，進(jìn)而提升管理人員的專業(yè)度。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)者還要與工作人員進(jìn)行及時(shí)地溝通，了解當(dāng)下檔案管理工作中的問題以及不足，通過交流為工作人員的工作出謀劃策，幫助工作人員解決工作中的困難，最后能夠拉近領(lǐng)導(dǎo)與工作人員之間的關(guān)系，從而提高工作質(zhì)量，推進(jìn)工作進(jìn)度。

再如，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)者每半年組織一次崗位專業(yè)考試比賽，考核的內(nèi)容包括信息技術(shù)的使用，檔案的歸類，檔案的檢索等等，讓工作人員將專業(yè)培訓(xùn)的內(nèi)容進(jìn)行回顧，并且保證將其在實(shí)際工作中加以實(shí)施，進(jìn)而通過考核給工作人員增加一定的壓力，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，最終能夠端正自身的工作態(tài)度，提升工作效率，保證檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。綜上所述，定期培訓(xùn)和考核是提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的有效策略，檔案管理部門應(yīng)重視這一手段的實(shí)施，進(jìn)而提高檔案管理工作開展的質(zhì)量，為我國(guó)干部人才的選拔提供有力的保障。

總之，完善人事檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，不僅僅需要宏觀上的調(diào)控指導(dǎo)，也需要工作者在實(shí)踐中不斷探索方法、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而減少檔案管理工作的不足，提出可行性管理措施和方法，將人事檔案管理工作變得標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，最后通過對(duì)新時(shí)期檔案工作的積極改革創(chuàng)新，不斷提高人事檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平。進(jìn)而，發(fā)揮檔案管理部門的價(jià)值為招賢納士貢獻(xiàn)自己的力量。

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