政務(wù)服務(wù)中心的檔案管理研究

鄭偉

摘 要： 政務(wù)中心檔案管理作為政務(wù)服務(wù)中心的重要內(nèi)容，是提升政務(wù)中心工作和服務(wù)的關(guān)鍵所在。檔案管理既是政務(wù)中心實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、合理化管理的基礎(chǔ)條件，也是對(duì)政務(wù)中心管理的效果和質(zhì)量的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)之一。本文主要針對(duì)政務(wù)服務(wù)中心的檔案管理進(jìn)行探究，并提出相應(yīng)的策略。

關(guān)鍵詞： 政務(wù)服務(wù);服務(wù)中心;檔案管理;信息資源

【中圖分類號(hào)】G271???? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A???? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.39.283

引言：在信息快速發(fā)展的背景下，要積極開展政務(wù)信息中心檔案管理的信息化，加強(qiáng)對(duì)其的重視，通過科學(xué)、合理的方式推進(jìn)信息化工作的進(jìn)一步開展，提升政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作質(zhì)量的提升，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案信息化管理工作存在的問題

1.1 缺乏對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)

政務(wù)信息中心所構(gòu)成的檔案信息內(nèi)容具有涉及面廣、作用時(shí)間長的特點(diǎn)，其資料信息具有較高的保存價(jià)值，從而也是政府機(jī)關(guān)檔案的主要輸送地[1]。但是，在當(dāng)前的政務(wù)信息中心檔案管理當(dāng)中，存在著對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)不足的情況，從而使檔案信息化在管理工作中沒有得到有效的開展，與政務(wù)信息工作的進(jìn)展也不無法實(shí)現(xiàn)同步。在目前的檔案管理工作當(dāng)中，推進(jìn)政務(wù)服務(wù)中心檔案的信息化是政務(wù)信息中心工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。

1.2 辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容

在當(dāng)前政務(wù)服務(wù)中心的工作當(dāng)中，所使用的都是自動(dòng)化的辦公設(shè)備都是相應(yīng)的高級(jí)主管部門集成開發(fā)的辦公軟件，而在檔案管理中所使用的軟件與辦公軟件是完全分開的。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)不具有統(tǒng)一性的情況下，很難實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)的信息與檔案管理中的信息相互轉(zhuǎn)換，從而導(dǎo)致了不能將電子檔案中的信息內(nèi)容進(jìn)行存檔，這不僅阻礙了政府信息中心檔案信息工作的有效推進(jìn)，也影響政務(wù)服務(wù)的有效開展，使檔案信息的價(jià)值沒有得到有效的發(fā)揮。

2 完善檔案信息化管理工作的策略

2.1 增強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理

政務(wù)中心的檔案是記錄關(guān)于和政務(wù)沒有直接關(guān)系的活動(dòng)和人群中，與政務(wù)有直接關(guān)聯(lián)、有保存價(jià)值的文字、圖片、視頻等相關(guān)的記錄內(nèi)容。因此，政務(wù)中心要在工作當(dāng)中加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理，將檔案工作放在政務(wù)服務(wù)工作中的重要位置，從而使其能夠不斷的推動(dòng)政務(wù)服務(wù)工作的有效發(fā)展。要設(shè)置專門的檔案管理部門，將檔案進(jìn)行有效的整合和匯總，采取其中管理的方式，完善管理的機(jī)制和體系，從而確保相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，提高檔案信息的利用率，使檔案信息能夠在政務(wù)服務(wù)中發(fā)揮真正的作用。

2.2 加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的建設(shè)

隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，為人們的工作和生活帶來了諸多的便利。政務(wù)中心的工作中也同樣由于信息技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)了工作效率的提升，大大節(jié)省了工作的時(shí)間。通過信息在計(jì)算機(jī)中的儲(chǔ)存，不僅提升了檔案信息的利用率，還實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息的快速、精準(zhǔn)查找和檢索[2]。但是在信息設(shè)備不完善的情況下，很多的政務(wù)中心仍然采取傳統(tǒng)的方式來進(jìn)行信息的記錄和搜集，在手動(dòng)搜集、整理、利用檔案信息的過程中，不僅增大了工作量，還無法確保信息的準(zhǔn)確性，對(duì)檔案管理工作的發(fā)展非常不利，在實(shí)際工作當(dāng)中，辦公自動(dòng)化的水平已經(jīng)得到了明顯的提升，但是檔案信息化的管理卻一直沒有得到有效的推進(jìn)。由于沒有嚴(yán)格按照國內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)檔案信息進(jìn)行管理和搜集，導(dǎo)致了很多的檔案管理中都存在著功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平較低、信息內(nèi)容不完整等情況，從而影響了對(duì)檔案信息的檢索和共享，檔案管理的系統(tǒng)更加參差不齊。所以，政務(wù)中心必須加強(qiáng)對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的建設(shè)，加大資金投入和政策支持，從而為檔案信息管理提供有利的基礎(chǔ)條件，促進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

2.3 提升檔案干部隊(duì)伍的整體素質(zhì)

檔案工作的質(zhì)量是影響檔案工作發(fā)展的決定性因素。在當(dāng)前的政務(wù)服務(wù)中心的檔案管理中，大部分都是采取較為單一化的管理模式，工作人員所具備的知識(shí)技能也具有一定的限制，工作人員中缺乏具有計(jì)算管理、經(jīng)濟(jì)管理和檔案業(yè)務(wù)等方面知識(shí)的專業(yè)人才。在這種人員隊(duì)伍組成的背景下，普遍的檔案管理人員都存在知識(shí)薄弱、不了解現(xiàn)代化檔案知識(shí)的情況，從而極大的影響了檔案管理數(shù)字化工作的開展和推進(jìn)，對(duì)檔案管理發(fā)展產(chǎn)生了不利的影響。在檔案管理中，不僅需要相關(guān)人員能夠掌握當(dāng)前的檔案管理知識(shí)，還要不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)內(nèi)容，掌握數(shù)據(jù)庫管理、計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)管理等方面的專業(yè)技能，從而使檔案信息能夠更好的為人們提供服務(wù)。

2.4 增強(qiáng)檔案信息資源的安全管理

隨著電子政務(wù)的逐漸轉(zhuǎn)變，工作中也面臨著新的挑戰(zhàn)，常常會(huì)出現(xiàn)病毒侵襲、系統(tǒng)故障和人為失誤以及載體損害等諸多的問題。所以，檔案管理部門要加強(qiáng)與信息技術(shù)部門的聯(lián)系，結(jié)合電子政務(wù)主管部門，共同制定檔案的安全管理規(guī)范，將數(shù)字簽名、物理隔離、防火墻設(shè)置、數(shù)據(jù)備份、CA認(rèn)證、數(shù)字加密、日志管理權(quán)限控制和安全審計(jì)等相關(guān)的技術(shù)安全措施有效的落實(shí)到工作當(dāng)中，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)已歸檔電子檔案的保護(hù)和保存工作，從而提升政務(wù)信息的安全管理，確保信息內(nèi)容的安全性。

2.5 及時(shí)開發(fā)檔案信息資源

一直以來，政府中心檔案管理工作中都不具有等待訪問、我想確認(rèn)的手動(dòng)服務(wù)狀態(tài)，同時(shí)也缺乏一定的積極參與意識(shí)。因此，要針對(duì)此類情況進(jìn)行有效的改善，在檔案工作當(dāng)中，將開發(fā)和利用檔案信息作為工作的重點(diǎn)內(nèi)容，挖掘檔案信息中的重要內(nèi)容，發(fā)揮其真正的價(jià)值和作用，為政府中心的管理和決策提供重要的依據(jù)，將其有效的引入到入住的單位當(dāng)中，使檔案信息能夠更好的提供服務(wù)[3]。在通過對(duì)日常材料內(nèi)容進(jìn)行存檔和提交的過程中，要結(jié)合政務(wù)中心的發(fā)展任務(wù)對(duì)材料中的信息進(jìn)行分析和編輯，從而在大量的存檔資料當(dāng)中篩選出具有利用價(jià)值的信息內(nèi)容，使能夠更好地為決策者和入住單位提供服務(wù)。

3 總結(jié)

在大部分的政務(wù)信息中心都存在諸多的紙質(zhì)檔案信息，需要將其進(jìn)行有效的信息化并實(shí)現(xiàn)歸檔。而在檔案管理當(dāng)中，要積極的探究相關(guān)的管理方式，從而做好政務(wù)信息中心檔案信息化的管理工作，使檔案的信息能夠?qū)崿F(xiàn)全天候的服務(wù)，做到對(duì)信息內(nèi)容的有效傳輸，從而為黨委和政府提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 周春蘭.以檔案管理信息化促進(jìn)人力資源管理高效化研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（17）：145-146.

[2] 柯萍.信息化是城建檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的必由之路[J].中華建設(shè)，2020（09）：35-37.

[3] 陳永生，王沐暉，蘇煥寧，楊茜茜.基于互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)服務(wù)平臺(tái)的文件歸檔與管理：治理觀[J].檔案學(xué)研究，2019（06）：4-11.